ここでは,共用キャビネットのフォーム文書データベースで管理されているフォーム文書の操作について説明します。フォーム文書データベースは,システム管理者などが計画的に設計して,構築することをお勧めします。なお,操作方法の詳細については,Integrated Desktopの文書管理のオンラインヘルプを参照してください。また,フォーム文書データベースの定義と運用については,マニュアル「Groupmax Document Manager Version 6 システム管理者ガイド」(Windows用)又は「Groupmax Document Manager Version 6 システム管理者ガイド」を参照してください。
(1) フォーム文書を作成する
フォーム文書データベースには,用途に合わせて一つ以上のフォームが定義できます。フォーム文書は,フォーム文書データベースに定義されているフォームを基に作成して登録します。
例えば,営業活動を支援するために定義したフォーム文書データベースには,営業日報作成用に定義したフォームを利用して作成した文書を登録します。このように,フォーム文書データベースには業務の目的別にフォームを定義できるので,フォームに必要事項を入力するだけでフォーム文書を作成して登録できます。フォーム文書の作成について,次の図に示します。
図3-34 フォーム文書の作成
フォーム文書を作成する手順を次に説明します。
また,ディスカッションやQ&Aのために定義したフォーム文書データベースには,発言に対する意見や回答なども登録できます。発言に対する意見や質問に対する回答など,応答文書を作成する手順を次に示します。
(2) 目的別一覧を利用してフォーム文書の一覧を表示する
目的別一覧とは,フォーム文書データベースの文書一覧の表示形式の定義です。一つのフォーム文書データベースには複数の目的別一覧を定義できます。例えば,営業報告書を管理するフォーム文書データベースの文書一覧を,取り扱う製品をキーとして表示したり,報告書の作成者をキーとして表示したりできます。目的別一覧を使用したフォーム文書の一覧表示について,次の図に示します。
図3-35 目的別一覧を使用したフォーム文書の一覧表示
また,ディスカッションやQ&Aのために定義したフォーム文書データベースに登録された発言や,その発言に対する意見や回答などを階層的に表示させることもできます。目的別一覧を使用したフォーム文書の階層関係の表示について,次の図に示します。
図3-36 目的別一覧を使用したフォーム文書の階層表示
目的別一覧を利用してフォーム文書の一覧を表示する手順を次に示します。
また,目的別一覧を切り替えたフォーム文書の一覧表示に対して,更に表示条件を設定して文書を絞り込めます。例えば,営業担当者をキーにした表示に対して,更に日立太郎さんが作成した文書だけを表示するような場合に便利です。フォーム文書の絞り込みについて,次の図に示します。
図3-37 フォーム文書の絞り込み
目的別一覧を切り替えたフォーム文書の一覧表示に対して,更に表示条件を設定して文書を絞り込む手順を次に示します。
なお,選択している目的別一覧定義で定義されている表示条件との接続方法は,[表示条件の設定]ダイアログで選択する接続方法に関係なく,ANDが仮定されます。
(3) 集計フォームを利用する
集計フォームを利用すると,フォーム文書データベースに登録されている複数のフォーム文書から,特定のデータを集計して表示できます。例えば,製品の受注管理をするフォーム文書データベースに対して,特定の製品の総受注数を計算する集計フォームを起動させると,集計結果が一つのフォームに表示されます。集計フォームの利用例を次の図に示します。
図3-38 集計フォーム利用例
集計結果として表示されたフォームは,ファイルとして保存したり,Integrated Desktop上の任意のフォルダに保存したりできます。例に挙げたような製品の受注管理をするフォーム文書データベースから,期ごとの製品別の総受注数を集計して,結果を一般文書として一つのフォルダで管理するような運用も考えられます。
集計フォームを利用するには,通常,次のような操作をします。
集計フォームが起動します。
(4) フォーム文書を編集する
共用キャビネットで管理されているフォーム文書は,必要に応じて編集できます。通常は,次のような操作をします。
これで,文書は編集できる状態になります。
例えば,営業報告書は,毎日新しい情報を追加して更新しておけば,進ちょく状況が管理できます。また,営業報告書を作成するフォームに,上司からの指示やコメント,承認などをもらうためのフィールドを定義しておけば,コミュニケーションが円滑になります。
(5) フォーム文書を削除する
不要になったフォーム文書は削除できます。Desktop主画面から削除するフォーム文書を選択して,[ファイル]-[削除]を選択してください。