付録D.1 メール配信フォーマット

電子会議室に登録された議題または発言をメールで配信する場合のフォーマットについて説明します。

なお,メールの主題および本文の表示言語は,[メール基本項目の設定]の「メッセージ言語」で設定している表示言語に従います。また,タイムゾーンは,[メール基本項目の設定]の「タイムゾーン」で設定しているタイムゾーンに従います。「メッセージ言語」および「タイムゾーン」の詳細は,「4.7(2) メール基本項目の設定」を参照してください。

メールの送信者は,議題または発言の登録者となり,メールの宛先はBCC属性となります。ただし,システム管理者の設定によって,Toにダミーの宛先が入ることがあります。詳細については,システム管理者に確認してください。

<この項の構成>
(1) メールの主題
(2) メールの本文

(1) メールの主題

配信されるメールの主題について説明します。

(a) 主題に表示される項目

メールの主題に表示される項目を次の表に示します。なお,メールの主題に表示される項目の順序は,この表の項番順になります。

表D-1 主題に表示される項目(メール配信フォーマット)

項番項目内容
1会議室略号会議室ごとに設定した会議室の略号
2会議室番号会議室の会議室番号
3発言番号議題または発言の登録番号
4主題議題または発言の主題
(b) フォーマット

主題のフォーマットを次に示します。

[##○○○○#◇◇◇◇#△△△△]×××××××××××××××
(凡例)
○○○○:会議室略号
◇◇◇◇:会議室番号
△△△△:発言番号
×××××××××××××××:主題

(2) メールの本文

配信されるメールの本文について説明します。

(a) 本文に表示される項目

メールの本文に表示される項目を次の表に示します。なお,本文に表示される項目の順序は,この表の項番順になります。

表D-2 本文に表示される項目(メール配信フォーマット)

項番項目内容
1強制メール配信によるメッセージ強制的にメールを配信する設定をしている場合に,メールの先頭に表示されるメッセージ
2メール投稿機能によるメッセージ会議室のメール投稿設定が有効な場合に表示されるメッセージ
3メール配信時のヘッダ会議室ごとにメール配信用に設定したヘッダ
4発言者議題または発言の登録者名
5発言内容登録された議題または発言の本文
6メール配信時のフッタ会議室ごとにメール配信用に設定したフッタ
7属性情報議題または発言を登録したときの属性,重要度,回答責任者,回答期限,および添付ファイル名
8会議室情報会議室名,会議室所有者,開催期間 終了日,参照期間 終了日
9発言のURL議題または発言のURL
10注意事項タイムゾーンについての情報
注※
メール投稿機能が利用できるかどうかについては,システム管理者に確認してください。

(b) フォーマット

本文のフォーマットを次に示します。

このメールは,発言者の希望により,全員に配信しています。※1
会議室のメール投稿設定が有効で,発言する権限を保有している場合は,このメールに返信すると発言が登録できます。※2
--------
メール配信時のヘッダ
--------
○○○○さんの発言です。
--------
発言内容
--------
メール配信時のフッタ
--------
<属性情報>
重要度 : XXX
属性 : YYY
回答責任者 : ZZZZ
回答期限 : yyyy/MM/dd※3
添付ファイル : FILENAME1,FILENAME2,…
--------
<会議室情報>
会議室名 : AAA
会議室所有者 : BBB
開催期間 終了日 : yyyy/MM/dd※3
参照期間 終了日 : yyyy/MM/dd※3
--------
<発言のURL>
http://YYYYYYYYYYY
--------
<注意事項>
・回答期限,開催期間 終了日,参照期間 終了日の日付は,
GMT+xx:xxで変換した日付を表示しています。
(凡例)
○○○○:発言者
注※1
強制的にメールを配信する設定をしている場合に表示されます。
注※2
メール投稿機能が利用でき,かつ会議室のメール投稿設定が有効な場合に表示されます。メール投稿機能が利用できるかどうかについては,システム管理者に確認してください。
注※3
会議室編集権限のあるユーザが設定している日付の書式に従って表示されます。
日付の書式は,[メッセージ言語]で設定します。[メッセージ言語]の詳細は,「4.7(2) メール基本項目の設定」を参照してください。