2.5.2 文書配布機能に関する管理

<この項の構成>
(1) 文書配布機能を使用する場合の環境設定
(2) 文書配布の手順
(3) 文書配布の記録と管理
(4) 文書配布対象グループに関する情報表示
(5) 運用上の注意事項

(1) 文書配布機能を使用する場合の環境設定

文書配布機能を使用する場合は,次に示す環境設定が必要です。

(a) 文書配布機能の実行環境の作成

文書配布機能を使用する場合は,初めに,環境初期化ユティリティを実行しておく必要があります。環境初期化ユティリティを実行すると,文書配布機能を使用するための実行環境がDocument Managerデータベースに追加されます。また,次の二つのディレクトリが作成されます。

環境初期化ユティリティについては,「8.4 Document Managerの環境を初期化する」を参照してください。

(b) メールシステムと連携するための設定

メールシステムによって文書を配布する場合は,次の二つの定義が必要です。

(c) 全文検索サーバと連携している場合の設定

配布先サーバ側で,全文検索サーバと連携した全文検索を実行する場合は,文書と一緒にテキストファイルも配布する必要があります。そのため,配布元サーバのAP情報管理ファイルに,次に示すファイルの定義を記述してください。

この定義がない場合,テキストファイルは,全文検索サーバへの登録後にDocument Managerデータベースから削除されます。そのため,テキストファイルを文書と一緒に配布できません。なお,この定義をする前に作成した文書は,テキストファイルがDocument Managerデータベースから削除されているため,テキストファイルを再度作成する必要があります。

AP情報管理ファイルについては,「5.7.4 アプリケーションプログラムと連携するための環境設定」を参照してください。

(d) 圧縮した文書を配布するための環境設定

圧縮した文書を配布するには,環境設定ユティリティでの定義が必要です。環境設定ユティリティについては,「8.2 Document Managerの環境を設定する」を参照してください。

(e) 文書の配布状態管理ユティリティを使用するための環境設定

文書の配布状態管理ユティリティを使用するには,環境設定ユティリティでの定義が必要です。環境設定ユティリティについては,「8.2 Document Managerの環境を設定する」を参照してください。

(2) 文書配布の手順

文書配布機能によって文書を配布する場合は,次の手順で実行します。

  1. メールシステムの起動
    Groupmax Mailを起動します。Groupmax Mailの起動については,マニュアル「Groupmax Address/Mail Version 6 システム管理者ガイド 基本操作編」(Windows用)を参照してください。
  2. Document Managerサーバの起動
    Document Managerサーバを起動します。Document Managerの起動については,「6.1 サーバの起動」を参照してください。
  3. 文書配布送受信デーモンの起動
    Windows NTの「サービス」ダイアログボックスから文書配布送受信デーモンを起動します。文書配布送受信デーモンの起動については,「6.1 サーバの起動」を参照してください。
  4. 文書配布対象グループの作成
    配布したい文書を文書配布対象グループとして作成しておきます。文書配布対象グループの作成は,次の二通りの方法があります。
  5. 文書の配布
    文書配布対象グループの文書を配布します。文書の配布は,次の二通りの方法があります。
    • Document Managerのユティリティを使用する方法
      配布文書追加・削除ユティリティを実行して,文書を配布できます。配布文書追加・削除ユティリティについては,「8.12 配布する文書を追加又は削除する」を参照してください。
    • Document Manager Clientを使用する方法
      Document Manager Clientから配布する文書を選択して配布できます。Document Manager Clientからの操作については,マニュアル「Windows 3.1 Groupmax Document Manager Version2.0 ユーザーズガイド」を参照してください。

(3) 文書配布の記録と管理

(4) 文書配布対象グループに関する情報表示

定義した文書配布対象グループの一覧,文書配布対象グループに登録されている文書の更新状態,配布回数などの一覧を表示できます。文書配布対象グループの文書を配布するかどうか判断する場合や文書の状態を確認したい場合,文書配布対象グループの情報を参照すると便利です。文書配布対象グループに関する情報は,文書配布対象グループ情報の表示ユティリティを使用して出力します。文書配布対象グループ情報の表示ユティリティについては,「8.10 文書配布対象グループ情報を表示する」を参照してください。

(5) 運用上の注意事項