7.10 文書管理の利用

Groupmax Document Managerで作成したフォーム文書データベースのデータを登録又は参照するフォーム(画面)として,伝票を利用できます。また,伝票を文書としてGroupmax Document Managerに登録して,管理できます。

<この節の構成>
(1) フォーム文書データベースのデータの登録,参照
(2) フォーム文書データベースのデータの一括参照
(3) 伝票の登録,実行
(4) 文書管理利用時の注意事項

(1) フォーム文書データベースのデータの登録,参照

Groupmax Document Managerで作成したフォーム文書データベースのデータを登録又は参照するフォーム(画面)として,伝票を利用できます。フォーム文書データベースとは,営業報告などの非定型データを登録して,データを共有できるようにしたデータベースです。

フォーム文書データベースのデータを登録又は参照する例を,図7-24に示します。

図7-24 フォーム文書データベースのデータを登録又は参照する例

[図データ]

フォームとして使う伝票を作成する

伝票をフォーム文書データベースのフォームとして使うには,フォーム文書データベースの項目の属性に合わせて,伝票の項目を作成します。作成した伝票をGroupmax Document Managerにフォームとして登録すると,フォーム文書データベースの文書一覧からフォームを起動できます。

フォーム文書データベースのデータを登録,参照する

フォームとして作成した伝票には,2通りの使い方があります。

どちらの場合も,データを登録又は更新するには,伝票の処理定義で,@業務文書登録又は@業務文書更新を使います。また,@業務文書添付ファイルを使うと,フォーム文書の添付ファイルを追加,削除したり,実行したりできます。

フォーム文書データベースには,既に登録された文書(主文書)に対する回答やコメントなどの応答文書も登録できます。この場合,主文書用のフォームの処理定義で,@回答文書を使って,応答文書用のフォームを呼び出せるようにしておきます。応答文書用のフォームで,@業務文書登録を実行すれば,入力した回答やコメントなどの応答文書を登録できます。

(2) フォーム文書データベースのデータの一括参照

フォーム文書データベースに登録された複数の文書のデータを,一つの伝票に読み込んでまとめて参照できます。フォーム文書データの一括参照の例を,図7-25に示します。

図7-25 フォーム文書データの一括参照の例

[図データ]

フォーム文書データを一括参照するには,伝票の処理定義で@業務文書入力を実行します。データを参照した後で,@業務文書登録や@業務文書更新を実行すれば,新しいフォーム文書を登録したり,データを更新したりできます。

(3) 伝票の登録,実行

伝票を,文書としてGroupmax Document Managerに登録して管理できます。全文検索機能を利用すれば,伝票に入力したデータに従って伝票を検索できます。また,登録した伝票を取り出して実行することもできます。

文書管理の利用例を,図7-26に示します。

図7-26 文書管理の利用例

[図データ]

伝票のフォーマット(画面形式及び処理定義)だけでなく,項目に入力したデータも登録できます。ワークフローの案件を処理した後などに,その伝票を登録すれば,処理結果を保存できます。

伝票を登録する

伝票を登録するには,処理定義で@文書登録を使います。@文書登録を実行すると,伝票はメール形式ファイル(ファイルタイプ「.DMZ」)として登録されます。このとき,伝票のフォーマットと項目のデータの両方が登録されます。また,項目のデータは,全文検索用のテキストデータとしても登録できます。

登録した伝票を実行する

@文書登録で登録した伝票は,@メールで保存した伝票と同様に実行できます。ファイルを起動すると,再開始処理が実行されます。開始処理や前処理は実行されません。伝票にデータを入力したりデータを変更したりして保存すると,メール形式ファイルが更新されます。

(4) 文書管理利用時の注意事項

文書管理を利用するときの注意事項を,次に示します。

フォーム文書データベースのフォーム及びデータのバージョン間での互換性

伝票を利用してフォーム文書を処理する場合,Groupmax FormのバージョンとGroupmax Document Managerのバージョンを同じにしてください。例えば,Groupmax Form 06-00で追加された機能を使うためには,Groupmax Document Manager 06-00が必要です。

上位バージョンのGroupmax Formで作成・登録したフォーム(伝票)を,下位バージョンのGroupmax Formで起動した場合,上位バージョンだけで使える処理コマンドやオペランドを実行しなければ,フォームは動作します。ただし,データの属性によっては,フォームへの読み込みやフォームからの出力ができないことがあります。

Groupmax Document Manager Server 02-30以降にフォーム文書を登録すると,捺印項目及びリッチテキスト項目のデータなどは添付ファイル(docmancl.rtd)に格納されます。登録した文書をGroupmax Integrated Desktop 02-20以前を使って処理した場合,このファイル(docmancl.rtd)が添付ファイル一覧に表示されます。このファイルを開いたり,更新したりしないでください。また,フォーム文書を登録・更新するときに,docmancl.rtdという名称のファイルを添付しないでください。

文書として登録した伝票のバージョン間での互換性

伝票を文書としてGroupmax Document Managerに登録すると,メール形式ファイルとして登録されます。上位バージョンのGroupmax Formで作成したメール形式ファイルは,下位バージョンのGroupmax Formに対する互換性がありません。例えば,Groupmax Form 06-00で作成したメール形式ファイルを,Groupmax Form 05-20以前で起動しても,06-00で追加された機能を使っている場合は,実行又は更新できません。