uCosminexus DocumentBroker Version 3 Standard GUI 操作ガイド

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1.2.2 DocumentBroker Standard GUIで管理するフォルダ

DocumentBroker Standard GUIで管理するフォルダには,次の3種類があります。

DocumentBroker Standard GUIで管理するフォルダでは,文書を一般文書か,公開文書かに分けて管理します。

それぞれのフォルダについて説明します。また,フォルダの管理例についても説明します。

<この項の構成>
(1) 文書フォルダ
(2) 公開フォルダ
(3) ノードフォルダ
(4) フォルダの管理例

(1) 文書フォルダ

文書フォルダは,一般文書を格納するために使用します。

文書フォルダの特徴を次に示します。

(2) 公開フォルダ

公開フォルダは,公開文書を格納するために使用します。システム管理者によって審査・承認機能を使用する設定がされている場合だけ使用できます。

文書の審査・承認処理が完了すると,自動的に公開フォルダに文書がコピーされます。公開開始日になると,ユーザ,組織,またはグループに公開されます。

公開フォルダは,文書を公開する前に,フォルダ階層を整備しておくことをお勧めします。

公開フォルダの特徴を次に示します。

(3) ノードフォルダ

ノードフォルダは,文書フォルダや公開フォルダなどのフォルダ階層を整理するために使用します。システム管理者によってノードフォルダを使用する設定がされている場合だけ使用できます。

ノードフォルダの特徴を次に示します。

(4) フォルダの管理例

フォルダの管理について例を用いて説明します。

この例では,ある会社のA事業部でDocumentBroker Standard GUIで管理するフォルダを使用して文書を管理することを想定します。A事業部には,総務部と経理部があります。

A事業部では,総務部,経理部の文書と部内規則を,DocumentBroker Standard GUIで管理することにしました。総務部,経理部では,業務で使用する一般文書を部ごとに管理します。また,就業規則や管理規則などの部内規則は,審査・承認された文書を公開します。

フォルダの管理例を次の図に示します。

図1-14 フォルダの管理例

[図データ]

説明
  1. ノードフォルダ『A事業部』は,A事業部で管理するフォルダをまとめるためのフォルダです。
    また,このフォルダが階層の最上位にあるため,容量制限を設定して,ユーザが使用できる容量に上限を設けることもできます。
  2. ノードフォルダ『総務部』は,総務部で管理するフォルダをまとめるためのフォルダです。
    『総務部』の下位に文書フォルダ『法務』を作成し,その下位で文書を管理しています。
  3. ノードフォルダ『経理部』は,経理部で管理するフォルダをまとめるためのフォルダです。
    『経理部』の下位に文書フォルダ『財務管理』や『帳票』を作成し,それらの下位で文書を管理しています。
  4. ノードフォルダ『部内規則』は,部内規則を管理するフォルダをまとめるためのフォルダです。
    公開フォルダ『就業規則』は,就業規則を公開するためのフォルダです。
    公開フォルダ『管理規則』は,管理規則を公開するためのフォルダです。管理規則は追加されていくため,規則の項目ごとに公開フォルダを作成して文書を公開するようにしています。