Integrated Desktopでの作業の基本となる環境が機能指向環境です。機能指向環境の機能指向主画面には,Groupmaxの各機能やそれぞれの機能で扱う文書がツリー構造で表示されます。
機能指向環境は,業務処理に必要なGroupmaxのアプリケーション及び自分が作成した文書をツリー構造でブラウジングして,使いたい機能やファイルを選択しながら作業したい場合に適しています。
ここでは,機能指向環境の画面の概要及び基本的な操作について説明します。
(1) 機能指向主画面のツリービュー
機能指向主画面のツリービュー及びリストビューに表示されるIntegrated Desktopの各機能,案件,ファイルなどの総称をアイテムといいます。ツリービューには,INBOX,OUTBOX,帳票棚,共用キャビネットなど,Integrated Desktopから操作できるGroupmaxの各機能が表示されています。
機能指向主画面のツリービューの表示形態は,ログイン種別(オンライン又はオフライン)によって異なります。オンラインの機能指向主画面の見方を次の図に示します。なお,オフラインの機能指向主画面の見方については,「5.2.1 オフラインのDesktop主画面」を参照してください。
図3-1 機能指向主画面の見方
(a) INBOX
ほかのパーソナルコンピュータから送られた案件(メール,ワークフロー案件,スケジュール予約)を受け取る入力トレーです。INBOXを開くと,送られてきた案件が一覧で表示されます。この一覧を基に,返信メールを作成したり,ワークフロー案件を処理したりします。
(b) 受信控え
INBOXに送られたメールを保管しておくための場所です。保管できるメールは,個人メールです。受信控えを開くと,INBOXから格納した個人メールを一覧で表示できます。受信控えに格納した個人メールは,オフラインに切り替えた場合でも確認できるため,自分用の受信メール控えの保管場所として活用すると便利です。
INBOXの個人メールを保存するには,受信控えに一括して格納する機能を利用できます。この機能を利用すれば,あらかじめ指定しておいた条件(未読メールだけを格納する,受信控えに格納したらINBOXから削除するなど)で,INBOXから個人メールを格納できます。受信控えに個人メールを格納する方法については,「3.2.4 メールを受け取る」を参照してください。
オフラインでの受信控えの利用方法については,「5.2.1 オフラインのDesktop主画面」を参照してください。
(c) 送信ログ
自分が送った案件が一覧で表示されます。この一覧を基に,送付したメール文書,ワークフロー案件,スケジュール予約の処理状態を確認したり,メール文書,スケジュール予約の内容を確認したりできます。このほかに,送信ログでは,ワークフロー案件の引き戻しや発信の取り消し,処理状況の確認などができます。また,メール文書を再送することもできます。
OUTBOXから送付した案件の記録も送信ログに残ります。
(d) OUTBOX
ほかのパーソナルコンピュータへ案件を送る出力トレーです。添付する書類のファイルを,ツリービュー上のOUTBOXにドラッグ&ドロップするだけで,ワークフロー案件やメール文書として送付できます。
また,送信したいメールを複数作成してOUTBOXに格納しておけば,一度の操作で複数のメールを送信できます。OUTBOXに格納したメールはオフラインに切り替えた場合でも確認できます。
OUTBOXに格納したメールの送信方法については「3.2.2 メールを作成して送る」を,オフラインでのOUTBOXの利用方法については「5.2.1 オフラインのDesktop主画面」を参照してください。
なお,メールをOUTBOXに格納したまま送信し忘れないように,Desktop主画面を閉じるときに,未送信メールがあることを通知させることもできます。通知させるには,Desktop主画面の[ツール]-[オプション...]を選択し,[オプション]ダイアログのメッセージタブで設定してください。
(e) 帳票棚
メールやワークフローで書類を送るときに利用できる定型帳票が保存されています。定型帳票は,必要なときに取り出して利用できます。
帳票棚には,メールの定型文書が保存されているMail定型文書棚と,ワークフロー案件の投入時に利用できる案件処理アプリケーションやフォームが登録されているWorkflow帳票棚があります。また,帳票棚の下位にはローカルフォルダ(ユーザが任意に作成できるフォルダ)も作成できます。作成したローカルフォルダに,よく使う各種帳票のひな形などを保存しておけば,自分専用の帳票棚として活用できます。
(f) クライアントエージェント
