一般文書として登録される文書は,同じ属性を持つ文書を一般文書データベースにまとめて格納し,階層化されたフォルダで管理します。更に分類索引を利用することで,業務に合わせて様々な観点から分類して管理できます。フォルダを使用して階層化した文書管理の例を図8-2に,分類索引を使用した文書の管理の例を図8-3に示します。
図8-2 フォルダ階層を使用した文書管理の例
図8-3 分類索引を使用した文書管理の例
フォルダは,一般文書を格納する単位です。一般文書は必ず一つのフォルダに格納されるため,フォルダはディレクトリを使用したファイル管理の役目をします。また,登録された一般文書を分類索引に登録する(リンクさせる)ことは,インデクスを付けることに相当します。一般文書を分類索引に登録すると,具体的な検索条件が分からなくても,必要な文書を容易に検索できます。
文書管理では,フォルダ,分類索引,文書及び一般文書データベースに対して,ユーザ毎に参照や書き込みなどの詳細なアクセス権を設定できます。なお,インストール後の初期状態では,最上位のフォルダであるrootには文書管理機能の管理者であるDocument Manager管理者がすべての権限を持ちます。その他のユーザは,下位フォルダ作成権限を持ちます。運用に合わせて,必要なアクセス権を設定してください。
フォルダ及び分類索引の作成は,フォルダ及び分類索引への書き込み権限を持つユーザがクライアント環境で実行します。なお,操作にはクライアントから文書管理サーバへのログイン環境が必要なため,Document Manager管理者をあらかじめ登録する必要があります。このユーザは,ユーザIDがsystemのユーザが標準値となっていますが,管理ツールの環境設定機能で,Document Manager管理ユーザ名として変更できます。