1.1 アドレス帳機能
アドレスは,Groupmaxのメール機能などを使うときの宛先になります。また,Groupmaxの各機能を利用する際のユーザ認証にも使われます。このアドレスが登録されているのが,アドレス帳です。
Groupmaxのアドレス帳では,組織と個人の情報が実際の組織構造に合わせて表示されるので,大量の企業情報やユーザ情報を効率よく扱えます。
Groupmaxのアドレス帳機能は,Address Server及び対応する利用環境で実現できます。
- <この節の構成>
- (1) アドレス帳機能の特徴
- (2) アドレス帳機能の概要
(1) アドレス帳機能の特徴
Groupmaxのアドレス帳機能は,メールで宛先を指定するときなどに使い,日本企業の組織構造に合わせて情報を利用できます。アドレス帳機能の特徴を次に示します。
- 全ユーザで共有できる,階層化されたシステム宛先台帳
システム宛先台帳では,メールの宛先情報が一元的に管理されるので,常に最新の状態で利用できます。
Groupmaxのアドレス帳機能では,全ユーザの宛先はサーバ側で一元的に管理されます。そのため,メールの発信操作での宛先指定を確実に行えます。
また,宛先は実際の組織階層に合わせて階層的に管理されます。そのため,宛先指定が容易に行えると共に,同姓同名などによる誤送付を防止できます。
- 効率よくメールの宛先を指定できる,ローカル宛先台帳
一括送信するメールの宛先や,頻繁にメールを送る相手の宛先をまとめておくことで,メールの発信操作が容易になります。このような場合,メールの宛先をまとめて登録しておくローカル宛先台帳を,ユーザごとに作成できます。
- 効率よく情報を得られるアドレス帳
社内の電話番号や所在地の情報は,メールの宛先と一緒に容易に参照できる環境にあれば,相互に情報の提供を素早く行えます。
Groupmaxのアドレス帳機能では,ユーザや組織の情報はAddress Serverで管理され,メールの宛先のほか,住所,電話番号,役職などの情報も登録できます。したがって,メールシステムのためのアドレス帳としてだけでなく,業務で必要となる相手先情報のデータベースとしても利用できます。
また,各自の住所や電話番号などは各自で更新できるので,システム管理者を介さないで,最新の情報を全ユーザで参照できます。
(2) アドレス帳機能の概要
Groupmaxのアドレス帳には,組織構造や大規模なシステムを意識した,日本企業の組織で必要とされる様々な機能があります。また,組織階層に対応した組織及び所属メンバの個人情報は,Address Serverで管理され,Groupmaxの各機能サーバで利用されます。Groupmaxのアドレス帳機能の概要を次に示します。
- メール機能への宛先の提供
Groupmaxのメール機能で宛先を指定するための情報源として,階層的に管理されている組織やユーザのアドレス帳を利用できます。アドレス帳の形態には,システム宛先台帳とローカル宛先台帳の2種類があります。
システム宛先台帳は,システム管理者が構築し,システム内のすべてのユーザで共有します。実際の組織階層に合わせて管理されるので,例えば,業務を兼任するユーザについては,兼任ユーザとして宛先に登録できます。また,組織階層が不明な場合,氏名や役職などの情報で宛先を検索できます。
ローカル宛先台帳は,ユーザが個別に作成し,任意の宛先を登録します。
- Groupmaxの各機能サーバへの認証環境の提供
Groupmaxの各機能サーバを利用する場合の,ユーザ認証を行います。
メール機能,文書管理機能,ワークフロー機能などの各機能サーバを利用する場合,機能の利用に先立ち,ユーザのログイン操作でのユーザ認証が,Address Serverによって実施されます。
また,掲示板機能や文書管理機能で,組織階層を利用してアクセス権を設定した場合,その機能に対して組織の階層情報と所属するユーザの情報が提供されます。
認証の情報は,Address Serverの管理単位である「アドレス管理ドメイン」によって一元的に管理されると共に,認証環境として各機能へ提供されます。そのため,複数のサーバマシンから構成されるシステムでも,ユーザは認証動作を意識しないで各機能を利用できます。