JP1 Version 9 JP1/IT Desktop Management 導入・設計ガイド

2.11.4 契約情報の管理

資産画面の［契約］画面で契約情報を登録して管理できます。

契約情報を登録するには、各契約情報を手動で追加する方法と、契約情報のCSVファイルを作成しインポートする方法があります。

契約の満了や中止、契約対象の資産の変更、契約期間の延長などがあった場合は、契約情報をメンテナンスして最新の状態を保つようにします。

なお、契約情報をエクスポートして、編集したCSVファイルをインポートすることで一括更新することもできます。

管理が不要になった契約情報は削除することもできます。

この項の構成

(1) 契約状態の管理

(2) ハードウェア資産とソフトウェアライセンスに掛かる費用の把握

(3) ハードウェア資産の費用の計算方法

(4) ソフトウェアライセンスの費用の計算方法

(5) 契約の期限切れの通知

(1) 契約状態の管理

契約情報には、その契約が有効（契約期間内）か無効（契約終了）かの［契約状態］を設定できます。［契約状態］を設定することで、締結している契約の状況を一覧で把握できます。また、終了した契約についても、期間内の契約とあわせて確認できます。

契約状態には次の種類があります。

契約中　

契約が契約期間内であることを意味します。契約期間が過ぎている場合にこの契約状態のままだと、期限切れの契約として扱われます。

途中解約　

契約が終了していることを意味します。契約期間内に途中解約した場合は、この契約状態を設定します。

満了　

契約が終了していることを意味します。

このほかに、管理者が任意の項目を追加できます。項目はデフォルトの項目とは別に100種類まで登録できます。

参考

契約状態と契約期間を登録すると、ダイジェストレポートで期限切れの近い契約を確認できます。

(2) ハードウェア資産とソフトウェアライセンスに掛かる費用の把握

ハードウェア資産またはソフトウェアライセンスの運用に掛かる費用をレポートから確認できます。資産に掛かる費用は、［資産詳細レポート］の次のレポートで確認できます。

［ハードウェア資産の費用］レポート

［ソフトウェアライセンスの費用］レポート

これらのレポートでは、契約種別ごとに月単位、四半期単位、半期単位、年度単位で契約費用を確認できます。

なお、費用を確認するためには、契約情報に費用を設定して、ハードウェア資産情報またはソフトウェアライセンス情報に関連づけておく必要があります。

契約情報を関連づけて費用を把握する概念を次の図に示します。

上の図では、ハードウェア資産と関連づいたリース契約に、10月～3月の契約期間の月払いが設定されています。このため、契約期間の6か月間、月額\10,000が計上されます。同様に、サポート契約も契約期間の12か月間、月額\60,000が計上されます。購入は一括払いが設定されているため、12月に\110,000が計上されます。

このようにして算出された毎月の金額を集計し、四半期単位、半期単位、年度単位の金額が計上されます。

参考

金額は契約単位に集計されます。契約情報に関連づいたハードウェア資産の台数には依存しません。

(3) ハードウェア資産の費用の計算方法

契約情報とハードウェア資産情報を関連づけると、契約費用が計算されます。ハードウェア資産の費用は、レポート画面の［資産詳細レポート］－［ハードウェア資産の費用］レポートに表示されます。

契約費用の計算方法について、次に示します。

契約種別ごとの費用

各月の費用総額が契約種別ごとに計算されます。この各月の費用を使用して、四半期、半期、年度の累計費用が計算されます。月払いは「月額」、一括払いは「総額」から各月の費用を割り出します。年度の開始月は、設定画面の［レポート］－［保存期間と開始日の設定］画面で設定した値が使用されます。［ハードウェア資産の費用］レポートを表示した日を含む12か月分が表示されます。

契約種別ごとに次のような条件に従って、費用が計算されます。

なお、ここでは契約種別が「XXX」の費用を計算する場合について示します。「XXX」には、次の契約種別が入ります。

リース

レンタル

保守

サポート

購入

管理者が追加した契約種別

支払方法計算方法

月払い次の条件をすべて満たす契約情報について、「月額」を累計します。

［契約種別］が「XXX」になっている。

［支払い方法］が「月払い」になっている。

［契約対象のハードウェア資産］にハードウェア資産情報が関連づけられている。

指定した月に費用発生日が含まれる。

なお、「月払い」の費用発生日は、［契約期間］の契約開始日を基準として［契約期間］が終了するまで1か月ごとに出現します。
［契約期間］が2011/4/10～2011/6/10の場合は、費用発生日は、2011/4/10、2011/5/10、2011/6/10です。そのため、指定した月が2011年4月、2011年5月、2011年6月の場合に、費用が発生します。

