Groupmax Workflow Version 6 概説

概説書

3020-3-B31-20

目　　次

前書き

変更内容

はじめに

1.　Groupmax Workflowの概要

1.1　Groupmax Workflowとは

1.1.1　開発の背景

1.1.2　BPR実現の支援

1.1.3　Groupmax Workflowによるビジネスプロセスのワークフロー化

1.1.4　Groupmax Workflowによるワークフロー化の特長

1.1.5　Groupmax Workflowの導入によって期待される効果

1.2　Groupmax Workflowの業務への適用

1.2.1　Groupmax Workflowの導入に適した業務

1.2.2　Groupmax Workflowの適用業務

1.3　Groupmax Workflowを使用する環境

1.3.1　Groupmax Workflowのプログラム構成

1.3.2　Groupmax Workflowのシステム構成

2.　Groupmax Workflowの機能の詳細

2.1　Groupmax Workflowでの回覧処理

2.1.1　文書の回覧処理の自動化

2.1.2　定義された回覧経路以外の処理への対応

2.1.3　Groupmax Workflowで回覧するデータ

2.2　Groupmax Workflowでのユーザと案件

2.2.1　Groupmax Workflowのユーザ

2.2.2　Groupmax Workflowでの案件の管理

2.3　ビジネスプロセスの定義と管理

2.3.1　ビジネスプロセスをビジュアルに定義

2.3.2　定義の確認と運用状況のシミュレーション

2.3.3　ビジネスプロセスのサーバへの登録と管理

2.3.4　ビジネスプロセスでの作業の管理

2.4　業務プログラムの開発の支援

2.4.1　Groupmax Integrated Desktopを利用

2.4.2　APIを使用してきめ細かい業務プログラムを開発

2.5　業務進ちょく状況の把握と対処

2.5.1　業務の進ちょく状況を把握

2.5.2　把握した状況を基にして処理を変更

2.6　広域ワークフローシステムの開発

2.6.1　複数のサーバによる管理の負荷の分散

2.6.2　複数のサーバにわたる業務を一つのビジネスプロセスとして定義

2.6.3　ほかのサーバへ送付された案件の進ちょく状況を監視

2.6.4　異なるドメイン間での業務の連携

2.7　Groupmaxのほかのプログラムとの連携

2.7.1　Groupmax Integrated Desktopの利用

2.7.2　Groupmax Document Managerとの連携

2.7.3　Groupmax Formとの連携

2.8　導入後の業務分析支援

3.　ワークフローの開発手順と業務の運用

3.1　ワークフローの開発手順

3.2　現行業務の分析とワークフローの設計

3.2.1　現行業務の分析

3.2.2　ワークフローの設計

3.3　ワークフローの作成

3.3.1　ユーザの登録とワークフローの定義

3.3.2　処理ノードで使用するプログラムの開発

3.3.3　ワークフローのシミュレーション

3.4　ワークフロー化した業務の稼働

3.5　業務の監視と運用

3.5.1　業務の進ちょく状況の監視

3.5.2　履歴情報の取得と業務の分析

4.　Groupmax Workflowの業務への活用例

4.1　現行の業務をワークフロー化する手順例

4.1.1　現行の業務の分析

4.1.2　ワークフローの設計

4.1.3　ワークフローの作成

4.1.4　業務の稼働

4.2　ビジネスプロセスの定義例

4.2.1　一般的な稟議・査定業務への適用例

4.2.2　保険契約査定業務への適用例

4.2.3　銀行融資稟議業務への適用例

4.2.4　発注管理業務への適用例

4.3　ほかのプログラムとの連携例

4.3.1　メインフレームのデータベースとの連携

4.3.2　流通データベースとの連携

4.3.3　署名やなつ印を電子化した文書の回覧

4.3.4　文書管理システムとの連携

4.3.5　Notesとの連携

4.3.6　Exchangeとの連携

付録

付録A　用語解説

索引

[他社商品名称に関する表示]

All Rights Reserved. Copyright (C) 2001, 2015, Hitachi, Ltd.

前書き

■ 対象製品

P-1646-514　 Groupmax Workflow Server Version 6　 06-00（適用OS：HI-UX/WE2）
P-1646-524　 Groupmax Workflow Server Version 6　 06-00（適用OS：HI-UX/WE2）
P-1B46-5251　 Groupmax Workflow Server Version 6　 06-52（適用OS：HP-UX）
P-1M46-5251　 Groupmax Workflow Server Version 6　 06-52（適用OS：AIX）
P-2446-5254　 Groupmax Workflow Server Version 6　 06-82（適用OS：Windows Server 2003，Windows Server 2008，Windows Server 2012）
P-1646-7B4　 Groupmax Workflow Multi-Server Version 6　 06-00（適用OS：HI-UX/WE2）
P-1B46-7B51　 Groupmax Workflow Multi-Server Version 6　 06-52（適用OS：HP-UX）
P-2446-7B54　 Groupmax Workflow Multi-Server Version 6　 06-52（適用OS：Windows NT Server，Windows 2000 Server，Windows 2000 Advanced Server，Windows Server 2003）
P-1646-7D4　 Groupmax Workflow Server - Library Version 6　 06-00（適用OS：HI-UX/WE2）
P-1B46-7D41　 Groupmax Workflow Server - Library Version 6　 06-00（適用OS：HP-UX）
P-2446-7D44　 Groupmax Workflow Server - Library Version 6　 06-82（適用OS：Windows Server 2003，Windows Server 2008，Windows Server 2012）
P-1646-7J4　 Groupmax High-end Workflow Server Version 6　 06-00（適用OS：HI-UX/WE2）
P-1B46-7J41　 Groupmax High-end Workflow Server Version 6　 06-00（適用OS：HP-UX）
P-2446-7J44　 Groupmax High-end Workflow Server Version 6　 06-82（適用OS：Windows Server 2003，Windows Server 2008，Windows Server 2012）
P-2446-7P44　 Groupmax Workflow Version 6 for Exchange　 06-52（適用OS：Windows NT Server，Windows 2000 Server，Windows 2000 Advanced Server，Windows Server 2003）
P-2446-7H34　 Groupmax Workflow Version 5 for Lotus Notes　 05-11（適用OS：Windows NT Server，Windows 2000 Server，Windows 2000 Advanced Server）
P-2446-7K44　 Groupmax Web Workflow サーバセット Version 6 for Active Server Pages　 06-52（適用OS：Windows NT Server，Windows 2000 Server，Windows 2000 Advanced Server，Windows Server 2003）
P-2446-7W34　 Groupmax Workflow - Specialist Tools Version 5 for WWW　 05-11（適用OS：Windows NT Server，Windows 2000 Server，Windows 2000 Advanced Server）
P-2446-7X34　 Groupmax Workflow - End-user Tools Version 5 for WWW　 05-11（適用OS：Windows NT Server，Windows 2000 Server，Windows 2000 Advanced Server）
P-2446-7F44　 Groupmax Workflow Server - Connection Version 6　 06-52（適用OS：Windows NT Server，Windows 2000 Server，Windows 2000 Advanced Server，Windows Server 2003）
P-2646-6254　 Groupmax Workflow Client Version 6　 06-60（適用OS：Windows 2000 Professional，Windows 2000 Server，Windows 2000 Advanced Server，Windows 2000 Datacenter Server，Windows Server 2003，Windows XP，Windows Vista，Windows 7）
P-2646-8E44　 Groupmax Workflow Client - Library Version 6　 06-52（適用OS：Windows NT Workstation，Windows NT Server，Windows 2000 Professional，Windows 2000 Server，Windows 2000 Advanced Server，Windows Server 2003，Windows 95，Windows 98，Windows Me，Windows XP，Windows Vista）
P-2646-8444　 Groupmax Workflow Definer Version 6　 06-00（適用OS：Windows NT Workstation，Windows NT Server，Windows 2000 Professional，Windows 2000 Server，Windows 2000 Advanced Server，Windows 2000 Datacenter Server，Windows 95，Windows 98，Windows Me，Windows Server 2003，Windows XP，Windows 7）
P-2646-8544　 Groupmax Workflow Monitor Version 6　 06-00（適用OS：Windows NT Workstation，Windows NT Server，Windows 2000 Professional，Windows 2000 Server，Windows 2000 Advanced Server，Windows 2000 Datacenter Server，Windows 95，Windows 98，Windows Me，Windows Server 2003，Windows XP，Windows 7）
P-2646-8624　 Groupmax Workflow Simulator Version 3　 03-11（適用OS：Windows NT Workstation，Windows NT Server，Windows 2000 Professional，Windows 2000 Server，Windows 2000 Advanced Server，Windows 95，Windows 98）
P-2446-5D54　 Groupmax Workflow Server Version 6 for Microsoft(R) Active Directory(TM)　 06-00（適用OS：Windows 2000 Server，Windows 2000 Advanced Server）

■ 輸出時の注意

本製品を輸出される場合には、外国為替及び外国貿易法の規制並びに米国輸出管理規則など外国の輸出関連法規をご確認の上、必要な手続きをお取りください。
なお、不明な場合は、弊社担当営業にお問い合わせください。

■ 商標類

HP-UXは，Hewlett-Packard Development Company, L.P.のオペレーティングシステムの名称です。
IBM，AIX，Lotusは，世界の多くの国で登録されたInternational Business Machines Corporationの商標です。
Microsoft，Microsoft Exchange Server，Microsoft Office，Active Directory，Excel，Visual Basic，Visual C++，Visual InterDev，Windows，Windows NTおよびWindows Serverは，米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
Microsoft Office Wordは，米国Microsoft Corporation の商品名称です。
Microsoft Wordは，米国Microsoft Corporationの商品名称です。
ODBCは，米国Microsoft Corporationが提唱するデータベースアクセス機構です。
OLEは，米国Microsoft Corporationが開発したソフトウェア名称です。
OracleとJavaは，Oracle Corporation 及びその子会社，関連会社の米国及びその他の国における登録商標です。
UNIXは，The Open Groupの米国ならびに他の国における登録商標です。
その他記載の会社名，製品名は，それぞれの会社の商標もしくは登録商標です。

■ 発行

平成13年1月 (第１版) 3020-3-B31（廃版）
平成22年4月 (第２版) 3020-3-B31-10（廃版）
平成27年3月 (第３版) 3020-3-B31-20

■ 著作権

All Rights Reserved. Copyright (C) 2001, 2015, Hitachi, Ltd.

