帳票処理業務では,伝票を複数の作業者や部署に配布したり,回覧したりすることがあります。Groupmax Formでは,メールシステム,ワークフローシステム,及び文書管理システムと連携することで,こうした業務をコンピュータ化できます。
メールとの連携
Groupmax Formの伝票を,メールシステムを使って送信できます。このとき,送信先での伝票処理に必要なデータも,添付できます。また,電子印で伝票に捺印することで,伝票のデータを保護して改ざんを防止できます。
メールシステムを使った運用例を,図1-4に示します。
図1-4 メールシステムを使った運用例
ワークフローとの連携
オフィスの業務では,業務ごとに処理経路がある程度定められています。こうした業務の流れを定義したものを,ワークフローといいます。Groupmax Formでは,ワークフローシステムと連携することで,帳票処理の流れを自動化できます。さらに,電子印を利用すれば,紙の帳票と同様の審査・承認業務もできます。
ワークフローシステムを使った運用例を,図1-5に示します。
図1-5 ワークフローシステムを使った運用例
文書管理との連携
営業報告などの非定型データをデータベースに登録して管理すると,複数の作業者や部署で情報を共有できるようになります。Groupmaxの文書管理プログラムであるGroupmax Document Managerでは,こうした非定型データを管理するフォーム文書データベースを作成できます。
Groupmax Formの伝票発行画面を使って,Groupmax Document Managerで作成したフォーム文書データベースのデータや,Lotus Notesの文書データベースのデータを登録したり,参照したりできます。データの内容やデータの利用目的に応じた伝票発行画面を作成することで,情報を有効に活用できます。
文書管理を使った運用例(フォーム文書データベースの利用)を,図1-6に示します。
図1-6 文書管理を使った運用例(フォーム文書データベースの利用)
帳票の種類によっては,処理が終わった後も,データだけでなく帳票そのものを保管しておくことがあります。保管する帳票の種類や数が増えるに従って,管理は難しくなります。
Groupmax Formの伝票(画面形式,処理定義,データ)は,Groupmax Document Managerに登録して保管できます。Groupmax Document Managerの文書一覧機能や全文検索機能を使って,大量の伝票も効率良く管理できます。
文書管理を使った運用例(文書登録機能の利用)を,図1-7に示します。
図1-7 文書管理を使った運用例(文書登録機能の利用)