ここでは,GUIからフォルダを定義及び変更する操作の概要について説明します。なお,操作方法については,Groupmax Integrated Desktopの文書管理のオンラインヘルプ又はマニュアル「Windows 3.1 Groupmax Document Manager Version2.0 ユーザーズガイド」を参照してください。
(1) フォルダの定義の流れ
フォルダの定義の流れについて説明します。フォルダを定義する前には,利用環境や業務内容を考慮して,計画的に設計しておくことをお勧めします。
(2) フォルダの新規作成
フォルダは最上位フォルダの下位に複数作成できます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合はフォルダは[フォルダの新規作成]ダイアログボックスで作成します。Document Manager Clientから操作する場合は「新規フォルダの作成」ダイアログボックスで作成します。どのようなフォルダを定義するのか,またどのような体系を構成するのか,必ず設計してください。なお,フォルダの階層は,最上位フォルダを含めて10階層まで作成できます。
また,ディスク容量を考慮して,各フォルダに格納する文書の文書実体ファイル格納ディレクトリを指定します。文書実体ファイル格納ディレクトリの指定を省略すると,上位フォルダに指定した文書実体ファイル格納ディレクトリを引き継ぎます。
(3) フォルダの属性の変更
フォルダを新規に定義したときDocument Managerによって設定された属性値を変更できます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は,フォルダのプロパティダイアログボックスで変更します。Document Manager Clientから操作する場合は「フォルダ属性」ダイアログボックスから変更します。属性値を変更できる属性を表4-4に示します。
表4-4 属性値を変更できるフォルダの属性
属性 | 意味 |
---|---|
名前※1※2 | フォルダの名称 |
作成者 | フォルダの作成者 |
所有者※3 | フォルダの所有者 |
注※1 Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は[名前の変更]ダイアログボックスから変更できます。
注※2 名前に半角コンマは使用しないでください。使用した場合に発生する障害については,「付録L 分類索引・分類・フォルダ名称に半角コンマを使用した場合に発生する障害」を参照してください。
注※3 Groupmax Integrated Desktopから操作する場合はアクセス権ダイアログボックスから変更できます。Document Manager Clientから操作する場合は「フォルダアクセス権」ダイアログボックスから変更できます。
(4) フォルダのアクセス権の変更
フォルダのアクセス権を変更できます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は,アクセス権ダイアログボックスで変更します。Document Manager Clientから操作する場合は「フォルダアクセス権」ダイアログボックスから変更します。
あるフォルダの下位に定義したフォルダは,上位フォルダのアクセス権を引き継ぎます。例えば,最上位フォルダの下位に定義したフォルダには,最上位フォルダに設定されているアクセス権と同じアクセス権が設定されています。したがって,フォルダを定義したら,各フォルダの運用方法に応じてアクセス権を変更することをお勧めします。
なお,これらのダイアログボックスからフォルダの所有者を変更できます。また,Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は,改変禁止モードもこのダイアログボックスから設定します。ただし,改変禁止フォルダ管理者が改変禁止モードを設定するためには,フォルダに対して編集権が必要になります。改変禁止フォルダ管理者に編集権を与えるには次のような方法があります。
(5) フォルダの削除
不要になったフォルダは削除できます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は,Desktop主画面で削除します。Document Manager Clientから操作する場合は「フォルダ」ウィンドウで削除します。ただし,次に示すようなフォルダは削除できません。