変更内容

変更内容（3020-3-B31-20）Groupmax Workflow Server Version 6 06-82，Groupmax High-end Workflow Server Version 6 06-82，Groupmax Workflow Server - Library Version 6 06-82

追加・変更内容 | 変更個所
Groupmax Workflow Server，Groupmax High-end Workflow Serverは，Windows Server 2012に対応しました。 | －
Groupmax Workflow Server - Libraryは，Windows Server 2008，Windows Server 2012に対応しました。 | －
クライアント製品はWindows 7に対応しました。 | －
Groupmax Workflow Server，Groupmax High-end Workflow Serverは，Windows 2000 Server，Windows 2000 Advanced Serverをサポートしなくなりました。 | －
Groupmax Workflow Server - Libraryは，Windows NT Server，Windows 2000 Server，Windows 2000 Advanced Serverをサポートしなくなりました。 | －

単なる誤字・脱字などはお断りなく修正しました。

変更内容（3020-3-B31-10）Groupmax Workflow Server Version 6 06-80，Groupmax High-end Workflow Server Version 6 06-80

追加・変更内容

Windows Server 2003に対応しました。

Windows Server 2008に対応しました。

クライアント製品はWindows XPに対応しました。

Groupmax Workflow Server，Groupmax High-end Workflow Serverは，Windows NT 4.0をサポートしなくなりました。

クライアント製品はWindows 95，Windows 98をサポートしなくなりました。

はじめに

Groupmax Workflow Version 6は，文書の回覧処理を自動化して，業務効率の向上を支援するワークフロー管理システムです。このマニュアルはGroupmax Workflow Version 6（以降Groupmax Workflowと呼びます）の導入時に読んでいただき，製品の全体像や概略をつかんでいただくことを目的としています。

このマニュアルでは，Groupmax Workflowを構成する次のプログラムプロダクトの概要について記述しています。

Groupmax Workflow Server Version 6

Groupmax Workflow Multi-Server Version 6

Groupmax Workflow Server - Library Version 6

Groupmax High-end Workflow Server Version 6

Groupmax Workflow Version 6 for Exchange

Groupmax Workflow Version 5 for Lotus Notes

Groupmax Web Workflow サーバセット Version 6 for Active Server Pages

Groupmax Workflow - Specialist Tools Version 5 for WWW

Groupmax Workflow - End-user Tools Version 5 for WWW

Groupmax Workflow Server - Connection Version 6

Groupmax Workflow Client Version 6※

Groupmax Workflow Client - Library Version 6

Groupmax Workflow Definer Version 6

Groupmax Workflow Monitor Version 6

Groupmax Workflow Simulator Version 3

Groupmax Workflow Server Version 6 for Microsoft(R) Active Directory(TM)

このマニュアルでは，上記のプログラムプロダクトの総称をGroupmax Workflowとします。

注※

相当する機能はGroupmax Integrated Desktop Version 7に含まれます。

対象読者

このマニュアルは，Groupmax Workflowを初めて使う方を対象としています。さらに，Groupmax Workflowの導入を検討されている業務運用管理者及びGroupmax Workflowの環境を管理するシステム管理者の方も対象としています。

マニュアルの構成

このマニュアルは，次に示す章と付録から構成されています。

第1章　Groupmax Workflowの概要

Groupmax Workflowとはどのようなプログラムであるかを説明しています。Groupmax Workflowの概要を理解していただくことをねらいとしています。

第2章　Groupmax Workflowの機能の詳細

Groupmax Workflowの特長と，それを実現するための機能について説明しています。Groupmax Workflowの基本的な機能を理解していただくことをねらいとしています。

第3章　ワークフローの開発手順と業務の運用

業務をワークフロー化するための手順と，その運用方法について説明しています。Groupmax Workflowを使って，初めて業務をワークフロー化するときにご活用ください。

第4章　Groupmax Workflowの業務への活用例

Groupmax Workflowを業務でどのように活用していくかを，例を挙げて説明しています。

Groupmax Workflowを業務に導入する際のご参考にしてください。

付録A　用語解説

Groupmax Workflowで使用する用語について説明しています。

関連マニュアル

このマニュアルの関連マニュアルを次に示します。必要に応じてお読みください。

Groupmax Workflow Version 6　システム管理者ガイド（3000-3-477）

Groupmax Workflowを利用するための環境設定や，サーバの運用方法について説明しています。UNIXサーバをご使用の場合に参照してください。

Groupmax Workflow Version 6　システム管理者ガイド（3020-3-B59）

Groupmax Workflowを利用するための環境設定や，サーバの運用方法について説明しています。Windowsサーバをご使用の場合に参照してください。

Groupmax Workflow Version 6　ビジュアル定義・シミュレータ・運用モニタ　ユーザーズガイド（3020-3-B43）

ワークフローの定義をする場合，業務を稼働する前に運用状況をシミュレーションする場合，及びGroupmax Workflowを使って業務の進ちょくを管理する場合に参照してください。

Groupmax Workflow - Library Version 6　プログラミングガイド（3020-3-B68）

Groupmax Workflow プログラムの作成手順や関数の機能概要について説明しています。プログラムを開発する場合に参照してください。

Groupmax Workflow Version 6 for Active Server Pages　使用の手引（3020-3-B67）

インターネット又はイントラネット環境で，WWWブラウザからGroupmax Workflowの機能を利用するための業務プログラムを開発する場合に参照してください。

Groupmax Integrated Desktop Version 7　ユーザーズガイド（3020-3-D06）

Groupmaxの統合作業環境を使ってGroupmax Workflowを操作する場合に参照してください。

Groupmax World Wide Web Desktop Version 6　ユーザーズガイド（3020-3-B44）

インターネット又はイントラネットを介してGroupmax Workflowを利用する場合に参照してください。

Groupmax Workflow - Specialist Tools Version 5 for WWW　ユーザーズガイド（3020-3-A63）

インターネット又はイントラネットを介してGroupmax Workflowを利用する場合に参照してください。

読書手順

このマニュアルは，第1章から順にお読みいただくことをお勧めします。

図中で使用する記号

このマニュアルの図中で使用する記号を，次のように定義します。

このマニュアルでの表記

このマニュアルでは，製品名称を次の略称で表記しています。

製品名称
略称

Groupmax Workflow Server Version 6
Groupmax Workflow Server

Groupmax Workflow Multi-Server Version 6
Groupmax Workflow Multi-Server

Groupmax Workflow Server - Library Version 6
Groupmax Workflow Server - Library

Groupmax Workflow Client - Library Version 6
Groupmax Workflow Client - Library

Groupmax High-end Workflow Server Version 6
Groupmax High-end Workflow Server

Groupmax Workflow Version 6 for Exchange
Groupmax Workflow for Exchange

Groupmax Workflow Version 5 for Lotus Notes
Groupmax Workflow for Lotus Notes

Groupmax Workflow Version 6 for Active Server Pages
Groupmax Workflow for Active Server Pages

Groupmax Workflow - Specialist Tools Version 5 for WWW
Groupmax Workflow - Specialist Tools for WWW

Groupmax Workflow - End-user Tools Version 5 for WWW
Groupmax Workflow - End-user Tools for WWW

Groupmax Workflow Server - Connection Version 6
Groupmax Workflow Server - Connection

Groupmax Workflow Client Version 6
Groupmax Workflow Client

Groupmax Workflow Definer Version 6
Groupmax Workflow Definer

Groupmax Workflow Monitor Version 6
Groupmax Workflow Monitor

Groupmax Workflow Simulator Version 3
Groupmax Workflow Simulator

Groupmax Integrated Desktop Version 7
Groupmax Integrated Desktop

Groupmax Address Server Version 7
Groupmax Address

Groupmax Mail Server Version 7
Groupmax Mail

Groupmax Object Server Version 6
Groupmax Object Server

Groupmax High-end Object Server Version 6
Groupmax High-end Object Server

Groupmax Document Manager Version 6
Groupmax Document Manager

Groupmax Form Version 6
Groupmax Form

Groupmax Scheduler Version 7
Groupmax Scheduler

Groupmax Fax Version 3
Groupmax Fax

Groupmax World Wide Web Version 6
Groupmax WWW

Lotus Notes R5J
Notes

Microsoft(R) Windows(R) Millennium Edition
Windows Me

Microsoft(R) Windows(R) 95 Operating System
Windows 95

Microsoft(R) Windows(R) 98 Operating System
Windows 98

Microsoft(R) Windows(R) XP Professional Operating System
Microsoft(R) Windows(R) XP Home Edition Operating System
Windows XP

Microsoft(R) Windows Vista(R) Business 日本語版
Microsoft(R) Windows Vista(R) Enterprise 日本語版
Microsoft(R) Windows Vista(R) Ultimate 日本語版
Windows Vista

Microsoft(R) Windows(R) 7 Professional 日本語版
Microsoft(R) Windows(R) 7 Enterprise 日本語版
Microsoft(R) Windows(R) 7 Ultimate 日本語版
Windows 7

Microsoft(R) Windows NT(R) Server Network Operating System Version 4.0
Windows NT Server

Microsoft(R) Windows NT(R) Workstation Operating System Version 4.0
Windows NT Workstation

Microsoft(R) Windows(R) 2000 Advanced Server Operating System
Windows 2000 Advanced Server

Microsoft(R) Windows(R) 2000 Professional Operating System
Windows 2000 Professional

Microsoft(R) Windows(R) 2000 Server Operating System
Windows 2000 Server

Microsoft(R) Windows(R) 2000 Datacenter Server Operating System
Windows 2000 Datacenter Server

Microsoft(R) Windows Server(R) 2003，Standard Edition 日本語版
Microsoft(R) Windows Server(R) 2003，Enterprise Edition 日本語版
Microsoft(R) Windows Server(R) 2003 R2，Standard Edition 日本語版
Microsoft(R) Windows Server(R) 2003 R2，Enterprise Edition 日本語版
Windows Server 2003

Microsoft(R) Windows Server(R) 2008 Standard 日本語版
Microsoft(R) Windows Server(R) 2008 Enterprise 日本語版
Microsoft(R) Windows Server(R) 2008 Standard x64 日本語版
Microsoft(R) Windows Server(R) 2008 Enterprise x64 日本語版
Microsoft(R) Windows Server(R) 2008 R2 Standard 日本語版
Microsoft(R) Windows Server(R) 2008 R2 Enterprise 日本語版
Windows Server 2008

Microsoft(R) Windows Server(R) 2012 Standard 日本語版
Microsoft(R) Windows Server(R) 2012 Datacenter 日本語版
Microsoft(R) Windows Server(R) 2012 R2 Standard 日本語版
Microsoft(R) Windows Server(R) 2012 R2 Datacenter 日本語版
Windows Server 2012

Microsoft(R) Active Server Pages
Active Server Pages

Microsoft(R) Excel
Microsoft(R) Office Excel
Excel

Microsoft(R) Exchange Server
Exchange

Microsoft(R) Visual Basic(R)
Visual Basic

Microsoft(R) Visual C++(R)
Visual C++

Microsoft(R) Word
Microsoft(R) Office Word
Word

Visual InterDev(TM)
Visual InterDev

マニュアルの本文中でマニュアル名称の後に「（Windows用）」と記述されている場合は，そのマニュアルの適用OSがWindows NT，及びWindows 2000であることを示します。

Windows Server 2003をご使用の方は，本文中の「Windows NT」を「Windows Server 2003」と読み替えてください。

Windows Server 2008をご使用の方は，本文中の「Windows NT」を「Windows Server 2008」と読み替えてください。

Windows Server 2012をご使用の方は，本文中の「Windows NT」を「Windows Server 2012」と読み替えてください。

1.　Groupmax Workflowの概要

オフィスには，業務の効率の向上や情報の電子化などさまざまな問題や要求があります。この章では，Groupmax Workflowがそれらの要求にどのようにこたえるのかを，開発された背景などを紹介しながら説明します。

