メールや回覧での処理の流れを,次の図に示します。
図3-6 メールや回覧での処理の流れ
メールや回覧では,次のようなことができます。
(1) 至急,親展などの条件を設定して,メールを送る
メールを送るときに,至急,親展などの条件を設定できます。例えば,親展を指定してメールを送れば,指定した受信者以外にメールを読まれる心配がありません。
(2) 資料などのファイルを添付する
メールや回覧を送るときに,WordやExcelなどのWindowsアプリケーションで作成したファイルを添付できます。例えば,会議開催の案内は本文に簡潔に書き,会議資料を添付して会議の出席者に送れば,情報がスムーズに相手に伝わります。メールでは,添付するファイルをエクスプローラなどからドラッグ&ドロップで簡単に指定できます。
(3) OUTBOXを利用して,メールや回覧を送ることができる
Desktop主画面の個人フォルダのファイル,共用キャビネットの文書,及びWindowsのファイルシステム(エクスプローラ上の任意のフォルダなど)上のファイルをメールや回覧に添付して送りたいときには,添付したいファイルや文書をOUTBOXにドラッグ&ドロップすると便利です。添付したいファイルがメッセージエディタにあらかじめ設定されている状態で,メールや回覧を作成できます。
また,新規に作成したメールをOUTBOXに保存しておけば,複数のメールを一括送信できます。個人フォルダ内のローカルフォルダやエクスプローラ上に作成しておいた新規メールのファイルをOUTBOXにドラッグ&ドロップすれば,一括送信するメールとして利用できます。
なお,メールをOUTBOXに保存したまま送信し忘れないように,Desktop主画面を閉じるときに,未送信メールがあることを通知させることもできます。
(4) メールの返信や転送が簡単にできる
メールを読んだ後ですぐに返事を出したり,受け取ったメールを別の人に転送したりできます。転送するときには,メールに添付されていたファイルも一緒に転送できます。
(5) 宛先を簡単に指定できる
メールの宛先を指定するときに,宛先台帳を利用して指定できます。宛先台帳にあらかじめ登録されている宛先を指定する以外に,頻繁にメールを送る宛先をまとめて登録しておくこともできます。また,正確な宛先が分からなくても,名字などの情報を基に検索して確認できます。
(6) 利用するメール種別(個人メール,組織メール)を設定できる
Integrated Desktopでは,どの種別のメールを利用するかを設定できます。Desktop主画面で[ツール]-[Groupmaxの設定]-[Mailの設定...]を選択して,[オプション]ダイアログの選択機能タブで必要な項目を設定してください。
(7) マクロを使ってWordやExcelの画面からメールを送ることができる
WordやExcelにマクロを設定すると,WordやExcelを実行中の画面からIntegrated Desktopのメッセージエディタを呼び出し,WordやExcelで作成した内容をメールの本文や添付ファイルとして利用できます。設定方法や利用方法については,Integrated Desktopのメールのオンラインヘルプを参照してください。
(8) 受信トレイを使ってGroupmaxのメール機能を利用できる
Groupmaxでは,Integrated Desktopのメッセージエディタではなく,Windows 95及びWindows NT 4.0の受信トレイから起動するWindows Messaging(Windows 95用)及びWindows Messaging(Windows NT 4.0用)から,Groupmaxの個人メール機能を利用することもできます(組織メール,回覧及び掲示板は利用できません)。この場合,Groupmaxを使用するために必要なサービスプロバイダを受信トレイに登録しておきます。受信トレイから利用できるようにしておくと,WordなどのWindowsアプリケーションのメニューから受信トレイを起動してメールを送ることもできます。
受信トレイを利用するための設定方法については,Integrated Desktopのメールのオンラインヘルプを参照してください。
(9) 音声読み上げソフトウェアを使ってメールの送受信ができる
Integrated Desktopでは,音声読み上げソフトウェアを併用することで,目の不自由な方にも,基本的なメールの送受信機能を御利用いただけます。利用方法については, Integrated Desktopのオンラインヘルプを参照してください。