3.8.2 一般文書を操作する
ここでは,共用キャビネットで管理されている一般文書の操作について説明します。なお,操作方法の詳細については,Integrated Desktopの文書管理のオンラインヘルプを参照してください。
- <この項の構成>
- (1) 一般文書を検索する
- (2) 一般文書を作成する
- (3) 分類索引を使って一般文書を分類する
- (4) 一般文書を編集する
- (5) 一般文書を印刷する
- (6) 一般文書を削除する
(1) 一般文書を検索する
共用キャビネットで管理されている文書には,格納先のフォルダや属性値など様々な情報が付けられています。これらの情報を利用して文書を検索できます。
(a) フォルダを利用した検索
一般文書は,必ずどこかのフォルダに格納されています。フォルダはファイルを管理する場合のディレクトリのような働きをします。したがって,Desktop主画面からフォルダをたどりながら目的の文書を検索できます。
(b) 分類索引を利用した検索
分類索引は一般文書を効率的に管理して,目的の文書を検索しやすくするために利用します。分類索引を利用すれば,思い付く限りのあいまいな記憶を頼りに,目的の文書を絞り込めます。
まず,Desktop主画面から[ツール]-[共用キャビネットの分類索引...]を選択して,[共用キャビネットの分類索引]ウィンドウを開きます。次に,ツリービューから目的の文書のリンクが予想される分類をクリックすると,リンクされている文書の一覧がリストビューに表示されます。
なお,この検索は[共用キャビネットの分類索引]ウィンドウで選択した分類にリンクされている文書を一覧表示します。複数の分類にリンクされているような文書を検索する場合は,[共用キャビネットの検索]ウィンドウから複数の分類を指定して,それらの分類にリンクされている文書群の論理積を求めてください。[共用キャビネットの検索]ウィンドウで,検索条件としてリンク先の分類索引を複数指定した場合は,複数指定した分類索引のすべてにリンクしている文書を検索するのか(AND),複数指定した分類索引のうちどれかにリンクしている文書を検索するのか(OR)を指定できます。
- ■ヘルプでのキーワード■
- 分類索引を使った検索,検索条件の指定方法
(c) 条件検索
一般文書に付けられている様々な情報を検索条件として,目的の文書を検索できます。検索条件には,次の項目を指定できます。
- 文書の属性値
- 文書中のキーワード(検索ターム)
- 検索対象のフォルダ
- 検索対象の一般文書データベース
- 文書のリンク先の分類索引
例えば,「文書名に『資料』と付いている文書を検索する」という簡単な検索から「2000年10月1日~11月1日の間に,営業第1課の鈴木さんが作成した,今期のビデオの拡販資料」などの複雑な検索まで,柔軟に対応できます。条件検索について,次の図に示します。
図3-31 一般文書の条件検索
![[図データ]](figure/zu038300.gif)
- [共用キャビネットの検索]ウィンドウでの条件の指定方法
条件検索は,次の手順で実行します。
- Desktop主画面で,[共用キャビネットの検索]ボタンをクリックするか,又は[ツール]-[共用キャビネットの検索...]を選択します。
[共用キャビネットの検索]ウィンドウが開きます。
- 検索条件を指定して[検索実行]ボタンをクリックします。
検索結果が表示されます。
次に,[共用キャビネットの検索]ウィンドウでの条件の指定方法について説明します。まず,次の図を見てください。
図3-32 [共用キャビネットの検索]ウィンドウ
![[図データ]](figure/zu038310.gif)
[共用キャビネットの検索]ウィンドウを開いたときは,共用キャビネットで管理されている文書が検索対象となります。ただし,[設定...]ボタンをクリックして[検索先の設定]ダイアログから,接続先をほかのサーバ(ネットワークキャビネット内のサーバ)に変更できます。
[共用キャビネットの検索]ウィンドウには,検索条件を指定するための五つのタブがあります。これらのタブを切り替えながら,検索条件を指定していきます。タブの右側には,「検索対象」が表示されています。各タブで検索条件を指定すると,対応する項目のチェックボックスも自動的に選択状態になります。複数のタブで検索条件を指定した場合は,各タブで指定した検索条件同士の接続方法(AND又はOR)を指定します。各タブで指定した検索条件をすべて満たす文書を検索する場合は,「検索対象条件の接続」でANDを選択します。各タブで指定した検索条件のうち,どれかを満たす文書を検索する場合は,ORを選択します。
次に各タブでの検索条件の指定方法について説明します。
- フォルダタブでの検索条件の指定方法
共用キャビネットに定義されているフォルダが表示されています。下位にフォルダがある場合は,[+]ボタンをクリックしたり,上位フォルダをダブルクリックしたりすると下位フォルダが表示されます。次の手順で検索条件を指定してください。
- 検索対象とするフォルダを選択します。
選択したフォルダに下位フォルダが定義されている場合,「下位も検索」チェックボックスを選択状態にすると,選択したフォルダとそのフォルダの下位フォルダに格納されている文書が検索対象となります。
