ここでは,Collaborationの使用方法を,製品開発部の日立太郎さんの作業を例に説明します。
日立太郎さんは出勤すると,まずCollaborationにログインして,新着情報を確認します。
日立太郎さんは[スケジュール]ポートレットで,「新製品開発プロジェクト」のメンバのスケジュールを確認し,全員の空き時間を調べます。コミュニティワークプレースでは,自分とコミュニティメンバのスケジュールを一覧表示できます。また,空き時間検索機能によって,全員の空き時間を素早く調べられます。
コミュニティメンバと会議室に,スケジュールを予約します。スケジュールの予約と同時に,メールでメンバに通知できます。
日立太郎さんは[電子会議室]ポートレットで,新製品の名称についてメンバの意見を調整することにしました。[電子会議室]ポートレットはコミュニティワークプレース上に配置していませんが,ナビゲーションビューから起動できます。
日立太郎さんは「新製品開発プロジェクト」の会議室で議題を作成し,新製品の名称候補10件のうち,どれがよいか意見を出すようにメンバに依頼しました。また,メンバの一人を回答責任者に設定し,メンバの意見を調整して会議の前日までに候補を4件まで絞り込むように依頼しました。
日立太郎さんは,報告書を作成するために必要な資料を提供してくれるように,営業部の日立花子さんに依頼することにしました。資料の提供を依頼するメールを作成,送付します。メールの新規作成画面は,トップメニューから素早く表示できます。
しかし,日立花子さんのメールの宛先と,営業部のどの課に所属しているかがわかりません。そこで,メールの新規作成画面から[ユーザ検索]ポートレットを起動して確認します。
日立花子さんのメールの宛先と,営業部第2課に所属していることがわかりました。また,[ユーザ検索]ポートレットからメールに宛先を指定できました。
営業部の日立花子さんから,資料をファイル共有に格納したとの返信がありました。返信には資料の格納先のパスとURLが記載されています。日立太郎さんはURLをクリックして,ファイル共有から資料をダウンロードしました。
ここで日立太郎さんに,大至急対応しなければならない案件が発生しました。報告書の作成作業を中断しなければならないため,[ToDo]ポートレットにタスクとして登録しておくことにしました。タスクの登録画面は,トップメニューから素早く表示できます。
これで,「新製品開発プロジェクト」の会議に関する作業はいったん終了です。まだ報告書の作成作業が残っていますが,[新着情報]ポートレットおよび[ToDo]ポートレットでは,作業が完了するまで終了期限や残り日数を常に表示できます。このため,作業が埋もれてしまうことはありません。
このように,Collaborationを使用することによって作業を効率良く確実に処理することができます。