Groupmax Document Manager Version 6　　システム管理者ガイド

4.1.3　一般文書データベースの定義と変更

ここでは，GUIから一般文書データベースを定義及び変更する操作の概要について説明します。なお，操作方法の詳細については，Groupmax Integrated Desktopのオンラインヘルプ又はマニュアル「Windows 3.1 Groupmax Document Manager Version2.0 ユーザーズガイド」を参照してください。

＜この項の構成＞

(1)　一般文書データベースの定義の流れ

(2)　一般文書データベースの新規作成

(3)　一般文書データベースの属性の追加

(4)　一般文書データベースの属性の変更

(5)　一般文書データベースのアクセス権の変更

(6)　一般文書データベースの削除

(1)　一般文書データベースの定義の流れ

一般文書データベースの定義の流れについて説明します。一般文書データベースを定義する前には，利用環境や業務内容を考慮して，計画的に設計しておくことをお勧めします。

1. 一般文書データベースを新規作成します

2. 必要に応じて，ユーザ定義属性を追加します。

3. 必要に応じて，属性値及びアクセス権を変更します。

4. 不要な一般文書データベースは削除します。

(2)　一般文書データベースの新規作成

一般文書データベースは用途に合わせて複数作成できます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は［共用キャビネットの文書データベース管理］ウィンドウで作成します。Document Manager Clientから操作する場合は「新規文書DBの作成」ダイアログボックスで作成します。ただし，通常は，システム文書データベースだけで運用することをお勧めします。この場合，フォルダを詳細に設計して，文書管理の効率化を図ります。

(3)　一般文書データベースの属性の追加

一般文書データベースへ属性を追加できます。ユーザ定義属性は，Groupmax Integrated Desktopの一般文書データベースのプロパティダイアログボックス又は，Document Manager Clientの「文書DB属性」ダイアログボックスで追加します。

追加した属性は，登録した文書に引き継がれます。一般文書データベースから引き継いだ属性に対して，文書ごとに属性値を設定すれば，検索するときの検索条件が増えることになります。

例えば，議事録を作成するときには，会議の開催日や出席者を明確にしておく必要があります。これらの情報を文書ごとに設定する場合に，一般文書データベースに属性を追加します。なお，次に示すような一般文書データベースには属性を追加できません。

• 既に文書が登録されている一般文書データベース

• 下位文書データベースを持つ上位文書データベース

したがって，ユーザ定義属性は，一般文書データベースを定義するときに追加することをお勧めします。また，すべての一般文書データベースに共通する属性は，システム文書データベースに対してあらかじめ定義しておくと便利です。ただし，上位文書データベースから引き継いだ属性は削除できないので，計画的に設計してください。

なお，ユーザ定義属性として指定できる属性名には次の制限があります。

• 1〜63バイトで指定します。

• 属性名として使用できるのは，次に示す文字です。
  
  • 1バイトコードの＜英大文字＞，＜英小文字＞，＜数字＞，「_」（アンダースコア）
  • 2バイトコードの文字（ただし，空白を除く）

• 「IS_」又は「_」（アンダースコア）で始まる名称は，使用できません。
  また，整数型，日時型及び固定長文字列型の属性は，インデクスを付加することによって，属性検索を高速化できます。ただし，インデクスを付加すると，文書の更新処理に掛かる時間や，オブジェクトサーバの環境設定で定義するDocument Managerのインデクス用エリアの容量に影響します。このため，運用上検索対象になる属性に対してだけ，計画的にインデクスを付加することをお勧めします。
  

(4)　一般文書データベースの属性の変更

一般文書データベースに付けられている属性値を，変更できます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は，一般文書データベースのプロパティダイアログボックスで変更します。Document Manager Clientから操作する場合は「文書DB属性」ダイアログボックスから変更できます。属性値を変更できる属性を表4-2及び表4-3に示します。

表4-2　属性値を変更できる一般文書データベースの属性（Groupmax Integrated Desktopの場合）

属性	意味
名前※1	一般文書データベースの名称
作成者	一般文書データベースの作成者
所有者※2	一般文書データベースの所有者
アプリケーション（AP情報識別子）	一般文書データベースのアプリケーション情報
全文検索データベース	所属する文書を登録する全文検索サーバの全文検索DB名

注※1　［名前の変更］ダイアログボックスから変更できます。

注※2　アクセス権ダイアログボックスから変更できます。

表4-3　属性値を変更できる一般文書データベースの属性（Document Manager Clientの場合）

属性	意味
名前	一般文書データベースの名称
作成者	一般文書データベースの作成者
所有者※1	一般文書データベースの所有者
アプリケーション名（AP情報識別子）	一般文書データベースのアプリケーション情報
文書ひな形ファイル名※2	文書ひな形ファイル
TSサーバDB（TS情報ID）	所属する文書を登録する全文検索サーバの全文検索DB名

注※1　「文書DBアクセス権」ダイアログボックスから変更できます。

注※2　「ファイルの一覧」ダイアログボックスから変更できます。

(5)　一般文書データベースのアクセス権の変更

一般文書データベースのアクセス権を変更できます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は，アクセス権ダイアログボックスで変更します。Document Manager Clientから操作する場合は「文書DBアクセス権」ダイアログボックスから変更します。システム文書データベースだけで運用している場合でも，複数定義して運用している場合でも，すべてのユーザにすべての権限を与えておきます。

なお，これらのダイアログボックスから一般文書データベースの所有者を変更できます。

(6)　一般文書データベースの削除

不要になった一般文書データベースは削除できます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は，［共用キャビネットの文書データベース管理］ウィンドウで削除します。Document Manager Clientから操作する場合は［文書DB］ウィンドウで削除します。ただし，次に示すような一般文書データベースは削除できません。

• 文書が登録されている一般文書データベース

• 作業領域に文書ひな形を取り出している一般文書データベース

• 下位文書データベースを持つ上位文書データベース

• システム文書データベース

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