4.1.4 メールや回覧を保存する
送信したり受け取ったりしたメールや回覧は,必要に応じて自分の環境に保存しておくことができます。保存するときには,メールや回覧に添付されているファイルも一緒に保存されます。重要なメールや回覧は,自分の環境に保存しておくことをお勧めします。
- <この項の構成>
- (1) メールを保存する
- (2) 回覧を保存する
- (3) 保存するときのファイル名の設定をカスタマイズする
(1) メールを保存する
メールを保存する方法には幾つかの方法があります。自分の操作環境に合わせて保存先を使い分けてください。
- INBOX内の受信メールを受信控えに保存する
- 受信控えに格納する機能を利用すると,INBOX内のメールを受信控えにまとめて保存できます。例えば,未読のメールを定期的に受信控えにまとめて保存し,後で内容を読むという運用ができます。
- 受信控えにメールを一括格納するには,Desktop主画面の[受信控えに一括格納]ボタンをクリックするか,又は[モバイル]-[受信控えに一括格納]を選択します。INBOX内のメールが受信控えに格納されます(格納するメールの条件はユーザが変更できます)。
格納中は現在の処理状況を示すダイアログが表示され,格納が終了すると格納結果が画面に表示されます。
- INBOX内のメールを個別に受信控えに格納したいときは,格納したいメールをINBOXから選択して,Desktop主画面の[モバイル]-[受信控えに格納]を選択するか,受信控えにドラッグ&ドロップします。
- エクスプローラ上のフォルダにメールを保存する
- Windowsのファイルシステムの任意のフォルダ(エクスプローラ上のフォルダ)には,次の方法で保存できます。
- Desktop主画面のリストビューから目的のメールを選択し,エクスプローラ上のフォルダにドラッグ&ドロップするか,又は[ファイル]-[名前を付けて保存...]を選択します。
- メッセージエディタに保存したいメールが表示されている状態で,[ファイル]-[名前を付けて保存...]を選択します。
- Integrated Desktopの個人フォルダにメールを保存する
- 個人フォルダや,個人フォルダ内のローカルフォルダには,次の方法で保存できます。
- Desktop主画面のリストビューから目的のメールを選択し,個人フォルダ内の目的のフォルダにドラッグ&ドロップするか,又は[ファイル]-[格納...]を選択します。
- メッセージエディタに保存したいメールが表示されている状態で,[ファイル]-[Groupmax保存...]を選択します。
- ■ヘルプでのキーワード■
- 一括格納,格納,名前を付けて保存,Groupmax保存
(2) 回覧を保存する
回覧は,エクスプローラ上のフォルダやIntegrated Desktopの個人フォルダに保存できます。保存方法は,メールを保存する場合と同じです。ただし,受信控えには保存できないので注意してください。
- ■ヘルプでのキーワード■
- 格納,名前を付けて保存,Groupmax保存
(3) 保存するときのファイル名の設定をカスタマイズする
エクスプローラ上のフォルダやIntegrated Desktopの個人フォルダにメールや回覧を保存するときに,ファイル名として設定されるメールや回覧の属性と順番を,ユーザが任意に設定できます。
ファイル名の設定を変更したい場合は,Desktop主画面の[ツール]-[Groupmaxの設定]-[Mailの設定...]又はメッセージエディタの[ツール]-[オプション...]を選択し,[オプション]ダイアログのファイルタブで設定します。
- ファイル名として設定される属性
- ファイル名として設定されるメールや回覧の属性は,次のとおりです。
- これらの項目は,順番を入れ替えたり,必要に応じて項目を削除したりできます。したがって,ファイル名の先頭に常に送受信した日付を入れたり,送信者の名前を入れたりするなど,ユーザの運用に応じた設定ができます。
- また,主題の先頭に,転送メールや返信メールであることを示すFw:やRe: ※などが付いている場合,ファイル名にこれらを付けるかどうかを選択できます。
- 注※
- 転送や返信が複数回繰り返されたメールの場合,Fw[転送された回数]:又はRe[返信された回数]:が付いています。
- ファイル名の例
- ファイルタブで次の条件を設定してある場合,2001/2/16の19:30にT.TANAKAから受信した「Fw:(御参考)開発会議の件」という受信メールをローカルフォルダに保存すると,ファイル名は次のようになります。
- 条件
- 送受信日,送受信時間,送信者,主題という順番でファイル名を付ける
- ファイル名から"Fw:"や"Re:"を省略する
- ファイル名
- 2001-02-16 1930 T.TANAKA (御参考)開発会議の件.mlf
- ■ヘルプでのキーワード■
- 保存するときのファイル名の設定