1.1 Collaboration - Mailとは
(1) Collaboration - Mailの特長
Collaboration - Mailには,次のような特長があります。
- メールの受信
- 受信メールの一覧表示画面には,受信日時,メールの状態(既読/未読),属性(至急/返信要求/親展),主題,および送信者が表示されます。受信メールの一覧はコミュニティのメンバや未読などの条件を指定してフィルタリングできるので,読みたいメールを素早く探せます。一覧に表示されているメールをプレビュー表示領域に表示したり,別ウィンドウに表示したりできます。そのため,同時に複数のメールを表示できます。
- メールに添付されているファイルをPCにドラッグ & ドロップしてダウンロードできます。
- また,新着メールがある場合に,自動的に通知画面を表示させて,新着メールを通知させることができます。新着メールを通知させるように設定しておくと,システムがメールサーバを定期的に確認します。
- 通知画面から一覧画面を表示して,受信したメールを確認することもできます。
- メールの返信,および転送もできます。送信者に返信,全員に返信の2とおりの方法で返信できます。[返信]を選択すると,メール送信者をToとして,メール送信者だけに返信します。[全員に返信]を選択すると,メール送信者をTo,そのほかの受信者をCcとして,宛先に表示されているメンバ全員に返信します。
- 転送は,受信したメールを第三者に転送できます。添付ファイルは,自動的に付けられます。ご使用の環境によっては,メールを転送する際に,受信したメールに添付されているファイルをファイル共有に格納して,配布URLを挿入できます。
- メールの送信
- メール作成時,主題,宛先(To/Cc/Bcc),属性(至急/返信要求/親展),本文,添付ファイル(添付する場合),署名,および配信日時を指定できます。添付ファイルは,PCまたはファイル共有に格納されているファイルから指定できます。
- PCに格納されているファイルをドラッグ & ドロップしてメールに添付できます。
- すでに送信したメールを再送することもできます。ご使用の環境によっては,メールを再送する際に,再送したいメールに添付されているファイルをファイル共有に格納して,配布URLを挿入できます。
- また,メール送信時,自分宛にBccで送信するかどうかを選択できます。自分宛にBccで送信すると,送信内容,送信日時などを受信したメールから確認できます。
- 送信先の宛先の確認
- メール送信時に,次のことを確認できます。
- E-mailアドレスがGroupmax Mail Server,ディレクトリサーバまたは宛先台帳に登録されているかどうか
- GroupmaxのニックネームがGroupmax Mail Serverに登録されているかどうか
- Groupmaxのニックネーム,またはE-mailアドレスの形式が正しいかどうか
- メールの送信履歴の確認
- 送信したメールの一覧表示画面には,メールの状態,主題,宛先および送信日時が表示されます。また,メールの送信状態がアイコンから確認できます。このため,相手がメールを読んだかどうかや,メール送信時にエラーが発生したかどうかなどを確認できます。
- 代行受信者の指定
- 出張や休暇などでメールを受信できない場合,代行受信者を指定することで,代行者にメールを受信してもらうことができます。
- メールの自動転送・自動返信
- 特定の主題のメールや,特定の送信者から送られたメールを自動的に転送したり,返信したりできます。
- 作成中のメールの保存
- 作成中のメールをデータベース,または自分のPCに保存できます。また,作成中に保存したメールは編集できます。よく使う文章を保存しておけば,それを編集するだけでメールを作成できます。ご使用の環境によっては,メールを編集する際に,編集したいメールに添付されているファイルをファイル共有に格納して,配布URLを挿入できます。
- 受信したメールや送信したメールの保存
- 受信したメールや送信したメールをデータベース,または自分のPCに保存できます。また,保存したメールを転送したり,再送したりすることもできます。
- データベースに保存したメールの検索
- データベースに保存したメールを検索できます。主題に含まれている単語だけでなく,本文に含まれている単語も検索できます。また,オプションを設定することで,添付ファイルに含まれる単語も検索できます。
- メールファイルの表示
- 自分のPCに保存したメールファイルや,受信したメールに添付されているメールファイルを表示できます。なお,メールファイルとは,拡張子が「mlf」の,Groupmax独自のファイルです。
- メールの振り分け
- メールの振り分けルールを設定して,振り分けルールに合ったメールを[ファイル共有]ポートレットのフォルダに振り分けられます。
