ソフトウェアライセンスの管理を始めるには、JP1/IT Desktop Managementに管理ソフトウェア情報とソフトウェアライセンス情報を登録する必要があります。管理ソフトウェア情報とソフトウェアライセンス情報を登録することで、ソフトウェアライセンスの利用状況を把握できるようになります。ソフトウェアライセンスの利用状況を把握する流れを次の図に示します。
ソフトウェアライセンス情報には、所有しているソフトウェアライセンスの情報と対応するソフトウェア名(管理ソフトウェア)を設定します。
管理ソフトウェア情報には、ライセンス消費数をカウントするソフトウェア情報を指定します。複数のソフトウェア情報を指定して、1種類のソフトウェアとして管理することもできます。これによって、ソフトウェアのインストール数が集計され、利用実態を把握できます。また、対応するソフトウェアライセンス情報が設定されている場合は、管理ソフトウェアごとのライセンスの保有数や残数が集計され、ソフトウェアライセンスの過不足を把握できます。
なお、ソフトウェアライセンス情報にソフトウェアライセンスを割り当てる(利用許可する)コンピュータを登録できます。ソフトウェアライセンスをコンピュータに割り当てることで、未許可でソフトウェアをインストールしているコンピュータや、利用許可しているのにソフトウェアをインストールしていないコンピュータを把握できるようになります。
(1) 管理ソフトウェア情報の管理
資産画面の[管理ソフトウェア]画面で、管理ソフトウェア情報を登録して管理できます。
管理ソフトウェア情報を登録するには、手動で登録する方法と、管理ソフトウェア情報のCSVファイルを作成しインポートする方法があります。
対応するソフトウェアの追加や変更があった場合は、管理ソフトウェア情報をメンテナンスして最新の状態を保つようにします。
なお、管理ソフトウェア情報をエクスポートして、編集したCSVファイルをインポートすることで一括更新することもできます。
管理が不要になった管理ソフトウェア情報は削除することもできます。
(2) ライセンス状態の管理
ソフトウェアライセンス情報には、ライセンスが使用中なのか滅却済みなのかといった[ライセンス状態]を設定できます。[ライセンス状態]を設定することで、所有しているソフトウェアライセンスを一覧で把握できるだけでなく、滅却済みのソフトウェアライセンスをあわせて把握できるようになります。
ライセンス状態には次の種類があります。
このほかに、管理者が任意の項目を追加できます。項目はデフォルトの項目とは別に100種類まで登録できます。
予定ライセンス状態の管理
将来変更する予定のライセンス状態を設定できます。予定ライセンス状態を設定することで、ライセンス管理の作業予定を把握できます。設定できる状態の項目は、ライセンス状態の項目と同じです。
例えば、「使用中」のソフトウェアライセンスに対して、予定ライセンス状態「滅却」と変更予定日を設定しておくことで、そのソフトウェアライセンスを滅却処理する予定日を把握できるようになります。
設定できる予定ライセンス状態の種類は、ライセンス状態と同じです。
なお、予定ライセンス状態は、変更予定日を過ぎても自動的には変更されません。変更予定日を目安に、管理者がライセンス状態を変更する必要があります。ライセンス状態を予定ライセンス状態の状態に変更すると、予定ライセンス状態と変更予定日の設定値がクリアされます。
(3) ソフトウェアライセンス情報の管理
資産画面の[ソフトウェアライセンス]画面で、ソフトウェアライセンス情報を登録して管理できます。
ソフトウェアライセンス情報を登録するには、手動で登録する方法と、ソフトウェアライセンス情報のCSVファイルを作成しインポートする方法があります。
ソフトウェアライセンスの割り当て先の変更、ソフトウェアの滅却、対象となる契約の追加や削除などがあった場合は、ソフトウェアライセンス情報をメンテナンスして最新の状態を保つようにします。
なお、ソフトウェアライセンス情報をエクスポートして、編集したCSVファイルをインポートすることで一括更新することもできます。
管理が不要になったソフトウェアライセンス情報は削除することもできます。
ソフトウェアライセンス情報には、対応する契約情報を設定できます。
関連リンク
(4) 棚卸日の更新方法
ハードウェア資産情報およびソフトウェアライセンス情報の[棚卸日]を更新できます。[棚卸日]を更新すると、棚卸で確認できなかった資産がないかどうかを確認できます。
