(1) 一般文書データベースとフォルダを使用した文書管理
一般文書はフォルダを使用して管理します。フォルダは,ディレクトリを使用したファイル管理のような役目をします。フォルダについては,「2.2.2 フォルダ」を参照してください。
さらに,ユーザが定義した属性を付けて管理したいときには一般文書データベースを使用します。例えば,「議事録」という一般文書データベースに,「開催日」という属性を定義すれば,開催日をキーに文書を管理できます。ただし,通常はシステムが提供しているシステム文書データベースだけで運用することをお勧めします。一般文書データベースについては,「2.2.1 一般文書データベース」を参照してください。
(2) 分類索引を使用した文書管理
分類索引は,一般文書にインデクスを付けて管理するときに使用します。通常の業務で管理される一般文書は様々な内容について書かれています。内容や関連性を体系化して,詳細に分類すると便利です。分類索引については,「2.2.3 分類索引」を参照してください。
(3) 一般文書とアクセス権
個々の一般文書には,ほかのユーザに参照させたり更新させたりする許可(アクセス権)を設定できます。アクセス権については,「2.2.5 アクセス権の管理」を参照してください。
なお,新規に一般文書を登録するときには,所属するフォルダのアクセス権を初期値として引き継ぎます。
(4) 一般文書の圧縮
一般文書を圧縮して管理できます。圧縮することで,一般文書を格納するためのディスク容量を節約できます。