＜この章の構成＞

1.1　Groupmax Workflowとは

1.2　Groupmax Workflowの業務への適用

1.3　Groupmax Workflowを使用する環境

1.1　Groupmax Workflowとは

Groupmax Workflowは，業務効率と生産性の向上を目的に，業務の形態に合わせて御利用いただける日立のグループウェアGroupmaxの中で，ワークフロー管理機能を提供するプログラムです。

＜この節の構成＞

1.1.1　開発の背景

1.1.2　BPR実現の支援

1.1.3　Groupmax Workflowによるビジネスプロセスのワークフロー化

1.1.4　Groupmax Workflowによるワークフロー化の特長

1.1.5　Groupmax Workflowの導入によって期待される効果

1.1.1　開発の背景

近年，安価で高性能なパーソナルコンピュータが普及し，オフィスの情報の電子化は急速に進んでいます。しかし一方で，これらの情報の電子化が業務の効率の向上にうまく結び付いていない現状もあります。この原因の一つとして，オフィスでの業務の流れを自動化できないことが挙げられます。

オフィスでの仕事の多くは，人と人，部門と部門の間での書類の回覧というプロセスで成り立っています。このプロセスで書類の紛失が発生したり，回覧に時間がかかったりすると，業務全体にわたる効率を低下させる原因になります。さらに，情報の電子化が個人や部門内を対象にしていると，部門間にわたる処理にうまく対処できない問題も生じます。

このような問題点を解決する手段として，ワークフロー管理システムGroupmax Workflowは開発されました。ワークフローとは業務の流れを意味します。Groupmax Workflowは，文書の回覧という業務の流れを自動化して，オフィスでの生産性の向上を支援するソフトウェアです。

さらに，業務の流れや手順などを見直すことで，BPR（Business Process Reengineering）の実現も支援します。

Groupmax Workflowの開発の背景を，図1-1に示します。

図1-1　Groupmax Workflowの開発の背景

1.1.2　BPR実現の支援

現行の業務は，作業のむだや矛盾が生じたまま行われていることがあります。現行業務の問題点をそのままにしてGroupmax Workflowを適用しても，大きな効果は期待できません。Groupmax Workflowを導入する前に，現行の業務の見直しが必要になります。現行の業務の問題点をなくすために，業務の流れ（ビジネスプロセス）を見直すことでBPRの手掛かりを得て，問題点を改善することで，個々の作業だけでなく業務全体の効率を向上できます。Groupmax Workflow導入の効果をより高めることになります。

BPRで得られる効果とGroupmax Workflowでの実現方法を，表1-1に示します。

表1-1　BPRで得られる効果とGroupmax Workflowでの実現方法

BPRで得られる効果
Groupmax Workflowでの実現方法

ペーパレス化の推進

コストの削減

業務処理時間の短縮

文書及び回覧経路を電子化して実現します。

部門別で行っている処理の統括管理

部門ごとの処理を意識しない一つのプロセスとして業務を定義することで実現します。

むだな業務の廃止と簡素化

導入時の業務見直し過程で業務のむだを発見し，効率向上のための手段を考えることで実現します。

業務の統括的かつ効率の良い管理

業務の進ちょく状況をビジュアルに表示することで，処理の滞りを監視します。

1.1.3　Groupmax Workflowによるビジネスプロセスのワークフロー化

1.1.1で述べたように，オフィスを取り巻く環境の変化と，業務の改善及び生産性の向上への要求から，Groupmax Workflowは開発されました。Groupmax Workflowは，業務の多くを占める文書の回覧というプロセスを自動化して業務の効率を向上させることを目的としています。

＜この項の構成＞

(1)　ビジネスプロセスとGroupmax Workflow

(2)　ビジネスプロセスの定義

(3)　ビジネスプロセス上での各担当者の処理

(4)　Groupmax Workflowで回覧する文書

(1)　ビジネスプロセスとGroupmax Workflow

オフィスでの業務の多くは，同じ組織やグループに所属する人たちが作業を分担し，協調しながら一連の流れの中で完成させます。このような一連の流れで行う業務をビジネスプロセスといいます。例えば，受発注管理業務，出張申請承認業務などでは，次のような作業が行われます。

依頼や申請の書類を作る

依頼や申請を受け付けて誤りや不備がないかを確認し担当部署に送る

依頼や申請の内容を審査して承認，却下又は保留の判断をする

判断結果に沿った処理をする

このようなビジネスプロセスを電子化して自動的に処理することを，ワークフロー化といいます。Groupmax Workflowは，ビジネスプロセスをワークフロー化するためのソフトウェアです。

(2)　ビジネスプロセスの定義

Groupmax Workflowは，あらかじめ定義されたビジネスプロセスに従って，文書を自動的に回覧します。この定義を，ビジネスプロセス定義といいます。ビジネスプロセス定義では，「Ａさん→Ｂさん→Ｃさんの順番に発注依頼書を回覧する」のように，回覧の順番などを定義します。Groupmax Workflowを使ったビジネスプロセスの定義例を，図1-2に示します。

図1-2　ビジネスプロセスの定義例

図1-2は，資材発注というビジネスプロセスを定義した例です。----で囲んだ箇所は，次のような作業の流れを示しています。

発注依頼者は，発注依頼書を作成して，資材発注ビジネスプロセスに投入します。ここから発注依頼書の回覧が開始します。

資材発注受付は，送付された発注依頼書の内容を確認します。確認後，見積書が必要かどうかを判断します。見積書が必要な場合，見積書が必要と指示して送信します。

発注依頼書は，Groupmax Workflowによって自動的に，資材見積依頼又は経理予算照合に送付されます。

また，図1-2の資材発注ビジネスプロセスは，発注依頼書を作成する人，見積書を作成する人，発注書を作成して発注する人など，複数の担当者で構成されています。[図データ]や[図データ]などのアイコンが，担当者の配置と役割を示しています。

このようにビジネスプロセス定義では，業務の全体の流れ，その中の各作業の内容（役割），及びその作業をする担当者を定義します。

(3)　ビジネスプロセス上での各担当者の処理

担当者は，パーソナルコンピュータを使って文書を受け取ったり，依頼された作業をして次の担当者に送付したりします。

Groupmaxの統合作業環境であるGroupmax Integrated DesktopのGUI画面を使って文書の受信や発信などができます。Groupmax Integrated DesktopのGUI画面の代わりに，作業の内容に合わせた業務プログラムを独自に開発して利用できます。独自に開発した業務プログラムは，各担当者の作業するパーソナルコンピュータに組み込んで，文書の処理に使用します。

(4)　Groupmax Workflowで回覧する文書

Groupmax Workflowで回覧する文書は，WordやExcelなどの流通ソフトウェアで作成します。また，ペイントブラシで作成した文書やスキャナで読み込んだイメージデータも回覧できます。

さらに，データベースのデータを参照及び更新しながら文書を回覧するなど，基幹業務にも対応できます。

1.1.4　Groupmax Workflowによるワークフロー化の特長

ここでは，Groupmax Workflowによるワークフロー化の特長を説明します。

＜この項の構成＞

(1)　BPRの実現と業務分析に活用できます

(2)　業務の流れがビジュアルに表現されるため，業務全体を把握できます

(3)　稼働状況をシミュレーションして業務を事前に検証できます

(4)　業務の進ちょく状況がビジュアルに表示されるため，滞りを監視できます

(5)　業務プログラムの開発支援機能で，効率良く開発できます

(6)　組織に合ったビジネスプロセスを実現できます

(7)　広域ワークフローシステムを開発できます

(8)　Groupmax Workflowをインターネットで利用できます

(1)　BPRの実現と業務分析に活用できます

Groupmax Workflowを導入する段階で，現行の業務を見直す必要があります。この時点で作業のむだを発見でき，効率の良い業務の流れを構築できます。

(2)　業務の流れがビジュアルに表現されるため，業務全体を把握できます

Groupmax Workflowでは，文書を回覧する経路をアイコンを使ってビジュアルに表現します。したがって，業務全体の流れが容易に把握できます。

(3)　稼働状況をシミュレーションして業務を事前に検証できます

業務の流れを定義した時点で，稼働状況のシミュレーションができます。したがって，業務に携わる人の数や処理できる文書の件数などが事前に検証できます。

(4)　業務の進ちょく状況がビジュアルに表示されるため，滞りを監視できます

回覧の滞りや，担当者の負荷の状況などを画面で確認できます。したがって，業務の進ちょく状況を的確に把握できます。

(5)　業務プログラムの開発支援機能で，効率良く開発できます

文書の処理に使用する業務プログラムは，Visual BasicやAPPGALLERYなどのビジュアル開発ツールの部品を組み合わせて効率良く開発できます。さらに，APIを使用すると，業務に適したきめ細かいプログラムを開発できます。

(6)　組織に合ったビジネスプロセスを実現できます

組織や職制に合ったビジネスプロセスを実現できるため，人事情報などの企業秘密の文書も，高いセキュリティを保持して回覧できます。

(7)　広域ワークフローシステムを開発できます

地域ごとにサーバを分けているシステム構成でも，サーバを意識しないで広域ワークフローシステムを開発できます。

また，職制変更や人事異動などでサーバが変わる場合も，自動的に流れを変更するため定義を変更する必要はありません。

(8)　Groupmax Workflowをインターネットで利用できます

Groupmax Workflowが提供する機能は，インターネット又は社内のイントラネットを介しても利用できます。

1.1.5　Groupmax Workflowの導入によって期待される効果

Groupmax Workflowの導入によって，次のような効果が期待できます。

＜この項の構成＞

(1)　文書の回覧に費やす手間と時間を軽減できます

(2)　業務を並列展開できます

(3)　複数の部門にわたる業務をスムーズに処理できます

(4)　回覧中の文書の処理状況を把握できます

(1)　文書の回覧に費やす手間と時間を軽減できます

Groupmax Workflowでは，あらかじめ定義された経路に従って文書を自動的に回覧します。したがって，回覧の順番や回覧先の場所及び担当者名などを意識しないで文書を配布できます。

また，文書の電子化によってペーパレスを実現し，紙での煩雑な作業や配布に費やす時間を軽減します。

(2)　業務を並列展開できます

多くの部署に並行して文書を回覧できるため，回覧に必要な日数及び用紙の経費を軽減できます。

(3)　複数の部門にわたる業務をスムーズに処理できます

一つの業務を複数の部門で分割している場合，文書がどのような状況にあるのか把握できないことがあります。さらに，異なる部門で重複した作業をするなどのむだが生じることもあります。

Groupmax Workflowを導入すると，部門の違いを意識することなく，作業を統合して運用できます。また，業務に関与する人が部門を超えて情報を共有できます。

(4)　回覧中の文書の処理状況を把握できます

紙を使った文書の回覧では，文書の滞留や紛失が発生することがあります。さらに，処理がどこで滞っているのかをつかめません。

Groupmax Workflowでは，文書が現在どこで滞っているかをパーソナルコンピュータ上で確認できます。さらに，多くの処理を抱えている人からほかの人に処理を振り替えることができるため，滞りを解消できます。また，出張や休暇などで担当者が不在になる場合，代行者を指定して代わりに処理してもらうこともできます。

