ここでは,GUIから一般文書データベースを定義及び変更する操作の概要について説明します。なお,操作方法の詳細については,Groupmax Integrated Desktopの文書管理のオンラインヘルプ又はマニュアル「Windows 3.1 Groupmax Document Manager Version2.0 ユーザーズガイド」を参照してください。
(1) 一般文書データベースの定義の流れ
一般文書データベースの定義の流れについて説明します。一般文書データベースを定義する前には,利用環境や業務内容を考慮して,計画的に設計しておくことをお勧めします。
(2) 一般文書データベースの新規作成
一般文書データベースは用途に合わせて複数作成できます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は[共用キャビネットの文書データベース管理]ウィンドウで作成します。Document Manager Clientから操作する場合は「新規文書DBの作成」ダイアログボックスで作成します。ただし,通常は,システム文書データベースだけで運用することをお勧めします。この場合,フォルダを詳細に設計して,文書管理の効率化を図ります。
(3) 一般文書データベースの属性の追加
一般文書データベースへ属性を追加できます。ユーザ定義属性はGroupmax Integrated Desktopの一般文書データベースのプロパティダイアログボックス又はDocument Manager Clientの「文書DB属性」ダイアログボックスで追加します。
追加した属性は,登録した文書に引き継がれます。一般文書データベースから引き継いだ属性に対して,文書ごとに属性値を設定すれば,検索するときの検索条件が増えることになります。
例えば,議事録を作成するときには,会議の開催日や出席者を明確にしておく必要があります。これらの情報を文書ごとに設定する場合に,一般文書データベースに属性を追加します。なお,次に示すような一般文書データベースには属性を追加できません。
したがって,ユーザ定義属性は,一般文書データベースを定義するときに追加することをお勧めします。また,すべての一般文書データベースに共通する属性は,システム文書データベースに対してあらかじめ定義しておくと便利です。ただし,上位文書データベースから引き継いだ属性は削除できないので,計画的に設計してください。
なお,ユーザ定義属性として指定できる属性名には次の制限があります。
また,整数型,日時型及び固定長文字列型の属性は,インデクスを付加することによって,属性検索を高速化できます。ただし,インデクスを付加すると,文書の更新処理に掛かる時間や,オブジェクトサーバの環境設定で定義するDocument Managerのインデクス用エリアの容量に影響します。このため,運用上検索対象になる属性に対してだけ,計画的にインデクスを付加することをお勧めします。
(4) 一般文書データベースの属性の変更
一般文書データベースに付けられている属性値を変更できます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は,一般文書データベースのプロパティダイアログボックスで変更します。Document Manager Clientから操作する場合は「文書DB属性」ダイアログボックスから変更できます。属性値を変更できる属性を表4-2及び表4-3に示します。
表4-2 属性値を変更できる一般文書データベースの属性(Groupmax Integrated Desktopの場合)
属性 | 意味 |
---|---|
名前※1 | 一般文書データベースの名称 |
作成者 | 一般文書データベースの作成者 |
所有者※2 | 一般文書データベースの所有者 |
アプリケーション(AP情報識別子) | 一般文書データベースのアプリケーション情報 |
全文検索データベース | 所属する文書を登録する全文検索サーバの全文検索DB名 |
注※1 [名前の変更]ダイアログボックスから変更できます。
注※2 アクセス権ダイアログボックスから変更できます。
表4-3 属性値を変更できる一般文書データベースの属性(Document Manager Clientの場合)
属性 | 意味 |
---|---|
名前 | 一般文書データベースの名称 |
作成者 | 一般文書データベースの作成者 |
所有者※1 | 一般文書データベースの所有者 |
アプリケーション名(AP情報識別子) | 一般文書データベースのアプリケーション情報 |
文書ひな形ファイル名※2 | 文書ひな形ファイル名 |
TSサーバDB(TS情報ID) | 所属する文書を登録する全文検索サーバの全文検索DB名 |
注※1 「文書DBアクセス権」ダイアログボックスから変更できます。
注※2 「ファイルの一覧」ダイアログボックスから変更できます。
(5) 一般文書データベースのアクセス権の変更
一般文書データベースのアクセス権を変更できます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は,アクセス権ダイアログボックスで変更します。Document Manager Clientから操作する場合は「文書DBアクセス権」ダイアログボックスから変更します。システム文書データベースだけで運用している場合でも,複数定義して運用してる場合でも,すべてのユーザにすべての権限を与えておきます。
なお,これらのダイアログボックスから一般文書データベースの所有者を変更できます。
(6) 一般文書データベースの削除
不要になった一般文書データベースは削除できます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は,[共用キャビネットの文書データベース管理]ウィンドウで削除します。Document Manager Clientから操作する場合は「文書DB」ウィンドウで削除します。ただし,次に示すような一般文書データベースは削除できません。