ここでは,分類索引帳の操作について説明します。なお,操作方法の詳細については,Integrated Desktopの文書管理のオンラインヘルプを参照してください。
(1) 分類索引帳とは
分類索引帳とは,フォルダや分類索引を参照先とする索引を登録したファイル(.cip)です。Integrated Desktop上のフォルダや共用キャビネットの分類索引を直接使う場合と同様に,文書を検索したり,参照したりできます。
(2) 分類索引帳を作成する
分類索引帳は,分類索引帳エディタで作成します。分類索引帳エディタは,Desktop主画面のツールバーから[分類索引帳エディタ]ボタンをクリックして,表示させます。目的のフォルダや分類を,Desktop主画面や[共用キャビネットの分類索引]ウィンドウからドラッグ&ドロップで,分類索引帳に登録します。また,既存の分類索引帳から,別の分類索引帳へ索引を移動したり,複写したりできます。分類索引帳には,ネットワーク上の複数のサーバのフォルダや分類索引を登録できます。分類索引帳の作成方法については,Integrated Desktop の文書管理のオンラインヘルプを参照してください。分類索引帳の作成例を次の図に示します。
図3-39 分類索引帳の作成例
(3) 分類索引帳を使って検索する
自分が必要とする文書が所属するフォルダや分類索引を分類索引帳に登録しておくと,分類索引帳エディタのツリービューには,その登録したフォルダと分類索引だけが表示されます。ツリービュー上のフォルダや分類索引をダブルクリックするだけで,目的の文書がすぐに見付けられます。
また,分類索引帳エディタには,フォルダと分類索引を同じツリービューに表示されます。したがって,画面を切り替える必要はなく,同じ操作で文書の一覧表示や一覧表示した文書の操作ができます。
(4) 分類索引帳を共用する
分類索引帳は,WordやExcelなどで作成した一般文書と同様に,メールに添付してほかのユーザに配布したり,共用キャビネットに登録したりできます。例えば,プロジェクトのメンバや同じ課員が頻繁に利用するフォルダや分類索引を登録した分類索引帳を作成して,配布するような運用もできます。