1.5 スケジュール管理機能と施設予約機能
Groupmaxのスケジュール管理機能と施設予約機能は,人と人とのコミュニケーションを活発にし,共有設備を有効に活用するためのシステムです。自分のスケジュールやタスクをスケジュール帳などに登録できると共に,ネットワークで接続されている相手のスケジュールや会議室の予約状況を参照したり,予約を入れたりすることができます。
Groupmaxのスケジュール管理機能と施設予約機能は,Scheduler Server,Facilities Manager及び対応する利用環境で実現できます。
- <この節の構成>
- (1) スケジュール管理機能と施設予約機能の特徴
- (2) スケジュール管理機能と施設予約機能の概要
(1) スケジュール管理機能と施設予約機能の特徴
個人のスケジュール管理から,メンバ間の打ち合わせや会議などの日時・場所の設定と予約まで,ユーザの目的に合わせた運用ができます。Groupmaxのスケジュール管理機能と施設予約機能の特徴を次に示します。
- 業務スケジュールをビジュアルに表示
個人の業務スケジュールを,簡単なマウス操作で登録したり参照したりでき,スケジュールの表示形態を月間,週間,1日単位の三つから選択できます。「ToDoリスト」では,業務予定を細かく管理できます。さらに,業務の予定日時が近づくと画面上にメッセージを表示したり,音を鳴らしたりするアラーム機能もあり,きめ細やかなスケジュール管理ができます。
- メンバ同士で予定を共有
メンバ間で相互にスケジュールを参照でき,並列表示もできるので,会議などのスケジュール調整が容易になります。また,互いに予約を入れ合うこともでき,予約に対する回答をビジュアルに表示できるので,メンバ同士の時間調整やコミュニケーションが円滑に進みます。
また,役職に応じたアクセス権を設定すると,参照や予約を役職によって制限できます。
- 共用施設を含めた会議日時の調整が可能
共用施設の予約状況を確認したり,施設の付属設備のビジュアルな表示をしたりできます。さらに,会議メンバ,会議室及び日時などを条件に指定することによって,空き時間を自動的に検索でき,空き時間を見つけ次第,メンバや施設に予約を入れられます。このような,コミュニケーションのための環境情報によって,コミュニケーションを活性化できます。
- モバイル機能でいつでもどこでも可能なスケジュール情報の利用
Scheduler Clientのモバイル機能を使うと,サーバにログインしていない状態(オフライン状態)でも自分のスケジュールを管理できます。オフライン状態で入力した予定は,サーバにアップロードするとサーバへ登録され,他のユーザが参照できるようになります。
(2) スケジュール管理機能と施設予約機能の概要
スケジュール管理機能と施設予約機能の概要を次に示します。
- 自分のスケジュールの管理機能
自分自身の予定について,スケジュールを登録できます。登録するスケジュールには,用件や行先などの属性を付けることができます。また,登録した情報については,予定の時間が近づいたことをアラーム機能によって認知できます。
なお,登録したスケジュールは他のユーザが参照できますが,プライベート機能を使うと他のユーザからの参照を拒否できます。また,上司/秘書の関連を設定すると,上司自身と同様に,秘書も上司のスケジュールの参照や更新ができます。
- ToDoリスト機能
ToDoリストには,自分が担当中のタスクと完了したタスクのリストを表示できます。表示できる情報は,用件,開始日時,終了日時,重要度,緊急度,事前通知,メモ,連絡先などです。
- 他ユーザのスケジュールへの予約機能
他のユーザのスケジュールに対し,共同作業や会議などの予定を登録できます。このとき,複数のユーザに共通の空き時間を検索できます。また,他のユーザへ予約すると,自分のスケジュールにも自動的に登録できます。
登録されたユーザは,この情報を予約情報として,自分のスケジュールと共にクライアントから参照できます。また,予約情報への回答として,承認,非承認,保留の三つから選択できます。
- 施設の予約状況の管理機能
会議室や応接室など,企業内の共用施設について,定員,管理者,付帯設備などが管理されると共に,ユーザが施設を予約できます。予約の際には,定員や付帯設備などを指定して,空き時間を検索できます。
なお,施設予約の機能は,Facilities Managerがセットアップされている環境で利用できます。
- スケジュール情報のビジュアルな操作・表示機能
スケジュールの登録は,マウスのドラッグ&ドロップなどで操作できます。
また,登録したスケジュールや予約状況は,属性で色分けされたグラフ形式で表示されます。このとき,他のユーザから登録された予約情報は赤枠で表示され,自分で設定したスケジュールと区別できるので,予約への回答漏れを防止できます。
スケジュールの表示形態は,日,週,月の3タイプから選択でき,利用環境に合わせた操作環境で作業できます。また,他のユーザの予定を参照するときは,複数のユーザを並べて表示させることもできます。
- セキュリティ機能
サーバで管理されるスケジュール情報には,セキュリティ機能があります。
セキュリティ機能では,ユーザをランク分けして,異なるランクに属するユーザ間で予定の参照や予約の設定を制限します。制限の形態として,予定内容の非公開,予定有無の非公開及び予約の投入の禁止があります。
ただし,プライベート機能や上司/秘書によるアクセス権の設定は,セキュリティ機能よりも優先されます。