Groupmax Document Manager Version 6　　システム管理者ガイド

1.1.3　Document Managerの活用例

次に，営業活動支援のためのプログラムとしてDocument Managerを活用する例を紹介します。

＜この項の構成＞

(1)　情報を分類して管理する

(2)　情報を検索する

(3)　情報を基に提案書などを作成する

(4)　様々な業種でのDocument Managerの活用例

(1)　情報を分類して管理する

毎日の営業活動によって集めた情報は，今後の営業戦略や方針を決定するための資料になります。Document Managerを使うと，これらの資料を目的に合った分類方法で管理して，必要な情報を取り出せます。

例えば，集めた情報は「営業日報」，「顧客情報」などのように企業内や部署内で決められた形式で文書化し，分類します。文書の分類方法は，目的に合わせて設定できます。「営業第1課」，「営業第2課」のように部署内の組織別に分類してもよいし，開発する製品ごとに分類，整理しても便利です。

必要な情報を探すときは，分類から絞り込んで目的の文書を取り出せます。

例えば，「確か営業第2課のだれかが，製品Aに関する顧客情報を持っていた」のように，複数の観点から文書を絞り込めます。したがって，文書の名前や作成者が分からなくても情報を取り出せます。

(2)　情報を検索する

Document Managerに登録した文書は，分類での絞り込みのほかに，いろいろな方法で検索できます。

例えば，営業日誌がDocument Managerのデータベースに格納されている場合，情報を検索するには次の方法があります。

• 文書名（文書の登録名）で検索する

• 文書を作成した日付で検索する
  （文書が更新されている場合には，更新した日付でも検索できる）
  

• 文書を作成したユーザの名前で検索する

• 文書中のキーワードから検索（全文検索）する
  （全文検索サーバと連携した場合だけ検索できる）
  

また，上記の方法を組み合わせた検索もできます。また，検索した文書は，連携したアプリケーションプログラムを使って編集できます。

このほかにも，製品の取扱説明書などをデータベースに登録すれば，顧客からの問い合わせに対して該当する文書を検索して対応できます。

(3)　情報を基に提案書などを作成する

営業担当者が提案書を作るには，たくさんの情報が必要です。しかもその情報は，最新である必要があります。Document Managerは，提案書や報告書のような，最新の情報を基にした文書の作成を支援します。

例えば，担当製品に関する情報をデータベースに登録します。こうすれば，製品の仕様が変更になるなど情報に変更があるたびに，文書を更新できます。文書を更新しても，更新前の文書はデータベースに残っているため，情報の変更の過程が分かります。

また，提案書を作成するときには，製品に関する文書を検索し，引用する情報をそのまま提案書に写すことができます。さらに，作成した提案書は，顧客の名称や住所などの顧客情報と併せて管理できます。また，Wordなど，普段の業務で使っているアプリケーションプログラムを使って文書の作成や編集ができます。

(4)　様々な業種でのDocument Managerの活用例

Document Managerを効果的に運用及び活用できる業種を，表1-1に示します。

表1-1　Document Managerを活用できる業種の例

業務の種類	業務の内容	利用する主な組織・部門
文書の検索を中心とした業務	議事録の検索	官公庁
	特許情報の検索	製造業
	技術文献の検索	製造業，研究機関
	新聞記事の検索	新聞社，企画部門
	図書文献の検索	図書館
	顧客問い合わせサービス	製造業
	各種情報の検索	情報サービス業
文書の管理を中心とした業務	文書ファイリング	企画部門，製造業設計部門，研究機関，官公庁
	業務指向文書管理（顧客管理，製品管理との連携）	製造業設計部門，営業部門
文書の編集を中心とした業務	技術文書・設計文書の編集	製造業設計部門
	製品マニュアルの編集	製造業
	業務マニュアルの編集	金融業
	論文・技術報告書の執筆	研究・教育機関
	法令改正の支援	官公庁

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