なお,特定のフォルダで管理されている文書は,Desktop主画面に表示されているフォルダをダブルクリックすることで一覧表示できます。したがって,このタブでの検索条件は,ほかのタブでの検索条件と組み合わせて指定することをお勧めします。
- ■ヘルプでのキーワード■
- フォルダ検索
- 属性タブでの検索条件の指定方法
一般文書の属性値を条件にする場合に,このタブから検索条件を指定します。次の手順で検索条件を指定してください。
- 「項目」のリストボックスから条件を指定する属性名を選択します。
選択した属性に対応する検索条件の入力エリアが表示されます。
- 検索条件を指定したら,[追加]ボタンをクリックします。
指定した検索条件が,「条件一覧」に表示されます。このタブでは,複数の属性を条件として指定できます。1.及び2.の操作を繰り返してください。
- 検索条件を複数指定する場合は,「条件の接続」からAND又はOR(論理積又は論理和)のオプションボタンを選択します。
ANDを選択した場合は,指定した検索条件をすべて満たす文書を検索します。ORを選択した場合は,指定した検索条件のうち,どれかを満たす文書を検索します。
文字列型及び固定長文字列型の同じ属性に対して複数の条件を指定できます。例えば,「日立太郎が作成した文書又は日立花子が作成した文書を検索する」という場合に,文字列属性「作成者」に対して「日立太郎」及び「日立花子」などの二つの条件を指定できます。
また,UNIX上で稼働するサーバで管理されている文書を検索する場合,文書に付けられた文字列属性に対する検索条件の指定に拡張正規表現を使用できます。拡張正規表現の文法については,Integrated Desktopの文書管理のオンラインヘルプを参照してください。
- ■ヘルプでのキーワード■
- 検索条件の指定方法,拡張正規表現
- 全文タブでの検索条件の指定方法
文書中の特定の単語(検索ターム)を条件とした全文検索を実行する場合に,このタブから検索条件を指定します。ただし,Document Managerサーバが全文検索サーバと連携している場合にだけ,この検索条件は有効になります。次の手順で検索条件を指定してください。
- 「検索ターム」に検索タームを入力します。
- 検索タームを複数指定する場合は,「条件の接続」からAND又はOR(論理積又は論理和)のオプションボタンを選択します。
ANDを選択した場合は,指定したすべての検索タームが文書中に存在する文書を検索します。ORを選択した場合は,指定した検索タームのうちどれかが存在する文書を検索します。
- 必要に応じて,「異表記展開」からオプションを指定します。
「異表記展開」から指定できるオプションは次のとおりです。
- 同義語
検索ターム又は検索タームの同義語を含む文書を検索する場合に指定します。
(例) 「コンピュータ」の同義語
「コンピューター」,「電子計算機」,「パソコン」
- カタカナ
検索ターム又は検索タームの片仮名異表記を含む文書を検索する場合に指定します。このオプションは,全角の片仮名だけに有効です。検索タームの半角文字も片仮名異表記展開する場合は,「全角/半角」のオプションも指定してください。
(例) 「バイオリン」の片仮名異表記
「ヴァイオリン」
- アルファベット
検索ターム又は検索タームのアルファベット異表記を含む文書を検索する場合に指定します。このオプションは,全角の英字だけに有効です。検索タームの半角文字もアルファベット異表記展開する場合は,「全角/半角」のオプションも指定してください。
(例) 「Computer」のアルファベット異表記
「Computer」,「COMPUTER」,「computer」
- 全角/半角
検索ターム又は検索タームのカタカナ,アルファベットの異表記を,全角,半角の文字を共に含む文書を検索する場合に指定します。
(例) 「COMPUTER」の全半角異表記
「COMPUTER」,「COMPUTER」,「COMPUTER」
- OCR拡張
検索ターム又は検索タームのOCR認識文字を含む文書を検索する場合に指定します。
OCR認識文字とは,紙に書かれた文字をOCR(Optical Character Reader)で読み取る際に,認識される可能性の高い文字を指します。例えば,「日」という文字をOCRで読み取った場合,「日」,「目」又は「臼」という文字と認識される可能性があります。このような,形が似通っていてOCRで認識される可能性のある文字がこれに当たります。
このオプションを指定すると,書類をスキャナなどで電子化して登録したイメージ文書に対応する全文検索テキストに多少の間違いがあっても,目的の文書を検索できます。ただし,OCRで登録した以外の文書も含めた,すべての一般文書が検索対象となります。
(例) 「日立」のOCR認識異表記
「目立」,「臼立」,「日忙」
- 全文検索サーバの種類と指定できるオプション
- Document Managerサーバ側で全文検索サーバとして使用しているプログラムによって,指定が有効になるオプションが異なります。全文検索サーバの種類と指定が有効になるオプションについて,次の表に示します。
表3-1 全文検索サーバの種類と指定が有効になるオプション
指定できるオプション | 全文検索サーバの種類 |
---|
Infoshare/TextSearch | Bibliotheca2 TS | Bibliotheca/TS |
