1.3.1 Integrated Desktopで利用できるグループウェアの機能

Integrated Desktopでは,ユーザの業務形態に合わせて,Groupmaxが用意しているグループウェアの機能(メール機能,掲示板機能,ワークフロー案件処理機能,文書管理機能及びエージェント機能)を連携して一つの画面からコントロールできるため,業務効率を向上できます。

画面上では,書類を開く,外部へ文書を送付する,アプリケーションの起動などをアイコンのダブルクリックやドラッグ&ドロップの簡単で統一された操作で使用できます。

Integrated Desktopから利用できるグループウェアの各機能を以下に示します。なお,ここで紹介していないGroupmaxの機能も,インストールされていればIntegrated Desktopから利用できます。

<この項の構成>
(1) メール機能
(2) 掲示板機能
(3) ワークフロー案件処理機能
(4) エージェント機能
(5) 文書管理機能
(6) スケジュール管理機能

(1) メール機能

メール機能を利用して,メールや回覧を送ったり受け取ったりできます。INBOX(入力トレー)を開くことで,受信したメールや回覧を一覧で表示でき,目的のメールや回覧の内容を参照できます。また,OUTBOX(出力トレー)にドラッグ&ドロップするだけで,必要な書類をメールや回覧として送信できます。送信したい相手の宛先をまとめて管理したり,宛先を検索したりすることも簡単にできます。

(2) 掲示板機能

掲示板機能を利用すれば,業務上で必要な情報を関係者で共有したり,共通の話題に関する情報を交換したりできます。掲示板では,検索条件を設定して記事を見付けたり,組織構造に合わせて掲示板を作成したりできます。

(3) ワークフロー案件処理機能

ワークフロー案件処理機能を利用すれば,INBOXを開いてワークフローで送られた案件を一覧表示したり,内容の参照及びアプリケーションの起動や添付された文書の取り出しをしたりできます。また,OUTBOXから文書をワークフローの案件として投入したり,送信ログから履歴や状態の取得ができます。

ワークフローで送付された文書は,その内容についてほかの人に相談したり,処理を振り替えたりなどもできるため,作業の流れに沿って業務を処理できます。

(4) エージェント機能

エージェント機能を利用すれば,クライアントで動作するエージェントを作成して操作できます。Groupmax Agent Server Version 5と接続することで,サーバで動作するエージェントを作成したり,操作したりできます。

また,エージェントマネージャサーバエージェントマネージャを利用することで,Integrated Desktopを使用していないときでも,メールや回覧,ワークフロー案件及びスケジュール予約の着信を監視してユーザに通知したり,指定したアプリケーションを起動したりできます。

注意
Integrated Desktopをインストールした直後は,エージェント機能を利用しない設定になっています。利用できる設定にするには,「3.7.3 エージェント機能を利用するための準備」を参照してください。

(5) 文書管理機能

文書管理機能(共用キャビネット)を利用すれば,電子化された文書を効率良く管理して,最新情報を関係者間で有効に活用できます。

受信したメールや掲示板に掲示した記事を共用キャビネットに保存したり,共用キャビネットで管理している文書をメールやワークフローで送付,掲示板に掲示したりできます。

また,営業報告書や各種申請書の処理などの業務を効率化するためのデータベースを定義したり,電子会議室を開設したりできます。

(6) スケジュール管理機能

Scheduler(スケジュール管理機能)を利用すれば,ほかのメンバから登録されたスケジュール予約がINBOXに表示されます。そのスケジュール予約をINBOXを開いて確認したり,予約に対して回答したりできます。なお,スケジュール管理機能は,Schedulerがインストールされている場合に利用できます。