この節では，フォルダを管理する操作の概要について説明します。

フォルダを管理する操作は，フォルダ管理者が実行できます。フォルダを管理する操作の流れを次の図に示します。

図4-1　フォルダを管理する操作の流れ

• フォルダ構成を検討する
  DocumentBroker Standard GUIで文書を管理するために，どのようなフォルダの構成にするかを検討します。
  

  注意

  1フォルダ直下に大量のフォルダが存在する場合は，フォルダ内文書一覧の表示やフォルダツリーの展開に非常に時間を要します。また，特定のフォルダを見つけ出すことが難しく，操作性が悪くなることが懸念されます。このため，DocumentBroker Standard GUIでは1つのフォルダに登録する文書数を200件程度まで，また，フォルダ直下のフォルダの数は数十個程度を目安とした運用を推奨します。Web画面を利用するマシンのブラウザ描画性能に大きく依存はしますが，フォルダ直下のフォルダの数が数十個程度の場合は，画面操作においてストレスを感じない程度のレスポンスができます。

  なお，ここでいう「フォルダ直下のフォルダ数」とは，純粋に該当フォルダの1階層下に存在するフォルダの総数のことを指しています。該当フォルダの2階層以下に存在するフォルダを含めた総数ではありません。

• 文書フォルダを作成する
  検討したフォルダ構成を基に，一般文書を作成したり，更新したりするために使用する文書フォルダを作成します。
  
• 公開フォルダを作成する
  システム管理者によって審査・承認機能が使用できる設定がされている場合，検討したフォルダ構成を基に，公開文書を格納するために使用する公開フォルダを作成します。
  
• フォルダのプロパティを変更する
  フォルダの名前，コメントなど，フォルダのプロパティを変更します。
  
• 文書フォルダのアクセス権を更新する
  文書フォルダを参照したり，文書フォルダの下位に文書を登録したりできるユーザ，組織，グループを変更したい場合は，文書フォルダのアクセス権を更新します。
  
• 文書フォルダのアクセス権を参照する
  文書フォルダを参照したり，文書フォルダの下位に文書を登録したりできるユーザ，組織，グループを参照します。
  
• 公開フォルダの公開範囲を更新する
  公開フォルダを参照できるユーザ，組織，グループを変更したい場合は，公開フォルダの公開範囲を更新します。
  
• 公開フォルダの公開範囲を参照する
  公開フォルダを参照できるユーザ，組織，グループを参照します。
  
• フォルダを削除する
  不要になったフォルダを削除します。なお，フォルダを削除する場合は，下位にある文書，およびフォルダと，削除するフォルダからごみ箱に入れた文書を，事前に削除しておいてください。
  

そのほかに，システム管理者によってノードフォルダが使用できる設定がされている場合，検討したフォルダ構成を基に，フォルダの構成を整理するためのノードフォルダを作成することもできます。