---|
同義語 | ○ | ○ | ○ |
カタカナ | × | ○ | ○ |
アルファベット | ○ | ○ | ○ |
全角/半角 | × | ○ | ○ |
OCR拡張 | × | ○※ | × |
(凡例) ○:オプションの指定は有効 ×:オプションの指定は無効
注※ Bibliotheca2 TextSearch OCR Extensionのインストールが必要です。
- ワイルドカードを使用する
- 検索タームにはワイルドカード(*,?)及び特殊文字(|)を使用できます。検索タームとして指定する文字列の一部が分かれば,検索条件を指定できます。ワイルドカード及び特殊文字の使用方法については,Integrated Desktopの文書管理のオンラインヘルプを参照してください。
- ■ヘルプでのキーワード■
- 検索条件の指定方法
- 分類索引タブでの検索条件の指定方法
共用キャビネットに定義されている分類索引が表示されています。下位に分類がある場合は,[+]ボタンをクリックしたり,上位分類をダブルクリックしたりすると下位分類が表示されます。分類索引を利用して文書を管理している場合は,このタブから分類索引への文書のリンクを検索条件として指定できます。次の手順で検索条件を指定してください。
- 検索したい文書がリンクされていると予想される分類を選択します。
- [追加]ボタンをクリックします。
このタブでは,複数の分類を条件として指定できます。1.及び2.の操作を繰り返してください。
- 複数の分類索引を検索条件として指定する場合は,「条件の接続」からAND又はOR(論理積又は論理和)のオプションボタンを選択します。
ANDを選択した場合は,検索条件として指定したすべての分類索引(分類)にリンクしている文書を検索します。ORを選択した場合は,指定した分類索引のうち,どれかにリンクしている文書を検索します。
選択した分類に下位分類が定義されている場合,「下位も検索」チェックボックスを選択状態にすると,選択した分類とその分類の下位分類にリンクされている文書が検索対象となります。
- ■ヘルプでのキーワード■
- 分類索引を使った検索
- 一般文書データベースタブでの検索条件の指定方法
共用キャビネットに定義されている一般文書データベースが表示されています。下位に一般文書データベースがある場合は,[+]ボタンをクリックしたり,上位の一般文書データベースをダブルクリックしたりすると下位の一般文書データベースが表示されます。次の手順で検索条件を指定してください。
- 検索対象とする一般文書データベースを選択します。
選択した一般文書データベースに下位文書データベースが定義されている場合,「下位も検索」チェックボックスを選択状態にすると,選択した一般文書データベースとその一般文書データベースの下位文書データベースに格納されている文書が検索対象となります。
(d) 検索履歴を利用した検索
条件検索をすると,検索結果が履歴として残ります(検索履歴)。検索履歴は[検索履歴]ダイアログで参照できます。[検索履歴]ダイアログは,[共用キャビネットの検索]ウィンドウの[表示]-[検索履歴]を選択して表示させます。[検索履歴]ダイアログからは,次のような操作ができます。
- 検索結果の文書一覧を参照できます
「検索結果履歴一覧」から文書一覧を表示する検索結果集合を選択して,[検索結果を表示]ボタンをクリックすると,[共用キャビネットの検索]ウィンドウに文書一覧を表示できます。
- 検索ベースを設定できます
検索履歴として残っている検索結果集合を,検索ベースとして設定できます。例えば,文書の絞り込みの途中で,前回の検索結果を基に再度検索するような場合に,前回の検索履歴である検索結果集合を検索ベースとして設定できます。「検索結果履歴一覧」から検索ベースとして利用する検索結果集合を選択して,[検索ベースの設定]ボタンをクリックすると,[共用キャビネットの検索]ウィンドウに選択した検索結果集合の検索結果IDが検索ベースとして設定されます。
- 検索結果同士の論理演算ができます
複数の検索結果集合がある場合,検索結果同士の論理演算ができます。複数の検索結果集合を選択して,[AND]ボタンをクリックすると,各検索結果集合を求めるときに指定した検索条件をすべて満たす文書を検索できます。[OR]ボタンをクリックすると,各検索結果集合を求めるときに指定した検索条件のどれかを満たす文書を検索できます。すなわち,各検索結果集合を包含した新しい検索結果集合を求めることができます。
(e) 文書の絞り込み
条件検索を繰り返して,徐々に目的の文書を絞り込んでいきます。最初に大まかな条件で検索して,更に詳細な条件で文書を絞り込みます。文書の絞り込みの操作例を次に示します。
- 操作例
- 文書名に「資料」が含まれる文書を検索します。
属性タブで項目「文書名」の値として「資料」と指定して,[追加]ボタンをクリックします。
- [検索実行]ボタンをクリックします。
1.で指定した条件を満たす文書の一覧が結果として表示されます。
- [表示]-[検索履歴]を選択します。
[検索履歴]ダイアログが表示されます。
- 検索履歴の一覧から前回の検索結果を選択して,[検索ベースの設定]ボタン又は[検索結果を表示]ボタンをクリックします。
