3.2.2 メールを作成して送る

メールを作成するには,メール作成用のメッセージエディタを利用します。ここでは,個人メールを送るときの基本操作について説明します。

<この項の構成>
(1) メールを作成する
(2) メールを送る
(3) 作成しておいたメールを一括して送る
(4) メールの送信ではこんなこともできます

(1) メールを作成する

(a) メッセージエディタを起動する

Desktop主画面で,[新規メール作成]ボタンをクリックするか,又は[メッセージ]-[Mailの作成]-[メール]を選択すると,次の図に示す新規メール作成用のメッセージエディタが表示されます。

図3-7 新規メール作成用のメッセージエディタ

[図データ]

(b) 新規メール作成用のメッセージエディタで設定する項目

新規メール作成用のメッセージエディタでは,次の項目を設定します。添付ファイルやメールの属性は,必要に応じて設定してください。

主題を入力する
メールのタイトルです。簡潔で分かりやすいタイトルを付けてください。
本文を入力する
本文を直接入力する方法のほかに,送ったり受け取ったりしたメールの本文を挿入できます。[挿入]-[デスクトップ...]又は[Groupmax...]を選択して,読み込む文書を選択してください。
本文を入力するための基本的な操作は,マウスの右ボタンでクリックした場合に表示されるメニューからも実行できます。
本文の書式を設定する
メッセージエディタの本文モードがリッチテキストモードの場合には,[書式]メニューの機能を使って,記述中の本文の文字の色,箇条書き及び段落のそろえ位置などの書式をユーザが設定できます。プレーンテキストモードの場合は,設定できません。
書式を設定するための基本的な操作は,マウスの右ボタンでクリックした場合に表示されるメニューからも実行できます。
 
現在設定されている本文モードはウィンドウのステータスバーに表示されています。リッチテキストモードを利用するかプレーンテキストモードを利用するかは,Desktop主画面の[ツール]-[Groupmaxの設定]-[Mailの設定...]を選択し,[オプション]ダイアログの選択機能タブで設定します。リッチテキストモードやプレーンテキストモードの設定については,Integrated Desktopのメールのオンラインヘルプを参照してください。
■ヘルプでのキーワード■
本文,リッチテキストモード,プレーンテキストモード,書式の設定
宛先を設定する
宛先バーには,各宛先の属性を決定する「TO」,「CC」,「BCC」などの記号や宛先が表示されます。宛先を設定するには,宛先台帳に登録されている宛先を選ぶ方法,宛先を直接入力する方法,及び別のメールに設定されている宛先や電子アドレス帳に登録されている情報をドラッグ&ドロップする方法があります。
■ヘルプでのキーワード■
宛先を設定する,TO,CC,BCC
メールの属性を設定する
至急親展など,メールに設定する条件を,メールの属性といいます。至急や返信要求などの属性を指定しておくと,メールの受信者のINBOXに属性を示すマークが表示されます。メールの属性は[メッセージ]-[送信属性...]を選択して,[送信属性]ダイアログでも設定できます。
■ヘルプでのキーワード■
メールの属性
添付ファイルを設定する
本文にはあいさつ文や概要などを簡潔に入力し,個人フォルダ内のファイル,共用キャビネットの文書,Windowsのファイルシステム(エクスプローラ上のフォルダなど)内のファイルを,資料としてメールに添付できます。WordやExcelなどのWindowsアプリケーションで作成した文書を添付できるので,会議の資料などをデータで送信できます。添付できるファイルは,24個までです。
共用キャビネットの具体的な利用方法については,「3.8 共用キャビネットを利用する」を参照してください。
添付ファイルを設定するには
メッセージエディタで添付ファイルを設定するには次の方法があります。
  • [添付ファイル]ボタンをクリックするか,又は[メッセージ]-[添付ファイル...]を選択します。[添付ファイル]ダイアログで[デスクトップ...]又は[Groupmax...]ボタンをクリックして,ファイルを選択します。
  • Desktop主画面の個人フォルダのファイル,共用キャビネットの文書,エクスプローラ上のフォルダ内のファイルから追加したいファイルを選択し,添付ファイルバーにドラッグ&ドロップします。
リッチテキストモードで作成したメールを16ビット版クライアント環境に送信する場合,添付ファイルの数や内容について幾つかの注意事項があります(RFB1.rtfというファイルが自動的に添付されるなど)。これらの注意事項については,Integrated Desktopのメールのオンラインヘルプを参照してください。
■ヘルプでのキーワード■
添付ファイルを設定する,16ビット版クライアント,
RFB1.rtf

