(1) 共用キャビネットとは
共用キャビネットとは,Groupmaxで扱う文書を関係者間で共有して活用するための文書管理機能です。共用キャビネットを利用して文書を管理すると次のような利点があります。
(2) 共用キャビネットで管理する文書
共用キャビネットで管理する文書は一般文書とフォーム文書の2種類があります。次に,一般文書とフォーム文書について説明します。
(a) 一般文書
Windowsアプリケーションで作成したファイルに,様々な属性値を付けて管理されている文書を一般文書といいます。例えば,Wordで作成した「gijiroku.doc」に「7/23予算会議議事録」という任意の名前を付けて,一般文書として管理します。
また,メール,回覧及びワークフロー案件などに添付されてくるファイルをまとめて,一つの一般文書として管理したり,メールや回覧自体を文書として管理したりできます。
通常,一つ以上のファイルをまとめて一般文書として管理できます。例えば,画像ファイルの読み込みが指定されているHTMLファイルの場合,HTMLファイルと画像ファイルをまとめて一つの文書として管理できます。複数のファイルを一つの文書として管理する場合,その文書を開いたときに,アプリケーションを介して開くファイルを「主ファイル」といいます。それ以外のファイルを「関連ファイル」といいます。
一般文書は,一般文書データベースで管理されます。また,必ず共用キャビネットの下のフォルダに格納されます。フォルダは,一般文書が共用キャビネットのどこに格納されているかを明確にするために定義する分類体系です。管理する一般文書の種類や業務体系に合わせて,体系的に定義すると便利です。共用キャビネットへの一般文書の登録について,次の図に示します。
図3-29 共用キャビネットへの一般文書の登録
また,フォルダとは別に,一般文書を分類して管理するために貼り付けるインデクスとして分類索引を定義できます。
(b) フォーム文書
共用キャビネットには,Groupmaxを使ってディスカッションをしたり,営業報告などの情報をタイムリーに交換したりするために利用する業務指向の文書データベースを定義できます。このデータベースを「フォーム文書データベース」といいます。フォーム文書データベースには,Formで作成した「フォーム」を定義します。このフォームを基に作成された文書をフォーム文書といいます。共用キャビネットへのフォーム文書の登録について,次の図に示します。
図3-30 共用キャビネットへのフォーム文書の登録
(3) 共用キャビネットを便利に使用するための準備
共用キャビネットを便利に使用するためには,必要に応じてフォルダ,分類索引,一般文書データベース及びフォーム文書データベースを定義する必要があります。フォルダ,分類索引,一般文書データベース及びフォーム文書データベースは,システム管理者などが管理する文書の種類や適用業務などを考慮して,計画的に設計,定義することをお勧めします。
共用キャビネットを便利に使うための操作環境の設計については,マニュアル「Groupmax Document Manager Version 6 システム管理者ガイド」(Windows用)又は「Groupmax Document Manager Version 6 システム管理者ガイド」を参照してください。
また,操作方法については,Integrated Desktopの文書管理のオンラインヘルプを参照してください。