[共用キャビネットの検索]ウィンドウの検索ベースとして,[検索履歴]ダイアログで選択した検索結果IDが設定されます。
- 6月1日~6月10日に更新された文書を検索します。
属性タブで,項目「更新日時」の値として最小値「2000/06/01」,最大値「2000/06/10」を指定します。時間の指定は省略してもかまいません。
- [検索実行]ボタンをクリックします。
2.で検索した結果に対して,5.で指定した条件を満たす文書の一覧が結果として表示されます。
このように,必要に応じて各タブで条件を指定しながら文書を絞り込んでいきます。ただし,属性タブで条件を追加しながら検索を繰り返す場合は,検索ベースを設定しなくても文書を絞り込めます。
なお,絞り込み条件として[検索履歴]ダイアログで選択した検索結果IDの検索条件に,フォルダ及び一般文書データベースが指定されている場合,フォルダタブ及び一般文書データベースタブで条件を指定し直して検索すると,文書の絞り込みにはなりません。
(f) 検索結果のファイル出力
検索結果の文書一覧情報をファイルに出力できます。これによって,市販の表計算ツールなどを利用すれば,出力した文書の一覧情報を自由な形式で編集したり印刷したりできます。検索結果をファイルに出力する場合は,[一覧のファイル出力]ダイアログを使用します。出力ファイル形式は,CSV形式(コンマ区切り)又はテキスト形式(タブ区切り)です。なお,[共用キャビネットの分類索引]ウィンドウで分類索引をたどりながら文書を検索した結果はファイル出力できません。操作方法は次のとおりです。
- Desktop主画面でフォルダを利用した検索をしている場合
- Desktop主画面で[ファイル]-[一覧のファイル出力]を選択します。
[一覧のファイル出力]ダイアログが表示されます。
- [一覧のファイル出力]ダイアログで出力形式及び出力先(出力先ファイル名)を指定します。
- [OK]ボタンをクリックします。
リストビューに表示されている文書の一覧情報が,指定したファイルに出力されます。
- [共用キャビネットの検索]ウィンドウで条件検索をしている場合
- [共用キャビネットの検索]ウィンドウで[ファイル]-[一覧のファイル出力]を選択します。
[一覧のファイル出力]ダイアログが表示されます。
- [一覧のファイル出力]ダイアログで出力形式及び出力先(出力先ファイル名)を指定します。
- [OK]ボタンをクリックします。
検索結果一覧に表示されている文書の一覧情報が,指定したファイルに出力されます。
(2) 一般文書を作成する
ここでは,一般文書を作成する方法について説明します。
(a) 既存のファイルを取り込んで文書を作成する
共用キャビネットでは,Windowsアプリケーションで作成したファイルを一般文書として管理できます。一般文書は[文書の新規作成]ダイアログから作成できます。既存のファイルを取り込んで文書を作成する手順を次に示します。
- Desktop主画面から文書を格納するフォルダを選択して,[ファイル]-[新規作成]-[文書...]を選択します。
[文書の新規作成]ダイアログが表示されます。
- 文書名を指定します。
[文書の新規作成]ダイアログの「名前」のテキストボックスに文書名を指定します。
- 共用キャビネットで文書として管理するファイルを指定します。
[文書の新規作成]ダイアログで[一覧...]ボタンをクリックすると,[ファイル一覧]ダイアログが表示されます。次に,[追加...]ボタンをクリックすると,ファイルを追加するためのダイアログが表示されます。目的のファイルを選択して,[文書の新規作成]ダイアログに戻ります。
- [作成]ボタンをクリックします。
文書が作成できました。
- ファイルのドラッグ&ドロップを利用する方法
- エクスプローラやIntegrated Desktop上のフォルダなどから,ファイルをドラッグして,共用キャビネットの下にあるフォルダのアイコンにドロップすれば,そのファイルを一般文書として登録できます。この場合,[文書の新規作成]ダイアログは表示されません。文書名は,ファイル名を基にシステムが付けます。
- なお,文書として登録するファイルが,メール(*.mlf),回覧(*.cif)又は記事(*.bbf)の場合は,[Document Managerの設定]ダイアログでの設定によって主ファイルとして登録されるファイルが異なります。
- 作成した文書にファイルを後から登録する方法
- 文書として登録するファイルを[文書の新規作成]ダイアログで指定しなくても文書を作成できます。例えば,文書名と格納先フォルダだけを指定して,[作成]ボタンをクリックすると,実データとしてのファイルがない一般文書が作成できます。作成した文書にファイルを登録する場合は,文書にファイルを取り込む操作をしてください。
- ■ヘルプでのキーワード■
- 一般文書の作成,保存,一般文書へのファイル取り込み
(b) メール,回覧及び掲示板の記事を文書として登録する
メール,回覧及び掲示板の記事自体を文書として登録できます。この場合,メールや回覧自体をそのままのファイル形式で取り込み,文書として登録するか,本文をテキスト形式のファイルとして取り込み,文書として登録するか選択できます。
- メール,回覧及び記事をそのままのファイル形式で取り込む