Groupmax Workflowの導入によって期待される効果を，図1-3に示します。

図1-3　Groupmax Workflowの導入によって期待される効果

1.2　Groupmax Workflowの業務への適用

この節では，Groupmax Workflowの導入に適した業務について説明します。なお，業務への具体的な適用例については，「4.　Groupmax Workflowの業務への活用例」を参照してください。

＜この節の構成＞

1.2.1　Groupmax Workflowの導入に適した業務

1.2.2　Groupmax Workflowの適用業務

1.2.1　Groupmax Workflowの導入に適した業務

これまで述べたように，Groupmax Workflowは，仕事の流れを自動化して書類の紛失や滞留をなくし，進行状況の把握及び問題点の抽出を支援して，オフィス業務での生産性を向上させることを目的に開発されました。

Groupmax Workflowは，次の条件を満たす業務への導入が適しています。

同じような作業が繰り返し行われる業務

多くの人が類似する作業にかかわる業務

現行の文書の回覧や処理に時間がかっていて，期間短縮のメリットが大きい業務

複数の部署にわたる業務

文書の処理状況を把握する必要がある業務

処理の期限を厳しく管理する必要がある業務

処理の流れが定型化している業務

なお，次のような業務には適していません。

実行時に流れが決まるような業務

開始から完了までに数カ月以上の期間を必要とする業務

開始から完了までの期間が半日以内の業務

次の処理を，すぐにその場でする必要のある業務

システムを停止できない業務

1.2.2　Groupmax Workflowの適用業務

業務には，業種に固有なものと，業種には関係ない共通のものとがあります。Groupmax Workflowを導入することで効果を期待できる業務の例を図1-4に示します。

図1-4　Groupmax Workflowの適用業務

また，Groupmax Workflowは，稟議（りんぎ）や査定業務などの一般的なオフィス業務や，発注や人事管理などの基幹業務にも適用できます。

＜この項の構成＞

(1)　一般的なオフィス業務での適用例

(2)　基幹業務での適用例

(1)　一般的なオフィス業務での適用例

Groupmax Workflowは，WordやExcelなどの流通ソフトウェアで作成した文書を，定義された経路に従って回覧します。したがって，一般的なオフィス業務である，稟議や査定業務などに活用できます。

Groupmax Workflowの一般的なオフィス業務での適用例を，図1-5に示します。

図1-5　一般的なオフィス業務での適用例

図1-5は，企画書の審査及び承認を依頼する業務の例です。担当者は企画書を流通ソフトウェアで作成して回覧します。企画書は，定義された経路で自動的に回覧され，審査及び承認を受けます。さらに，必要に応じてコメントを付けて回覧できます。

文書の形式が担当者によって異なっていても同じ経路で回覧できるため，不定形な文書を扱うオフィス業務に対応できます。

(2)　基幹業務での適用例

Groupmax Workflowは，サーバに構築されたデータベースのデータを定義された経路に従って回覧します。また，回覧したデータを基にデータベースを更新します。資材発注業務や人事管理業務など，従来のオンライン業務に対応した業務を，クライアント・サーバの環境で実現できます。

Groupmax Workflowの基幹業務での適用例を，図1-6に示します。

図1-6　基幹業務での適用例

図1-6は，資材発注業務の例です。依頼者は発注に必要な注番や金額などを決められた帳票（画面）に入力して送付します。帳票は定義された経路で，経理部に送付されます。経理部は送付されたデータをキーとして，サーバ上のデータベースを参照及び更新します。処理が終わると，資材部に送付し発注します。

このように，既に構築されているデータベースと連携した基幹業務に対応できます。

なお，この図の例では，データを入力する画面はGroupmax FormやVisual Basicなどで作成します。Groupmax Workflowは入力されたデータだけを抽出して回覧しています。しかし，ユーザは帳票を回覧するように操作できるので，使いやすく，かつ負荷を軽減したシステムを作成できます。

1.3　Groupmax Workflowを使用する環境

この節では，Groupmax Workflowを構成するプログラムと，システム構成について説明します。

＜この節の構成＞

1.3.1　Groupmax Workflowのプログラム構成

1.3.2　Groupmax Workflowのシステム構成

1.3.1　Groupmax Workflowのプログラム構成

ここでは，Groupmax Workflowを構成するプログラムについて，それぞれの機能の概要を説明します。

＜この項の構成＞

(1)　Groupmax Workflowを構成するプログラムの概要

(2)　Groupmax Workflowに関連するプログラムの概要

(3)　使用する目的に応じたプログラムの組み合わせの例

(1)　Groupmax Workflowを構成するプログラムの概要

Groupmax Workflowは，クライアント・サーバシステムの形態で稼働し，それぞれで稼働する次のプログラムで構成されています。

(a)　サーバで動作するプログラム

ワークフロー管理サーバ　Groupmax Workflow Server
ユーザが定義したビジネスプロセスを管理するプログラムです。
クライアントからGroupmax Workflow Serverに要求される操作を制御したり，定義された経路に従って文書を配布したりなど，Groupmax Workflowの中で中心的な役割を果たします。
なお，Groupmax Workflow Serverではワークフローデータベースへの同時アクセス数は2までですが，Groupmax High-end Workflow Serverを付加すると同時アクセス数を最大で32まで拡張できます。
Groupmax Workflow Serverについては，UNIXサーバをご使用の場合はマニュアル「Groupmax Workflow Version 6　システム管理者ガイド」を，Windowsサーバをご使用の場合はマニュアル「Groupmax Workflow Version 6　システム管理者ガイド」（Windows用）を参照してください。

ワークフローマルチサーバ　Groupmax Workflow Multi-Server
異なるサーバ同士で文書を受け渡しするためのプログラムです。
Groupmax Workflow Multi-Serverについては，UNIXサーバをご使用の場合はマニュアル「Groupmax Workflow Version 6　システム管理者ガイド」を，Windowsサーバをご使用の場合はマニュアル「Groupmax Workflow Version 6　システム管理者ガイド」（Windows用）を参照してください。

サーバライブラリ　Groupmax Workflow Server - Library
サーバ上の業務プログラムの開発を支援するプログラムです。APIとして，C，C++及びVisual C++とのインタフェースを提供します。
Groupmax Workflow Server - Libraryについては，マニュアル「Groupmax Workflow - Library Version 6　プログラミングガイド」を参照してください。

Webアプリケーション開発支援　Groupmax Workflow for Active Server Pages
インターネット及びイントラネット環境でGroupmax Workflowを使用するのに適したWebアプリケーションを開発するための，インタフェースを提供するプログラムです。Microsoft社のActive Server Pages上で動作し，Microsoft社のVisual InterDevを使って業務プログラムを開発できます。Groupmax Workflow for Active Server Pagesについては，マニュアル「Groupmax Workflow Version 6 for Active Server Pages　使用の手引」を参照してください。

Notes連携　Groupmax Workflow for Lotus Notes
Lotus Notesとの連携機能を提供するプログラムです。Groupmax Workflowのユーザトレーに案件が到着した場合，Lotus Notesのメールボックスに通知メールを送る機能などがあります。

Exchange連携　Groupmax Workflow for Exchange
Exchangeとの連携機能を提供するプログラムです。Groupmax Workflowのユーザトレーに案件が到着した場合，Exchangeのメールボックスに通知メールを送る機能などがあります。

ドメイン間連携　Groupmax Workflow Server - Connection
Groupmax Addressが管理するドメインをまたがって，ビジネスプロセス間で連携するためのプログラムです。
Groupmax Workflow Server-Connectionについては，UNIXサーバをご使用の場合はマニュアル「Groupmax Workflow Version 6　システム管理者ガイド」を，Windowsサーバをご使用の場合はマニュアル「Groupmax Workflow Version 6　システム管理者ガイド」（Windows用）を参照してください。

(b)　クライアントで動作するプログラム

Groupmax統合作業環境　Groupmax Integrated Desktop
クライアントで動作する各種プログラムとサーバとを接続するための機能を持ち，Groupmaxの各プログラムと連携して統合的にグループウェア作業をするためのプログラムで，クライアントを稼働するのに必要です。
アイコンを利用した文書の受信や発信，メニューからのGroupmax Workflowの機能を利用した一連の作業などが，業務プログラムを開発することなくできます。
Groupmax Integrated Desktopについては，マニュアル「Groupmax Integrated Desktop Version 7　ユーザーズガイド」を参照してください。

ビジュアル定義　Groupmax Workflow Definer
Groupmax Workflowを使用するユーザを定義したり，文書の回覧経路を定義したりするためのプログラムです。アイコンと矢印を組み合わせてビジュアルに定義できます。
Groupmax Workflow Definerについては，マニュアル「Groupmax Workflow Version 6　ビジュアル定義・シミュレータ・運用モニタ　ユーザーズガイド」を参照してください。

シミュレータ　Groupmax Workflow Simulator
業務を稼働する前に，運用状況をシミュレーションするためのプログラムです。ワークフロー化した業務の稼働時の処理時間などを事前に算出できるので，効率の良い業務の流れの構築を支援します。
Groupmax Workflow Simulatorについては，マニュアル「Groupmax Workflow Version 6　ビジュアル定義・シミュレータ・運用モニタ　ユーザーズガイド」を参照してください。

運用モニタ　Groupmax Workflow Monitor
業務の進ちょく状況を管理するためのプログラムです。業務の負荷状況やユーザの作業状況が表示され，必要に応じて業務の処理状態を変更できます。
Groupmax Workflow Monitorについては，マニュアル「Groupmax Workflow Version 6　ビジュアル定義・シミュレータ・運用モニタ　ユーザーズガイド」を参照してください。

クライアントライブラリ　Groupmax Workflow Client - Library
クライアント上の業務プログラムの開発を支援するプログラムです。APIとして，Visual　Basic及びVisual　C++とのインタフェースを提供します。
Groupmax Workflow Client - Libraryについては，マニュアル「Groupmax Workflow - Library Version 6　プログラミングガイド」を，必要に応じて参照してください。

(2)　Groupmax Workflowに関連するプログラムの概要

WWW連携機能　Groupmax WWW
Groupmax Workflowの機能をWorld Wide Webブラウザを通して利用するためのプログラムです。
Groupmax WWWについては，マニュアル「Groupmax World Wide Web Desktop Version 6　ユーザーズガイド」を参照してください。

WWW連携スペシャリストツール　Groupmax Workflow - Specialist Tools for WWW
World Wide Webブラウザを通してビジュアル定義（Groupmax Workflow Definer），運用モニタ（Groupmax Workflow Monitor）及び業務分析支援（Analyzer）の機能を利用するプログラムです。

WWW連携エンドユーザツール　Groupmax Workflow - End-user Tools for WWW
World Wide Webブラウザを通してワークフロー業務のモニタリング機能（Viewer）を利用するプログラムです。

(3)　使用する目的に応じたプログラムの組み合わせの例

Groupmax Workflowは，使用する目的に応じてプログラムを組み合わせて御利用いただけます。ここではGroupmax Workflowのプログラムの組み合わせの例について説明します。なお，Groupmax Workflowの稼働に必要な前提プログラムについては，「1.3.2　Groupmax Workflowのシステム構成」を参照してください。

(a)　Groupmax Workflowを試行したい

Groupmax Workflowを稼働するために必要なプログラムは，次のとおりです。

サーバ
Groupmax Workflow Server

クライアント
Groupmax Integrated Desktop
Groupmax Workflow Definer
Groupmax Workflow Monitor
Groupmax Workflow Client - Library

