4.1.6 分掌を参照および編集する

参照または編集したい部署の一つ上の階層の部署を簡易検索条件から選択し,「部署名/ユーザ名」に表示された「部署名」のアンカーをクリックすると表示される[部署詳細]ダイアログの[分掌]タブで,分掌の詳細情報を参照および編集します。

[部署詳細]ダイアログの「分掌」タブを次の図に示します。

図4-5 [部署詳細]ダイアログ(「分掌」タブ)

[図データ]

<この項の構成>
(1) 分掌を追加する
(2) 分掌情報を変更する
(3) 分掌を削除する
(4) 分掌をユーザに割り当てる
(5) 分掌情報をCSVファイルに出力する

(1) 分掌を追加する

分掌の追加手順を次に示します。

  1. [部署詳細]ダイアログの「分掌」タブを選択する。
  2. [新規登録]ボタンをクリックする。
    [分掌登録]ダイアログが表示されます。
    項目名に「★」の付いた項目は,必ず指定してください。
    • 分掌名
      分掌名を指定します。なお,同一部署内に,登録済みの分掌と同じ名称の分掌は作成できません。
    • 部署
      ツリー上の部署を選択すると,下位に所属する部署が「候補部署」に表示されます。ただし,最上位組織(ツリー上のトップ)は選択できません。
    • 候補部署(分掌部署)
      「部署」で選択した部署の直下に所属する部署が表示されます。
    • 分掌部署(分掌部署)
      分掌部署に指定する部署が表示されます。「候補部署」に表示されている部署を選択し,[割り当て]ボタンをクリックすると,選択した部署が「分掌部署」に移動します。
      指定した分掌を解除したい場合は,「分掌部署」に表示されている部署を選択し,[解除]ボタンをクリックすると,選択した部署が「候補部署」に移動します。
      [全て割り当て]ボタンをクリックすると,「候補部署」に表示されている部署がすべて「分掌部署」に移動します。
      [全て解除]ボタンをクリックすると,「分掌部署」に表示されている部署がすべて「候補部署」に移動します。
    キャンセルする場合は,[キャンセル]ボタンをクリックしてください。
  3. [決定]ボタンをクリックする。
    指定した内容で分掌が追加されます。

[分掌登録]ダイアログを次の図に示します。

図4-6 [分掌登録]ダイアログ

[図データ]

(2) 分掌情報を変更する

分掌情報の変更手順を次に示します。

  1. [部署詳細]ダイアログの「分掌」タブを選択する。
  2. 分掌情報を変更したい分掌名のアンカーをクリックする。
    [分掌更新]ダイアログが表示されます。このダイアログで分掌情報を変更します。
    指定できる項目は,[分掌登録]ダイアログと同じです。指定できる項目については,「(1) 分掌を追加する」の手順2.を参照してください。なお,「分掌部署」には,すでに分掌として指定されている部署が表示されています。
    キャンセルする場合は,[キャンセル]ボタンをクリックしてください。
  3. [決定]ボタンをクリックする。
    指定した内容で,分掌情報が変更されます。

(3) 分掌を削除する

分掌情報の削除手順を次に示します。

  1. [部署詳細]ダイアログの「分掌」タブを選択する。
  2. 削除したい分掌のチェックボックスをチェックする。
  3. [削除]ボタンをクリックする。
    選択した分掌が削除されます。

(4) 分掌をユーザに割り当てる

分掌をユーザに割り当てる手順を次に示します。

  1. [部署詳細]ダイアログの「分掌」タブを選択する。
  2. ユーザに割り当てたい分掌のチェックボックスをチェックする。
    一度に割り当てられる分掌は一つだけです。
  3. [割り当て]ボタンをクリックする。
    [分掌割り当て]ダイアログが表示されます。
    • 部署
      ツリー上の部署を選択すると,その直下に所属するユーザ名が「候補者」に表示されます。ただし,最上位組織(ツリー上のトップ)は選択できません。
    • 候補者(担当者)
      「部署」で選択した部署の直下に所属するユーザ名が表示されます。
    • 担当者(担当者)
      分掌を割り当てるユーザ名が表示されます。「候補者」に表示されたユーザ名から選択し,[割り当て]ボタンをクリックすると,選択したユーザ名が「担当者」に移動します。
      指定したユーザの割り当てを解除したい場合は,「担当者」のユーザ名を選択し,[解除]ボタンをクリックすると,選択したユーザ名が「候補者」に移動します。
      [全て割り当て]ボタンをクリックすると,「候補者」に表示されているユーザ名がすべて「担当者」に移動します。
      [全て解除]ボタンをクリックすると,「担当者」に表示されているユーザ名がすべて「候補者」に移動します。
    キャンセルする場合は,[キャンセル]ボタンをクリックしてください。
  4. [決定]ボタンをクリックする。
    指定した内容で分掌がユーザに割り当てられます。

[分掌割り当て]ダイアログを次の図に示します。

図4-7 [分掌割り当て]ダイアログ

[図データ]

(5) 分掌情報をCSVファイルに出力する

部署に設定されている分掌情報の一覧を,CSVファイルに出力できます。次に示す項目がCSVファイルに出力されます。

分掌情報の一覧をCSVファイルに出力する手順を次に示します。

  1. [部署詳細]ダイアログの「分掌」タブを選択する。
  2. [CSV]ボタンをクリックする。
    [部署詳細]ダイアログの「分掌」タブに表示されている分掌が一覧で出力されます。