- [Document Managerの設定]ダイアログの文書の作成タブの「メール/記事を登録する時の主ファイル」で「メール形式」のオプションボタンを選択状態にしておきます。これによって,メール,回覧及び記事をそのままのファイル形式(*.mlf,*.cif,*.bbfなど)で取り込んで文書として登録できます。
- メール,回覧及び記事の本文をテキスト形式のファイルとして取り込む
- [Document Managerの設定]ダイアログの文書の作成タブの「メール/記事を登録する時の主ファイル」で「テキスト形式」のオプションボタンを選択状態にしておきます。これによって,メール,回覧及び記事の本文をテキスト形式のファイルとして取り込み,文書として登録できます。テキスト形式のファイルを文書として登録することで,メールや回覧の本文も全文検索の対象とすることができます。また,16ビット版のGroupmaxを使用しているユーザがいる場合,文書の内容が参照できないなどの問題を解消する手段としても利用できます。
なお,メッセージエディタの本文モードと添付ファイルの有無によって,主ファイルとして設定される内容は異なります。メッセージエディタの本文モードごとに,主ファイルとして登録されるファイルについて示します。
表3-2 本文モードが「プレーンテキスト」の場合に登録される主ファイル
添付ファイル | Document Managerの設定(文書の作成タブ) |
---|
テキスト形式 | メール形式 |
---|
あり | メール,回覧及び記事の本文をテキスト形式(*.txt)で主ファイルとして登録する。添付ファイルは,関連ファイルとして登録する | メール,回覧及び記事をそのままのファイル形式で文書として登録する |
なし | メール,回覧及び記事の本文をテキスト形式(*.txt)で主ファイルとして登録する |
表3-3 本文モードが「リッチテキスト」の場合に登録される主ファイル
添付ファイル | Document Managerの設定(文書の作成タブ) |
---|
テキスト形式 | メール形式 |
---|
あり | メール,回覧及び記事の本文をRTF形式で主ファイルとして登録する。添付ファイルは関連ファイルとして登録する | メール,回覧及び記事をそのままのファイル形式で文書として登録する |
なし | メール,回覧及び記事の本文をRTF形式で主ファイルとして登録する |
なお,メール,回覧及び記事の本文モードが「リッチテキスト」の場合,登録した文書を全文検索の対象とするためには,Document Managerサーバが提供するテキスト自動抽出機能によって,主ファイルとして登録されるRTF形式のファイルから全文検索に必要なテキストファイルを抽出する必要があります。テキスト自動抽出機能については,マニュアル「Groupmax Document Manager Version 6 システム管理者ガイド」(Windows用)又は「Groupmax Document Manager Version 6 システム管理者ガイド」を参照してください。
メール,回覧及び記事を文書として登録する方法は次のとおりです。
- ドラッグ&ドロップ
- メール,回覧及び記事をドラッグして,共用キャビネットの任意のフォルダにドロップすることで,文書として登録できます。メール,回覧及び記事自体が添付ファイルである場合は,[添付ファイル]ダイアログやメッセージエディタの添付ファイルバーからドラッグして,共用キャビネットの任意のフォルダにドロップすることで,文書として登録できます。
- ただし,[添付ファイル]ダイアログから[Groupmax...]ボタンをクリックして共用キャビネットに格納した場合は,[Document Managerの設定]ダイアログでの設定に関係なく,そのままのファイル形式で文書として登録されます。
- メッセージエディタからのGroupmax保存
- メッセージエディタから[ファイル]-[Groupmax保存...]を選択して,[保存]ダイアログで共用キャビネットの任意のフォルダを選択します。これでメール,回覧及び記事を文書として登録できます。また,Desktop主画面のリストビューに表示されているメール,回覧及び記事を選択して[ファイル]-[格納...]を選択すると[格納]ダイアログが表示されます。このダイアログからも同様の操作ができます。
(c) 添付ファイルを取り込んで一般文書を作成する
メール,回覧,掲示板の記事及びワークフロー案件の添付ファイルを取り込んで,一般文書を作成して,登録できます。メール,回覧,掲示板の記事及びワークフロー案件などには,複数のファイルが添付されている場合があります。このような場合でも,複数のファイルを一つの文書として登録できるので,メール,回覧,掲示板の記事及びワークフロー案件の単位で文書を作成して,管理できます。添付ファイルを取り込んで一般文書を作成する手順を次に示します。
- 添付ファイルをGroupmaxへ保存する操作をします。
メールの添付ファイルをGroupmaxへ保存する操作については,「3.2.4 メールを受け取る」を参照してください。
回覧の添付ファイルをGroupmaxへ保存する操作については,「3.2.5 回覧を受け取る」を参照してください。