(5) ソフトウェアライセンスの割り当て管理
コンピュータにソフトウェアライセンスを割り当てて管理することで、未許可でソフトウェアをインストールしているコンピュータや、利用許可しているのに利用されていないソフトウェアライセンスを把握できるようになります。
コンピュータにソフトウェアライセンスを割り当てて管理するためには、ソフトウェアライセンス情報に割り当てるコンピュータを指定します。そのあと、管理ソフトウェア情報を登録する際に、割り当て先を指定したソフトウェアライセンス情報を関連づけます。これによって、ソフトウェアがインストールされているコンピュータの情報と、ソフトウェアライセンスの割り当て先が比較され、割り当てどおりにソフトウェアライセンスが利用されているかどうかを確認できるようになります。コンピュータにソフトウェアライセンスを割り当てて管理する仕組みを、次の図に示します。
ソフトウェアが割り当てどおりに使われているかどうかは、資産画面の[管理ソフトウェア]画面の[インストール済みコンピュータ]タブおよび[割り当て済みコンピュータ]タブで確認できます。
[インストール済みコンピュータ]タブでは、管理ソフトウェア情報に指定したソフトウェアがインストールされているコンピュータが表示されます。このタブで、[未割り当てコンピュータだけを表示する]をチェックしてソフトウェアライセンスを割り当てていないコンピュータを表示すると、未許可でソフトウェアをインストールしているコンピュータを把握できます。
[割り当て済みコンピュータ]タブでは、ソフトウェアライセンスを割り当てたコンピュータが表示されます。このタブで、[未インストールのコンピュータだけを表示する]をチェックしてソフトウェアライセンスを割り当てているのにインストールしていないコンピュータを表示すると、利用されていないソフトウェアライセンスを把握できます。
(6) 契約情報と関連づけたソフトウェアライセンス情報の管理
ソフトウェアライセンス情報は、対応する契約情報を設定できます。
ソフトウェアライセンスに対応する契約を設定することで、どのソフトウェアライセンスに対してどの契約を結んでいるのかを把握できるようになります。また、レポートでソフトウェアライセンスに掛かる運用コストを確認できるようになります。
ソフトウェアライセンス情報と契約情報はn対1で対応づけられます。
(7) アップグレードライセンスとダウングレードライセンスの管理
ソフトウェアのアップグレードやダウングレードが発生する場合、それらのソフトウェアライセンス情報を登録して管理できます。
アップグレードライセンスとダウングレードライセンスを管理する場合、ソフトウェアライセンス情報の登録方法が通常と異なります。
アップグレードライセンスを登録する場合
ソフトウェアをアップグレードする場合、[アップグレード元ライセンス名]にアップグレード元のソフトウェアライセンス情報を登録します。
例えば、「ソフトウェアA」の「Ver 2」のソフトウェアライセンスを10個保有していて、「Ver 3」のアップグレードライセンスを7個購入した場合、「Ver 3」のソフトウェアライセンス情報を登録するときに、[アップグレード元ライセンス名]に「Ver 2」のソフトウェアライセンス情報を指定します。これによって、「Ver 2」のライセンス数は重複してカウントされないよう10から3に自動的に変更され、アップグレード後のライセンス数を正しく管理できるようになります。
ダウングレードライセンスを登録する場合
ソフトウェアをダウングレードする場合、ダウングレード先の管理ソフトウェア情報に、ダウングレードできるソフトウェアライセンス情報を登録します。
例えば、「ソフトウェアA」の「Ver 2」のソフトウェアライセンスを5個、「Ver 3」のソフトウェアライセンスを10個保有していて、「Ver 3」のソフトウェアライセンス6個を「Ver 2」にダウングレードする場合、「Ver 3」のソフトウェアライセンス情報を通常のソフトウェアライセンス4個と、ダウングレード用ライセンス6個に分けて登録します。ダウングレード用のソフトウェアライセンス情報には、「Ver 2」の管理ソフトウェア情報を指定します。これによって、「Ver 3」は4個、「Ver 2」はダウングレードライセンスと合わせて11個保有しているようになり、ダウングレード後のライセンス数を正しく管理できるようになります。