1.9.1 統合操作環境
Groupmaxの統合操作環境は,業務形態に合わせたユーザインタフェースでGroupmaxのメール,掲示板,ワークフローなどの機能を利用するための,統合された作業環境です。業務内容によるカスタマイズから,ユーザのレベルに合わせた環境の設定,モバイル環境でのGroupmaxの利用までが可能になります。
Groupmaxの統合操作環境は,Integrated Desktopで実現できます。ただし,電子帳票機能,スケジュール管理機能と施設予約機能,リモートインストール機能を使う場合は,Form Client,Scheduler Client,Remote Installation Clientも必要です。なお,スケジュール管理機能と施設予約機能だけを使う場合は,Scheduler Clientを単独で使うこともできます。
- <この項の構成>
- (1) 統合操作環境の特徴
- (2) 統合操作環境の機能概要
(1) 統合操作環境の特徴
統合操作環境の特徴を次に示します。
- Groupmaxの各機能を,一つの画面から統合的に操作できます。
- ユーザの熟練度や作業内容に合わせた分かりやすい操作環境を,機能指向環境,業務指向環境,仮想オフィス環境の三つから選択できます。
- Groupmax以外のアプリケーションと連携できます。
- モバイルでの運用を支援します。これによって,Groupmaxのサーバに接続しない状態(オフライン状態)での利用範囲が拡大し,操作性を向上できます。
- システム管理者がカスタマイズした作業環境を,複数のユーザのPCに配布できます。
(2) 統合操作環境の機能概要
ユーザの業務形態に合わせて,Groupmaxの機能(メール機能,掲示板機能,ワークフロー機能,文書管理機能及びエージェント機能)を連携して,一つの画面からコントロールできます。したがって,業務効率を向上できます。
画面上では,書類を開く,外部へ文書を送付する,アプリケーションの起動などを,アイコンのクリックやダブルクリックで操作できます。
(a) 統合操作環境で利用できるGroupmaxの機能
- アドレス帳機能
システムに登録されているユーザについて,電話番号や住所などを参照できます。
- メール機能
メールや回覧の送受信ができます。
- 掲示板機能
業務で必要な情報の共有や,共通の話題に関する情報の交換ができます。
- 文書管理機能
電子化された文書を効率よく管理し,最新情報を関係者間で有効に活用できます。
- ワークフロー機能
送られた案件を一覧表示したり,内容の参照,アプリケーションの起動,添付された文書の取り出しをしたりできます。
- スケジュール管理機能
他のメンバから登録されたスケジュール予約を表示できます。また,Scheduler Clientと連動させることができます。
- エージェント機能
メール,回覧,ワークフロー案件,及びスケジュール予約の着信を監視し,これらが特定の状態となったことを認知できます。また,サーバで稼働するエージェントを登録すると,クライアントからサーバにログインしていない状態(オフライン状態)でも,各種の作業を代行させることができます。
(b) ユーザの操作環境を便利にする機能
通常の業務で使う作業環境をより便利にするための,統合操作環境の機能を次に示します。
- メールや案件の表示に便利なフィルタリング機能
受信したメールや案件などを効率よく処理するための,フィルタリング機能があります。フィルタリング機能では,新しいものから順番に未読のメールだけを表示させたり,至急のメールだけを表示させたりといった設定が,ユーザごとにできます。さらに,特定の日時以降の受信メールだけを表示させたり,特定の主題のメールだけを表示させたりすることもでき,情報の検索がより便利になります。
このように,表示されるメールや案件の数が少なくなり,処理しやすくなるので,作業効率が向上します。
- ローカルフォルダの条件によるグループ化表示
ローカルフォルダの一覧表示を,分類して表示する機能があります。この機能では,同じような主題をまとめて表示させたり,日ごとや月ごとに表示させたりできます。また,複数の条件を指定して,結果を階層表示させることもできます。ローカルフォルダにメールが格納されている場合,発信者や到着日時などの情報を表示でき,この情報による並べ替えもできます。
- 作業環境のカスタマイズ
仕事の内容やデスクのレイアウトなどが人によって異なるように,カスタマイズ機能では,ユーザごとに作業環境を設定できます。
- Groupmaxアプリケーションとの連携機能
統合操作環境で利用できないGroupmaxの機能を,ツールバーに配置できます。また,Groupmax以外に,Windowsアプリケーションも配置できます。
さらに,エンジニアリング情報統合システムPDMACEのエンジニアリング書庫を利用できます。
- モバイルでの運用を便利にするための機能
統合操作環境は,サーバへのログインを行わない状態(オフライン状態)での利用に対応しています。したがって,モバイルでは次のような運用もできます。
- 回線の接続・切断
サーバへのログイン・ログアウトの操作に連動し,ダイアルアップによる接続・切断を自動的に行えます。
- オフライン状態での各機能の利用
サーバにログインしていない状態(オフライン状態)で,メール機能,文書管理機能,スケジュール機能を利用できます。
- 受信メールの一括格納,新規メールの一括送信
指定した条件を満たすメールだけを,受信控えに一括格納できます。また,オフライン状態のときに作成してOUTBOXに入れた送信メールを,一括送信できます。