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JP1 Version 12 JP1/IT Desktop Management 2 運用ガイド


1.4.2 スマートデバイスをリプレースする流れ

従業員の異動やスマートデバイスの入れ替えに伴って組織内のスマートデバイスをリプレースする場合、JP1/IT Desktop Management 2でリプレース対象のスマートデバイスを調査して、スマートデバイスを配布・回収します。

スマートデバイスをリプレースする流れを次に示します。

1.リプレースの計画を立てる

JP1/IT Desktop Management 2でリプレースが必要なスマートデバイスを調査して、回収するスマートデバイスを決定します。回収するスマートデバイスを決定したら、代わりに配布するスマートデバイスを準備します。

2.新しいスマートデバイスを配布する

JP1/IT Desktop Management 2で配布するスマートデバイスの設置場所の情報を出力します。出力した情報を基に、スマートデバイスを配布します。

スマートデバイスを配布したら、利用者に古いスマートデバイスのデータを新しいスマートデバイスに移行するよう指示します。

3.スマートデバイスを回収する

古いスマートデバイスのデータを新しいスマートデバイスに移行したら、古いスマートデバイスを回収します。

JP1/IT Desktop Management 2で回収するスマートデバイスの設置場所の情報を出力します。出力した情報を基に、スマートデバイスを回収します。

スマートデバイスのリプレースが完了します。

〈この項の構成〉

(1) スマートデバイスのリプレースの計画を立てる流れ

従業員の異動や機器の入れ替えなどに伴って組織内の機器をリプレースする場合、リプレースが必要な機器を調査して、リプレースする機器を決定します。リプレースする機器が決定したら、代わりに配布する機器を準備します。また、事前に利用者にリプレースについて通知します。

1.リプレースする機器を決定する

資産画面の[ハードウェア資産]画面で、リプレースが必要な機器がないか調査します。例えば、3年以上使用した機器をリプレースする方針の場合は、フィルタを利用して[登録日時]が3年以上前の機器がないか確認します。

ヒント

よく業務で使用するフィルタ条件を保存しておくと、毎回条件を指定する手間が省けます。保存したフィルタ条件は、メニューエリアで選択することで一覧に適用できます。

リプレースが必要な機器が見つかった場合は、回収予定の機器として把握できるように、資産画面の[ハードウェア資産]画面で[予定資産状態]に「在庫」、[変更予定日]に回収日を設定します。

2.配布する機器を準備する

回収する機器の代わりに新しく配布する機器を準備します。

  • 在庫の機器を利用する場合

    資産画面の[ハードウェア資産]画面で、[資産状態]が「在庫」の機器を確認します。フィルタを利用すると、表示する情報を絞り込めます。スペックなどを確認して問題がなければ、配布予定の機器として把握できるように、[予定資産状態]に「運用中」を、[変更予定日]に配布日を設定します。

  • 新しく機器を購入する場合

    新しく機器を購入したら、JP1/IT Desktop Management 2の管理対象にして、ハードウェア資産情報と契約情報を登録します。そのあと、配布予定の機器として把握できるように、[予定資産状態]に「運用中」を、[変更予定日]に配布日を設定します。

3.利用者にリプレースを通知する

スムーズにリプレースできるように、リプレースする機器の利用者に、リプレースする理由とリプレース予定日を連絡します。

リプレースの準備が完了します。

関連リンク

(2) 新しいスマートデバイスを利用者に配布する流れ

リプレースの準備ができたら、配布するスマートデバイスの一覧を作成して、一覧を基に配布します。スマートデバイスを配布したらハードウェア資産情報を最新の状態にメンテナンスします。

1.配布するスマートデバイスの一覧を作成する

スマートデバイスを配布するため、配布するスマートデバイスの一覧を作成します。配布するスマートデバイスのハードウェア資産情報をCSVファイルにエクスポートしてください。ハードウェア資産情報のうち、配布時に必要な情報をエクスポートします。例えば、配布するスマートデバイスを識別するために[資産管理番号]を、設置場所を確認するために[部署]、[設置場所]を、利用者と連絡を取るために[利用者名]、[メールアドレス]、[電話番号]などの項目をエクスポートしてください。

ヒント

ハードウェア資産情報をエクスポートするときは、効率良く配布するために、[部署]や[設置場所]などを基準に並べ替えておくと便利です。ハードウェア資産情報は、操作画面上の項目名をクリックすると並べ替えができます。

2.スマートデバイスを配布する

エクスポートした一覧の情報を基に、スマートデバイスを配布します。配送業者にスマートデバイスの配布を依頼する場合は、一覧を渡して作業してもらいます。利用者に受理したことを示すサインを一覧に記入してもらうと、配布が完了したことを確認できます。

3.ハードウェア資産情報をメンテナンスする

配布が完了したら、ハードウェア資産情報を最新の状態にメンテナンスします。資産画面の[ハードウェア資産]画面で、配布したスマートデバイスの[資産状態]を「在庫」から「運用中」に変更します。また、[部署]、[設置場所]、利用者情報を最新の情報に変更します。

スマートデバイスを配布したら、古いスマートデバイスのデータを新しいスマートデバイスに移行するよう利用者に指示します。

関連リンク

(3) 利用しなくなったスマートデバイスを回収する流れ

利用しなくなったスマートデバイスを在庫に戻す場合、回収予定日になったらスマートデバイスを回収します。回収前にスマートデバイスの一覧を作成し、一覧を基にスマートデバイスを回収してください。スマートデバイスを回収したらハードウェア資産情報を最新の状態にメンテナンスします。

ヒント

ダイジェストレポートの[ハードウェア資産の予定]で、回収予定([予定資産状態]が「在庫」)のスマートデバイスの台数を確認することもできます。また、ダイジェストレポートをメールで送付することもできます。

ヒント

スムーズに回収するため、回収するスマートデバイスの利用者に、スマートデバイスを回収する理由や回収予定日を事前に通知しておくことをお勧めします。

1.回収するスマートデバイスの一覧を作成する

スマートデバイスを回収するため、回収するスマートデバイスの一覧を作成します。[予定資産状態]が「在庫」のハードウェア資産情報をCSVファイルにエクスポートしてください。ハードウェア資産情報のうち、回収時に必要な情報をエクスポートします。例えば、回収するスマートデバイスを識別するために[資産管理番号]を、設置場所を確認するために[部署]、[設置場所]を、利用者と連絡を取るために[利用者名]、[メールアドレス]、[電話番号]などの項目をエクスポートしてください。

ヒント

ハードウェア資産情報をエクスポートするときは、効率良く回収するために、[部署]や[設置場所]などを基準に並べ替えておくと便利です。ハードウェア資産情報は、操作画面上の項目名をクリックすると並べ替えができます。

2.スマートデバイスを回収する

エクスポートした一覧を基にスマートデバイスを回収します。配送業者にスマートデバイスの回収を依頼する場合は、一覧を渡して作業してもらいます。

スマートデバイスを回収したら、エクスポートした一覧の情報と照らし合わせて、回収結果が正しいか確認します。

3.ハードウェア資産情報をメンテナンスする

回収が完了したら、ハードウェア資産情報を最新の状態にメンテナンスします。資産画面の[ハードウェア資産]画面で、回収したスマートデバイスの[資産状態]を「運用中」から「在庫」に変更します。また、[設置場所]にスマートデバイスの保管場所を指定して、[部署]や利用者情報をシステム管理者の情報に変更します。

回収したスマートデバイスは在庫として管理します。

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