3.3.1 宛先台帳とは
宛先台帳とは,ユーザや組織の宛先を登録してある名簿です。メールを送るときの宛先の指定に使えます。宛先台帳を使えば,メールの宛先を簡単に指定できます。あらかじめ登録された宛先を使用するので,入力ミスがなく,複数の宛先の指定も一括してできます。
- <この項の構成>
- (1) 宛先台帳の種類
(1) 宛先台帳の種類
ユーザが使える宛先台帳には,次の四つがあります。
- システム宛先台帳
- 宛先が実際の会社組織に合わせてツリー構造で管理されている宛先台帳です。また,Groupmaxシステムを複数のドメインで構成している場合,自分の所属するドメインの宛先台帳に当たります。
- システム宛先グループ
- 組織の異なる宛先が一つにまとめられ,システム上のグループとして管理されています。システムにあらかじめ登録されています。
- ローカル宛先台帳
- 頻繁にメールを送る相手の宛先だけをまとめて登録した,自分用の宛先台帳です。
- 外部宛先台帳
- LDAPに対応しているディレクトリサーバの登録内容を表示する台帳です。Groupmaxシステムの場合,ディレクトリサーバは,ドメインという単位で構成されています。例えば,Groupmaxシステムが複数のドメインで構成されている場合では,自分の宛先が所属するドメインのシステム宛先台帳と,その他のドメインのシステム宛先台帳の登録内容が,一つにまとめられています。
- 注意
- 外部宛先台帳は,Directory Clientが提供する機能です。外部宛先台帳を使用する場合は,必ずDirectory Clientをインストールしておいてください。
システム宛先台帳,システム宛先グループ,ローカル宛先台帳についての概要は次の図のとおりです。グループは,組織の異なる宛先を一つにまとめる単位です。システム宛先グループでは,グループがシステムにあらかじめ登録されています。ローカル宛先台帳では,ユーザがグループを任意に設定します。なお,この図では外部宛先台帳については説明していません。外部宛先台帳の詳細については,「4.1.13 外部宛先台帳を利用する」を参照してください。
図3-13 宛先台帳の概要
![[図データ]](figure/zuad1.gif)
宛先台帳は,メールを送る相手に応じて使い分けてください。
- 相手の所属している組織が分かっている場合
- システム宛先台帳や外部宛先台帳を使うと便利です。例えば,営業1課に所属している人の宛先をすぐに探すことができます。
- 相手の所属しているシステム上のグループが分かっている場合
- システム宛先グループを使うと便利です。社員で構成している委員会を,システム上のグループとして登録している場合などが該当します。例えば,図書委員会に所属している人の宛先をすぐに探すことができます。
- 相手の宛先をローカル宛先台帳に既に登録してある場合
- ローカル宛先台帳を使うと便利です。例えば,自分が参加している複数のプロジェクトのメンバの宛先をローカル宛先台帳に登録できます。メンバの宛先を登録しておけば,メールで定期的にプロジェクトの活動予定を知らせたいときに,ローカル宛先台帳を使って簡単に宛先を指定できます。自分で自由にカスタマイズできるので,メンバの増減にも柔軟に対応できます。