Integrated Desktopでの作業を支援するためのエージェント機能を利用できます。エージェント機能を利用することで,ほかの作業をしていても,メールや回覧,ワークフロー案件及びスケジュール予約の着信をユーザに知らせたり,指定した時間にメッセージを表示したりなどの定型処理を代行できます。
クライアントエージェントは,オフラインでも利用できます。オフラインでのクライアントエージェントの利用方法については,「5.2.1 オフラインのDesktop主画面」を参照してください。
(g) サーバエージェント
エージェントサーバ(Groupmax Agent Server Version 5)と連携することで,サーバエージェント機能を利用できます。サーバエージェントフォルダが表示され,そこからサーバエージェントに関する操作が実行できます。
(h) 作業中文書フォルダ
共用キャビネットに保管されている文書を取り出して,操作するためのフォルダです。作業中文書フォルダを開くと,共用キャビネットから取り出している文書が一覧で表示されます。この一覧から文書を選択して,文書の内容を参照したり,編集したりできます。共用キャビネットからは,このフォルダに文書をドラッグ&ドロップして,簡単に文書を取り出せます。また,作業中文書フォルダに取り出されている文書は,オフライン時でも操作できます。
オフラインでの作業中文書フォルダの利用方法については「5.4 モバイル機能を使って共用キャビネットを利用する」を参照してください。
(i) ローカルフォルダ
個人フォルダの下に任意に作成できるフォルダです。ローカルフォルダにはメールやワークフロー案件,エクスプローラ上のフォルダ内のファイルを保管できます。
ローカルフォルダに格納されたファイルは,ユーザが指定する分類方法で自動的に分類して表示できるため,ファイルを簡単に整理できます。
また,送信したいメールを複数作成して格納しておけば,一度の操作で複数のメールを送信できます。さらに,ローカルフォルダに格納したメールは,オフラインに切り替えた場合でも確認できるため,受信メール及び送信メールの保管場所として活用すると便利です。
ローカルフォルダの分類表示方法については,「6.3.2 分類表示のカスタマイズ」を参照してください。また,ローカルフォルダ内のメールの送信方法については「3.2.2 メールを作成して送る」を,オフラインでのローカルフォルダの利用方法については「5.2.1 オフラインのDesktop主画面」を参照してください。
(j) 掲示板
組織やグループ間で情報を交換したり,データを共有したりするための機能です。実際のオフィスにある掲示板のように,記事を書き込んだり,記事を見たりすることができます。
(k) 共用キャビネット及びネットワークキャビネット
文書を管理する保管庫です。これらのキャビネットに文書を保管すれば,複数のユーザ間で文書を共用できます。
共用キャビネットからは,接続中のサーバに登録されている文書を取り出したり,保存したりできます。また,Integrated Desktopで作成及び処理した書類を保存したり,取り出したりすることもできます。
ネットワークキャビネットは,ネットワーク上に接続された共用キャビネット(ホームサーバ)以外のDocument Managerのサーバです。アイテムをクリックすると,接続できるDocument Managerのサーバが表示されます。
(2) 機能指向主画面のリストビュー
リストビューには,ツリービューで選択したアイテムに含まれる案件や文書の一覧を表示されます。リストビューに表示された案件や文書は,ダブルクリックすることでその内容が表示されます。
(3) 機能指向環境の基本操作
(4) 最新情報を表示する
リストビューの項目をリフレッシュする場合,機能指向主画面の[表示]-[最新の情報に更新]を選択します。例えば,INBOXに新着のメールがあった場合,そのメールをリストビューに表示させるためにこの操作を実行します。
リストビューの項目は,最新の情報に更新するまでは,そのアイテムを選択してリストビューを表示したときの状態,又は前回最新の情報に更新する操作をしたときの状態で表示しています。
(5) リストビューの案件や文書の一覧情報をファイルに出力する
機能指向主画面のリストビューに表示されたすべての案件及び文書を,一覧としてファイルに出力できます。ファイルに出力できるアイテムは,個人フォルダの下位アイテム,掲示板,共用キャビネット及びネットワークキャビネットです。
ファイルに出力した案件や文書の一覧を,Excelなどの表計算用アプリケーションを利用して開くことで,共用キャビネットに登録された文書や掲示板の記事などの膨大なデータを把握しやすくなり,メンテナンス作業の効率を向上できます。
そのほかにも,以下のような運用ができます。
一覧情報のファイル出力は,以下の手順で実行してください。