文書をまとめて格納するフォルダや,文書を分類するフォルダを利用して文書を管理できます。文書をまとめたり,分類したりするフォルダに相当するオブジェクトを,フォルダといいます。
フォルダには,複数の文書またはフォルダを関連づけられます。フォルダを使用すると,複数の文書を目的に応じて一つにまとめて管理したり,一つの文書を複数の観点から分類して管理したりできます。また,フォルダとフォルダを関連づけることで,フォルダや分類に階層を持たせることもできます。
フォルダによる文書の管理例を次の図に示します。
図1-2 フォルダによる文書の管理例
この図では,プロジェクトAというフォルダで,このプロジェクトに関連する文書をまとめて管理しています。「製品仕様書」は,製品仕様書,設計メモおよび変更歴で構成されます。したがって,「プロジェクトA」フォルダの下位に「製品仕様書」というフォルダを作成して,関連する文書をまとめて格納して管理しています。
また,「作成者X」フォルダ,「作成者Y」フォルダおよび「カタログ」フォルダは,文書を分類するためのフォルダです。「プロジェクトAに関連する文書」,「プロジェクトAの製品仕様書を構成する文書」というまとめ方とは別の視点で,文書をまとめています。したがって,製品Aカタログや製品仕様書がプロジェクトAに関連する文書であることを知らないユーザでも,文書を分類しているフォルダからたどることで,文書を見つけやすくなります。