共用キャビネットで管理されている文書は,通常,一つ以上のファイルで構成されます。例えば,画像ファイルの読み込みが指定されているHTMLファイルの場合,HTMLファイルと画像ファイルをまとめて一つの文書として管理できます。
このような文書から,特定のファイルだけをハードディスクやフロッピーディスクなどに取り出したり,文書に対してファイルを追加したり,文書からファイルを削除したりできます。例に示した,HTMLファイルと画像ファイルをまとめて管理する文書の場合,画像の読み込みの必要がなくなったファイルを削除したり,リンク先のHTMLファイルを関連ファイルとして文書に追加したりできます。
文書を構成するファイルは,[ファイル一覧]ダイアログから取り出したり,削除したりします。[ファイル一覧]ダイアログは,Desktop主画面,[共用キャビネットの検索]ウィンドウ,[共用キャビネットの分類索引]ウィンドウ又は分類索引帳エディタから,ファイルの一覧を表示する文書を選択して,[ファイル]-[ファイル一覧]を選択して表示させます。
なお,文書を構成するファイルを取り出す場合,[Document Managerの設定]ダイアログの設定によっては,サーバから取り出すときのモード(参照モードなのか更新モードなのか)が選択できます。[Document Managerの設定]ダイアログは,Desktop主画面から,[ツール]-[Groupmaxの設定]-[Document Managerの設定...]を選択して表示させます。