Groupmaxのワークフロー機能は,Workflow Serverによって実現できます。次に,ワークフロー機能を運用するときの管理で,検討が必要となる代表的な項目について説明します。
(1) ユーザ権限の検討
ワークフローを利用するユーザは,処理の権限によって,ドメイン管理者,ワークフロー運用管理者,ビジネスプロセス管理者,及び一般ユーザに分かれます。
これらのユーザ権限を検討する際は,運用体制を考慮して管理業務の分担を検討することが必要です。例えば,ユーザ情報の更新権限をワークフロー運用管理者及びビジネスプロセス管理者に与えることで,ドメイン管理者の負担を軽減できます。
(2) ロール定義の検討
ワークフローの業務上の役割(以降「ロール」と呼びます)を作成し,担当者を割り当てることができます。このロールによって,ビジネスプロセス内の作業者を定義できます。ロールには,業務の役割をもとに,任意のユーザをグループ化した業務ロール,Address Serverに登録されている部や課などの部署をロールに割り当てる組織ロール,複数のロールをグループ化した階層化ロールがあります。
ロールを定義する際には,各ビジネスプロセスで共通して使用するロールの作成や人事異動に伴うロールの更新方法(ツール)などを検討する必要があります。