この節では，文書を公開する操作の概要について説明します。

ルートを定義する操作は，ルート管理者が実行できます。

公開する文書を登録し，審査・承認を依頼する操作，および審査・承認，または却下する操作は，文書作成ユーザが実行できます。

操作の流れを次の図に示します。

図8-1　文書を公開する操作の流れ

• ルートを定義する
  案件の審査・承認者と審査・承認が完了した文書を公開するフォルダを，ルートとして定義します。
  
• 公開する文書を登録する
  公開したい文書を案件に登録します。また，文書の公開開始日/公開終了日や案件を操作するメンバも設定します。
  
• 審査・承認を依頼する
  文書を登録した案件の審査・承認を依頼します。システム管理者によってメールで通知する設定がされている場合は，審査・承認を依頼すると，審査・承認者に対してメールで通知されます。
  
• 審査・承認を却下する
  審査・承認者は，案件の文書を確認して，審査・承認するか，却下するかを判断します。案件の文書を審査・承認できない場合は却下します。システム管理者によってメールで通知する設定がされている場合は，審査・承認を却下すると，案件作成者に対してメールで通知されます。
  
• 却下された文書を修正する
  却下されたら，案件の文書を修正します。修正が終わったら，再度審査・承認を依頼します。
  
• 審査する
  審査者は，修正された案件の文書を再度確認して，審査するか，却下するかを判断します。修正された内容に問題がない場合は審査完了とします。
  審査を完了すると，次の審査・承認者に審査・承認が依頼されます。システム管理者によってメールで通知する設定がされている場合は，次の審査・承認者に審査・承認依頼がメールで通知されます。
  
• 承認する
  承認者は，依頼された案件の文書を確認して，承認するか，却下するかを判断します。案件に問題がない場合は承認完了とします。
  承認を完了すると，次の審査・承認者に審査・承認が依頼されます。システム管理者によってメールで通知する設定がされている場合は，次の審査・承認者に審査・承認依頼がメールで通知されます。
  すべての審査・承認が完了すると，自動的に公開フォルダに文書がコピーされて，公開開始日に文書が公開されます。
  
• 公開された文書を改訂する
  すでに公開された文書の内容を修正したい場合は，文書を改訂します。内容を修正した文書は，審査・承認後，改訂前の文書の新しいバージョンとして公開されます。
  
• 公開された文書を分岐させる
  すでに公開された文書の内容を流用して新しい文書を作成したい場合は，文書を分岐させます。内容を流用した文書は，審査・承認後，分岐元の文書とは別の文書として登録，および公開されます。なお，システム管理者によって，分岐先の文書から分岐元の文書への文書リンクが自動で設定される設定がされている場合は，分岐先の文書から分岐元の文書へ文書リンクが設定されます。
  

そのほかにも，案件やルートに対して次の操作を実行できます。

• 審査・承認の履歴を確認する
  審査・承認の進捗を確認したい場合は，文書の審査・承認の履歴を確認します。
  審査・承認の履歴の確認は，文書作成ユーザが実行できます。
  
• 公開された文書の原本性を検証する
  文書の公開後に文書が変更されていないかどうかを確認します。
  公開された文書の原本性の検証は，文書作成ユーザが実行できます。
  
• 審査・承認完了後に公開開始日/公開終了日を変更する
  審査・承認完了後の文書の公開開始日，または公開終了日を変更します。
  審査・承認完了後の文書の公開開始日，または公開終了日は，システム管理者だけが変更できます。
  
• ルートの定義内容を更新する
  ルート名，公開フォルダ，コメント，およびルート定義を変更したい場合は，ルートの定義内容を更新します。
  ルートの定義内容の更新は，ルート管理者が実行できます。
  
• ルートのアクセス権を更新する
  ルートを操作できるユーザ，組織，およびグループを変更したい場合は，ルートのアクセス権を更新します。
  ルートのアクセス権の更新は，ルート管理者が実行できます。
  
• ルートを削除する
  不要になったルートを削除します。
  ルートの削除は，ルート管理者が実行できます。
  
• 案件を削除する
  審査・承認を依頼する前の案件，または却下された案件のうち，不要になった案件を削除します。
  案件の削除は，文書作成ユーザが実行できます。