文書フォルダは，一般文書を格納するために使用します。

文書フォルダの特徴を次に示します。

• 文書フォルダが最上位の階層にある場合，そのフォルダに対して使用できる容量の上限を設定できます。
• 下位に一般文書を格納できます。文書フォルダの作成時に，下位に文書を作成できるようにするかどうかを指定できます。
• 下位に文書フォルダを作成できます。
• プロパティを設定できます。プロパティには次に示す項目があります。
  
  • フォルダの名前
  • 下位に文書を作成できるかどうか
  • 下位の文書に文書種別を設定するかどうか
  • アクセス権の設定方法
  • 容量制限（最上位の階層にあるフォルダの場合）
  • コメント
• アクセス権を設定して，参照したり，更新したりできるユーザ，組織，またはグループを限定できます。
• 下位に作成する文書に対する文書種別を指定できます。
  フォルダに文書種別を指定すると，そのフォルダの下位に作成する文書に対して，フォルダに指定した文書種別が自動で設定されます。
  フォルダに文書種別を指定しない場合は，そのフォルダの下位に作成する文書に対して文書種別を設定するかどうかを，ユーザが自由に選択できます。
  
• 下位に作成する文書や文書フォルダに対するアクセス権の設定方法を指定できます。設定方法を次の表に示します。
  

  表1-3　文書フォルダの下位の文書や文書フォルダに対するアクセス権の設定方法

  項番	設定方法	説明	設定する場面
  1	個別に設定	下位に作成する文書，または文書フォルダに対して，個別にアクセス権を設定できます。 文書フォルダの下位に文書，または文書フォルダを作成すると，上位の文書フォルダのアクセス権が引き継がれます。ただし，上位の文書フォルダのアクセス権を更新しても，下位の文書，および文書フォルダのアクセス権は更新されません。 また，「全てのユーザ」のアクセス権が引き継がれるかどうかは，システム管理者の設定によって異なります。	異なるアクセス権を設定する複数の文書を，1つの文書フォルダで管理したい場合に設定します。
  2	同じ権限を共有	下位に作成するすべての文書，および文書フォルダに対して，同じアクセス権が設定されます。下位の文書，および文書フォルダに対して，個別にアクセス権を設定することはできません。また，「全てのユーザ」のアクセス権は設定できません。ただし，所有者は個別に設定できます。 上位の文書フォルダのアクセス権を更新すると，下位の文書，および文書フォルダのアクセス権も一括して更新されます。	上位の文書フォルダに格納するすべての文書，および文書フォルダに対して，すべて同じアクセス権にしたい場合に設定します。 文書フォルダにアクセス権を設定するだけで，下位の文書や文書フォルダに対するアクセス権の設定は不要です。

公開フォルダは，公開文書を格納するために使用します。システム管理者によって審査・承認機能を使用する設定がされている場合だけ使用できます。

文書の審査・承認処理が完了すると，自動的に公開フォルダに文書がコピーされます。公開開始日になると，ユーザ，組織，またはグループに公開されます。

公開フォルダは，文書を公開する前に，フォルダ階層を整備しておくことをお勧めします。

公開フォルダの特徴を次に示します。

• 下位に公開文書を格納できます。
• 下位に公開フォルダを作成できます。
• プロパティを設定できます。プロパティには次に示す項目があります。
  
  • フォルダの名前
  • 公開範囲の設定方法
  • コメント
• 公開範囲を設定して，参照できるユーザ，組織，またはグループを限定できます。公開範囲は，公開フォルダの直下に格納される文書に対してだけ有効になります。公開フォルダの下位に公開フォルダを作成する場合は，フォルダごとに公開範囲を設定できます。
  公開範囲の設定方法には，次の2つがあります。
  
  • 全員に公開する
    公開フォルダの直下の文書を全員に公開します。
    
  • 公開範囲を限定する
    公開フォルダの直下の文書の公開範囲を限定します。公開範囲を限定する場合は，公開フォルダを作成したあと，公開範囲を更新してください。
    

ノードフォルダは，文書フォルダや公開フォルダなどのフォルダ階層を整理するために使用します。システム管理者によってノードフォルダを使用する設定がされている場合だけ使用できます。

ノードフォルダの特徴を次に示します。

• ノードフォルダが最上位の階層にある場合，そのフォルダに対して使用できる容量の上限を設定できます。
• 直下に文書を格納できません。
• 次に示すフォルダを下位に作成できます。
  
  • 文書フォルダ
  • 公開フォルダ
  • ノードフォルダ
• プロパティを設定できます。プロパティには次に示す項目があります。
  
  • フォルダの名前
  • 容量制限（最上位の階層にあるフォルダの場合）
  • コメント
• すべてのユーザが参照できます。

フォルダの管理について例を用いて説明します。

この例では，ある会社のA事業部でDocumentBroker Standard GUIで管理するフォルダを使用して文書を管理することを想定します。A事業部には，総務部と経理部があります。

A事業部では，総務部，経理部の文書と部内規則を，DocumentBroker Standard GUIで管理することにしました。総務部，経理部では，業務で使用する一般文書を部ごとに管理します。また，就業規則や管理規則などの部内規則は，審査・承認された文書を公開します。

フォルダの管理例を次の図に示します。

図1-14　フォルダの管理例

説明

1. ノードフォルダ『A事業部』は，A事業部で管理するフォルダをまとめるためのフォルダです。
   また，このフォルダが階層の最上位にあるため，容量制限を設定して，ユーザが使用できる容量に上限を設けることもできます。
   
2. ノードフォルダ『総務部』は，総務部で管理するフォルダをまとめるためのフォルダです。
   『総務部』の下位に文書フォルダ『法務』を作成し，その下位で文書を管理しています。
   
3. ノードフォルダ『経理部』は，経理部で管理するフォルダをまとめるためのフォルダです。
   『経理部』の下位に文書フォルダ『財務管理』や『帳票』を作成し，それらの下位で文書を管理しています。
   
4. ノードフォルダ『部内規則』は，部内規則を管理するフォルダをまとめるためのフォルダです。
   公開フォルダ『就業規則』は，就業規則を公開するためのフォルダです。
   公開フォルダ『管理規則』は，管理規則を公開するためのフォルダです。管理規則は追加されていくため，規則の項目ごとに公開フォルダを作成して文書を公開するようにしています。