Groupmax Version 6導入ガイド

1.2　メール機能と掲示板機能

Groupmaxのメール機能と掲示板機能では，個人や組織での情報交換を円滑，スピーディかつ確実に行えます。

Groupmaxのメール機能と掲示板機能は，Mail Server及び対応する利用環境で実現できます。

＜この節の構成＞

(1)　メール機能と掲示板機能の特徴

(2)　メール機能と掲示板機能の概要

(3)　ほかの電子メールとの接続機能

(1)　メール機能と掲示板機能の特徴

Groupmaxのメール機能と掲示板機能は，大規模システムから小規模システムまで，目的に合わせて運用できます。メール機能と掲示板機能の特徴を次に示します。

• メールや記事の本文での豊富な表現力とファイル添付
  メールや記事では，文章中の重要事項を強調表示にしたり，多様な形式の参考情報を付け加えたりすると，意思の伝達や情報交換をスムーズに行えます。
  Groupmaxのメール機能と掲示板機能のメールや記事では，本文に，様々なフォントや箇条書きを使えます。また，簡単な操作でファイルの添付や参照ができます。さらに，メールの本文中にWWWのURLが記述されている場合，メールの受信者は簡単な操作でURLをWWWブラウザで参照できます。
  

• メールや記事のビジュアルな一覧表示
  メールや記事が一覧表示されると，重要度や返信要求などの属性が作業の優先度や作業見積の参考情報になり，業務を円滑に遂行できるようになります。
  Groupmaxのメール機能と掲示板機能では，個々のメールや記事の属性情報がビジュアルに表示されます。送信したメールの参照状態も一覧表示の中でビジュアルに表示されるので，連絡相手との情報交換を確実に行えます。
  

• 組織メール，回覧メールや掲示板による組織などを意識した情報伝達
  日本の企業では，相手を意識したメールのやり取りだけでなく，組織内のメンバ全員への伝達や，複数の相手に対して参照順序を決めた情報伝達が必要な場合があります。
  Groupmaxのメール機能では，組織を宛先とする組織メールや，メールの宛先に参照順序を定義して回覧物のように規定の流れでメールを転送する回覧メールを流すことができます。
  また，Groupmaxの掲示板機能は，多数のメンバへの情報伝達に優れています。掲示板に組織を指定したアクセス制限を設定すると，人事異動の影響を受けないで，容易に運用できるようになります。
  

• インターネットメールの標準プロトコルに準拠
  Groupmaxのメール機能は，SMTP，POP3，IMAP4といった標準プロトコルに対応しているため，異種メールシステムと接続できます。
  また，POP3，IMAP4プロトコルによって，Outlook ExpressやNetscape Communicatorなど他社のメール操作環境からも利用でき，ユーザの目的やアイデアに沿ったシステムを柔軟に構築できます。
  

• モバイル機能でいつでもどこでも可能な情報交換
  Integrated Desktopのモバイル機能を使うと，時間と場所に制限されないで，オフィス外でもスムーズに情報交換を伴う業務を遂行できます。例えば，作成しておいたメールの一括送信や，配信されたメールの一括格納ができます。また，サーバへ接続しない状態（オフライン状態）でも，必要な情報の作成や参照ができます。
  

(2)　メール機能と掲示板機能の概要

メール機能は，情報の伝達相手を特定してメッセージを交換するときに使います。掲示板機能は，組織やグループ間で，情報を交換したりデータを共有したりするときに使います。Groupmaxのメール機能と掲示板機能の概要を次に示します。

• メール属性や添付ファイルなど様々なデータをやり取りする情報交換機能
  一人又は複数のユーザと，情報の交換や伝達ができます。交換するメールや掲示する記事について，本文の文字の色，大きさ，箇条書き及び段落の位置などの書式を自由に設定できます（Integrated Desktopでの運用時に利用できます）。また，本文中にあるURLの文字をキーにしてWWWブラウザと連携したり，本文以外にファイルを添付したりすることができます。
  メール機能の場合，メールの目的に合わせて，至急，親展，返信要求などの属性を設定できます。また，アドレス帳機能で階層的に管理されている宛先情報を利用できるので，宛先指定の操作を簡単かつ確実に行えます。
  

