2.3　棚卸を実施する

棚卸が済んだ機器と棚卸日付の情報を登録することで、棚卸が実施されていない機器を検索できます。作業の進ちょくを把握したり、漏れを防いだりできるため、棚卸業務の煩雑さを軽減できます。また、バーコードリーダなどで読み取った棚卸実績のデータがあれば、そのデータを利用して実績を登録できます。

棚卸が実施されていない機器は、棚卸未実施機器集計画面で検索します。棚卸未実施機器集計画面では、棚卸開始日のあとに棚卸が実施されていない機器の台数を確認できます。

棚卸実績のデータは、バーコードリーダで読み取ったり、台帳で管理したりしている既存のデータをCSV形式にすることで、簡単に資産管理データベースに登録できます。

バーコードリーダを使用する場合を例に、棚卸の作業の流れを次に示します。

図2‒4　棚卸の作業の流れ

1. バーコードリーダで、各機器の資産番号を読み取る。

2. 読み取ったデータを基に、CSVファイルを作成する。

   各機器に資産番号を割り当てて管理するため、棚卸実績のCSVファイルには、資産番号と棚卸日付を記述します。棚卸日付は省略できますが、資産番号は必ず記述してください。

   棚卸実績のCSVファイルの記述形式については、「14.1.7　棚卸の実績を登録する（棚卸確認）」を参照してください。

3. 棚卸実績のCSVファイルを資産管理データベースに登録する。

   棚卸実績の登録は、操作画面からファイルを指定して登録できます。棚卸実績の登録方法については、「14.1.7　棚卸の実績を登録する（棚卸確認）」を参照してください。

4. 棚卸未実施機器集計画面で、未実施機器を検索する。

   「棚卸開始日」と「集計単位」を指定して、棚卸が実施されていない機器を検索します。「集計単位」は「部署」または「設置場所」を選択できます。

   棚卸未実施機器集計画面での操作方法については、「14.1.6　棚卸が必要な機器の台数を調べる（棚卸未実施機器集計）」を参照してください。

5. 作業担当者に棚卸されていない機器の棚卸を指示する。

   棚卸未実施機器の検索結果は、部署または設置場所ごとに集計されるため、どこの部署または設置場所で棚卸が実施されていないかがすぐにわかり、指示を出すときに役立ちます。

   また、検索結果から各機器の利用者や管理部署などの詳細情報を参照することもできます。さらに、検索結果をCSVファイルに出力することもできます。

棚卸業務では、すべての機器の棚卸が完了するまで、手順1.〜手順5.の作業を繰り返し実施します。

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