なお，文書の処理には，次に示す目的のうち1から4の場合は，Groupmax Integrated Desktopの機能を利用することをお勧めします。4から6の場合には，Groupmax Workflow Client - Libraryを使って業務プログラムを開発することをお勧めします。

一般的なオフィス業務で使用したい

Groupmaxの各プログラムと連携して使用したい

WordやExcelなどで文書を編集したい

基幹データベースと連携したい

多数の文書を回覧して処理したい

作業に合った画面を開発して使用したい

(b)　業務の稼働前に運用状況を検討したい

(a)の組み合わせに，必要に応じて次のプログラムを加えてください。

クライアント
Groupmax Workflow Simulator

(c)　業務に合わせてサーバで稼働する業務プログラムを開発したい

(a)の組み合わせに，必要に応じて次のプログラムを加えてください。

サーバ
Groupmax Workflow Server - Library

(d)　地域ごとに分けているサーバを連携したい

(a)の組み合わせに，必要に応じて次のプログラムを加えてください。

サーバ
Groupmax Workflow Multi-Server

(e)　ドメイン間で業務を連携したい

(a)の組み合わせに，必要に応じて次のプログラムを加えてください。

サーバ
Groupmax Workflow Server - Connection

1.3.2　Groupmax Workflowのシステム構成

Groupmax Workflowの基本的なシステム構成を，図1-7に示します。

図1-7　Groupmax Workflowのシステム構成

＜この項の構成＞

(1)　Groupmax Workflowの前提プログラム

(2)　インターネットでGroupmax Workflowを利用する場合のシステム構成

(1)　Groupmax Workflowの前提プログラム

(a)　オペレーティングシステム

Groupmax Workflowは標準プラットフォームを採用して，オープンな環境に対応しています。

サーバ用の各プログラムは，ワークステーション又はパーソナルコンピュータ上で稼働します。ワークステーションのOSでは，HI-UX/WE2又はHP-UX上で稼働します。パーソナルコンピュータのOSでは，Groupmax Workflow ServerおよびGroupmax Workflow Server - Libraryは，Windows Server 2003，Windows Server 2008，Windows Server 2012上で稼働します。その他のサーバ用の各プログラムはWindows NT Server，Windows 2000 Server又は，Windows 2000 Advanced Server，Windows Server 2003上で稼働します。

クライアント用の各プログラムは，パーソナルコンピュータ上で稼働します。

(b)　オブジェクトサーバ

Groupmaxの各製品のデータベースを共有するために，オブジェクトサーバ（Groupmax Object Server又はGroupmax High-end Object Server）を使用します。なお，Groupmax High-end Object Serverは，ディスクの障害発生時，障害発生の直前の状態にデータベースを回復するなどの機能を持ち，Groupmax Object Serverよりも高性能及び信頼性が要求される場合に使用します。

(c)　Groupmax Address

Groupmaxで電子アドレス帳の機能を担うプログラムです。Groupmaxの各製品を利用するユーザの情報を一元的に管理します。

なお，Groupmax Workflowは，Groupmax Addressが管理するドメイン内でシステムを構築します。

(d)　Groupmax Mail

Groupmaxで電子メール機能とメッセージング基盤を担うプログラムです。Groupmax Workflow Multi-Serverを使用する場合に必要です。

(2)　インターネットでGroupmax Workflowを利用する場合のシステム構成

インターネット又はイントラネットを介してGroupmax Workflowを利用する場合，サーバにGroupmax WWWが必要です。なお，WWWブラウザを通してGroupmax Workflowを利用する方法については，「Groupmax World Wide Web Desktop Version 6　ユーザーズガイド」を参照してください。

インターネットでGroupmax Workflowを利用する場合のシステム構成を図1-8に示します。

図1-8　インターネットでGroupmax Workflowを利用する場合のシステム構成

2.　Groupmax Workflowの機能の詳細

Groupmax Workflowの大きな特長として，電子化された文書を自動的に回覧できることが挙げられます。これによって，従来手作業で行ってきた，文書の回覧処理の効率を向上できます。

この章では，Groupmax Workflowが持つ機能の詳細について説明します。

＜この章の構成＞

2.1　Groupmax Workflowでの回覧処理

2.2　Groupmax Workflowでのユーザと案件

2.3　ビジネスプロセスの定義と管理

2.4　業務プログラムの開発の支援

2.5　業務進ちょく状況の把握と対処

2.6　広域ワークフローシステムの開発

2.7　Groupmaxのほかのプログラムとの連携

2.8　導入後の業務分析支援

2.1　Groupmax Workflowでの回覧処理

Groupmax Workflowは，業務の流れを紙をベースにコンピュータ化して表現します。この節では，Groupmax Workflowが業務をコンピュータ上でどのように表現するかについて説明します。

＜この節の構成＞

2.1.1　文書の回覧処理の自動化

2.1.2　定義された回覧経路以外の処理への対応

2.1.3　Groupmax Workflowで回覧するデータ

2.1.1　文書の回覧処理の自動化

Groupmax Workflowを導入してビジネスプロセスをワークフロー化すると，それまで手作業で行っていた文書の回覧を自動化できます。例えば，ある作業者が文書を処理すると，定義された回覧経路に従って次の作業者に自動的に文書が配布されます。

回覧処理を自動化するためには，ビジネスプロセスでの書類の流れをGroupmax Workflow Definerで定義します。Groupmax Workflow Definerでは，文書の回覧経路をアイコンや矢印を使ってビジュアルに定義するので，業務全体を流れ主体の観点で直感的に把握できます。

2.1.2　定義された回覧経路以外の処理への対応

Groupmax Workflowでは，あらかじめ定義した定型的な回覧経路以外の処理にも対応できます。

例えば，送付された文書を，上長やほかのユーザに配布して相談できます。また，出張で不在になる場合は，別の担当者に自分の業務を代行させることもできます。文書に不備や問い合わせがある場合は，文書の作成者への差し戻しができます。さらに，送付先のユーザが文書を開く前であれば送付した文書を引き戻して訂正したり，また，文書の送付自体をキャンセルしたりできます。これらの処理は，Groupmax Integrated DesktopのGUI画面又は業務プログラムを使って指定します。

このほか，Groupmax Workflow Monitorを使用して，文書の送付の一時停止や再開始ができます。

2.1.3　Groupmax Workflowで回覧するデータ

＜この項の構成＞

(1)　回覧するデータの構成

(2)　文書とメモの管理

(1)　回覧するデータの構成

Groupmax Workflowで定義したビジネスプロセスで回覧されるデータは文書です。WordやExcelなどの流通ソフトウェアで作成した文書や表データを，文書として回覧できます。また，Groupmax FormやExcelで作成した画面からデータを抽出して回覧できます。

文書には，メモという付加情報を添付できます。メモとして，テキストデータのほか，画像データ，音声データなどのマルチメディア情報を添付できます。したがって，文字だけでは表現しきれない情報も伝えられます。

文書とメモはケースという入れ物に格納されて回覧されます。ケースには複数の文書とメモを格納できます。また，ケースが複数ある場合，一つにまとめて管理するためにGroupmax Workflowが自動的に作成するケース（ルートケース）もあります。

Groupmax Workflowで回覧するデータをまとめて，図2-1に示します。

図2-1　Groupmax Workflowで回覧するデータ

(2)　文書とメモの管理

Groupmax Workflowでは，文書とメモをWorkflowサーバのワークフローデータベースで管理しています。ワークフローデータベースは，文書実体ファイルとオブジェクト管理ファイルに分かれています。文書の実体は文書実体ファイルで，また，文書の属性はオブジェクト管理ファイルで管理しています。

2.2　Groupmax Workflowでのユーザと案件

この節では，Groupmax Workflowを利用するユーザとワークフロー化された業務での処理対象である案件について説明します。

＜この節の構成＞

2.2.1　Groupmax Workflowのユーザ

2.2.2　Groupmax Workflowでの案件の管理

2.2.1　Groupmax Workflowのユーザ

Groupmaxの各製品を利用するユーザの情報は，Groupmax Addressで一元的に管理しています。Groupmax Workflowを利用するユーザは，Groupmax Addressに登録した後，Groupmax Workflowで必要な情報を設定します。設定したユーザの情報は，ワークフローデータベースで管理しています

＜この項の構成＞

(1)　ユーザの権限

(2)　ロールによる管理

(1)　ユーザの権限

Groupmax Workflowを利用する人をユーザといいます。ユーザは，業務を運用するための権限の違いによって，次の4種類に分けられます。

一般ユーザ

一般ユーザは，業務の担当者に相当します。Groupmax Workflowで定義された業務の流れに従って，配布された文書を処理します。

ビジネスプロセス管理者

ビジネスプロセス管理者は，業務を管理する管理者に相当します。Groupmax Workflow Definerを使って業務の流れ（ビジネスプロセス）を定義できます。また，定義したビジネスプロセスを，Workflow管理サーバに登録できます。さらに，Groupmax Workflow Monitorを使って，自身が管理者となっているビジネスプロセスの運用状況を監視できます。

ワークフロー運用管理者

ワークフロー運用管理者はビジネスプロセス管理者の業務に加えて，Workflow管理サーバに登録したビジネスプロセスやロールの情報，ユーザプログラムを各Workflowサーバへ配布できます。

ドメイン管理者

ドメイン管理者は，Groupmax Addressが管理するドメイン内でGroupmax Workflowのすべての業務を管理する権限を持ちます。ワークフロー運用管理者の業務に加えて，ユーザの権限を定義できます。

Groupmax Workflowの各ユーザの関係は，図2-2に示すように，上位のユーザが下位のユーザの権限を包含します。なお，これらのユーザの権限は，Groupmax Workflow Definerで定義します。

図2-2　Groupmax Workflowのユーザの関係

(2)　ロールによる管理

Groupmax Workflowでは，役割（作業の内容）を基にユーザをグループ化できます。この役割をロールといいます。ビジネスプロセスをロールで定義し，そのロールにユーザを割り当てると，ビジネスプロセスの定義後にユーザの削除や変更があっても，ビジネスプロセスの定義自体を変更する必要がありません。

このように，Groupmax Workflowは，ビジネスプロセスをロールで定義することで作業者を非特定化できる（固定にしなくても済む）ため，組織や担当者の変更に柔軟に対応できます。

ロールには，目的によって次の種類があります。

組織ロール

Groupmax Addressでの組織に相当します。例えば，資材部や経理課などの部署の単位でユーザをグループ化したものです。人事異動で所属部署が変更になっても，Groupmax Addressで変更すれば，ユーザの属する組織ロールも自動的に変更されます。

業務ロール

業務の役割でユーザをグループ化したもので，組織と対応しないユーザの集まりです。例えば，資材発注という作業を複数の部署にわたる人で担当している場合は，「資材発注係」というロールに，作業するユーザを割り当てます。通常，特定業務の特定部署で使用されるため，人事異動での影響は比較的少なくなります。

