1.9.5 機器を棚卸する流れ
組織で利用している資産を管理するためには、定期的に棚卸を実施して、現状を正しく把握しておく必要があります。JP1/IT Desktop Management 2に現品確認の結果を登録することで、現品確認できなかった機器の情報を簡単に抽出できるようになります。
機器を棚卸する流れを次に示します。
- 1.現品確認を実施する
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ハードウェア資産情報の一覧を作成し、組織内のすべての機器の現品を確認します。
- 2.現品確認の結果を反映する
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JP1/IT Desktop Management 2で機器の棚卸状況を管理するために、現品確認の結果を反映します。
- 3.現品確認できなかった機器を調査する
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現品確認できなかった機器の利用状況を調査します。確認できた機器はJP1/IT Desktop Management 2に現品確認の結果を反映します。
機器の現品確認の結果がJP1/IT Desktop Management 2に反映されます。
- ヒント
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機器の棚卸にバーコードリーダーを使用している場合は、機器の現品確認および結果の反映をより簡単に行えます。
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(1) 現品確認を実施する流れ
機器を現品確認するには、ハードウェア資産情報の一覧を出力して、現品と突き合わせて確認します。
- 1.ハードウェア資産情報の一覧をエクスポートする
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現品を確認するために、ハードウェア資産情報の一覧を作成します。資産画面の［ハードウェア資産］画面でハードウェア資産情報をCSVファイルにエクスポートしてください。機器を識別するために、［資産管理番号］、［棚卸日］、［部署］、［設置場所］、［利用者名］などの項目をエクスポートしてください。なお、ここでエクスポートしたCSVファイルは、現品確認の結果を反映するときにも使用します。［資産管理番号］および［棚卸日］の項目は、必ずエクスポートしてください。
- ヒント
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ハードウェア資産情報をエクスポートするときは、確認しやすくするために、「部署」や「設置場所」などを基準に並べ替えておくと便利です。ハードウェア資産情報は、操作画面上の項目名をクリックすると並べ替えができます。
- 2.ハードウェア資産情報の一覧を基に現品確認する
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エクスポートした一覧を基に、現品確認します。現品確認できた場合は、一覧の該当機器に、現品確認できたことを示す印を付けます。ここで印を付けた機器の棚卸日を、JP1/IT Desktop Management 2で更新します。
現品確認が完了し、確認結果が記入された機器の一覧が完成します。
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(2) 現品確認の結果を反映する流れ
JP1/IT Desktop Management 2で機器の棚卸状況を管理するために、現品確認の結果を反映します。現品確認の結果を反映すると、資産画面の［ハードウェア資産］画面でハードウェア資産情報の［棚卸日］が更新されます。
- 1.棚卸日を更新したCSVファイルを作成する
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棚卸日を一括更新するために、棚卸日を更新したハードウェア資産情報のCSVファイルを作成します。機器を現品確認したときに使用したCSVファイルを編集して、現品確認できた機器の［棚卸日］を更新してください。
- ヒント
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現品確認をしたときに、［部署］、［設置場所］、［利用者名］などのハードウェア資産情報が変更されていた場合は、CSVファイルを編集して、［棚卸日］と同時に更新してください。
- 2.棚卸日を更新する
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CSVファイルを作成したら、ハードウェア資産情報のCSVファイルをインポートして、一括で棚卸日を更新します。
現品確認できた機器は、ハードウェア資産情報の［棚卸日］が更新されます。
- ヒント
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手もとにあるハードウェア資産を個別に確認したい場合は、手動で1件ずつ棚卸日を更新してください。
- ヒント
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機器の「最終接続確認日時」、または利用者による［利用者情報の入力］画面の入力が完了した日を［棚卸日］として自動更新できます。
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(3) 現品確認できなかった機器を調査する流れ
現品確認できなかった機器は、利用状況を調査して、再度現品確認する必要があります。
- 1.現品確認できなかった機器を確認する
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資産画面の［ハードウェア資産］画面で、［棚卸日］が更新されていないハードウェア資産情報を確認します。フィルタを利用して、［棚卸日］が最新の棚卸日より古いハードウェア資産情報を表示します。
- 2.ハードウェア資産情報の一覧をエクスポートする
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現品を調査するために、ハードウェア資産情報の一覧を作成します。棚卸日が更新されていないハードウェア資産情報をCSVファイルにエクスポートしてください。機器を識別するために、［資産管理番号］、［部署］、［設置場所］、［利用者名］などの項目をエクスポートしてください。
- ヒント
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ハードウェア資産情報をエクスポートするときは、確認しやすくするために、「部署」や「設置場所」などを基準に並べ替えておくと便利です。ハードウェア資産情報は、操作画面上の項目名をクリックすると並べ替えができます。
- 3.該当機器の利用者に状況を確認する
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ハードウェア資産情報の一覧を作成したら、現品がどこにあるか機器の利用者に確認します。
- 機器が見つかった場合
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機器の現品確認ができたことを一覧に記載します。ハードウェア資産情報に修正があれば、同時に記載します。
- 機器が見つからなかった場合
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機器が紛失したおそれがあります。利用者に状況を確認してください。紛失していた場合は、該当資産の［資産状態］を「滅却」にします。また、紛失理由や紛失日時などを［ノート］タブにメモしておきます。
- 4.現品確認の結果を反映する
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現品確認できた機器について、現品確認の結果を反映します。
機器の棚卸が完了します。
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