(2) メールを送る

メッセージエディタで作成したメールを送る場合は,メッセージエディタの[送信]ボタンをクリックするか,又は[メッセージ]-[送信]を選択します。

注意
送信できるメールのサイズが,サーバ側で設定されている場合があります。その場合は,システム管理者に送信できるメールのサイズを確認してください。
メールを送る前に正しい宛先かどうかを確認できます
メールを送る前に必ず宛先一覧が表示されるように設定できます。一覧には指定した宛先の名前や所属が表示され,宛先を再確認できるので,間違った宛先に送ってしまうことを防げます。
メールを送る前に必ず宛先一覧を表示するかどうかの設定は,メッセージエディタの[ツール]-[オプション...]を選択するか,Desktop主画面の[ツール]-[Groupmaxの設定]-[Mailの設定...]を選択し,[オプション]ダイアログの送受信タブで設定します。また,メールの作成中に[メッセージ]-[宛先確認]を選択すれば,指定した宛先の名前や所属が表示されます。
■ヘルプでのキーワード■
宛先確認

(3) 作成しておいたメールを一括して送る

メッセージエディタで作成した新規メールを,すぐに送信しないでOUTBOXに格納したり,個人フォルダ内のローカルフォルダやエクスプローラ上のフォルダにメールファイルとして保存したりしておけば,複数のメールを一度の操作で送信できます。OUTBOXから送信できるのは,未送信のメールと,前回の送信時にエラーが発生したために未送信となったメールです。

オフラインを利用しているときにメールを送信する操作の詳細については,「5.3 モバイル機能を使ってメールを利用する」を参照してください。

(a) OUTBOX内のメールを一括送信する

  1. 新規メール用のメッセージエディタでメールを作成して,メッセージエディタの[後で送信]ボタンをクリックするか,又は[メッセージ]-[後で送信]を選択します。
    作成したメールがOUTBOXに格納されます。
  2. Desktop主画面の[OUTBOXから一括送信]ボタンをクリックするか,又は[モバイル]-[OUTBOXから一括送信]を選択します。
    送信対象となるメールが送信されます。送信中は,現在の処理状況を示すダイアログが表示され,送信が終了すると送信結果が画面に表示されます。

 

個人フォルダ内のローカルフォルダやエクスプローラ上のフォルダに作成済みの新規メールのファイル(拡張子が.mlfのファイル)をOUTBOXにドラッグ&ドロップしても,送信対象のメールとしてOUTBOXに格納できます。ただし,送信対象のメールとして格納できるファイルには,幾つかの注意事項があります。注意事項については,「(d) OUTBOXへドラッグ&ドロップするファイルの種別による操作の違い」を参照してください。

メールを選択して送信できます
OUTBOXに保存されているメールを個別に送信したいときは,送信したいメールをOUTBOXから選択して,Desktop主画面の[送信]ボタンをクリックするか,[ファイル]-[送信]又は[モバイル]-[送信]を選択してください。
■ヘルプでのキーワード■
OUTBOX,一括送信,送信

(b) ローカルフォルダ内のファイルを一括送信する

作成したメールを,メールファイルとして個人フォルダ内のローカルフォルダに保存しておくと,後で一括して送信できます。Desktop主画面のツリービューで,個人フォルダ内のローカルフォルダに保存されているファイルを選択して, Desktop主画面の[送信]ボタンをクリックするか,[ファイル]-[送信]又は[モバイル]-[送信]を選択してください。