- 振り分けルールには,メールの主題,送信者名,送受信日などを設定できます。メールの振り分けを実行すると,主題,送信者名,送受信日などで分類されてメールファイル形式で格納されます。例えば,主題に「Collabo」を含むメールを[ファイル共有]ポートレットのフォルダAに振り分けるような振り分けルールを設定すると,主題が「Collaboration 会議」,「Collabo打ち合わせ資料」などのメールがフォルダAに振り分けられます。
- また,振り分けたメールを格納するフォルダへのショートカットをナビゲーションビューに表示できます。
- 宛先台帳への宛先の登録
- 受信したメールや[ユーザ検索]ポートレットから,宛先台帳に宛先を登録できます。メールを作成するときに宛先台帳から宛先を指定できるため,宛先を入力する手間が省けます。
- また,登録した宛先は,組織やグループごとにフォルダに分類して管理できます。例えば,組織を横断したプロジェクトのフォルダを作成し,プロジェクトのメンバの宛先を登録できます。
- グループ宛先台帳の作成
- 特定の組織やユーザ間で共有できる宛先台帳を作成できます。グループ宛先台帳は,プロパティを設定することで作成できるようになります。
- なお,グループ宛先台帳のルートフォルダは,権限を持っているユーザだけが作成できます。グループ宛先台帳のルートフォルダの作成権限を与えるユーザを決め,権限を与えるユーザの内容に基づいて環境を構築してください。
- ユーザ検索,コミュニティ管理,ファイル共有との連携
- メールの宛先を,ユーザ検索または現在選択されているコミュニティのメンバリストから指定できます。指定したいメンバのアイコンをドラッグ & ドロップして簡単に指定できます。
- また,ファイル共有に格納されているファイルを添付ファイルとしたり,ファイルの所在を示すURL(配布URL)を本文の先頭に挿入したりできます。ファイル共有の個人フォルダに格納されているファイルの配布URLをメールに挿入すると,メール送信時にファイルのアクセス権が自動的に設定されます。このため,あらかじめファイルにアクセス権を設定する必要がありません。また,メールの宛先に指定したユーザ全員にアクセス権を設定できるため,アクセス権の設定し忘れを防げます。
- これらの操作も,メール本文の領域にドラッグ & ドロップするだけで簡単にできます。
- 監査ログの出力
- ユーザが[メール]ポートレットに対して実行した操作の履歴が監査ログに出力されます。監査ログの概要や設定方法については,マニュアル「Collaboration 導入ガイド」を参照してください。
- 監査ログが出力される操作,および監査ログのメッセージについては,次の個所を参照してください。
(2) Collaboration - Mailで利用できる機能
ポートレット間通信インタフェースによって,Collaborationの各コンポーネント間でのデータ連携や各コンポーネントからのメール送信ができます。Collaboration - Mailが,Collaborationの各コンポーネントで利用できる機能を次に示します。
- ユーザ検索機能(Collaboration - Directory Access)
- [宛先指定]画面の中でCollaboration - Directory Accessを起動して,追加操作またはドラッグ & ドロップしてメールの宛先を指定できます。
- フォルダの編集画面の中でCollaboration - Directory Accessを起動して,追加操作またはドラッグ & ドロップして宛先台帳に宛先を登録できます。
- コミュニティ管理機能(Collaboration - Online Community Management)
- コミュニティのメンバを条件にして,メールをフィルタリングします。指定したコミュニティのメンバから送信されたメールや,指定したコミュニティのメンバに送信したメールだけを表示できます。
- [宛先指定]画面の中でCollaboration - Online Community Managementを起動して,追加操作またはドラッグ & ドロップしてメールの宛先を指定できます。
- ファイル共有機能(Collaboration - File Sharing)
- メール作成画面からCollaboration - File Sharingを起動して,追加操作またはドラッグ & ドロップしてメールに共有ファイルを添付できます。
- 共有ファイルを本文領域にドラッグ & ドロップして,ファイルの配布URLをメール本文に添付できます。
- メールの振り分けルールを設定して,振り分けルールに合ったメールをフォルダに格納できます。
- スケジュール機能(Collaboration - Schedule)
- スケジュール画面からメール作成画面を起動して,スケジュール予約状況をメールで送信できます。
- 新着情報機能(Information View)
- 受信メールの一覧やメールの内容を,新着情報画面に表示できます。
- 新着情報画面から,メールの返信や転送ができます。