ここでは,一般文書データベースを設計するときに考慮する点について説明します。
(1) システム文書データベースだけで運用する
文書に対してユーザ定義属性などを設定しない場合,新たに一般文書データベースを定義する必要はありません。この場合,システム文書データベースだけで運用します。必要ならば,管理する文書に共通する属性を,ユーザ定義属性としてシステム文書データベースに定義します。
(2) 管理する文書の種類と定義する属性を考える
Document Managerで管理する文書の種類と,文書にどのような属性を追加すると便利なのかを考えます。Document Managerで管理する文書と定義する属性の例を,表4-1に示します。
表4-1 Document Managerで管理する文書の種類と定義する属性の例
文書の種類 | 定義する属性の例 |
---|---|
技術論文 | 技術名,参考文献 |
研究資料 | 研究テーマ |
製品の設計書 | 開発完了日 |
提案書 | 提案先,競合先 |
議事録 | 開催日,出席者 |
(3) アクセス権による一般文書データベースの運用方法を考える
一般文書データベースにはアクセス権を設定できます。一般文書データベースの利用目的や共用の度合いに応じて,アクセス権を設定して運用することをお勧めします。
システム文書データベースだけで運用する場合でも,下位文書データベースを定義して運用する場合でも,すべてのユーザにすべての権限を与えておきます。操作に関する制限は,フォルダと文書のアクセス権で行うことをお勧めします。
一般文書データベースのアクセス権については,「2.2.5 アクセス権の管理」を参照してください。
(4) 全文検索サーバとの連携
一般文書データベースの文書を全文検索の対象とする場合は,一般文書データベースごとに全文検索サーバとの連携を指定します。全文検索サーバとの連携については,「5.8 全文検索サーバと連携するための環境設定」を参照してください。