2.3.2 検索の方法

ここでは,一般文書の検索の方法について説明します。

<この項の構成>
(1) フォルダ検索
(2) 条件検索
(3) 分類索引検索
(4) 論理演算検索

(1) フォルダ検索

フォルダはディレクトリを使用したファイル管理のような働きをします。フォルダをたどりながら,下位フォルダに格納されている一般文書の一覧を表示できます。

一般文書は,どれか一つのフォルダに格納されます。したがって,フォルダの階層構造をたどることで,属性の適切な値や,条件にする単語が思い付かなくても一般文書を絞り込んで検索できます。

(2) 条件検索

一般文書に付けられている様々な情報を検索条件として,目的の文書を検索できます。条件検索を実行する場合は,次に示す情報を検索条件として指定できます。これらの条件は組み合わせて指定できるので,複合的な検索条件を指定した文書の検索ができます。

(a) 一般文書が格納されているフォルダを検索条件にする

一般文書が格納されているフォルダを検索条件とした検索ができます。例えば,「フォルダ『勤労課』に格納された一般文書を探す」のような検索ができます。

(b) 一般文書に付けられている属性を検索条件にする

Document Managerによって付けられた属性やユーザが定義した属性を条件として検索できます。例えば,「鈴木さんが作成した一般文書を探す」のような検索ができます。また,「2000年12月1日から2000年12月31日までに作成された一般文書を探す」のように,属性の範囲を指定した検索もできます。

(c) 一般文書中のキーワードを検索条件にする

一般文書に含まれる単語を条件にして検索できます(全文検索)。例えば,「『オープンシステム』という単語が含まれる一般文書を探す」のように検索する方法です。

(d) 分類索引への一般文書のリンクを検索条件にする

一般文書を登録した分類を条件にして検索できます。例えば「分類索引『AV機器』に登録した一般文書を探す」のような検索ができます。また,1回の検索で複数の分類を指定できます。例えば「分類索引『組織』の『営業第1課』と,分類索引『電気製品』の『ステレオ』の両方に登録した文書を探す」又は「分類索引『組織』の『営業第1課』若しくは分類索引『電気製品』の『ステレオ』のどちらかに登録した文書を探す」のような検索ができます。

(e) 一般文書が管理されている一般文書データーベースを検索条件にする

一般文書データベースを複数作成して運用している場合は,文書が管理されている一般文書データベースを検索条件にして,文書を検索できます。例えば「文書データベース『営業日報』で管理している一般文書を探す」のような検索ができます。

(f) 検索条件を複合的に指定した文書の検索の例

複合的な検索条件を指定した文書の検索例を示します。

図2-5にフォルダ,分類索引及び一般文書データベースを使った検索例を示します。

図2-5 分類索引,フォルダ及び一般文書データベースを使った検索例

[図データ]

(3) 分類索引検索

分類索引をたどりながら一般文書を探す方法を,分類索引検索といいます。分類索引検索では,一つの分類を下位にたどって一般文書を絞り込めます。

また,分類索引検索では,拡張文書参照モードを使用できます。拡張文書参照モードは,条件検索で分類索引への一般文書のリンクを検索条件にして検索した場合にも使用できます。

拡張文書参照モードとは
分類索引検索で一般文書を検索する場合は,拡張文書参照モードを使用できます。拡張文書参照モードとは,分類索引検索で一般文書を検索する場合に,一般文書及び一般文書が属するフォルダや一般文書データベースのアクセス権とは関係なく,分類索引(分類)に登録されているすべての一般文書を参照できるモードです。
ただし,拡張文書参照モードの場合も,分類索引検索で指定する分類索引(分類)には,参照権(読み出し権)が必要です。分類索引(分類)に参照権(読み出し権)が与えられていないユーザは,その分類索引(分類)に登録されている一般文書を検索できません。
拡張文書参照モードの運用例
拡張文書参照モードでは,一般文書,一般文書が属するフォルダ及び一般文書データベースに対して参照権(読み出し権)を持たないユーザでも,その文書が分類索引(分類)に登録されていれば,分類索引検索で検索できます。したがって,通常,特定のユーザだけが参照できる一般文書に対して,ほかのユーザも参照できるようになります。
拡張文書参照モードを使用する場合の運用例を次に示します。
(例)
フォルダ「議事録」に属する一般文書は,営業1課のユーザだけが参照できるようにする。ただし,分類索引「営業地区支店」に登録されている一般文書については,営業2課のユーザも分類索引検索できるようにする。
なお,分類索引「営業地区支店」に対しては,すべてのユーザが一般文書を登録できるようにする。
拡張文書参照モードで上記のような運用をする場合,アクセス権は次のように設定します。
  1. すべての一般文書データベースで,すべてのユーザにすべての権限を与える。
  2. フォルダ「議事録」に対しては,営業1課のユーザにだけ参照権(読み出し権)を与える。そのほかのユーザには,アクセス権を与えない。
  3. 分類索引「営業地区支店」には,営業1課及び営業2課のユーザにだけ,参照権(読み出し権)及び文書リンク権を与える。それ以外のユーザ(全ユーザ)には,文書リンク権だけを与える。
  4. 営業1課のユーザは,フォルダ「議事録」に属する一般文書のうち,営業2課のユーザに検索させてもよい一般文書だけを分類索引「営業地区支店」に登録する。
この例のように,拡張文書参照モードでは,一般文書及び一般文書が属するフォルダ及び一般文書データベースのアクセス権の制限を受けない,柔軟な分類索引検索ができます。
拡張文書参照モードの設定方法
拡張文書参照モードは,環境設定ユティリティで定義します。環境設定ユティリティについては,「8.2 Document Managerの環境を設定する」を参照してください。

(4) 論理演算検索

Document Managerでの一般文書の検索は,一般文書を集合化するという考え方に基づいています。例えば,Aという条件で一般文書を検索するとします。このAという条件に該当する一般文書を検索結果として,一つの集合とします。このように検索で得られる集合を検索結果集合といいます。

条件検索及びフォルダ検索で得た検索結果集合同士を論理演算して検索する方法を,論理演算検索といいます。論理演算検索の例を示します。

  1. 「オープンシステム」という検索タームで全文検索した結果
  2. 作成者が鈴木である一般文書を属性検索した結果
  3. 1と2の集合の論理積(AND論理演算)の一般文書を検索する

論理演算検索で,論理和と論理積を組み合わせて検索する場合は,2回以上に分けて検索してください。