Collaboration - Mailのメール機能を使ってできることを次に示します。

メールの受信

メールを受信するときには，次に示す機能が利用できます。

新着メールの通知

新着メールがある場合に，自動的に通知画面を表示させて，新着メールを通知させることができます。新着メールを通知させるように設定しておくと，システムがメールサーバを定期的に確認します。

通知画面から一覧画面を表示して，受信した未読のメールを確認することもできます。

受信メールプレビュー表示

受信メール一覧から主題をクリックするだけでメールの内容をプレビュー表示したり，メールの内容を素早く確認したりできます。

受信メール別ウィンドウ表示

受信メール一覧から選択したメールを別ウィンドウに表示したり，メールの内容を参照しながら別の作業をしたりできます。

返信メール作成

メールの送信者に返事を出したい場合，受信したメールを利用して返信メールを作成できます。

転送メール作成

受信したメールをほかの利用者に送信したい場合，転送メールを作成できます。

URLの参照

受信メールの本文に，「http://」または「https://」で始まるURLが記述されている場合，URL部分をクリックすることでリンク先の対応するページを参照できます。

代行受信者の指定

ほかの利用者に自分宛のメールを受信させたい場合は，代行受信者を指定できます。

メールの送信

メールを送信するときには，次に示す機能が利用できます。

宛先台帳・ユーザ検索・コミュニティを利用した宛先の指定

メールの宛先を指定するときは，宛先台帳，ユーザ検索およびコミュニティから宛先を簡単に指定できます。

複数の利用者へのメールの送信

宛先を複数（最大256件）指定できるため，一度に複数の利用者にメールを送信できます。

メールの属性の指定

送信するときに，至急，返信要求，および親展の属性を指定できます。

ファイルの添付

メールにファイルを添付できます。自分のPCに保存してあるファイルやファイル共有のファイルを添付できます。

また，ご使用の環境によっては，ファイルを添付するときに添付方法を選択できます。ファイルの添付方法は，次の二つから選択できます。

• ファイルをファイル共有に登録して，配布URLを本文に挿入する
• ファイルをそのままメールに添付する

なお，設定によっては，自分のPCに格納したファイルをドラッグ & ドロップしてメールに添付できます。

添付ファイルをドラッグ & ドロップで操作できるようにするかどうかの設定方法の詳細は，マニュアル「Collaboration　ユーザーズガイド」を参照してください。

配布URLの挿入

配布URLをメールに挿入できます。

なお，ご使用の環境によっては，ファイル共有の個人フォルダに格納したファイルの配布URLを添付した場合，メールの送信時に，メールの宛先に指定したユーザに対してファイルのアクセス権が自動的に設定されます。このため，あらかじめファイルにアクセス権を設定する必要がありません。また，メールの宛先に指定したユーザ全員にアクセス権を設定できるため，アクセス権の設定し忘れを防げます。

アクセス権を設定されたユーザだけが，ファイルを参照できます。なお，以降ではファイル共有の個人フォルダのことを個人フォルダと呼びます。

署名の挿入

メール本文の中に，あらかじめ登録してある署名を挿入できます。署名は最大10個まで登録できます。メールの本文に自分の名前や所属などを頻繁に入力する場合に便利です。

宛先の確認

メール送信時に，メールに指定されている宛先を確認できます。このため，メールの誤送信を防げます。

配信日時の指定

指定した日時にメールを送信したい場合は，送信日時を指定できます。

メールの自動転送・自動返信

特定の条件のメールを自動的に転送したり，返信したりできます。なお，ご使用の環境によっては，メールの自動転送・自動返信ができません。

メールの下書き

作成中のメールを保存できます。なお，ご使用の環境によっては，作成中のメールをデータベースに保存できません。

また，メールを自分のPCにも保存できます。この場合，メールファイル形式で保存されます。

メールの送信状態の確認

メールの送信状態をアイコンから確認できます。

メールの保存

受信したメールや送信したメールをデータベースに保存できます。保存したメールを転送したり，再送したりすることもできます。なお，ご使用の環境によっては，メールをデータベースに保存できません。

また，メールを自分のPCにも保存できます。この場合，メールファイル形式で保存されます。

データベースに保存したメールの検索

データベースに保存したメールを検索できます。メールの主題，本文，および添付ファイルに含まれている単語を検索できます。

データベースの使用量の確認

［保存メールの使用量］画面から，データベースに保存されているメールの容量を確認できます。

メールファイルの表示

自分のPCに保存したメールファイルや，受信したメールに添付されているメールファイルを表示できます。

メールの振り分け

［ファイル共有］ポートレットのフォルダにメールの振り分けルールを設定して，振り分けルールに合ったメールを振り分けられます。振り分けたメールは［ファイル共有］ポートレットのフォルダにメールファイル形式で格納されます。

また，振り分けたメールを格納するフォルダへのショートカットをナビゲーションビューに表示できます。

なお，ご使用の環境によっては，メールを［ファイル共有］ポートレットのフォルダに振り分けられません。