2.1.5 スケジュール管理機能と施設予約機能について

Groupmaxのスケジュール管理機能と施設予約機能は,Scheduler Server及びFacilities Managerで実現できます。次に,スケジュール管理機能と施設予約機能を運用するときの管理で,検討が必要となる代表的な項目について説明します。

<この項の構成>
(1) スケジュールの分類
(2) 詳細スケジュールのセキュリティ
(3) 施設予約機能の運用
(4) スケジュール管理機能と施設予約機能の情報管理期間

(1) スケジュールの分類

スケジュール管理機能と施設予約機能では,個人及び施設のスケジュール状況をビジュアルに表現し,行先の区分に応じて異なる色で表わすことができます。

行先の区分に対応する色は,行先の区分に応じて判別しやすくなるように設定する必要があります。また,サーバに登録しておく区分の種類も,ユーザがスケジュールを登録する際の操作性を考慮して,設定する必要があります。

(2) 詳細スケジュールのセキュリティ

個人や施設の詳細スケジュール(行先,用件,メモ欄など)は,それぞれが持つセキュリティランクの相互関係によって,内容の表示を制御できます。これを考慮して,登録ユーザ(施設)のランクや相互関係を設定する必要があります。例えば,会社役員の詳細スケジュールを一般社員へ公開しないなどの運用ができます。

(3) 施設予約機能の運用

施設のスケジュールを管理する場合,施設を共有する範囲(公共的な施設と特定部署の施設など)に応じて,施設の管理元と予約申請のルールを検討する必要があります。

(4) スケジュール管理機能と施設予約機能の情報管理期間

個人や施設の詳細スケジュールの情報は,当日を過ぎると情報の価値が低下します。したがって,このような過去の情報の保管存期間を決定する必要があります。