文書をデータベースに登録して一元管理できます。また,文書を登録する際には,必要に応じて「Version1」や「Version2」などの版(バージョン)を付けて,文書の履歴を管理できます。文書のバージョンを管理することで,過去のある時点での文書を復元したり,その文書を流用して新たに文書を作成したりできます。一つのバージョンだけを持ち,バージョンを管理しない文書を,バージョンなし文書といいます。複数のバージョンを持ち,バージョンを管理する文書を,バージョン付き文書といいます。
バージョン付き文書の管理例を次の図に示します。
図1-1 バージョン付き文書の管理例
この例では,バージョン付き文書「発表資料」を作成して,社内発表時および社外発表時にバージョンを追加して,管理しています。
文書のバージョンを管理するときには,新しく文書を作成した時点からバージョンを付け始め,更新のたびにバージョンを追加していきます。バージョンを追加する場合は,チェックアウトとチェックインという操作が必要になります。チェックアウトは,新しいバージョンの追加を予約するために,最新バージョンの次に仮のバージョンを追加する操作です。また,チェックインは,チェックアウトで追加した仮のバージョンを最新バージョンとして確定する操作です。チェックアウト中はチェックアウトしたユーザ以外は文書を上書きできないため,ほかのユーザによる文書の二重更新を防止できます。