Groupmax Document Manager Version 6　　システム管理者ガイド

1.1.2　Document Managerの特長

ここでは，Document Managerの持つ機能と特長について説明します。

• 文書を統括して情報を共有化
  Document Managerではデータベースで文書を管理します。分散したコンピュータ上で独立している文書をデータベースで統括して管理できるので，大切な情報は常に最新の状態でグループや企業内で共有できます。ただし，公開したくない文書にはアクセス権（文書を参照したり編集したりできる権限）を設定できるので，機密を守って管理することもできます。
  

• 文書を体系化して分類，整理
  Document Managerのデータベースには，ユーザの利用環境に合わせてフォルダを定義できます。文書をフォルダに格納することで，体系的に管理できるようになります。また，文書には複数の索引を付けることができるので，フォルダとは別の観点で文書を分類，整理できます。
  

• 文書をいろいろな方法で検索
  文書を管理するフォルダの体系をたどったり，索引を基に文書を絞り込みながら検索できます。また，Document Managerで管理する文書には，作成した日付や作成者などの属性が付けられます。この属性を基に文書を検索できます。さらに，文書中の単語をキーワードにして検索することもできます（全文検索サーバとの連携が必要です）。
  

• 文書の再利用
  電子化された文書は，内容を更新して再利用できます。例えば， Document Managerに，議事録や旅費精算書のような定型文書のフォーマットを文書として登録しておきます。議事録や旅費精算書を作成するときには，このフォーマットをダウンロードして，必要なデータを入力するだけです。
  

• Windowsアプリケーションプログラムとの連携
  Document Managerは，WordやExcelといったWindowsアプリケーションプログラムで作成したファイルを文書として管理できます。したがって，Document Managerの導入前に作成したファイルを管理する場合でも，そのファイルを作成し直したり，特別にデータを変換したりする必要はありません。
  

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