uCosminexus DocumentBroker Version 3 Standard GUI 操作ガイド
DocumentBroker Standard GUIで管理するフォルダには,次の3種類があります。
DocumentBroker Standard GUIで管理するフォルダでは,文書を一般文書か,公開文書かに分けて管理します。
それぞれのフォルダについて説明します。また,フォルダの管理例についても説明します。
文書フォルダは,一般文書を格納するために使用します。
文書フォルダの特徴を次に示します。
表1-3 文書フォルダの下位の文書や文書フォルダに対するアクセス権の設定方法
項番 | 設定方法 | 説明 | 設定する場面 |
---|---|---|---|
1 | 個別に設定 | 下位に作成する文書,または文書フォルダに対して,個別にアクセス権を設定できます。 文書フォルダの下位に文書,または文書フォルダを作成すると,上位の文書フォルダのアクセス権が引き継がれます。ただし,上位の文書フォルダのアクセス権を更新しても,下位の文書,および文書フォルダのアクセス権は更新されません。 また,「全てのユーザ」のアクセス権が引き継がれるかどうかは,システム管理者の設定によって異なります。 |
異なるアクセス権を設定する複数の文書を,1つの文書フォルダで管理したい場合に設定します。 |
2 | 同じ権限を共有 | 下位に作成するすべての文書,および文書フォルダに対して,同じアクセス権が設定されます。下位の文書,および文書フォルダに対して,個別にアクセス権を設定することはできません。また,「全てのユーザ」のアクセス権は設定できません。ただし,所有者は個別に設定できます。 上位の文書フォルダのアクセス権を更新すると,下位の文書,および文書フォルダのアクセス権も一括して更新されます。 |
上位の文書フォルダに格納するすべての文書,および文書フォルダに対して,すべて同じアクセス権にしたい場合に設定します。 文書フォルダにアクセス権を設定するだけで,下位の文書や文書フォルダに対するアクセス権の設定は不要です。 |
公開フォルダは,公開文書を格納するために使用します。システム管理者によって審査・承認機能を使用する設定がされている場合だけ使用できます。
文書の審査・承認処理が完了すると,自動的に公開フォルダに文書がコピーされます。公開開始日になると,ユーザ,組織,またはグループに公開されます。
公開フォルダは,文書を公開する前に,フォルダ階層を整備しておくことをお勧めします。
公開フォルダの特徴を次に示します。
ノードフォルダは,文書フォルダや公開フォルダなどのフォルダ階層を整理するために使用します。システム管理者によってノードフォルダを使用する設定がされている場合だけ使用できます。
ノードフォルダの特徴を次に示します。
フォルダの管理について例を用いて説明します。
この例では,ある会社のA事業部でDocumentBroker Standard GUIで管理するフォルダを使用して文書を管理することを想定します。A事業部には,総務部と経理部があります。
A事業部では,総務部,経理部の文書と部内規則を,DocumentBroker Standard GUIで管理することにしました。総務部,経理部では,業務で使用する一般文書を部ごとに管理します。また,就業規則や管理規則などの部内規則は,審査・承認された文書を公開します。
フォルダの管理例を次の図に示します。
図1-14 フォルダの管理例
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