1.2.1 DocumentBroker Standard GUIで管理する文書

DocumentBroker Standard GUIで管理する文書には,次の2種類があります。

それぞれの文書について説明します。また,一般文書と公開文書に対して実行できる操作についても説明します。

<この項の構成>
(1) 一般文書
(2) 公開文書
(3) 一般文書と公開文書に対して実行できる操作

(1) 一般文書

一般文書とは,アクセス権を持つユーザが自由に更新できる公開していない文書のことです。

WordやExcelなどのアプリケーションを使用して作成した文書を,DocumentBroker Standard GUIに登録します。

一般文書の特徴を次に示します。

(2) 公開文書

公開文書とは,審査・承認を受けて公開された文書のことです。

文書の審査・承認処理を実施すると,自動的に公開フォルダに文書がコピーされます。公開開始日になると,ユーザ,組織,またはグループに公開されます。

公開文書の特徴を次に示します。

(3) 一般文書と公開文書に対して実行できる操作

一般文書と公開文書では,実行できる操作が異なります。それぞれの文書に対して実行できる操作を次の表に示します。

表1-1 一般文書と公開文書に対して実行できる操作

項番操作一般文書公開文書
1文書の登録×
2文書の更新×
3文書のプロパティの更新×
4文書のアクセス権の更新×
5文書のコピー
6文書の移動×
7文書の参照
8文書のプロパティの参照
9文書の更新履歴の参照
10文書のアクセス権の参照×
11文書のURLのコピー
12文書の検索
13文書のごみ箱への移動×
14文書の削除×
15文書の更新履歴の削除×
16原本性の検証×
17公開文書の改訂×
18公開文書の分岐×
19リファレンスファイル文書化
20文書の更新履歴数の制限×
(凡例)
○:実行できます。
×:実行できません。

文書リンクを設定,参照,および削除する操作は,操作対象となる文書の組み合わせによって実行できるかどうかが異なります。

文書リンクを設定,参照,および削除する文書の組み合わせと操作の実行可否を,次の表に示します。なお,主ファイルと関連ファイル,および関連ファイルと関連ファイルのリンクは設定できません。

表1-2 文書リンクを設定,参照,および削除する文書の組み合わせと操作の実行可否

文書の種類リンク先文書
一般文書※1公開文書ワークスペースの文書※5ごみ箱の文書
公開中※2改訂中※3公開終了※4
リンク元文書一般文書××××
公開文書公開中××××××
改訂中××××××
公開終了××××××
ワークスペースの文書×※6××××
ごみ箱の文書××××××
(凡例)
○:文書リンクを設定,参照,および削除できます。
×:文書リンクを設定,参照,および削除できません。
注※1
空文書にはリンクを設定できません。
注※2
公開フォルダにあり,公開している文書です。
注※3
公開フォルダにあり,改訂中の文書です。
注※4
公開フォルダにあり,公開が終了した文書です。
注※5
ワークスペースにあり,審査・承認をしている文書です。
注※6
リンク先の公開文書のリンク一覧からは参照できません。