注意
ローカルフォルダ内のメールファイルを送信するときは,オンラインで実行する必要があります。
■ヘルプでのキーワード■
送信,一括送信

(c) メールの一括送信と一括格納を続けて実行する

OUTBOX内のメールを一括送信し,続けてINBOX内のメールを受信控えに一括格納できます。Desktop主画面の[送信と格納]ボタンをクリックするか,又は[モバイル]-[送信と格納]を選択してください。

■ヘルプでのキーワード■
送信と格納

(d) OUTBOXへドラッグ&ドロップするファイルの種別による操作の違い

OUTBOXにファイルをドラッグ&ドロップしたときには,選択したファイルの種別によって,次のどちらかの状態になります。

OUTBOXからメールを送信するためにドラッグ&ドロップするときには,次のことを確認して利用してください。

ドラッグ&ドロップしたファイルがそのままOUTBOXに格納される場合
Integrated Desktopの個人フォルダ内のローカルフォルダやエクスプローラ上のフォルダに個人メール用の新規メールとして保存したファイル(宛先が設定済みで,拡張子が.mlfのファイル)は,送信対象のメールとしてOUTBOXに格納されます。
ただし,宛先が設定されていないメールファイルをドラッグ&ドロップした場合は,[発信種別]ダイアログが表示されます。
[発信種別]ダイアログが表示される場合
ファイルの種別によっては,OUTBOXにドラッグ&ドロップすると[発信種別]ダイアログが表示されます。「個人メール」を選択すると,状況に応じた新規メール作成用のメッセージエディタが表示されます。必要に応じて内容を確認,修正してメッセージエディタの[後で送信]ボタンをクリックするか,又は[メッセージ]-[後で送信]を選択してください。
注意
  • ここでは,個人メールとしてメールを送信する操作だけを説明します。[発信種別]ダイアログでほかの項目を選択した場合の操作については,Integrated Desktopのオンラインヘルプを参照してください。
  • 複数のファイルを選択してOUTBOXにドラッグ&ドロップしたときに,送信対象となるメールファイルと対象外のファイルが混在している場合は,[発信種別]ダイアログが表示されます。この場合,送信対象となるメールだけOUTBOXに格納されることはありません。送信対象のメールであっても,OUTBOXへ格納する操作が再度必要になります。
Windowsアプリケーションで作成したファイルや,共用キャビネットの文書をドラッグ&ドロップしたときには
個人フォルダやエクスプローラ上に保存されているWordやExcelなどで作成したファイル,及び共用キャビネットの文書をドラッグ&ドロップした場合は,そのファイルが添付ファイルとして設定された新規メール作成用のメッセージエディタが表示されます。主題には添付ファイル名が自動的に設定されるので,必要に応じて修正し,本文や宛先を設定してください。
宛先が設定されていないメールファイルをドラッグ&ドロップしたときには
そのメールファイルに設定済みの主題や本文や添付ファイルが設定された,新規メール作成用のメッセージエディタが表示されます。宛先を設定してください。
受信メールをドラッグ&ドロップしたときには
転送メールとして,ドラッグしたファイルに設定されている主題や本文,添付ファイルの情報などが設定されたメッセージエディタが表示されます。本文には転送メールであることを示す転送記号が,主題には先頭に「Fw:」が設定されます。受け取ったメールが転送メールの場合,「Fw[転送を繰り返した回数]:」が主題の先頭に設定されます。
送信済みメール,回覧及び記事をドラッグ&ドロップしたときには
ドラッグしたファイルに設定されている主題,宛先,本文,添付ファイルの情報などが設定された,新規メール作成用のメッセージエディタが表示されます。新規メールとして改めて作成してください。
■ヘルプでのキーワード■
OUTBOX,[発信種別]ダイアログ

(e) 一括送信するメールの条件を変更する

送信が終了したメールをOUTBOXから自動的に削除したり,Keymate/Multiによる暗号化が設定されたメールファイルの送信の有無を設定したりするなど,一括送信されるメールの条件をユーザが任意に変更できます。

