1.10.3 ソフトウェアライセンスを棚卸する流れ
組織で利用しているソフトウェアライセンスを管理するためには、定期的に棚卸を実施して、現状を正しく把握しておく必要があります。JP1/IT Desktop Management 2に現品確認の結果を登録することで、現品確認できなかったソフトウェアライセンスの情報を簡単に抽出できるようになります。
ソフトウェアライセンスを棚卸する流れを次に示します。
- 1.現品確認を実施する
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ソフトウェアライセンス情報の一覧を作成し、組織内のすべてのソフトウェアライセンスを現品確認します。
- 2.現品確認の結果を反映する
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ソフトウェアライセンスの棚卸状況を管理するため、JP1/IT Desktop Management 2に現品確認の結果を反映します。
- 3.現品確認できなかったソフトウェアライセンスを調査する
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現品確認できなかったソフトウェアライセンスの利用状況を調査します。確認できたソフトウェアライセンスはJP1/IT Desktop Management 2に現品確認の結果を反映します。
ソフトウェアライセンスの棚卸結果がJP1/IT Desktop Management 2に反映されます。
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(1) 現品確認を実施する流れ
ソフトウェアライセンスを現品確認するには、ソフトウェアライセンス情報の一覧を出力して、現品と突き合わせて確認します。
- 1.ソフトウェアライセンス情報の一覧をエクスポートする
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現品を確認するために、ソフトウェアライセンス情報の一覧を作成します。資産画面の［ソフトウェアライセンス］画面でソフトウェアライセンス情報をCSVファイルにエクスポートしてください。ソフトウェアライセンスを識別するために、［ライセンス管理番号］、［棚卸日］、「ライセンス名」、［ライセンス数］、［ライセンス種類］などの項目をエクスポートしてください。なお、ここでエクスポートしたCSVファイルは、現品確認の結果を反映するときにも使用します。［ライセンス管理番号］および［棚卸日］の項目は、必ずエクスポートしてください。
- 2.ソフトウェアライセンス情報の一覧を基に現品確認する
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ソフトウェアライセンス情報の一覧を作成したら、現品確認します。
確認が必要なものを次に示します。
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媒体
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ライセンス証書（売買契約書）
ソフトウェアライセンス情報の一覧とライセンス証書および媒体を突き合わせて、対象のソフトウェアライセンスがあるかどうかを確認します。現品確認できた場合は、一覧の該当ソフトウェアライセンスに、現品確認できたことを示す印を付けます。ここで印を付けたソフトウェアライセンスの棚卸日を、JP1/IT Desktop Management 2で更新します。
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現品確認が完了し、確認結果が記入されたソフトウェアライセンスの一覧が完成します。
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(2) 現品確認の結果を反映する流れ
ソフトウェアライセンスの棚卸状況を管理するため、JP1/IT Desktop Management 2に現品確認の結果を反映します。現品確認の結果を反映すると、資産画面の［ソフトウェアライセンス］画面でソフトウェアライセンス情報の［棚卸日］が更新されます。
- 1.棚卸日を更新したCSVファイルを作成する
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棚卸日を一括更新するために、棚卸日を更新したソフトウェアライセンス情報のCSVファイルを作成します。現品確認したときに使用したCSVファイルを編集して、現品確認できたソフトウェアライセンスの［棚卸日］を更新してください。
- ヒント
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現品確認をしたときに、［ライセンス数］、［ライセンス状態］などのソフトウェアライセンス情報が変更されていた場合は、CSVファイルを編集して、［棚卸日］と同時に更新してください。
- 2.棚卸日を更新する
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CSVファイルを作成したら、ソフトウェアライセンス情報のCSVファイルをインポートして、一括で棚卸日を更新します。
現品確認できたソフトウェアライセンスは、ソフトウェアライセンス情報の［棚卸日］が更新されます。
- ヒント
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手もとにあるソフトウェアライセンスを個別に確認したい場合は、手動で1件ずつ棚卸日を更新してください。
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(3) 現品確認できなかったソフトウェアライセンスを調査する流れ
現品確認できなかったソフトウェアライセンスは、利用状況を調査して、再度現品確認する必要があります。
- 1.現品確認できなかったソフトウェアライセンスを確認する
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資産画面の［ソフトウェアライセンス］画面で、［棚卸日］が更新されていないソフトウェアライセンス情報を確認します。フィルタを利用して、［棚卸日］が最新の棚卸日より古いソフトウェアライセンス情報を表示します。
- 2.ソフトウェアライセンス情報の一覧をエクスポートする
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現品を調査するために、ソフトウェアライセンス情報の一覧を作成します。棚卸日が更新されていないソフトウェアライセンス情報をCSVファイルにエクスポートしてください。ソフトウェアライセンスを識別するために、［ライセンス管理番号］、「ライセンス名」、［ライセンス数］、［ライセンス種類］などの項目をエクスポートしてください。
- 3.ソフトウェアライセンスを調査する
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ソフトウェアライセンス情報の一覧を作成したら、現品（ライセンス証書、媒体）がどこにあるか探します。
- ソフトウェアライセンスが見つかった場合
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ライセンス証書や媒体が見つかった場合は、ソフトウェアライセンスの現品確認ができたことを一覧に記載します。ソフトウェアライセンス情報に修正があれば、同時に記載します。
- ソフトウェアライセンスが見つからなかった場合
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ライセンス証書や媒体が紛失したおそれがあります。管理者に状況を確認してください。紛失していた場合は、資産画面の［ソフトウェアライセンス］画面で該当ソフトウェアライセンスの［ライセンス状態］を「滅却」にします。また、紛失理由や紛失日時などを［ノート］タブにメモしておきます。
- 4.現品確認の結果を反映する
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現品確認できたソフトウェアライセンスについて、現品確認の結果を反映します。
ソフトウェアライセンスの棚卸が完了します。
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