Groupmax Integrated Desktop 　Version 7 ユーザーズガイド

6.3.3　分類表示の例

ここでは，分類表示機能の操作例を三つ挙げて説明します。

操作例の分類の内容は次のとおりです。

• 主題の等しいもので分類する
• 主題に特定のキーワードが含まれているものを，下位フォルダも含めて分類する
• 複数の項目を組み合わせて分類する

＜この項の構成＞

(1)　A製品の出荷方法に関するメールのやり取りを整理する

(2)　顧客ごとに分けて管理している報告書のうち，A製品に関するものだけを取り出す

(3)　顧客からの注文書のメールを分類して，１か月間の顧客ごとの受付状況を調べる

(1)　A製品の出荷方法に関するメールのやり取りを整理する

ローカルフォルダに格納されているファイルを，主題が等しいもので分類する場合の操作例を説明します。この例では，「Ａ製品の出荷方法について」という主題が付けられたメールのやり取りをまとめます。

1. 分類したいメールファイルが格納されているローカルフォルダを開きます。
   表示形式が分類表示になっていない場合は，［表示］−［分類］を選択して，分類表示にしてください。
   

2. ［編集］−［分類定義の新規作成...］を選択します。
   ［分類定義の新規作成］ダイアログが開きます。
   

3. ［分類定義の新規作成］ダイアログで，分類定義の名称を入力します。
   ここでは「同じ主題のメール」と入力します。分類定義が新規作成されます。
   

4. 分類表示領域を選択した状態で，［編集］−［分類条件を上に挿入］又は［分類条件を下に挿入］−［主題］を選択します。
   分類定義表示領域に，分類条件「主題（等しいもの）」が表示されます。同時に，リストビューのアイテムが分類されて，主題の等しいファイルがまとめられます。
   

5. 「主題：Ａ製品の出荷方法について」という見出しをダブルクリックして，分類を展開します。
   「Ａ製品の出荷方法について」という主題のメールファイルが一覧で参照できます。
   

   

(2)　顧客ごとに分けて管理している報告書のうち，A製品に関するものだけを取り出す

ユーザが任意の分類方法でフォルダごとにファイルを分けて格納している場合に，別の視点でファイルを分類し直す操作例を説明します。この例では，「顧客状況」というフォルダの下位に，顧客ごとにフォルダを分けて報告書を格納しています。これらの報告書から，Ａ製品に関するものだけを抽出します。

1. 「顧客状況」というローカルフォルダを開きます。
   表示形式が分類表示になっていない場合は，［表示］−［分類］を選択して，分類表示にしてください。
   

2. ［表示］−［下位階層フォルダを含める］を選択します。
   下位フォルダに格納されているアイテムもリストビューに表示されます。
   

3. ［編集］−［分類定義の新規作成...］を選択します。
   ［分類定義の新規作成］ダイアログが開きます。
   

4. ［分類定義の新規作成］ダイアログで，分類定義の名称を入力します。
   ここでは「Ａ製品」と入力します。分類定義が新規作成されます。
   

5. 分類表示領域を選択した状態で，［編集］−［分類条件を上に挿入］又は［分類条件を下に挿入］−［主題］を選択します。
   分類定義表示領域に，分類条件「主題（等しいもの）」が表示されます。同時に，リストビューのアイテムが分類されて，主題が等しいファイルがまとめられます。
   

6. 分類条件「主題（等しいもの）」を選択した状態で，［編集］−［分類条件の詳細設定］−［キーワードの設定...］を選択します。
   ［分類キーワードの設定］ダイアログが表示されます。
   

7. 「利用できるキーワードの候補一覧」の下部にあるテキストボックスに，「Ａ製品」と入力します。

8. テキストボックスの上にある［追加］ボタンをクリックします。
   「Ａ製品」が「利用できるキーワードの候補一覧」に追加されます。
   

9. 「利用できるキーワードの候補一覧」から「Ａ製品」を選択して［選択＞］ボタンをクリックします。
   「分類するキーワード一覧」に「Ａ製品」が追加されます。
   

10. ［OK］ボタンをクリックします。
    ［分類キーワードの設定］ダイアログが閉じます。
    

11. 分類条件「主題（等しいもの）」を選択した状態で，［編集］−［分類条件の詳細設定］−［キーワードで分類］を選択します。
    分類定義表示領域に，分類条件「主題（キーワード）」が表示されます。同時に，リストビューのアイテムが分類されて，「Ａ製品」という文字列を主題に含むファイルがまとめられます。
    

12. 「主題：Ａ製品」という見出しをダブルクリックして，分類を展開します。
    下位フォルダに顧客別に格納されていた報告書のうち，Ａ製品に関するものが一覧で参照できます。
    

    

(3)　顧客からの注文書のメールを分類して，１か月間の顧客ごとの受付状況を調べる

複数の項目を組み合わせると，より詳細にファイルを分類する操作例を説明します。この例では，注文書のメールファイルを同じ月に到着したものごとに分類します。さらに，顧客ごとに分類して，１か月間に注文が多かった顧客を調べます。

1. 注文書のメールファイルが格納されているローカルフォルダを開きます。
   表示形式が分類表示になっていない場合は，［表示］−［分類］を選択して，分類表示にしてください。
   

2. ［編集］−［分類定義の新規作成...］を選択します。
   ［分類定義の新規作成］ダイアログが開きます。
   

3. ［分類定義の新規作成］ダイアログで，分類定義の名称を入力します。
   ここでは，「月別注文受付状況」と入力します。分類定義が新規作成されます。
   

4. 分類表示領域を選択した状態で，［編集］−［分類条件を上に挿入］又は［分類条件を下に挿入］−［到着（発信）日時］を選択します。
   分類定義表示領域に，分類条件「到着（発信）日時（日ごと）」が表示されます。同時に，リストビューのアイテムが分類されて，メールファイルが到着日ごとにまとめられます。
   

5. 分類条件「到着（発信）日時（日ごと）」を選択した状態で，［編集］−［分類条件の詳細設定］−［月ごとに分類］を選択します。
   分類定義表示領域に，分類条件「到着（発信）日時（月ごと）」が表示されます。同時に，リストビューのアイテムが分類されて，同じ月に到着したメールファイルがまとめられます。
   

6. 分類条件「到着（発信）日時」を選択した状態で，［編集］−［分類条件を下に挿入］−［発信者］を選択します。
   分類定義表示領域に，分類条件「発信者」が表示されます。同時に，リストビューのアイテムが分類されて，到着日時が同じ月ごとに分類されたメールファイルが，更に発信者である顧客ごとに分類されます。
   

7. リストビューで，分類結果を参照したい月の見出しをダブルクリックします。
   ここでは，2001年1月の見出しをクリックします。発信者の分類見出しが一覧で表示されます。
   

8. 分類条件「発信者」を選択した状態で，［編集］−［分類の並べ替え］−［件数で降順に並べる］を選択します。
   リストビューの発信者の見出しが件数の多い順に上から表示されます。このため，参照した月に，どの顧客からの注文書のメールが多かったかが分かります。
   

   

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