条件を変更するには,Desktop主画面の[モバイル]-[設定...]を選択し,[設定]ダイアログで条件を設定してください。設定できる条件を次に示します。

■ヘルプでのキーワード■
OUTBOX,[発信種別]ダイアログ

(f) 一括送信時にエラーが発生したときには

一括送信をするときには,使用環境や操作時の状況によって,いろいろな注意事項があります。主な注意事項やエラーが発生したときの操作については,「5.3.4 モバイル機能を使ってメールの送信や格納をするときの注意事項」及びIntegrated Desktopのメールのオンラインヘルプを参照してください。

■ヘルプでのキーワード■
一括送信,送信,OUTBOX

(4) メールの送信ではこんなこともできます

送ったメールの状態を送信ログで確認できます
送ったメールの内容は,送信ログに登録されます。送信ログでは,相手に正常に届いたかどうか,相手がメールの内容を読んでいるかどうかなどを確認したり,送ったメールを再送したりすることができます。
送信済みメールの状態は,確認したいメールを送信ログで選択してから[ファイル]-[プロパティ]を選択し,[プロパティ]ダイアログの送信メール詳細タブで確認できます。ニックネームを指定した宛先については,送信メール詳細タブの[詳細]ボタンを選択すると詳細情報が表示されます。
■ヘルプでのキーワード■
送信ログ,送信メールの確認,再送
配信日時指定したメールの送信を取り消しできます
配信日時指定(メールを送信する日時を指定)を設定したメールの送信を,取り消すこともできます。取り消したい場合は,送信ログで目的のメールを選択してから[メッセージ]-[取り消し]を選択してください。
■ヘルプでのキーワード■
メールの取り消し,配信日時指定
メールの返事を出せます
受け取ったメールに返事を出す場合,次のどちらかを実行すると,返信メール作成用のメッセージエディタが表示されます。
  • メッセージエディタに受信メールの内容が表示されている状態で,[メッセージ]-[返信]を選択します。
  • INBOXや受信控えで受信メールを選択して,[返信]ボタンをクリックするか,又は[メッセージ]-[返信]を選択します。
 
返信メールの主題の先頭には,返信のメールであることを示す「Re:」が自動的に設定されます。
受け取ったメールが返信メールの場合,「Re[返信を繰り返した回数]:」が主題の先頭に設定されます。
受け取ったメールの主題が「4/17連絡会議の開催時間」の場合
Re:4/17連絡会議の開催時間
受け取ったメールの主題が「Re:4/17連絡会議の開催時間」(返信メール)の場合
Re[2]:4/17連絡会議の開催時間
上記の例以外にも,受け取ったメールがどのような条件のメールであるかによって,主題に付く返信の回数の表示方法は異なります。詳細については, Integrated Desktopのメールのオンラインヘルプを参照してください。
■ヘルプでのキーワード■
返信
別の人にメールを転送できます
受け取ったメールを別の人に転送する場合,次のどちらかを実行すると,転送メール作成用のメッセージエディタが表示されます。
  • メッセージエディタに受信メールの内容が表示されている状態で,[メッセージ]-[転送]を選択します。
  • INBOXや受信控えで受信メールを選択して,[転送]ボタンをクリックするか,又は[メッセージ]-[転送]を選択します。
 
転送メールの主題の先頭には,転送のメールであることを示す「Fw:」が自動的に設定されます。
受け取ったメールが転送メールの場合,「Fw[転送を繰り返した回数]:」が主題の先頭に設定されます。
受け取ったメールの主題が「4/17連絡会議の開催時間」の場合
Fw:4/17連絡会議の開催時間
受け取ったメールの主題が「Fw:4/17連絡会議の開催時間」(転送メール)の場合
Fw[2]:4/17連絡会議の開催時間
上記の例以外にも,受け取ったメールがどのような条件のメールであるかによって,主題に付く転送の回数の表示方法は異なります。詳細については, Integrated Desktopのメールのオンラインヘルプを参照してください。
■ヘルプでのキーワード■
転送