一般文書とは，アクセス権を持つユーザが自由に更新できる公開していない文書のことです。

WordやExcelなどのアプリケーションを使用して作成した文書を，DocumentBroker Standard GUIに登録します。

一般文書の特徴を次に示します。

• プロパティを設定できます。プロパティには次に示す項目があります。
  
  • 名前
  • 文書ファイル名
  • 作成者
  • 作成日
  • 更新者
  • 更新日
  • コメント
  • ユーザ定義プロパティ
  • 文書種別マスタで定義されたプロパティ
• アクセス権を設定して，参照したり，更新したりできるユーザ，組織，またはグループを限定できます。
• 関連ファイルを登録できます。
• 文書ファイル（主ファイル）が登録されていない文書（空文書）を登録できます。
• システム管理者によって独自に定義されたプロパティを，登録する文書の内容に合わせて追加できます。プロパティは，文書の登録，または更新の操作をするときに文書種別マスタを選択することで追加できます。
• システム管理者の設定によっては，登録した文書をPDFファイルで参照できます。

公開文書とは，審査・承認を受けて公開された文書のことです。

文書の審査・承認処理を実施すると，自動的に公開フォルダに文書がコピーされます。公開開始日になると，ユーザ，組織，またはグループに公開されます。

公開文書の特徴を次に示します。

• プロパティを設定できます。プロパティには次に示す項目があります。
  
  • 名前
  • 文書ファイル名
  • 作成者
  • 作成日
  • 更新者
  • 更新日
  • 案件番号
  • 公開開始日/公開終了日
  • コメント
  • ユーザ定義プロパティ
  • 文書種別マスタで定義されたプロパティ
• 関連ファイルを登録できます。
• 公開フォルダの公開範囲に従って，参照できるユーザ，組織，またはグループを限定できます。
• 公開された文書を改訂して新しいバージョンの文書として公開できます。
• 公開された文書を分岐させて別の文書として公開できます。
• システム管理者の設定によっては，公開された文書をPDFファイルで参照できます。

一般文書と公開文書では，実行できる操作が異なります。それぞれの文書に対して実行できる操作を次の表に示します。

表1-1　一般文書と公開文書に対して実行できる操作

項番	操作	一般文書	公開文書
1	文書の登録	○	×
2	文書の更新	○	×
3	文書のプロパティの更新	○	×
4	文書のアクセス権の更新	○	×
5	文書のコピー	○	○
6	文書の移動	○	×
7	文書の参照	○	○
8	文書のプロパティの参照	○	○
9	文書の更新履歴の参照	○	○
10	文書のアクセス権の参照	○	×
11	文書のURLのコピー	○	○
12	文書の検索	○	○
13	文書のごみ箱への移動	○	×
14	文書の削除	○	×
15	文書の更新履歴の削除	○	×
16	原本性の検証	×	○
17	公開文書の改訂	×	○
18	公開文書の分岐	×	○
19	リファレンスファイル文書化	○	○
20	文書の更新履歴数の制限	○	×

（凡例）

○：実行できます。

×：実行できません。

文書リンクを設定，参照，および削除する操作は，操作対象となる文書の組み合わせによって実行できるかどうかが異なります。

文書リンクを設定，参照，および削除する文書の組み合わせと操作の実行可否を，次の表に示します。なお，主ファイルと関連ファイル，および関連ファイルと関連ファイルのリンクは設定できません。

表1-2　文書リンクを設定，参照，および削除する文書の組み合わせと操作の実行可否

文書の種類			リンク先文書
			一般文書※1	公開文書			ワークスペースの文書※5	ごみ箱の文書
				公開中※2	改訂中※3	公開終了※4
リンク元文書	一般文書		○	○	×	×	×	×
	公開文書	公開中	×	×	×	×	×	×
		改訂中	×	×	×	×	×	×
		公開終了	×	×	×	×	×	×
	ワークスペースの文書		×	○※6	×	×	×	×
	ごみ箱の文書		×	×	×	×	×	×

（凡例）

○：文書リンクを設定，参照，および削除できます。

×：文書リンクを設定，参照，および削除できません。

注※1

空文書にはリンクを設定できません。

注※2

公開フォルダにあり，公開している文書です。

注※3

公開フォルダにあり，改訂中の文書です。

注※4

公開フォルダにあり，公開が終了した文書です。

注※5

ワークスペースにあり，審査・承認をしている文書です。

注※6

リンク先の公開文書のリンク一覧からは参照できません。