1. 現行業務の流れを調査する
   まず，現行の業務の流れを調査します。ここでは，「だれが」「何を」「だれに」送るのかの経路を明確にします。さらに，個々の作業者の作業の内容も調査します。
   
2. 使用する文書を調査する
   続いて，業務でどのような文書が使用されているかを調査します。
   

1. 業務の流れを見直す
   (1)で調査した業務の流れで，目的が不明確だったり，矛盾が生じている作業がないかを検討します。さらに，重複する作業がないか，並行して処理できないかなどを検討します。
   
2. 使用する文書を見直す
   (1)で調査した文書に，不要な情報や重複する情報が含まれていないかなどを検討します。
   

(2)での見直しを基に，問題点を解決して，新しい業務の流れを作成します。