スケジュール管理機能を使うことで,自分のスケジュールを管理できるだけでなく,ほかのメンバのスケジュールも調整できます。システムの設定によっては,異なるタイムゾーンに属しているメンバのスケジュールも管理できます。
例えば,会議を開催する場合には,参加メンバのスケジュールを調整する必要があります。電子会議室やメールでも調整できますが,不在のメンバがいる場合には,決定までに時間が掛かります。Collaboration - Scheduleでは,会議の主催者が参加メンバの空き時間を検索し,メンバ共通に空いている日時に会議を設定(予約)できます。さらに,メールと連携して,メンバに予約内容をメールで通知できます。また,予約を受けたメンバは,予約された会議に出席するかどうかを回答できます。予約した人はこの回答を確認し,メンバの都合が合わない場合には再調整を実施できます。
このように,スケジュール管理機能では,主催者側でメンバのスケジュールを調整できるので,空き時間を連絡しあったり,決定内容をさらに調整したりするなどの,スケジュール調整に掛かる時間と手間を削減できます。
スケジュール管理機能でできることを,次に示します。
- メンバのスケジュールを参照する
- メンバのスケジュールを参照できます。自分だけでなく,ほかのメンバのスケジュールも把握できます。
- 自分,上司※1,または自分が管理者である施設※2のスケジュールを登録する
- 自分,上司,または自分が管理者である施設のスケジュールを登録できます。スケジュールは,CSV形式のファイルから登録することもできます。スケジュールを登録すると,スケジュールを自分で参照できるだけでなく,ほかのメンバに公開できます。
- 注※1
- システムの設定によって,上司が登録されている場合と登録されていない場合があります。自分に上司が登録されている場合,ツリービューの「グループ」アイコンの下階層に,「上司」アイコンが表示されます。
- ツリービューについては,「7.1.1 ツリービュー」を参照してください。また,このマニュアルでは便宜上,上司がいるユーザを秘書と呼ぶことがあります。
- 注※2
- システムの設定によって,自分が管理者である施設が存在する場合と存在しない場合があります。自分が施設の管理者に設定されている場合,ツリービューの「グループ」アイコンの下階層に「管理する施設」アイコンが表示されます。
- ツリービューについては,「7.1.1 ツリービュー」を参照してください。
- メンバのスケジュールを予約する
- メンバのスケジュールを調整し,事前に会議などを予約できます。Collaboration - Scheduleでは,メンバのスケジュールを公開できるので,メンバが共通して空いている日時に,主催者が会議を予約できます。
- 自分,上司,または自分が管理者である施設のスケジュールを変更または削除する
- 自分,上司,または自分が管理者である施設のスケジュールを変更,複写,または削除できます。
- 自分,または上司の名前で予約したスケジュールを変更または削除する
- 自分,または上司の名前で予約したスケジュールを変更または削除できます。
- 予約されたスケジュールに回答する
- スケジュールに会議などを予約されたメンバは,出席できるかどうかを回答できます。このため,予約した人は回答結果を確認し,メンバ間で都合が合わない場合は,スケジュールを再調整できます。
- 施設の情報を参照または設定する
- Collaboration - Scheduleに登録されている施設の情報を参照できます。また,自分が管理者である施設の情報を設定できます。