個人フォルダに格納されているファイルの配布URLをメールの本文に挿入した場合の注意を次に示します。

• アクセス権を設定できる配布URLの数の上限は，システム管理者によって設定されています。メールに挿入した配布URLの数が上限を超えた場合，上限値を超えた配布URLには，アクセス権が設定されません。
  また，配布URLと通常のURLを混在して挿入した場合，通常のURLもアクセス権を設定する対象に数えられます。このため，配布URLと通常のURLの合計が上限値を超えた場合も，上限値を超えた配布URLにはアクセス権が設定されません。
  この場合は，配布URLに対応するすべてのファイルにアクセス権を設定してから，メールに挿入してください。アクセス権の設定方法の詳細は，マニュアル「Collaboration - File Sharing　ユーザーズガイド」を参照してください。
  
• 配布URLを挿入したメールに指定した宛先のユーザに対してだけ，ファイルのアクセス権が設定されます。このため，配布URLを挿入したメールの受信者が代行受信者を指定している場合，代行受信者にはアクセス権が設定されません。
  この場合の例を次に示します。
  

  

  この図では，日立太郎が日立花子に配布URLを挿入したメールを送信しています。メール送信時に日立花子にアクセス権が設定されます。
  日立花子がメールを受信した場合は，ファイルを参照できます。
  日立花子が日立次郎を代行受信者に指定した場合は，日立太郎が送信したメールを日立次郎が受信します。ただし，日立花子にしかアクセス権が設定されていないため，日立次郎はファイルを参照できません。
  
• 自分の個人フォルダに格納されているファイルにだけアクセス権を設定できます。このため，他人の個人フォルダに格納されているファイルの配布URLが挿入されたメールを転送しても，転送先のユーザにはアクセス権が設定されません。
  この場合の例を次に示します。
  

  

  この図では，日立太郎が日立花子に配布URLを挿入したメールを送信しています。メール送信時に日立花子にアクセス権が設定されます。
  日立花子がメールを受信した場合は，ファイルを参照できます。
  日立花子が日立次郎にメールを転送した場合は，日立花子にしかアクセス権が設定されていないため，日立次郎はファイルを参照できません。
  転送先のユーザにアクセス権を設定したい場合は，次のどちらかの作業を実施してください。
  
  • 転送元のユーザに，転送先のユーザに対してアクセス権を設定するように依頼してください。
  • 転送元のメールに挿入されていた配布URLからファイルをダウンロードして，自分の個人フォルダに格納してください。そのあと，自分の個人フォルダに格納したファイルの配布URLを挿入して転送してください。
• 次の宛先のユーザにはアクセス権を設定できません。
  
  • Groupmax Address Serverの宛先ユーザおよびアドレス帳ユーザ
    宛先ユーザおよびアドレス帳ユーザの詳細は，「付録G　用語解説」を参照してください。
    
  • Groupmax Address Serverに登録されているが，ディレクトリサーバに登録されていない宛先
    Collaborationを使用できないユーザにはアクセス権を設定できません。
    
  • 個人を特定できないE-mailアドレスやニックネーム
    例えば，営業部全体で代表して使用しているE-mailアドレスにはアクセス権を設定できません。