Groupmaxの文書管理機能は,Document Managerによって実現できます。次に,文書管理機能を運用するときの管理で,検討が必要となる代表的な項目について説明します。
(1) フォルダと分類索引の体系
文書管理には,一般文書を格納するフォルダと,登録された文書を様々な観点から利用するための環境である分類索引とがあります。文書管理機能の運用を検討する際に,これら二つの管理体系について検討する必要があります。
フォルダ及び分類索引は階層化できます。文書は必ず一つのフォルダにだけ属します。また,文書は複数の分類索引からポイントされますが,どの分類索引にも属さないように設定することもできます。したがって,新規の一般文書の登録では,登録先のフォルダを指定し,同時に検索キーワードとなる分類索引を必要に応じて指定できます。
このような検索効率や登録の操作性を考慮して,分類索引を設定してください。
(2) アクセス権の設定
一般文書の読み込み,書き込み,及び削除の権限は,一般文書のアクセス権で制御できます。また,一般文書の作成権限はフォルダへのアクセス権で,分類索引へのリンク権限は分類索引へのアクセス権で制御できます。
一般文書を新規登録するときのアクセス権は,フォルダのアクセス権から一意に引き継がれます。このため,特定ユーザだけに公開する分類索引の作成,及びフォルダ体系の目的に応じたアクセス権の検討が必要です。なお,一般文書を新規登録するときのアクセス権は,環境設定ユティリティで定義することもできます。