組織ロールと業務ロールの概念を，図2-3に示します。

図2-3　組織ロールと業務ロールの概念

階層化ロール

ロールを更にグループ化したロールです。業務ロールと組織ロールを組み合わせて階層的に管理できます。

2.2.2　Groupmax Workflowでの案件の管理

文書が配布されると，文書に対する処理が発生します。Groupmax Workflowでは，配布された文書と，その文書に対してユーザがする作業を併せて，案件といいます。例えば，資材発注係は発注書が届いたら，「発注書の内容を確認して次の担当者に送付する」という処理が決められているとします。このときの資材発注係の案件は，「発注書」と「内容を確認して次の担当者に送付する」処理になります。

＜この項の構成＞

(1)　トレー

(2)　案件の配布

(1)　トレー

案件はトレーに配布されます。ユーザは，案件をトレーから取り出して，決められた処理をします。トレーには，次の2種類があります。

ユーザトレー

ユーザトレーは，Groupmax Workflowを利用するユーザごとに一つずつ割り当てられます。各ユーザは，自分のトレーにある案件だけを処理できます。

ロールトレー

ロールトレーは，同じロールに属するユーザの共用トレーです。ロールトレーに配布された案件は，一度自分のユーザトレーに移動してから処理します。

(2)　案件の配布

Groupmax Workflowでは，ビジネスプロセスで定義された回覧経路に従って，案件を自動的に次の作業者（ロール又はユーザ）のトレーに配布します。

案件の配布先はビジネスプロセス上であらかじめ定義されていますが，配布されるユーザの状況に応じて処理を変更することもできます。例えば，通常の担当者が出張などで不在になる場合，その担当者のトレーの案件受付状態を「代行者配布」にしておくと，別の作業者が処理を代行できます。また，ある特定のユーザに案件が集中している場合は，そのユーザの案件受付状態を「受付禁止」にしておくと，以後案件が配布されなくなります。

また，ロール内のユーザに条件を設定して，その条件に基づいて案件を自動的に配布できます。例えば，「資材発注係ロールのうち，事務用品を担当するユーザに案件を送付する」などの配布ができます。また，前の作業をしたユーザの上長に自動的に案件を配布することもできます。旅費精算の承認など，書類を作成したユーザの上長の承認が必要な業務に使用します。

2.3　ビジネスプロセスの定義と管理

Groupmax Workflowでは，ビジネスプロセスをビジュアルに表現するだけでなく，アイコンを使って分かりやすく定義できます。これによって，業務をワークフロー化する際の時間と手間が省けます。

この節では，ビジネスプロセスの定義とその特長について説明します。

＜この節の構成＞

2.3.1　ビジネスプロセスをビジュアルに定義

2.3.2　定義の確認と運用状況のシミュレーション

2.3.3　ビジネスプロセスのサーバへの登録と管理

2.3.4　ビジネスプロセスでの作業の管理

2.3.1　ビジネスプロセスをビジュアルに定義

ビジネスプロセスは，Groupmax Workflow Definerを使ってビジュアルに定義できます。

ここでは，Groupmax Workflowでのビジネスプロセスの表現の仕組みを説明します。

＜この項の構成＞

(1)　ビジネスプロセスでのアイコンの内容

(1)　ビジネスプロセスでのアイコンの内容

ビジネスプロセスは，Groupmax Workflow Definerを使って，アイコンをマウスで操作して定義します。

Groupmax Workflow Definerでビジネスプロセス上で回覧する文書に対して処理の行われる場所を表現したアイコンを画面上に貼り付け，アロー（矢印）で結んで描画します。文書に対して処理の行われる場所をノードと呼びます。ノードには処理ノードと制御ノードの2種類があります。

(a)　処理ノード

例えば，次のように定義されたビジネスプロセスがあります。

図中のアイコンのうち次に示すアイコンは処理ノードと呼び，ビジネスプロセス上でユーザが処理する場所であることを示しています。

[図データ]（図中1）

ビジネスプロセスの入り口で，回覧するデータの入力を受け付ける場所を示します。これをソースノードといいます。この例の場合は，「資材」の担当者が「発注書を送信」することを示します。なお，ソースノードを定義するときに，回覧するケースの定義もします。

[図データ]（図中2）

回覧された文書に対して，ユーザが処理する場所を示します。これを作業机ノードといいます。この場合は，「資材受付」が「書類確認」をすることを示します。

図中の4についても同様です。

[図データ]（図中5）

ビジネスプロセスの出口を示します。これをシンクノードといいます。この場合は，「発注」という処理でビジネスプロセスが終了することを示します。

図中の6についても同様です。

(b)　制御ノード

図中で次に示すアイコンは制御ノードと呼び，ビジネスプロセス上でGroupmax Workflowが処理する場所であることを示しています。

[図データ]（図中3）

前の処理ノードでの処理結果によって，回覧するデータの以降の流れを決定することを示しています。これを分岐ノードといいます。図では，一つ目の作業机ノード（図中2）で，「資材受付」が「書類確認」の処理で「可」を選択すると，Groupmax Workflowが次の作業机ノード（図中4）に文書を渡すことを示しています。同様に一つ目の作業机ノード（図中2）で，「資材受付」が「書類確認」の処理で「不可」を選択すると，Groupmax Workflowが「却下」のシンクノード（図中6）に文書を渡すことを示しています。

なお，制御ノードには，分岐ノードのほかに次の6種類のノードがあります。

分割ノード

複数のケースで構成された案件を，別々の案件として別のノードに送付する機能です。

待合ノード

複数の案件を待ち合わせて一つの案件にまとめ，次のノードに送付する機能です。

同報ノード

一つの案件を複数のノードに同時に送付する機能です。

回収ノード

同報した案件を待ち合わせて，一つの案件にまとめる機能です。

複写ノード

一つの案件を別の名称の案件として複写し，複数のノードに同時に送付する機能です。

統合ノード

複数のケースから成る案件をまとめる機能です。

2.3.2　定義の確認と運用状況のシミュレーション

定義したビジネスプロセスに文法的な誤りがないかなどを，サーバに登録する前にGroupmax Workflow Definerを使ってチェックできます。

さらに，Groupmax Workflow Simulatorの経路解析機能を使うと，定義の正当性を確認できます。この機能では，シンクノードに到達しない案件や不正な経路があるかどうかを，業務を稼働する前に確認できます。

また，流量シミュレーション機能を使うと，ビジネスプロセスを定義した段階で，業務を運用したときのシミュレーションができます。これによって，より効率の良い業務の流れの構築を支援します。

運用状況をシミュレーションすると，一定時間内に処理及び滞留する案件の件数や処理時間が分かります。これらの情報から，運用状況を想定したビジネスプロセスの処理能力を事前に検証及び評価できます。

2.3.3　ビジネスプロセスのサーバへの登録と管理

＜この項の構成＞

(1)　Groupmax Workflowのサーバの構成とデータの流れ

(2)　サーバへの登録と配布

(3)　ビジネスプロセスの管理

(4)　ビジネスプロセスの管理者

(1)　Groupmax Workflowのサーバの構成とデータの流れ

Groupmax Workflowは，Groupmax Addressが管理するドメイン内でシステムを構築します。Groupmax Workflowが動作するサーバには，役割によって次の２種類があります。

Workflow管理サーバ

Groupmax Addressでのマスタ管理サーバに相当し，Groupmax Addressが管理するドメイン内に一つだけ存在します。

Workflowサーバ

Workflow管理サーバの管理下にあるサーバで，ドメイン内に複数存在します。なお，自分のユーザトレーがあるWorkflowサーバを特にホームサーバといいます。

Groupmax Workflowでは，定義したビジネスプロセスやロールの情報をいったんWorkflow管理サーバに登録し，そこから各Workflowサーバに配布します。ユーザは，自分のホームサーバであるWorkflowサーバに対して業務を行います。

Groupmax Workflowのサーバの構成とデータの流れを図2-4に示します。

図2-4　Groupmax Workflowのサーバの構成とデータの流れ

(2)　サーバへの登録と配布

定義したビジネスプロセスは，Groupmax Workflow Definerで実行形式に変換してWorkflow管理サーバに登録します。登録されたビジネスプロセスは，Workflow管理サーバからそのビジネスプロセスを実行する各Workflowサーバに配布されます。ユーザは，自分のホームサーバであるWorkflowサーバに配布されたビジネスプロセスで案件を処理します。

ビジネスプロセスをWorkflow管理サーバに登録するとき，そのビジネスプロセスを管理するWorkflowサーバを指定します。このWorkflowサーバを特にビジネスプロセス登録サーバといいます。ビジネスプロセス登録サーバのワークフローデータベースでは，そのビジネスプロセスに投入された案件や，案件の履歴情報などを管理しています。

ビジネスプロセスのサーバへの登録と配布の流れを図2-5に示します。

図2-5　ビジネスプロセスのサーバへの登録と配布

(3)　ビジネスプロセスの管理

一度定義したビジネスプロセスは，コピー，切り取り，貼り付けなどの編集機能を使って修正できます。内容を変更したビジネスプロセスは，再びサーバに登録し，配布することで同じように使用できます。

なお，Workflow管理サーバのワークフローデータベースでは，ビジネスプロセスにバージョンを付けて管理しています。バージョンは，ビジネスプロセスを更新するごとに付けられ，同一の名称で256個まで登録できます。

不要になったビジネスプロセスは，Groupmax Workflow Definerを使用してワークフローデータベースから削除します。

(4)　ビジネスプロセスの管理者

ビジネスプロセスを定義するとき，ビジネスプロセスごとに管理者を指定します。ビジネスプロセスの管理者は，自分が管理するビジネスプロセスに対して定義内容を変更したり，業務がスムーズに運用されるように必要に応じて運用操作をしたりできます。管理者には，ビジネスプロセス管理者，ワークフロー運用管理者又はドメイン管理者の権限を持つユーザを指定できます。

ビジネスプロセスの管理者には，複数のユーザを指定できます。その中で主ビジネスプロセス管理者に指定されたユーザのトレーを，特にエラートレーと呼びます。エラートレーには，ビジネスプロセスの運用中にエラーになった案件が配布されます。

2.3.4　ビジネスプロセスでの作業の管理

ビジネスプロセスでの文書の回覧は，ソースノードから案件が投入されると開始します。そして，処理ノードでユーザの処理を経て，シンクノードで終了すると完了します。このように，ビジネスプロセス上で完成される作業をワークといいます。ワークは，Groupmax Workflowが管理する仕事の単位です。

ワークには，ワークIDという識別子が付けられて管理されます。一つのビジネスプロセスでは多くのユーザが案件を配布します。ワークIDは，だれが開始したワークかをGroupmax Workflowが識別及び管理するために付けられます。ワークIDの形式は，ビジネスプロセスごとに設定できます。ワークIDは，設定された形式又はシステムが設定した形式に従って自動的に採番されます。このほかに案件の投入時には，タイトルや処理期限，優先度などを指定できます。

また，Groupmax Workflowでは，ソースノードを複数個指定できます。これをマルチソースといい，案件が非同期に投入されるビジネスプロセスで使用します。マルチソースから投入された案件は，同じワークの案件として扱われます。

終了したワークは，ワークフローデータベースで一定期間保存されます。不要になったワークは随時削除する必要があります。

2.4　業務プログラムの開発の支援

文書の送付の指示など配布された文書に対する処理は，各処理ノード上の業務プログラムで行います。Groupmax Workflowでは，次の方法で業務プログラムを用意できます。これらを使用することで，業務プログラムの開発に費やす時間を削減できます。

