ここでは,営業日報を管理するフォーム文書データベースの設定例を示します。
なお,フォーム文書データベースの設定及びアクセス権は,Document Managerの利用環境を考慮して,Document Manager管理者又は管理者によって権限を与えられたユーザが計画的に設計することをお勧めします。
(1) フォーム文書データベースの設定例
フォーム文書データベースは,適用業務に合わせて定義して運用できます。例えば,営業日報の管理やディスカッション用のデータベースを構築します。ここでは,営業日報を管理するための「営業日報」データベースを運用します。
(a) 使用するフォーム
「営業日報」データベースに定義するフォームを,Groupmax Formで作成しておきます。ここで使用するフォームの例を図4-8に示します。
図4-8 「営業日報」データベースに定義するフォームの例
(b) ユーザ定義属性
フォームから取り込んだ属性以外には,属性を追加しないで運用します。なお,フォームから取り込んだ属性は,Document Manager側で表4-11に示すような属性型として扱われることとします。
表4-11 フォーム文書データベースに読み込まれる属性型
属性名 | 属性型 | フォーム文書データベースのプロパティダイアログボックスでの指定方法 |
---|---|---|
訪問日時 | 固定長文字列型 | 固定長文字型 |
顧客名,製品名 | 固定長文字列型 | 固定長文字型 |
報告内容 | 可変長文字列型 | 文字型 |
ただし,「訪問日時」が定義されている項目には,日付を入力するので,Groupmax Integrated Desktopのフォーム文書データベースのプロパティダイアログボックスから,属性型を「日付型」に変更します。
(c) 目的別一覧の定義
フォーム文書データベース内の文書を表示するときの,目的別一覧を定義します。ここでは,次の二つの目的別一覧を定義します。
表4-12 目的別一覧「製品別」の定義例
表示項目(表示順) | タイトル | 表示形式 | ソート |
---|---|---|---|
製品名 | 製品名 | 重複排除 | 昇順 |
顧客名 | ユーザ | - | 昇順 |
訪問日時 | 訪問日 | - | 降順 |
報告書作成者 | 営業担当 | - | - |
報告内容 | 報告内容 | - | - |
表4-13 目的別一覧「担当者及び製品別」の定義例
表示項目(表示順) | タイトル | 表示形式 | ソート |
---|---|---|---|
報告書作成者 | 営業担当 | 重複排除 | 昇順 |
製品名 | 製品名 | 重複排除 | 昇順 |
顧客名 | ユーザ | - | - |
訪問日時 | 訪問日 | - | 降順 |
報告内容 | 報告内容 | - | - |
(2) アクセス権の設定例
営業日報を管理するフォーム文書データベースには,営業部に所属するユーザだけが,文書を登録できるようにアクセス権を設定して運用します。次のようにフォーム文書データベースのアクセス権を設定します。なお,この場合は,目的別一覧及びフォーム定義へのアクセス権は変更しません。