文書をデータベースに登録して一元管理できます。また，文書を登録する際には，必要に応じて「Version1」や「Version2」などの版（バージョン）を付けて，文書の履歴を管理できます。文書のバージョンを管理することで，過去のある時点での文書を復元したり，その文書を流用して新たに文書を作成したりできます。一つのバージョンだけを持ち，バージョンを管理しない文書を，バージョンなし文書といいます。複数のバージョンを持ち，バージョンを管理する文書を，バージョン付き文書といいます。

バージョン付き文書の管理例を次の図に示します。

図1-2　バージョン付き文書の管理例

この例では，バージョン付き文書「発表資料」を作成して，社内発表時および社外発表時にバージョンを追加して，管理しています。

文書のバージョンを管理するときには，新しく文書を作成した時点からバージョンを付け始め，更新のたびにバージョンを追加していきます。バージョンを追加する場合は，チェックアウトとチェックインという操作が必要になります。チェックアウトは，新しいバージョンの追加を予約するために，最新バージョンの次に仮のバージョンを追加する操作です。また，チェックインは，チェックアウトで追加した仮のバージョンを最新バージョンとして確定する操作です。チェックアウト中はチェックアウトしたユーザ以外は文書を上書きできないため，ほかのユーザによる文書の二重更新を防止できます。

なお，一つの文書に登録できるファイルサイズの上限は100MBまで（稼働環境において物理的にメモリを確保できることが前提）ですが，文書の操作にかなりの時間が必要となるため，20MBまでを推奨します。