DocumentBroker Standard GUIは,業種・業務に依存しない標準的な企業内文書管理システムを提供するECMパッケージ製品です。
DocumentBroker Standard GUIは,文書を審査・承認後に公開する仕組み,公開する文書に電子署名や承認日時を付与する機能などを文書管理システムに取り込むことで,コンプライアンスや情報セキュリティへの対応を実現します。
DocumentBroker Standard GUIを使用すると,次の図に示すような文書管理システムが構築できます。
図1-1 DocumentBroker Standard GUIを使用したシステムでの文書管理
DocumentBroker Standard GUIの特長を次に示します。
DocumentBroker Standard GUIでは,プログラミングレスでシステムが構築できるように,DocumentBrokerの文書管理に対応した標準的なGUIを提供しています。
通常,DocumentBrokerでは,GUIを使用できるシステム環境を構築するために,DocumentBrokerのどの機能をGUIで操作するかを検討して,その機能を実現するユーザアプリケーションプログラムをWebサービスなどのサーバ上に開発する必要があります。これに対し,DocumentBroker Standard GUIでは,標準的なGUIを提供しているので,ユーザアプリケーションプログラムを開発する必要がありません。
また,提供するGUIは,一覧表示項目の変更やユーザプロパティの追加などのカスタマイズもできます。
作成した文書を審査・承認後に公開する仕組みを提供しています。審査・承認は,Webブラウザ上で処理できます。また,審査・承認の進捗状況を確認したり,審査・承認者への依頼や申請者への結果報告(処理完了または却下)をメールで通知したりすることもできます。
公開する文書に電子署名や承認日時(タイムスタンプ)を付与できます。これによって,「だれが」,「いつ」承認した文書であるかを証明し,文書の改ざんを防止します。また,公開されている文書が原本であることを検証することもできます。
フォルダや文書などに対するユーザの操作を履歴(監査証跡ログ)として記録できます。これによって,情報漏えいなどにつながるような不正な操作が行われていないかを監視できます。
ディレクトリサーバを使用してユーザ認証を管理できます。また,アクセス権は,文書やフォルダごとに設定できます。参照する権限のない文書は,検索結果の一覧にも表示されないので,関係者以外に存在を知られたくない文書も安心して管理できます。
さらに,DocumentBroker Standard GUIでは,ActiveXコントロールを使用しない運用ができます。ActiveXコントロールを使用しないことで,より高度なセキュリティ管理を実現します。
なお,データの送受信時のセキュリティを強化するために,DocumentBroker Standard GUIはSSLに対応しています。SSL対応の環境で使用する場合は,使用するWebサーバでSSLの設定を行ってください。
次に示す機能を使って,大量の文書を扱いやすく管理できます。
大量の文書の中から必要な文書を探し出すために,次に示す検索機能が利用できます。