Groupmax Document Manager Version 6　　システム管理者ガイド

4.3.2　フォーム文書データベースを使用した文書管理の例

ここでは，営業日報を管理するフォーム文書データベースの設定例を示します。

なお，フォーム文書データベースの設定及びアクセス権は，Document Managerの利用環境を考慮して，Document Manager管理者又は管理者によって権限を与えられたユーザが計画的に設計することをお勧めします。

＜この項の構成＞

(1)　フォーム文書データベースの設定例

(2)　アクセス権の設定例

(1)　フォーム文書データベースの設定例

フォーム文書データベースは，適用業務に合わせて定義して運用できます。例えば，営業日報の管理やディスカッション用のデータベースを構築します。ここでは，営業日報を管理するための「営業日報」データベースを運用します。

(a)　使用するフォーム

「営業日報」データベースに定義するフォームを，Groupmax Formで作成しておきます。ここで使用するフォームの例を図4-8に示します。

図4-8　「営業日報」データベースに定義するフォームの例

(b)　ユーザ定義属性

フォームから取り込んだ属性以外には，属性を追加しないで運用します。なお，フォームから取り込んだ属性は，Document Manager側で表4-11に示すような属性型として扱われることとします。

表4-11　フォーム文書データベースに読み込まれる属性型

属性名	属性型	フォーム文書データベースのプロパティダイアログボックスでの指定方法
訪問日時	固定長文字列型	固定長文字型
顧客名，製品名	固定長文字列型	固定長文字型
報告内容	可変長文字列型	文字型

ただし，「訪問日時」が定義されているフィールドには，日付を入力するので，Groupmax Integrated Desktopのフォーム文書データベースのプロパティダイアログボックスから，属性型を「日付型」に変更します。

(c)　目的別一覧の定義

フォーム文書データベース内の文書を表示するときの，目的別一覧を定義します。ここでは，次の二つの目的別一覧を定義します。

製品別

取り扱う製品で文書を分類して表示するための目的別一覧の定義例を，表4-12に示します。

表4-12　目的別一覧「製品別」の定義例

表示項目（表示順）	タイトル	表示形式	ソート
製品名	製品名	重複排除	昇順
顧客名	ユーザ	−	昇順
訪問日時	訪問日	−	降順
報告書作成者	営業担当	−	−
報告内容	報告内容	−	−

担当者別

営業担当者ごとに文書を分類して，更に担当製品ごとに文書を分類して表示するための目的別一覧の定義例を，表4-13に示します。

表4-13　目的別一覧「担当者及び製品別」の定義例

表示項目（表示順）	タイトル	表示形式	ソート
報告書作成者	営業担当	重複排除	昇順
製品名	製品名	重複排除	昇順
顧客名	ユーザ	−	−
訪問日時	訪問日	−	降順
報告内容	報告内容	−	−

(2)　アクセス権の設定例

営業日報を管理するフォーム文書データベースには，営業部に所属するユーザだけが，文書を登録できるようにアクセス権を設定して運用します。次のようにフォーム文書データベースのアクセス権を設定します。なお，この場合は，目的別一覧及びフォーム定義へのアクセス権は変更しません。

所有者

「すべて」を設定します。

グループ

「組織」の「営業部」に対して「編集」を設定します。

全ユーザ

「参照」を設定します。

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