ここでは,GUIから分類索引を定義及び変更する操作の概要について説明します。なお,操作方法の詳細については,Groupmax Integrated Desktopの文書管理のオンラインヘルプ又はマニュアル「Windows 3.1 Groupmax Document Manager Version2.0 ユーザーズガイド」を参照してください。
(1) 分類索引の定義の流れ
分類索引の定義の流れについて説明します。分類索引を定義する前には,利用環境や業務内容を考慮して,計画的に設計しておくことをお勧めします。
(2) 分類索引の新規作成
分類索引を定義するときは,まず最上位分類を定義します。次に,最上位分類の下位に分類を定義していきます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は[共用キャビネットの分類索引]ウィンドウで作成します。Document Manager Clientから操作する場合は,分類索引(最上位分類)は,「新規分類索引の作成」ダイアログボックスで定義します。下位分類は,「新規分類の作成」ダイアログボックスから定義します。どのような分類索引を定義するのか,またどのような体系を構成するのか,必ず設計しておきます。
(3) 分類索引の属性を変更する
分類索引(最上位分類)を新規に定義した時にDocument Managerによって設定された属性値を変更できます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は,分類索引のプロパティダイアログボックスで変更します。Document Manager Clientから操作する場合は「分類索引属性」ダイアログボックスで変更します。属性値を変更できる属性を表4-6に示します。
表4-6 属性値を変更できる分類索引(最上位分類)の属性
属性 | 意味 |
---|---|
名前※1※2 | 分類索引(最上位分類)の名称 |
作成者 | 分類索引(最上位分類)の作成者 |
所有者※3 | 分類索引(最上位分類)の所有者 |
注※1 Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は[名前の変更]ダイアログボックスから変更できます。
注※2 名前に半角コンマは使用しないでください。使用した場合に発生する障害については,「付録L 分類索引・分類・フォルダ名称に半角コンマを使用した場合に発生する障害」を参照してください。
注※3 Groupmax Integrated Desktopから操作する場合はアクセス権ダイアログボックスから変更できます。Document Manager Clientから操作する場合は「分類索引アクセス権」ダイアログボックスから変更できます。
また,最上位分類の下位に定義した分類に設定されている属性値も変更できます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は,分類のプロパティダイアログボックスで変更します。Document Manager Clientから操作する場合は「分類属性」ダイアログボックスから変更できます。属性値を変更できる属性を表4-7に示します。
表4-7 属性値を変更できる分類の属性
属性 | 意味 |
---|---|
名前※1※2 | 分類の名称 |
作成者 | 分類の作成者 |
所有者※3 | 分類の所有者 |
注※1 Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は[名前の変更]ダイアログボックスから変更できます。
注※2 名前に半角コンマは使用しないでください。使用した場合に発生する障害については,「付録L 分類索引・分類・フォルダ名称に半角コンマを使用した場合に発生する障害」を参照してください。
注※3 Groupmax Integrated Desktopから操作する場合はアクセス権ダイアログボックスから変更できます。Document Manager Clientから操作する場合は「分類アクセス権」ダイアログボックスから変更できます。
(4) 分類索引のアクセス権を変更する
分類索引(最上位分類)及び分類のアクセス権を変更できます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合はアクセス権ダイアログボックスで変更します。Document Manager Clientから操作する場合,分類索引(最上位分類)のアクセス権は,「分類索引アクセス権」ダイアログボックスから変更します。分類のアクセス権は,「分類アクセス権」ダイアログボックスから変更します。
ある分類の下位に定義した分類は,上位分類のアクセス権を引き継ぎます。例えば,最上位分類の下位に定義した分類には,最上位分類に設定されているアクセス権と同じアクセス権が設定されています。したがって,分類を定義したら,各分類の運用方法に応じてアクセス権を変更することをお勧めします。
(5) 分類索引の削除
分類索引はユーザの利用環境や業務体系などに合わせて定義しておくと便利です。しかし,組織改正や業務体系の変更によって,不要となった分類索引は削除できます。Groupmax Integrated Desktopから操作する場合は[共用キャビネットの分類索引]ウィンドウで削除します。Document Manager Clientから操作する場合,分類は「分類索引」ウィンドウから削除します。分類索引(最上位分類)は「分類索引一覧」ウィンドウから削除します。ただし,次に示す分類は削除できません。