一般文書のアクセス権を変更できます。アクセス権は,アクセス権ダイアログから変更します。アクセス権ダイアログは,Desktop主画面,[共用キャビネットの検索]ウィンドウ,[共用キャビネットの分類索引]ウィンドウ又は分類索引帳エディタから目的の文書を選択して,[ファイル]-[アクセス権]を選択して表示させます。
(1) アクセス権の種類と許可される操作
一般文書は,通常,格納先のフォルダに設定されているアクセス権の状態を引き継ぎます。ただし,Document Managerサーバの設定によっては,格納先のフォルダに設定されているアクセス権の状態を引き継がない場合もあります。一般文書のアクセス権の種類と許可される操作について,次の表に示します。
表4-1 一般文書のアクセス権の種類と許可される操作
アクセス権の種類 | 許可される操作 |
---|---|
参照 | 属性と実体ファイルの参照,検索 |
編集 | 属性と実体ファイルの参照及び編集,検索 |
すべて | 属性と実体ファイルの参照及び編集,検索,削除 |
これらの権限を,「所有者」「グループ」「全ユーザ」に対して設定します。
(2) グループの設定方法
文書の操作を許可するグループの設定方法について説明します。
なお,グループのアクセス権を設定する領域の「種類」のドロップダウンからグループの種類を選択して,「名前」にアクセス権を与えるグループ名を指定することもできます。
(3) アクセス権の設定例
次のようなアクセス権の設定が考えられます。
通常は,参照権だけ与えて運用するとよいでしょう。また,ある限られた範囲の利用者だけが操作できる情報については,グループに対してアクセス権を設定します。
(4) 複数のグループに対してアクセス権を与える
フォルダ,分類索引(分類)及び一般文書データベースに対するアクセス権を設定,変更する場合は,複数のグループに対してアクセス権を与えることができます。ただし,Document Managerサーバの環境設定が必要になります。Document Managerサーバの環境設定については,マニュアル「Groupmax Document Manager Version 6 システム管理者ガイド」(Windows用)又は「Groupmax Document Manager Version 6 システム管理者ガイド」を参照してください。