この節では，文書を更新する操作の概要について説明します。

文書を更新する操作は，文書作成ユーザが実行できます。操作の流れを次の図に示します。

図6-1　文書を更新する操作の流れ

文書を更新する操作

• 文書をチェックアウトする
  文書を更新するために，文書をチェックアウトします。文書をチェックアウトすることで，ほかのユーザが更新できないようにします。また，文書をチェックアウトすると，チェックアウトした文書の文書ファイルがユーザのPCにダウンロードされます。
  なお，文書ファイルが登録されていない文書（空文書），およびリファレンスファイル文書化された文書については，文書のチェックアウトはできません。
  
• ダウンロードしたファイルを修正する
  ダウンロードした文書ファイルをユーザのPCで修正します。
  
• 文書をチェックインする
  自分がチェックアウトした文書に対して，修正した文書ファイルを指定して，文書をチェックインします。文書フォルダに登録されている文書で，文書番号を採番していない場合は，チェックイン時に文書番号を採番することもできます。チェックインすると，文書の更新履歴に履歴が追加されます。
  チェックインするときには，文書の名前やコメントを変更したり，全文検索用のテキストファイルを変更したりできます。また，関連ファイルの修正，削除，および追加ができます。
  また，システム管理者が文書の更新履歴数の制限を設定している場合，チェックインのタイミングで制限した履歴数を超えているかどうかの判断をします。制限した履歴数を超えた場合は，最も古い履歴から削除されます。
  
• 文書のチェックアウトを取り消す
  自分でチェックアウトした文書は，チェックアウトを取り消すこともできます。
  また，システム管理者は権限に関係なく，ほかのユーザがチェックアウトした文書のチェックアウトも取り消せます。
  
• 空文書に文書ファイルを登録する
  文書ファイルが登録されていない文書（空文書）に，文書ファイルを登録できます。
  

文書の情報を更新する操作

• 文書のプロパティを変更する
  文書の名前，コメント，ユーザ定義プロパティなど，文書のプロパティを変更します。文書フォルダに登録されている文書で，文書番号を採番していない場合は，プロパティの変更時に文書番号を採番することもできます。
  
• 文書のアクセス権を更新する
  文書を更新したり，文書を削除したりできるユーザ，組織，グループを変更したい場合は，文書のアクセス権を更新します。
  
• 文書間にリンクを設定する
  ほかの文書に関連することを示したい場合は，文書間にリンクを設定します。なお，文書間にリンクを設定する操作は，システム管理者によって文書リンクを使用する設定がされている場合に実行できます。