6.3.1 分類表示でできること
分類表示すると,ローカルフォルダに格納されているメールやWord文書などのファイルを分類できます。また,ファイル名が似ているものや,同じ日に更新されたものなど,様々な項目で分類できます。
さらに,分類表示しているときは,メールの内容をプレビューできます。プレビューしたメールの本文にURLが記述されている場合,URLを開くこともできます。
- <この項の構成>
- (1) 分類できるファイル
- (2) 分類できる項目
- (3) 詳細に分類するには
- (4) メールをプレビューするには
- (5) プレビューした本文に記述されたURLを開くには
(1) 分類できるファイル
分類表示では,ローカルフォルダ及び個人フォルダに格納されているメールや記事,Word文書などのすべてのローカルファイル,及びエイリアスファイルを分類表示できます。分類表示の対象となる,これらのファイルを総称してアイテムと呼びます。
(2) 分類できる項目
分類表示では,リストビューに表示されている次の項目を基にアイテムを分類できます。
- 主題
すべてのアイテムを主題で分類できます。「主題」とは,メール,回覧,及び記事ファイルの主題です。また,これら以外のファイルでは,ファイルの名称になります。
「主題」を基に分類する場合,次の3種類の分類ができます。
- 主題が等しいもので分類
- 主題が完全に一致するファイルがまとめられます。
- 主題が似たもので分類
- 主題が似ているファイルがまとめられます。このため,やり取りしているときに主題を少し変更したメール(返信時に「回答」などの文字列を加えるなど)も一つにまとめられます。
- 主題に特定のキーワードを含むもので分類
- キーワードとして指定された文字列を主題に含むファイルがまとめられます。キーワードには任意の文字列を指定できます。
なお,「主題が似たもの」又は「主題に特定のキーワードを含むもの」で文書ファイルなどを分類すると,目的の文書と同時に関連した内容の文書も把握しやすくなるので便利です。
- 発信者
メール,回覧及び記事ファイルを,メールの発信者や記事の作成者であるユーザごとに分類できます。
- 到着(発信)日時
メール,回覧及び記事ファイルを,メールの到着又は発信日時や記事の掲示日時ごとに分類できます。
また,「到着(発信)日時」で分類する場合,「日ごと」,「週ごと」又は「月ごと」のどの単位で分類するかも指定できます。
- ファイルの種類
すべてのアイテムをファイルの種類ごとに分類できます。
- 更新日時
すべてのアイテムを更新日時ごとに分類できます。
また,「更新日時」で分類する場合,「日ごと」,「週ごと」又は「月ごと」のどの単位で分類するかも指定できます。
- 格納場所
アイテムが格納されているローカルフォルダごとに分類できます。下位階層フォルダのアイテムを含めて分類する場合に,この項目を使用して分類すると便利です。
(3) 詳細に分類するには
複数の項目を組み合わせたり,下位フォルダの文書を含めたりして,分類できます。
- 複数の項目を組み合わせて分類する
- 複数の項目を組み合わせて,より詳細に分類できます。
- 例えば,「主題」と「到着(発信)日時」を組み合わせて,「主題」の優先度を高くしてファイルを分類します。すると,主題ごとに分類されたファイルが,更に到着(発信)日時ごとに分類されて表示されます。
- 下位フォルダの文書を含めて分類する
- ローカルフォルダを階層化している場合,上位のフォルダの内容を分類する際に,下位のフォルダのアイテムも含めて分類できます。任意の分類方法で文書をフォルダごとに分けて格納している場合に,異なる視点から簡単に分類し直すことができるので便利です。
(4) メールをプレビューするには
ローカルフォルダに格納しているメール,回覧及び記事ファイルを起動しないで内容を参照できます。メールなどのファイル内容が表示されるプレビュー領域を表示するには,分類表示の状態で[表示]-[プレビュー]を選択してください。
プレビュー領域でメールの内容を参照する例を次の図に示します。
図6-9 プレビュー領域でメールの内容を参照する例
![[図データ]](figure/zu060900.gif)
- ■ヘルプでのキーワード■
- メールのプレビュー
(5) プレビューした本文に記述されたURLを開くには
プレビュー領域に表示された本文にURLが記述されている場合,該当するURLの内容を表示したWWWブラウザを起動できます。
プレビュー領域のURL部分にカーソルを置くか,又はURL文字列を選択した状態で[編集]-[URLを開く]を選択してください。マウスの右ボタンをクリックした場合に表示されるメニューから[URLを開く]を選択することもできます。
- ■ヘルプでのキーワード■
- プレビュー領域のURLを開く