1.4 登録操作の流れ

資産管理システムでは,機器,契約,ソフトウェアなどの情報を,操作画面から登録できます。

ここでは,機器,契約,ソフトウェアなどの資産情報を登録する操作の流れを説明します。登録操作の流れと,各手順に該当する操作画面上の位置を次に示します。

図1-6 登録操作の流れ

[図データ]

  1. 業務メニューから実行したい業務(例えば「新規機器登録」)を選択する。
    選択した業務メニューに応じた画面が表示されます。
  2. 表示された画面で各項目を指定する。
    項目名に「★」が付いている項目は,必ず指定してください。
    部署および設置場所の項目は,簡易検索条件から選択して指定します。また,ログインユーザに分掌が割り当てられている場合,分掌に対応している業務の部署の項目は,ツリー上の分掌部署を選択して指定できます。
    ユーザ名は直接入力するか,または[参照]ボタンを使用して指定します。
    また,添付ファイルを指定する場合,[添付]ボタンを使用して指定します。
  3. [登録]ボタンをクリックする。
    指定した内容が資産管理データベースに登録されます。
<この節の構成>
(1) 部署の指定方法
(2) ユーザ名の指定方法
(3) 設置場所の指定方法
(4) 添付ファイルの指定方法

(1) 部署の指定方法

部署は[参照]ボタンを使用して部署を指定する方法と,簡易検索条件のツリー上の部署を選択して指定する方法があります。ただし,「分掌」の指定では[参照]ボタンを使用できません。簡易検索条件のツリー上の分掌部署名を選択してください。なお,操作画面からアンカーやボタンをクリックして表示されるダイアログでは,簡易検索条件のツリー上の部署を選択して指定することはできません。

[参照]ボタンを使用して部署を指定する手順を次に示します。

  1. 部署の指定領域の[参照]ボタンをクリックする。
    [部署参照]ダイアログが表示されます。
  2. ツリーから指定したい部署を選択して,[決定]ボタンをクリックする。
    [部署参照]ダイアログが閉じて,選択した部署が指定されます。

部署を選択した状態の[部署参照]ダイアログを次の図に示します。

図1-7 [部署参照]ダイアログ

[図データ]

(2) ユーザ名の指定方法

ユーザ名は[参照]ボタンを使用して指定する方法と,直接入力する方法があります。指定するユーザがAsset Information Managerに登録されている場合は,どちらかの方法で登録してください。機器を利用しているだけのユーザなど,Asset Information Managerに登録されていないユーザ名を指定する場合は,直接入力してください。

[参照]ボタンを使用してユーザ名を指定する手順を次に示します。

  1. ユーザ名の指定領域の[参照]ボタンをクリックする。
    [ユーザ参照]ダイアログが表示されます。
  2. ツリーから指定したいユーザが所属する部署を選択する。
    選択した部署に所属するユーザの一覧が表示されます。
  3. ユーザ名を選択して,[決定]ボタンをクリックする。
    [ユーザ参照]ダイアログが閉じて,選択したユーザが指定されます。

ユーザを選択した状態の[ユーザ参照]ダイアログを次の図に示します。

図1-8 [ユーザ参照]ダイアログ

[図データ]

(3) 設置場所の指定方法

操作画面からアンカーやボタンをクリックして表示されるダイアログでは,[参照]ボタンを使用して設置場所を指定します。設置場所を指定する手順を次に示します。

設置場所の指定方法を次に示します。

  1. 設置場所の指定領域の[参照]ボタンをクリックする。
    [設置場所参照]ダイアログが表示されます。
  2. ツリーから指定したい設置場所を選択して,[決定]ボタンをクリックする。
    [設置場所参照]ダイアログが閉じて,選択した設置場所が指定されます。

設置場所を選択した状態の[設置場所参照]ダイアログを次の図に示します。

図1-9 [設置場所参照]ダイアログ

[図データ]

(4) 添付ファイルの指定方法

契約書やライセンス証書など,契約の情報と一緒に管理したいファイルを,添付ファイルとして登録できます。添付ファイルを指定する手順を次に示します。

  1. 添付ファイルの指定領域の[添付]ボタンをクリックする。
    [添付ファイル編集]ダイアログが表示されます。
  2. [追加]ボタンをクリックする。
    [ファイル登録]ダイアログが表示されます。
  3. [参照]ボタンをクリックする。
    ファイルを選択するダイアログが表示されます。
  4. 追加したいファイルを選択して,[開く]ボタンをクリックする。
    「保存ファイル名」および「アップロードファイル」に,指定したファイルが追加されます。「保存ファイル名」に表示された文字列は編集できます。
  5. [決定]ボタンをクリックする。
    指定したファイルが追加されます。
  6. [閉じる]ボタンをクリックする。
    [ファイル登録]ダイアログが閉じます。
  7. [閉じる]ボタンをクリックする。
    [添付ファイル編集]ダイアログが閉じます。
    なお,この時点では,追加したファイルは,まだ資産管理システムには登録されていません。添付ファイルの指定領域のある画面で[登録]または[更新]ボタンをクリックすると,資産管理システムに登録されます。
    ファイルが登録される前に追加したファイルを開くと,「保存ファイル名」で指定した名称と異なるファイル名でダウンロードされます。

ファイルを指定した状態の[添付ファイル編集]ダイアログを次の図に示します。

図1-10 [添付ファイル編集]ダイアログ

[図データ]