掲示板の記事の添付ファイルをGroupmaxへ保存する操作については,「3.5.2 掲示されている記事を読む」を参照してください。
ワークフロー案件をGroupmaxへ保存する操作については,「3.6.2 受信したワークフロー案件を処理する」を参照してください。
- [保存]ダイアログで添付ファイルを文書として格納する共用キャビネットのフォルダを指定して,[OK]ボタンをクリックします。
- [文書の新規作成]ダイアログで文書名を指定します。
- [作成]ボタンをクリックします。
添付ファイルを取り込んで文書を作成できました。
なお,メール(*.mlf),回覧(*.cif)又は記事(*.bbf)が添付ファイルである場合,[添付ファイル]ダイアログを利用すると[Document Managerの設定]ダイアログの設定に関係なく,そのままのファイル形式で,共用キャビネットの文書として登録されます。
- ■ヘルプでのキーワード■
- 一般文書の作成,保存,一般文書へのファイル取り込み
(d) 既存の一般文書を流用する
共用キャビネットで管理されている一般文書は,ドラッグ&ドロップなどの統一的な操作で,格納されているフォルダから別フォルダに移動したり,複写したりできます。したがって,同じような内容の文書を再利用して別文書を作成して,登録できます。この場合,[文書の新規作成]ダイアログは表示されません。
- ■ヘルプでのキーワード■
- 移動,複写,保存,文書のコピーに関する設定
(e) 注意事項
- 文書名及び文書として登録するファイルの名称に関する注意
- IS_(アンダースコア)又は_で始まる文書名は使用できません。また,ファイル名がIS_又は_で始まるファイル名を持つファイルは,文書として管理できません。ただし,[Document Managerの設定]ダイアログの文書の作成タブで「自動変換する」のチェックボックスを選択しておくと,IS_の部分はIS~(チルダ),_の部分は~に自動的に変換されます。また,[ファイルの一覧]ダイアログで,文書として管理するファイルを選択して,[名前の変更...]ボタンをクリックすると,ファイル名を変更できます。
- メール,回覧及び記事の主題の先頭に,[などのファイル名として使用できない文字があると,文書として登録するときに,_で始まるファイル名を持つファイルが生成されます。_で始まるファイル名を持つファイルは文書として管理できません。したがって,ファイル名を自動的に変換するように設定しておくと便利です。
- ■ヘルプでのキーワード■
- 名称自動変換規則
- 複数ファイルを一つの文書として管理する場合の注意
- 複数のファイルを一つの文書として管理できます。この場合,それぞれのファイルの登録種別を指定しておくと便利です。登録種別は次のとおりです。
- 主ファイル
- 文書名をダブルクリックした場合にアプリケーションプログラムを介して開くファイルです。主ファイルは[ファイル一覧]ダイアログから変更できます。ただし,編集モードで取り出している文書だけ,主ファイルを変更できます。
- 関連ファイル
- 主ファイル以外のファイルは,すべて関連ファイルとして扱われます。関連ファイルは[ファイル一覧]ダイアログから変更できます。ただし,編集モードで取り出している文書だけ,関連ファイルを変更できます。
- 主ファイルと関連ファイルの指定例
- 例えば,会議の議事録がメールで送信されてきた場合,議事録のほかに参考資料などが送信されてくることが考えられます。このような場合,議事録を主ファイルとして登録して,参考資料は関連ファイルとして登録するような運用が考えられます。
- なお,複数のファイルを一つの文書として登録するためには,Groupmax Document Manager Version 6での設定が必要です。詳細は,マニュアル「Groupmax Document Manager Version 6 システム管理者ガイド」(Windows用)又は「Groupmax Document Manager Version 6 システム管理者ガイド」を参照してください。
- 格納先フォルダに関する注意
- 改変禁止モードを設定したフォルダへも一般文書を格納できます。ただし,一度格納した文書は,編集や削除ができなくなります。誤って格納した場合は,Document Manager管理者又は改変禁止フォルダ管理者に削除してもらうようにしてください。ただし,改変禁止フォルダ管理者は削除する文書に対する削除権が必要です。改変禁止モードの設定については,マニュアル「Groupmax Document Manager Version 6 システム管理者ガイド」(Windows用)又は「Groupmax Document Manager Version 6 システム管理者ガイド」を参照してください。
- ■ヘルプでのキーワード■
- 改変禁止モード
(3) 分類索引を使って一般文書を分類する
一般文書は分類索引にリンクさせて管理できます。これは,紙に出力した文書に,インデクスを貼り付けるような作業です。文書へのリンクは文書を検索するときに利用できます。インデクスを貼り付けてあれば,必要な文書が簡単に検索できます。
分類索引に関する操作の詳細については,Integrated Desktopの文書管理のオンラインヘルプを参照してください。
(a) 一般文書を分類索引にリンクさせる