業務プログラムを開発しないで，Groupmax Integrated Desktopの機能を利用

APIを使用して，必要な業務に適した業務プログラムを開発

この節では，業務プログラムの開発を支援する機能について説明します。

Groupmax Integrated Desktopの機能又は開発した業務プログラムのどちらを使用するかは，各処理ノードでの作業の内容及び量を考慮して決定します。業務プログラムの開発の検討については，「3.2.2　ワークフローの設計」を参照してください。

＜この節の構成＞

2.4.1　Groupmax Integrated Desktopを利用

2.4.2　APIを使用してきめ細かい業務プログラムを開発

2.4.1　Groupmax Integrated Desktopを利用

簡単なオフィス業務をワークフロー化する場合は，業務プログラムの代わりにGroupmax Integrated DesktopのGUI画面を利用できます。案件の発信や受信，相談や差し戻しなどGroupmax Workflowの基本的操作がGroupmax Integrated DesktopのGUI画面でできます。Groupmax Integrated DesktopのGUI画面を利用できる機能については，「2.7　Groupmaxのほかのプログラムとの連携」を参照してください。

2.4.2　APIを使用してきめ細かい業務プログラムを開発

業務に適合する専用の画面は，APIを使用して開発することをお勧めします。

＜この項の構成＞

(1)　クライアント上の業務プログラムの開発

(2)　サーバ上の業務プログラムの開発

(1)　クライアント上の業務プログラムの開発

クライアント上で稼働する業務プログラムを開発する場合は，Groupmax Workflow Client - Libraryを使用します。Groupmax Workflow Client - Libraryでは，Visual Basic及びVisual C++とのインタフェースを提供します。

Groupmax Workflow Client - Libraryを利用すると，基幹業務の運用に合わせたきめ細かい業務プログラムを開発できます。さらに，既存のアプリケーションプログラムを利用した業務プログラムの開発もできます。

(2)　サーバ上の業務プログラムの開発

サーバで稼働する業務プログラムを開発する場合は，Groupmax Workflow Server - Libraryを使用します。Groupmax Workflow Server - Libraryでは，C，C++及びVisual C++とのインタフェースを提供します。

Groupmax Workflow Server - Libraryを利用すると，文書をまとめてワークフローに自動的に投入するなどの業務プログラムを開発できます。さらに，サーバ上に構築された既存のアプリケーションプログラムとの連動ができます。

2.5　業務進ちょく状況の把握と対処

紙をベースにした業務では，回覧がどこで滞っているのかを把握することが難しくなります。Groupmax Workflowでは，業務の処理状態を画面上で監視でき，必要に応じて滞りを解消するための操作ができます。この節では，Groupmax Workflowを使った業務の進ちょく管理について説明します。

＜この節の構成＞

2.5.1　業務の進ちょく状況を把握

2.5.2　把握した状況を基にして処理を変更

2.5.1　業務の進ちょく状況を把握

Groupmax Workflow Monitorを使用すると，業務の負荷状況，進ちょく状況及びユーザの作業状況がビジュアルに表示されます。これによって，稼働中の業務の進み具合を把握できます。

Groupmax Workflow Monitorで参照できる主な情報は，次のとおりです。

ユーザの状態表示
抱えている案件の量や処理した案件の量及び作業履歴をユーザごとに参照できます。

ロールの状態表示
抱えている案件の量などをロールごとに参照できます。

ビジネスプロセスの状態表示
処理中及び処理の完了した案件の数をビジネスプロセスごとに表示できます。これによって，ビジネスプロセス全体の作業量が把握できます。

案件の状態表示
案件が処理されているか又は処理待ちであるかなどの，処理状態を把握できます。さらに，相談や代行など，ビジネスプロセスで定義されていない処理が行われた場合の履歴なども確認できます。

ワークの状態表示
投入したワークが現時点でどこまで回覧されているかなどを，ビジネスプロセス定義上で参照できます。また，ノードにどの案件が到着しているかなども確認できます。また，処理期限の過ぎたワークを一覧で表示できます。

これらの情報は，各ビジネスプロセスを参照する権限を与えられているユーザだけが参照できます。

Groupmax Workflow Monitorを使った業務の進ちょく状況の表示例を，図2-6に示します。

図2-6　Groupmax Workflow Monitorを使った業務の進ちょく状況の表示例

2.5.2　把握した状況を基にして処理を変更

表示された情報から業務の進ちょく状況を監視できるとともに，滞った仕事の量が把握できます。これによって，負荷を分散させるための操作をして，業務をスムーズに運営できます。

＜この項の構成＞

(1)　ビジネスプロセス管理者によるビジネスプロセスの運用

(2)　投入した案件及びワークの運用操作

(1)　ビジネスプロセス管理者によるビジネスプロセスの運用

ビジネスプロセスの定義時に，そのビジネスプロセスの管理者として指定されたユーザは，自分が管理するビジネスプロセスを運用状況に合わせて変更できます。

Groupmax Workflow Monitorで変更できる主な処理は次のとおりです。

案件のほかのユーザへの振り替え
ユーザへ配布された案件を，ロール内のほかのユーザに振り替えて作業させることができます。特定のユーザに案件が集中している場合などに使用します。

特定ユーザへの案件の配布の禁止
作業が滞っているユーザへの案件の配布を禁止できます。

(2)　投入した案件及びワークの運用操作

次の処理は，ユーザの権限に関係なく行えます。

遷移状態の変更
自分が投入した案件及びワークに対して，処理中の案件を一時停止したり，再開始したりできます。

2.6　広域ワークフローシステムの開発

コンピュータシステムで処理する業務の量が多かったり，多くなってきたりすると，部門ごとにサーバを分けてシステムを構築する必要がでてきます。そうなると，一つの業務を複数のサーバにわたって行う場合も出てきます。Groupmax Workflowでは，部門間にわたる業務の流れも一つのビジネスプロセスとして定義して文書を回覧できます。これによって，広域にわたる業務も統括して管理できます。また，異なるドメインにある異なる業務を連携しながら進めることができます。

この節では，Groupmax Workflowを使った広域ワークフローシステムの構築について説明します。

なお，複数のサーバでワークフロー管理システムを構築する場合は，Groupmax Workflow Multi-Serverが必要です。また，ドメイン間の業務の連携をする場合は，Groupmax Workflow Server-Connectionが必要です。

＜この節の構成＞

2.6.1　複数のサーバによる管理の負荷の分散

2.6.2　複数のサーバにわたる業務を一つのビジネスプロセスとして定義

2.6.3　ほかのサーバへ送付された案件の進ちょく状況を監視

2.6.4　異なるドメイン間での業務の連携

2.6.1　複数のサーバによる管理の負荷の分散

Groupmax Workflowのシステム構成は，Groupmax Addressと連携してWorkflow管理サーバが複数のWorkflowサーバを管理する階層的な構成になっています。

Groupmax Workflow Definerで定義したビジネスプロセスやロールの情報は，Workflow管理サーバに登録して，そこから各Workflowサーバに配布します。

このように，複数のWorkflowサーバでワークフロー管理システムを構成することで，１台のサーバに掛かる負荷を分散できます。また，一つのビジネスプロセスを複数のWorkflowサーバで使用することで，ビジネスプロセスを重複して作成・登録することがなくなり，業務の負荷を軽減できます。

2.6.2　複数のサーバにわたる業務を一つのビジネスプロセスとして定義

業務処理の規模が小さい場合は，１台のサーバでもワークフロー管理システムを運用できます。しかし，業務処理の規模が拡大すると，業務を複数のサーバにわたるワークフロー管理システムで実現する必要も出てきます。

Groupmax Workflowでは，業務を複数のサーバにわたって行う場合も，サーバを意識しないで一つのビジネスプロセスとして定義できます。

2.6.3　ほかのサーバへ送付された案件の進ちょく状況を監視

Groupmax Workflow Monitorを利用して，ホームサーバ以外のWorkflowサーバへ送付された案件の進ちょく状況を確認できます。また，案件が送付されてきた経路も確認できます。

2.6.4　異なるドメイン間での業務の連携

Groupmax Workflow Server - Connectionを利用して，異なるドメイン間での業務のビジネスプロセス連携ができます。

2.7　Groupmaxのほかのプログラムとの連携

Groupmaxでは，このワークフロー管理システムGroupmax Workflowをはじめ，電子メール，文書管理などのアプリケーションプログラムを提供しています。

Groupmax WorkflowとこれらのGroupmaxのほかのプログラムを連携させることで，オフィスでの業務の効率を向上できます。

Groupmaxのプログラム構成の概略を，図2-7に示します。

図2-7　Groupmaxのプログラム構成の概略

この節では，Groupmax WorkflowとGroupmaxの各プログラムとを連携した使い方について説明します。

＜この節の構成＞

2.7.1　Groupmax Integrated Desktopの利用

2.7.2　Groupmax Document Managerとの連携

2.7.3　Groupmax Formとの連携

2.7.1　Groupmax Integrated Desktopの利用

Groupmax Integrated Desktopは，Groupmaxの各プログラムを組み合わせて，統合された作業環境を提供します。Groupmax Workflowの基本的な機能である案件の発信や受信，及び相談や差し戻しなどをGroupmax Integrated DesktopのGUI画面を使って操作できます。さらに，Groupmax Workflowでの定型的な作業と，Groupmax Mailでの非定型的な作業を，一つの作業環境で処理できます。

ここでは，Groupmax Integrated DesktopのGUI画面で使用できるワークフローの機能の概要について説明します。Groupmax Integrated Desktopの機能の詳細については，マニュアル「Groupmax Integrated Desktop Version 7　ユーザーズガイド」を参照してください。

＜この項の構成＞

(1)　案件の処理

(2)　案件及びワークの運用操作

(3)　定義されている回覧経路以外の処理

(4)　案件に関連付けられたプログラムの起動

(1)　案件の処理

到着した文書を開いて，内容を確認してから案件を処理します。このとき，処理の内容（例えば，発注が可能か不可かなど）を指定する場合は，属性として指定します。案件は，処理をした後，次の担当者へ送付します。

Groupmax Integrated Desktopを使った案件の処理の例を，図2-8に示します。

図2-8　Groupmax Integrated Desktopを使った案件の処理の例

(2)　案件及びワークの運用操作

案件及びワークについて，次のような処理ができます。

案件及びワークの優先度の変更
自分が投入した案件及びワークの優先度を，「普通」又は「至急」に変更できます。

案件の引き戻し
送付先のユーザが文書を開く前であれば，案件を自分のユーザトレーに引き戻せます。文書に不備があり，訂正したい場合などに使用します。

案件及びワークの遷移状態の変更
案件及びワークのキャンセルや削除ができます。誤って投入した場合などに使用します。

案件の履歴情報の表示
案件がどのような経路で回覧されているか，また現在どのような状態にあるかなどを確認できます。

(3)　定義されている回覧経路以外の処理

到着した案件に対して，次のような処理ができます。ただし，業務を休止しているユーザへの相談，振り替えはできません。

ほかのユーザへの相談
到着した案件をほかのユーザに配布できます。到着した案件について上長に相談する場合などに使用します。

過去のユーザへの差し戻し
到着した案件を，過去に処理したユーザに差し戻せます。到着した文書に不備があり作成者に差し戻す場合などに使用します。

ほかのユーザへの振り替え
選択した案件を同じロール内のほかの作業者に振り替えて処理できます。特定の作業者に業務の負荷が掛かり，一時的に作業者を変更したい場合などに使用します。

