ローカル宛先エディタを使ってローカル宛先台帳を作成するときには,次のようなこともできます。
(1) 検索した宛先をローカル宛先台帳に登録する
ローカル宛先台帳に登録したい相手の所属している部署などが分からなくても,名前や役職など一部の情報が分かれば,宛先を検索してローカル宛先台帳に登録できます。
グループに宛先を追加するための[宛先指定]ダイアログで,[検索]ボタンをクリックします。[検索]ダイアログが表示されたら,名前や役職などの検索条件を設定してください。
(2) 相手に関する詳細情報を表示する
相手の宛先から,名前,役職,電話番号などの情報を参照できます。ローカル宛先台帳のグループ内の宛先を選択して,[詳細情報]ボタンをクリックするか,又は[宛先]-[詳細情報]を選択してください。
(3) メッセージエディタで指定した宛先をローカル宛先台帳に登録する
メールを送るときに指定した宛先や受信したメールの宛先を,ローカル宛先台帳に登録できます。メッセージエディタで[ツール]-[ローカル宛先へ登録...]を選択すると,グループ名を入力するための[ローカル宛先へ登録]ダイアログが表示されます。
(4) ローカル宛先台帳をファイルに保存したり,ファイルから読み込んだりする
ローカル宛先台帳に登録した宛先をグループ単位でファイルに保存できます。また,ローカル宛先ファイル(拡張子が.eadのファイル)の内容を読み込んで,ローカル宛先台帳に登録できます。これらの機能を利用すれば,自分の所属しているプロジェクトの関係者にファイルとして配布して,関係者間で共通の宛先台帳として利用することもできます。
ローカル宛先台帳をファイルに保存するときには[ファイル]-[ローカル宛先台帳のファイル保存...]を,ローカル宛先ファイルの内容を読み込むときには[ファイル]-[ローカル宛先台帳へ登録...]を選択してください。
(5) 1台のパーソナルコンピュータでユーザごとにローカル宛先台帳を持つようにする
ログインユーザごとにローカル宛先台帳を持つように指定できます。1台のパーソナルコンピュータを複数人で使う場合に,この機能を指定することをお勧めします。Groupmax統合セットアップ([Groupmax設定のプロパティ]ダイアログ)のAddressタブで「ユーザごとにローカル宛先台帳を持つ」チェックボックスを選択状態にしてください。詳細については,「2.1.3 Groupmaxの機能を使えるようにする」を参照してください。
ただし,この機能を指定した場合,ローカル宛先台帳を使用する機能(ローカル宛先エディタ,メッセージエディタ,ローカル宛先ファイル変換ユティリティ)を起動するときには常にGroupmaxへのログインが必要になります。