文書は様々な観点から複数の分類索引にリンクさせると検索に便利です。例えば,「営業第1課の鈴木さんが作成した,今期のステレオの販売戦略会議の議事録」という文書を考えてみます。この文書は次のような分類索引にリンクさせることが考えられます。
- 営業第1課で担当している製品の体系を表した分類索引の「ステレオ」という分類にリンクさせる
- 会社の組織構成を表した分類索引の「営業第1課」という分類にリンクさせる
どちらか一つの分類索引にリンクさせておくより,両方の分類索引にリンクさせておく方が,文書を検索する場合に有効です。分類索引を使用した文書管理の例を,次の図に示します。
図3-33 分類索引を使用した文書管理の例
![[図データ]](figure/zu044100.gif)
一般文書を分類索引にリンクさせる手順を次に示します。
- [共用キャビネットの分類索引]ウィンドウからの操作
- [共用キャビネットの分類索引]ウィンドウを開きます。
- Desktop主画面,[共用キャビネットの検索]ウィンドウ,[共用キャビネットの分類索引]ウィンドウ又は分類索引帳エディタで,分類索引にリンクさせる一般文書を選択します。
- 選択した一般文書をドラッグして,[共用キャビネットの分類索引]ウィンドウ上の,リンクさせる分類又はその文書一覧にドロップします。
- 一般文書のプロパティダイアログからの操作
- 分類索引へリンクを付ける一般文書のプロパティダイアログを表示させます。
- リンク先分類タブをクリックします。
- [設定...]ボタンを選択します。
[リンク先分類索引の設定]ダイアログが表示されます。
- 「分類索引」からリンクさせる分類を選択して,[追加]ボタンをクリックします。
- [OK]ボタンをクリックします。
文書のプロパティダイアログに戻ります。
- [OK]ボタンをクリックします。
- 一般文書を作成するときに分類索引へリンクさせる
- [文書の新規作成]ダイアログで「リンク先分類一覧」の[設定...]ボタンをクリックします。
[リンク先分類索引の設定]ダイアログが表示されます。
- リンクさせる分類を選択して,[追加]ボタンをクリックします。
- [OK]ボタンをクリックします。
[文書の新規作成]ダイアログに戻ります。
- 「名前」や「ファイル」など,必要な項目を設定してから[作成]ボタンをクリックします。
文書の作成と同時に,指定した分類索引へリンク付けられます。
- ■ヘルプでのキーワード■
- リンク,リンク付け,文書の作成に関する設定,文書のコピーに関する設定
(b) 文書へのリンクを解除する
分類索引への文書のリンクは解除できます。例えば,「営業第1課で扱っていた製品は営業第2課で担当する」などの業務の変更が発生した場合,対象製品に関する文書のリンクを付け直しておくことが考えられます。このように,文書のリンクを付け直す場合は,文書のリンクを解除してください。分類索引への文書のリンクの解除の手順を次に示します。
- [共用キャビネットの分類索引]ウィンドウからの操作
- [共用キャビネットの分類索引]ウィンドウで,分類索引へのリンクを解除する文書を選択します。
- [ファイル]-[リンクの削除]を選択します。
- 一般文書のプロパティダイアログからの操作
- 分類索引へリンクを付ける一般文書のプロパティダイアログを表示させます。
- リンク先分類タブを選択します。
- [設定...]ボタンをクリックします。
[リンク先分類索引の設定]ダイアログが表示されます。
- 「リンク先分類一覧」からリンクを解除する分類を選択して,[削除]ボタンをクリックします。
- [OK]ボタンをクリックします。
文書のプロパティダイアログに戻ります。
- [OK]ボタンをクリックします。
- ■ヘルプでのキーワード■
- リンク,リンクの解除,リンクの変更
(4) 一般文書を編集する
共用キャビネットで管理されている一般文書は,必要に応じて編集できます。通常は,次のような操作をします。
- Desktop主画面,[共用キャビネットの検索]ウィンドウ,[共用キャビネットの分類索引]ウィンドウ又は分類索引帳エディタから,目的の文書を選択します。
- [ファイル]-[編集モードで開く]を選択します。
ツリービューから,作業中文書フォルダを開くと,Desktop主画面に作業中文書の一覧を表示できます。既に編集モードで取り出している文書を編集する場合は,この作業中文書一覧で,編集する文書をダブルクリックしたり,[ファイル]-[開く]を選択したりして開きます。また,[ファイル]-[共用キャビネットの作業中文書一覧]を選択すると,[作業中文書一覧]ダイアログが表示されます。編集モードで取り出している文書は,このダイアログに表示される作業中文書一覧から,編集する文書を選択して,[開く]ボタンをクリックして起動させることもできます。
これで,文書は編集できる状態になります。ただし,改変禁止モードを設定したフォルダに格納されている文書は編集モードで開くことはできません。
- 注意
- 共用キャビネットで管理されている文書を編集する場合,編集する文書は管理元のサーバからIntegrated Desktopの作業領域にダウンロードされます。すなわち,現在編集中の文書は,Integrated Desktopの作業領域にある一時的なデータです。したがって,アプリケーションでの文書の編集が終了したら,作業領域の文書をサーバに保存してください。この操作をしないと,サーバの文書は更新されません。
