ここでは,一般文書データベースの概要と管理について説明します。
(1) 一般文書データベースの概要
(a) 一般文書データベースとは
一般文書データベースは,一般文書の構造を定義する役割を果たします。具体的には,属性を定義して,その定義ごとに一般文書をまとめて管理するときに使用します。
(b) 一般文書データベースの構造
Document Managerをインストールすると,システムによって一般文書データベースが一つ作成されます。これをシステム文書データベースといいます。システム文書データベースを基にして,その下位に新しく一般文書データベースを作成して,階層構造をサーバに一つ構築できます。ある一般文書データベースから見て上位にあたる文書データベースを上位文書データベースといいます。また,ある一般文書データベースから見て,下位にあたる一般文書データベースを下位文書データベースといいます。
一般文書データベースは,管理する文書の種類を考慮して定義すると便利です。
(2) 一般文書データベースの管理
ここでは,一般文書データベースの管理について説明します。
(a) 一般文書データベースを使用した文書の管理
ある特定の一般文書に対して,特定の属性を付けて管理するときに一般文書データベースを使用すると便利です。例えば,議事録には「出席者」や「会議開催日」などの属性を追加して管理できます。「4月15日に開催した会議の議事録を参照したい」という場合,追加した属性(会議開催日)をキーとして文書を検索できます。このように,一般文書データベースに対してユーザが任意に定義する属性を,ユーザ定義属性といいます。ユーザ定義属性については,「2.2.4 属性の管理」を参照してください。Document Managerで管理する文書を図書館の蔵書と考えると,一般文書データベースは図書カードを利用した管理に相当します。
(b) 一般文書データベースとアクセス権
一般文書データベースを作成したユーザは,その一般文書データベースの所有者になります。ただし,システム文書データベースの所有者はDocument Manager管理者です。
一般文書データベースの所有者は,ほかのユーザ又はグループに対してアクセス権を設定できます。アクセス権については,「2.2.5 アクセス権の管理」を参照してください。