一括払い次の条件をすべて満たす契約情報について、「総額」を累計します。

［契約種別］が「XXX」になっている。

［支払い方法］が「一括払い」になっている。

［契約対象のハードウェア資産］にハードウェア資産情報が関連づけられている。

指定した月に費用発生日が含まれる。

なお、「一括払い」の費用発生日は、「契約日」です。

エクスポート

集計したハードウェア資産の費用は、CSVファイルに出力できます。出力されるCSVファイルの形式は次のとおりです。

「レポート名」、「リスト名」、「作成日時」、「通貨単位」、「集計期間」は、テキスト文字列を「”」（ダブルクォーテーション）なしで出力する。

上記以外のデータ部分は、「”」（ダブルクォーテーション）付きで出力する。

空白カラムは、「,」（コンマ）区切りだけ出力する。

CSVファイルの出力例を次に示します。

なお、デフォルトの契約種別に加えて、カスタマイズした契約種別数分のデータが出力されます。

支払方法	計算方法
月払い	次の条件をすべて満たす契約情報について、「月額」を累計します。［契約種別］が「XXX」になっている。［支払い方法］が「月払い」になっている。［契約対象のハードウェア資産］にハードウェア資産情報が関連づけられている。指定した月に費用発生日が含まれる。なお、「月払い」の費用発生日は、［契約期間］の契約開始日を基準として［契約期間］が終了するまで1か月ごとに出現します。［契約期間］が2011/4/10～2011/6/10の場合は、費用発生日は、2011/4/10、2011/5/10、2011/6/10です。そのため、指定した月が2011年4月、2011年5月、2011年6月の場合に、費用が発生します。
一括払い	次の条件をすべて満たす契約情報について、「総額」を累計します。［契約種別］が「XXX」になっている。［支払い方法］が「一括払い」になっている。［契約対象のハードウェア資産］にハードウェア資産情報が関連づけられている。指定した月に費用発生日が含まれる。なお、「一括払い」の費用発生日は、「契約日」です。

(4) ソフトウェアライセンスの費用の計算方法

契約情報とソフトウェアライセンス情報を関連づけると、契約費用が計算されます。ソフトウェアライセンスの費用は、レポート画面の［資産詳細レポート］－［ソフトウェアライセンスの費用］レポートに表示されます。

契約費用の計算方法について、次に示します。

契約種別ごとの費用

各月の費用総額が契約種別ごとに計算されます。この各月の「月額」または「総額」を使用して、四半期、半期、年度の累計費用が計算されます。年度の開始月は、設定画面の［レポート］－［保存期間と開始日の設定］画面で設定した値が使用されます。年度は、［ソフトウェアライセンスの費用］レポートを表示した日を含む12か月分が表示されます。

契約種別ごとに次のような条件に従って、費用が計算されます。

なお、ここでは契約種別が「XXX」の費用を計算する場合について示します。「XXX」には、次の契約種別が入ります。

リース

レンタル

保守

サポート

購入

管理者が追加した契約種別

支払方法計算方法

月払い次の条件をすべて満たす契約情報について、「月額」を累計します。

［契約種別］が「XXX」になっている。

［支払い方法］が「月払い」になっている。

［契約対象のソフトウェアライセンス］にソフトウェアライセンス情報が関連づけられている。

指定した月に費用発生日が含まれる。

なお、「月払い」の費用発生日は、［契約期間］の契約開始日を基準として［契約期間］が終了するまで1か月ごとに出現します。
［契約期間］が2011/4/10～2011/6/10の場合は、費用発生日は、2011/4/10、2011/5/10、2011/6/10です。そのため、指定した月が2011年4月、2011年5月、2011年6月の場合に、費用が発生します。

一括払い次の条件をすべて満たす契約情報について、「総額」を累計します。

［契約種別］が「XXX」になっている。

［支払い方法］が「一括払い」になっている。

［契約対象のソフトウェアライセンス］にソフトウェアライセンス情報が関連づけられている。

指定した月に費用発生日が含まれる。

なお、「一括払い」の費用発生日は、「契約日」です。

エクスポート

集計したソフトウェアライセンスの費用は、CSVファイルに出力できます。出力されるCSVファイルの形式は次のとおりです。

「レポート名」、「リスト名」、「作成日時」、「通貨単位」、「集計期間」は、テキスト文字列を「”」（ダブルクォーテーション）なしで出力する。

上記以外のデータ部分は、「”」（ダブルクォーテーション）付きで出力する。

空白カラムは、「,」（コンマ）区切りだけ出力する。

CSVファイルの出力例を次に示します。

なお、デフォルトの契約種別に加えて、カスタマイズした契約種別数分のデータが出力されます。

支払方法	計算方法
月払い	次の条件をすべて満たす契約情報について、「月額」を累計します。［契約種別］が「XXX」になっている。［支払い方法］が「月払い」になっている。［契約対象のソフトウェアライセンス］にソフトウェアライセンス情報が関連づけられている。指定した月に費用発生日が含まれる。なお、「月払い」の費用発生日は、［契約期間］の契約開始日を基準として［契約期間］が終了するまで1か月ごとに出現します。［契約期間］が2011/4/10～2011/6/10の場合は、費用発生日は、2011/4/10、2011/5/10、2011/6/10です。そのため、指定した月が2011年4月、2011年5月、2011年6月の場合に、費用が発生します。
一括払い	次の条件をすべて満たす契約情報について、「総額」を累計します。［契約種別］が「XXX」になっている。［支払い方法］が「一括払い」になっている。［契約対象のソフトウェアライセンス］にソフトウェアライセンス情報が関連づけられている。指定した月に費用発生日が含まれる。なお、「一括払い」の費用発生日は、「契約日」です。

(5) 契約の期限切れの通知

契約情報の［契約期間］に設定された契約終了日を基に、契約の期限切れをメールで通知できます。

期限切れの通知には、ダイジェストレポートの送付の機能を使用します。ダイジェストレポートの送付先は、設定画面の［レポート］－［ダイジェストレポートの設定］画面で設定できます。

メールでは、期限切れの契約情報の数が通知されます。期限切れと見なされる契約情報の条件を次に示します。

［契約状態］が「満了」または「途中解約」以外である。

通知日が契約終了日を過ぎている。

期限切れの契約情報について詳細が知りたい場合は、メール本文のリンクをクリックしてください。リンクをクリックすると、レポート画面が表示されます。レポート画面の［ダイジェストレポート］画面で、期限切れの契約情報のリンクをクリックすると、資産画面に遷移して該当する契約情報の詳細を確認できます。

参考

契約期限は、［3か月以内に期限が切れる契約］パネルでも確認できます。

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