- ダブルクリック又は[ファイル]-[開く]を選択して文書を開いた場合
- 文書一覧から,ダブルクリック又は[ファイル]-[開く]を選択して文書を開いた場合は,[Document Managerの設定]ダイアログでのユーザ環境の設定に従って,排他モードが決まります。[Document Managerの設定]ダイアログは,Desktop主画面から,[ツール]-[Groupmaxの設定]-[Document Managerの設定...]を選択して表示させます。[Document Managerの設定]ダイアログでのユーザ環境の設定については,Integrated Desktopの文書管理のオンラインヘルプを参照してください。
- 関連ファイルを編集する場合
- メールや掲示板の記事,ワークフロー案件などに添付されていた複数のファイルを一つの文書として登録してある場合は,関連ファイルも編集できます。関連ファイルを編集する手順を次に示します。
- Desktop主画面,[共用キャビネットの検索]ウィンドウ,[共用キャビネットの分類索引]ウィンドウ又は分類索引帳エディタから,目的の文書を選択します。
- [ファイル]-[編集モードで開く]を選択します。
[ファイルを開く]ダイアログが表示されます。
ツリービューから作業中文書フォルダを開くと,Desktop主画面に作業中文書の一覧を表示できます。既に編集モードで取り出している文書を編集する場合は,この作業中文書一覧で,編集する文書をダブルクリックしたり,[ファイル]-[開く]を選択したりして開きます。また,[ファイル]-[共用キャビネットの作業中文書一覧]を選択すると,[作業中文書一覧]ダイアログが表示されます。編集モードで取り出している文書は,このダイアログに表示される作業中文書一覧から,編集する文書を選択して,[開く]ボタンをクリックして起動させることもできます。
- [ファイルを開く]ダイアログから目的のファイルを選択して,[開く]ボタンをクリックします。
- ただし,主ファイルを指定してある文書の関連ファイルを編集する場合は,[Document Managerの設定]ダイアログの文書の取り出しタブの「主ファイルと関連ファイルが存在するときファイル一覧を表示」チェックボックスを選択状態にしておく必要があります。この設定をしないと,主ファイルとして指定されているファイルがアプリケーションを介して起動します。
- [Document Managerの設定]ダイアログは,Desktop主画面から,[ツール]-[Groupmaxの設定]-[Document Managerの設定...]を選択して表示させます。[Document Managerの設定]ダイアログでのユーザ環境の設定については,Integrated Desktopの文書管理のオンラインヘルプを参照してください。
- ■ヘルプでのキーワード■
- 編集,保存,改変禁止モード,文書の取り出しに関する設定
(5) 一般文書を印刷する
一般文書を印刷できます。一般文書の印刷手順を次に示します。
- Desktop主画面,[共用キャビネットの検索]ウィンドウ,[共用キャビネットの分類索引]ウィンドウ又は分類索引帳エディタから,目的の文書を選択します。
- [ファイル]-[印刷]を選択します。
また,メールや掲示板の記事,ワークフロー案件などに添付されていた複数のファイルを一つの文書として登録してある場合は,関連ファイルも印刷できます。関連ファイルを印刷する手順を次に示します。
- Desktop主画面,[共用キャビネットの検索]ウィンドウ,[共用キャビネットの分類索引]ウィンドウ又は分類索引帳エディタから,目的の文書を選択します。
- [ファイル]-[印刷]を選択します。
[ファイルの印刷]ダイアログが表示されます。
- このダイアログから目的のファイルを選択して[印刷]ボタンをクリックします。
ただし,主ファイルを指定してある文書の関連ファイルを印刷する場合は,[Document Managerの設定]ダイアログの文書の取り出しタブの「主ファイルと関連ファイルが存在するときファイル一覧を表示」チェックボックスを選択状態にしておく必要があります。この設定をしないと,主ファイルとして指定されているファイルがアプリケーションを介して起動して,印刷されます。
[Document Managerの設定]ダイアログは,Desktop主画面から,[ツール]-[Groupmaxの設定]-[Document Managerの設定...]を選択して表示させます。[Document Managerの設定]ダイアログでのユーザ環境の設定については,Integrated Desktopの文書管理のオンラインヘルプを参照してください。
- ■ヘルプでのキーワード■
- 印刷,一般文書の印刷
(6) 一般文書を削除する
不要になった一般文書は削除できます。Desktop主画面,[共用キャビネットの検索]ウィンドウ又は[共用キャビネットの分類索引]ウィンドウから,目的の文書を選択して,[ファイル]-[削除]を選択してください。ただし,改変禁止モードを設定したフォルダに格納されている文書は削除できません。
- ■ヘルプでのキーワード■
- 削除,一般文書の削除