• 業務に合わせたメール種別を準備
  メールの送付先として，個人宛てか組織宛てかを選択できます。また，定型化された経路でメールを転送するための回覧メール機能があります（Integrated Desktopでの運用時に利用できます）。
  機密性の高いメールについては，暗号化することで情報の漏えいなどを防止できます（暗号化は，S/MIME又はKeymate/Multiに対応しています）。
  

• 受信メールや記事の属性，送信メールの開封状態をビジュアルに表示する機能
  受信したメールや掲示された記事について，参照済み，返信要求，至急などの属性がビジュアルに一覧表示されるので，作業状況に応じて必要なメールや記事から扱えます。
  また，送信したメールについては，配信状態から開封の有無までを確認できるので，メッセージの交換を確実に行えます。
  

• 掲示板での階層化やアクセス権の設定などによる記事管理機能
  掲示板を階層化する機能では，テーマ別の掲示板を設定できるため，求める記事を容易に参照できます。
  また，掲示板にアクセス権を設定すると，記事の参照や掲載を特定のユーザや組織所属ユーザに限定できます。
  さらに，掲示板ごとに，掲示板直下の記事についての掲示記事数や未読記事数を表示させることができ，記事別に開封の有無を確認できます。
  

• サーバの情報を整理するメールの自動削除機能
  Groupmaxのメール機能では，送受信メールはサーバに保管されます。保管された送受信メールを，ユーザごとに設定したサイズや通数をもとに，サーバ側で自動削除する機能があります。さらに，配信時期などをもとに削除することもでき，サーバ内にメール情報が滞留することを防止できます。
  

• 不要記事の整理機能
  掲示板に掲載される記事は，情報の伝達の役割を果たすと，情報として不要になります。Groupmaxの掲示板機能では，記事ごとに有効期限を設定することで，有効期限が切れた記事を自動的に削除する機能があります。これによって，サーバ内に不要な記事が残留することを防止できます。
  

• その他，ユーザの作業が楽になる機能
  Groupmaxのメール機能では，不在時に他のユーザへ業務代行を依頼するための，メールの代行受信者を設定できます。
  モバイル運用時には，メールの一括送信や受信を行ったり，接続，送受信，切断までの一連の処理を連続して行ったりすることもできます。
  

(3)　ほかの電子メールとの接続機能

Groupmaxのメール機能では，インターネット環境での電子メールの標準プロトコルであるSMTPがサポートされています。また，電子メールの利用環境としての標準プロトコルであるPOP3やIMAP4がサポートされています。さらに，LDAP（Lightweight Directory Access Protocol：インターネットでアドレス交換を実現するための規約）への対応によって，異種メールシステムと接続でき，様々な利用環境で電子メールを利用できます。

• 他メールシステムとの接続
  Groupmaxのメール機能では，SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）プロトコル（インターネットでメールの転送機能を実現するための規約）を通して，他社のメールシステムやインターネットでのメールをやり取りできます。この機能はMail - SMTPを介するので，バイナリデータについて，MIME（Multipurpose Internet Mail Extensions）形式（SMTPの拡張機能で，ASCIIデータ以外のデータを送受信するときに使用）及びuuencode形式（SMTPの拡張機能で，ASCIIデータ以外のデータを送受信するときに使用）でのやり取りに対応します。
  また，宛先指定の画面で，LDAP対応ディレクトリサーバの登録内容の表示させることができるので，外部システムとメールを容易に交換できます（外部宛先台帳には，オプションのDirectory Server及びDirectory Clientなどが必要です）。
  

• 各種メール環境での利用
  Groupmaxのメール機能と掲示板機能は，SMTP，POP3及びIMAP4の各標準プロトコルに対応しています。Groupmaxの標準クライアント環境であるIntegrated DesktopとGroupmax WWWのほか，これらのプロトコルに対応した他社の電子メールクライアントでもメールの送受信及び掲示板の参照ができます。
  

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