5.2.1 PCから文書を登録する

ここでは,PCから文書を登録する方法について説明します。

<この項の構成>
(1) 操作する権限
(2) 操作手順
(3) 参考
(4) 補足事項
(5) 注意事項
(6) Drag & Dropエリアで複数文書を一括して登録する場合の注意事項
(7) 画面の参照個所

(1) 操作する権限

文書を登録する文書フォルダに対する「リンク」以上の権限が必要です。

(2) 操作手順

操作手順を次に示します。

  1. フォルダツリー領域で,文書を登録したいフォルダをクリックします。
    [文書一覧]画面が表示されます。
  2. [文書を作成する]ボタンをクリックします。
    [文書の作成]画面が表示されます。
  3. 次の項目を指定します。
    • [文書種別マスタ]
    • [名前]
    • [文書ファイル]
    • [全文検索テキスト]
    • [コメント]
    • ユーザ定義プロパティ
    文書種別マスタを使用しない場合は操作5.に進みます。
  4. [文書種別情報]ボタンをクリックして,表示された項目を指定します。
  5. [関連ファイル]ボタンをクリックして,関連ファイルを指定します。
    1つの文書内に同名の文書ファイルは登録できません。同名の文書ファイルがある場合,[文書を作成する]ボタンをクリックしたときにエラーになります。
  6. 指定した内容を確認して,[文書を作成する]ボタンをクリックします。文書番号を採番して文書を登録する場合は,[採番して文書を作成する]ボタンをクリックします。
    文書の登録を確認するダイアログが表示されます。
  7. ダイアログで[OK]ボタンをクリックします。
    文書が登録されて,[文書の作成]画面が閉じます。

(3) 参考

[文書一覧]画面に文書ファイルをドラッグ&ドロップして,文書を登録することもできます。ドラッグ&ドロップの操作で登録する操作手順を次に示します。

  1. フォルダツリー領域で,文書を登録したいフォルダをクリックします。
    [文書一覧]画面が表示されます。
  2. ユーザのPCにあるファイルを,[文書一覧]画面のDrag & Dropエリアにドラッグ&ドロップします。
    ドラッグ&ドロップしたファイルのパスが[文書ファイル]表示ボックスに設定された[文書の作成]画面が表示されます。
    システム管理者の設定によって複数文書を一括登録できる場合に,複数のファイルを一括でDrag & Dropエリアにドラッグ&ドロップすると,[文書の作成(複数ファイル)]画面が表示されます。
    このほかの操作については,文書を登録する手順と同じです。操作手順の操作3.以降を参照してください。

(4) 補足事項

(5) 注意事項

(6) Drag & Dropエリアで複数文書を一括して登録する場合の注意事項

ドラッグ&ドロップで複数文書を一括登録した場合に,作成後の文書に設定される値を次に示します。

表5-1 ドラッグ&ドロップによる複数文書の一括登録後の文書に設定される値

項番項目作成後の文書の状態
1フォルダパスドラッグ&ドロップ先のフォルダパス
2文書種別マスタ登録先のフォルダの文書種別マスタ設定値と同じ値を設定します。
3名前ファイル名(拡張子を除く)
4作成者ログインユーザ
5作成日時登録時の日時
6更新者ログインユーザ
7更新日時登録時の日時
8文書ファイルドロップされた文書ファイル
9コメント空欄です。
10関連ファイル登録されません。
11ユーザ定義プロパティ(整数型)※10
12ユーザ定義プロパティ(日付型)※1''(空文字)
13ユーザ定義プロパティ(文字列型)※1''(空文字)
14文書種別プロパティ(整数型)※20※2
15文書種別プロパティ(日付型)※2''(空文字)※2
16文書種別プロパティ(文字列型)※2''(空文字)※2
17文書種別プロパティ(マスタ型)※2''(空文字)※2
18文書種別プロパティ(長文字列型)※2''(空文字)※2
注※1
文書のプロパティにユーザプロパティを設定した場合に有効となります。
注※2
文書種別の「文書作成時に指定するプロパティ」を設定した場合に有効になります。なお,システム管理者が初期設定値を指定した場合は,その指定値がデフォルト値として設定されます。

(7) 画面の参照個所

参照したい画面に応じて,次の表に示す個所を参照してください。

画面名参照個所
フォルダツリー領域2.3.2
[文書一覧]画面5.3.1
[文書の作成]画面5.3.2
複数文書の一括登録の画面5.3.3