ほかのユーザの代行
ある特定のユーザが，短期の出張や休暇などで業務を休止する場合，代行者を指定して案件を処理することができます。
業務を休止するユーザは，業務を代行してもらうユーザを選択し，自分のトレーの案件受付状態を「代行者のトレーに配布する」にします。これによって，業務を休止するユーザに配布される案件は，自動的に代行者に配布されます。また，案件は代行者が処理すると次の作業者へ配布されます。

(4)　案件に関連付けられたプログラムの起動

Groupmax Workflow Client - Libraryなどで作成したプログラムを，Groupmax Integrated Desktopから起動できます。

2.7.2　Groupmax Document Managerとの連携

Groupmax Document Managerは，作成した文書を電子的に保管して管理するプログラムです。Groupmax Document Managerでは，文書の形式を文書ひな型として統一して管理しているので，文書の形式を統一してGroupmax Workflowで回覧できます。

Groupmax Document Managerで管理する文書は，Groupmax Integrated DesktopのOUTBOXを経由して回覧できます。また，Groupmax Workflowで回覧された文書を，Groupmax Document ManagerのDocument Managerデータベースで保管することもできます。

2.7.3　Groupmax Formとの連携

Groupmax Formは，紙をベースにした業務をそのままのイメージで電子化するプログラムです。伝票や書類の起票に相当するシートの作成や，なつ印に相当する電子印を使用できます。

Groupmax Formのフォームを利用すれば，帳票を回覧する過程でデータベースのデータを更新できます。サーバのデータベースで管理されているデータを利用する基幹業務に対応できます。

Groupmax Formと連携するには，ビジネスプロセス定義のユーザ処理リストでGroupmax Formと連携することを指定します。Groupmax Workflowで使用するフォームファイルは，Groupmax Workflow DefinerでWorkflow管理サーバに登録し，各Workflowサーバへ配布します。

Groupmax Integrated Desktopでは，ユーザ処理リストに従って，案件単位に起動するフォームファイルをサーバからクライアントへ転送し，Groupmax Formを起動します。

2.8　導入後の業務分析支援

Groupmax Workflowでは，ワークフロー化した業務の履歴情報及び統計情報を管理しています。これらの情報は，Excelなどの表計算ソフトウェアを使用して解析できます。

例えば，履歴情報からは，業務の処理に要した時間や担当者などが把握できます。統計情報からは，処理した業務の時間及び件数の総合計などが把握できます。これらの情報を定期的に解析することで，ワークフロー化した業務の運用状況と問題点を把握できるため，ワークフロー業務の分析及び改善に役立てられます。

3.　ワークフローの開発手順と業務の運用

業務のワークフロー化は，現状の問題点を把握して，新しい業務の流れを構築するところから始めます。効率の良い業務の流れが決定したら，Groupmax Workflowを使ってワークフローを開発します。

この章では，現行の業務の分析から，業務をワークフロー化して稼働するまでの手順を説明します。

＜この章の構成＞

3.1　ワークフローの開発手順

3.2　現行業務の分析とワークフローの設計

3.3　ワークフローの作成

3.4　ワークフロー化した業務の稼働

3.5　業務の監視と運用

3.1　ワークフローの開発手順

現行の業務は，次の手順に従ってワークフロー化します。

ワークフロー化の計画
まず，現行の業務を見直して，業務にむだがないかなどを検討します。次に，現行の問題点を分析した上で，効率の良い業務の流れをフロー図として作成し，ワークフローを設計します。このとき，業務プログラムの開発及び回覧する文書の種類についても検討します。

ワークフローの作成
1.で作成したフロー図を基に，Groupmax Workflow Definerを使ってビジネスプロセスを定義します。1.で業務プログラムの開発を決定した場合は，この時点で開発します。さらに，Groupmax Workflow Simulatorを使って稼働状況をシミュレーションし，ビジネスプロセスを検証します。
なお，ワークフローを作成する前に，前提プログラムやGroupmax Workflow Serverでの環境設定を済ませておきます。この手順では，環境設定については説明しません。

ワークフロー化した業務の稼働
2.で作成したワークフローの環境下で，業務を稼働します。業務プログラムを2.で開発しなかった場合は，Groupmax Integrated Desktopを使用します。

業務の監視と運用
ワークフロー化した業務の進ちょく状況を，Groupmax Workflow Monitorを使って監視します。特定の人やビジネスプロセスに負荷が掛かった場合などは，業務がスムーズに進行するように処理の流れを変更します。

Groupmax Workflowの導入から，業務をワークフロー化して稼働し，運用するまでの手順を，図3-1に示します。

図3-1　ワークフローの開発手順

3.2　現行業務の分析とワークフローの設計

現行の業務をワークフロー化するには，まず業務のむだや効率を見直す必要があります。見直しの結果，把握した問題点を解決して，新しい業務の流れを作成し，ワークフロー化の設計をします。この節では，現行の業務の見直しからワークフローを設計するまでの手順を説明します。

＜この節の構成＞

3.2.1　現行業務の分析

3.2.2　ワークフローの設計

3.2.1　現行業務の分析

業務をワークフロー化するには，まず現行の業務の分析から始めます。

業務の分析では，現行の業務を，業務の流れと使用する文書とに分けて問題点を見付けます。これらの問題点を解決する方法を探りながら，業務の新しい流れを作成します。

＜この項の構成＞

(1)　現行業務の調査

(2)　現行業務の分析

(3)　新しい業務の流れの検討

(1)　現行業務の調査

現行業務の流れを調査する
まず，現行の業務の流れを調査します。ここでは，「だれが」「何を」「だれに」送るのかの経路を明確にします。さらに，個々の作業者の作業の内容も調査します。

使用する文書を調査する
続いて，業務でどのような文書が使用されているかを調査します。

(2)　現行業務の分析

業務の流れを見直す
(1)で調査した業務の流れで，目的が不明確だったり，矛盾が生じている作業がないかを検討します。さらに，重複する作業がないか，並行して処理できないかなどを検討します。

使用する文書を見直す
(1)で調査した文書に，不要な情報や重複する情報が含まれていないかなどを検討します。

(3)　新しい業務の流れの検討

(2)での見直しを基に，問題点を解決して，新しい業務の流れを作成します。

3.2.2　ワークフローの設計

新しい業務の流れが決定したら，業務をワークフロー化するための設計をします。ここでの作業は，Groupmax Workflowを使ってワークフローを作成する前の準備になります。

＜この項の構成＞

(1)　フロー図の作成

(2)　業務プログラムの開発の検討

(3)　使用する文書の電子化

(4)　Groupmax Workflowを使用するユーザの選定

(1)　フロー図の作成

「3.2.1　現行業務の分析」で検討した新しい業務の流れを，Groupmax Workflowに合わせてフロー図として作成します。作成のポイントは次のとおりです。

文書の回覧先と，文書に対する回覧先での作業内容を調査します。

回覧先を文書の流れに沿って結線します。

文書ごとにフロー図ができ上がりますが，関連のある文書は一つの業務フロー図にまとめます。分岐などがある場合は，その条件を明確にします。

フロー図の中の，回覧先の作業者を明確にして追記します。

でき上がったフロー図に対して，更に次の点を検討します。

フローが複雑でないか

類似した作業を複数の回覧先で行っていないか

並行処理できる部分はないか

完成したフロー図の例を，図3-2に示します。

図3-2　フロー図の作成例

この完成したフロー図を基に，次のワークフローの作成段階でGroupmax Workflow Definerを使ってワークフローを描画します。

(2)　業務プログラムの開発の検討

フロー図が完成した時点で，各処理ノードで案件を処理するのにGroupmax Integrated Desktopの機能又は業務プログラムのどちらを使用するかを検討します。

処理ノードで使用するプログラムとは，案件の投入や操作に使用するプログラムです。例えば，業務に合った画面から案件を投入して操作する場合は，業務プログラムを開発して画面を設計する必要があります。

(a)　Groupmax Integrated Desktopの利用の検討

まず，Groupmax Integrated Desktopの機能で対応できる作業かどうかを検討します。Groupmax Integrated Desktopの機能で対応できる作業であれば，業務プログラムを開発する必要はありません。Groupmax Integrated Desktopの機能で対応できる作業にどういうものがあるかは，「2.7.1　Groupmax Integrated Desktopの利用」を参照してください。

(b)　業務プログラムの開発の検討

Groupmax Integrated Desktopの機能で対応できない作業の場合は，業務プログラムの開発を検討します。業務プログラムの開発にGroupmax Workflow Client - Libraryを使うと，プログラムの開発に必要な手間を軽減して，業務に適合した専用の画面を開発できます。

(c)　業務プログラムの開発の検討例

Groupmax Integrated Desktopの機能又は業務プログラムのどちらを使用するかは，各処理ノードでの作業の内容及び量を考慮して決定します。

Groupmax Integrated Desktopの機能を利用する処理ノードの例
Groupmax Workflowを使う頻度が少ない作業には，Groupmax Integrated Desktopが向いています。Groupmax Integrated Desktopではアイコンを使って案件の受信及び発信をするので，一度に投入する案件の量が少ない作業に向いてます。さらに，電子メールなどと併用する作業では，電子メールでも，Groupmax Workflowで送付された文書でも，一つの画面で同じような操作で処理できます。ただし，Groupmax Integrated Desktopのアイコンやメニューによる操作を覚える必要があります。

業務プログラムを利用する処理ノードの例
Groupmax Workflowを使う頻度が多い作業には，作業の内容に合った業務プログラムが向いています。例えば，大量の集計結果をまとめたり，複雑な処理を簡易化したりする作業には，業務プログラムを開発して使用します。コンピュータの操作に不慣れなユーザが作業する場合は，Groupmax Integrated Desktopよりも更に易しい業務プログラムを開発すると効率が上がります。

なお，Groupmax Integrated Desktopの機能と業務プログラムを連携することもできます。この点も併せて，各処理ノードで使用するプログラムを検討してください。

(3)　使用する文書の電子化

次に，業務で使用されている文書が既に電子化されているかどうかを調査します。これから電子化する場合は，使用するアプリケーションプログラムについて，次の検討をします。

流通ソフトウェアを利用する

既存のアプリケーションプログラムを利用する

新たにアプリケーションプログラムを開発する

なお，文書が電子化されていない場合は，この時点で電子化してください。

(4)　Groupmax Workflowを使用するユーザの選定

Groupmax Workflowを使用するユーザを選定します。このとき，ユーザの権限も決定します。各ノードでの作業者をロールにする場合，そのロールにどのユーザを割り当てるかも決定します。

3.3　ワークフローの作成

この節では，Groupmax Workflowを使ってワークフローを作成する方法について説明します。

＜この節の構成＞

3.3.1　ユーザの登録とワークフローの定義

3.3.2　処理ノードで使用するプログラムの開発

3.3.3　ワークフローのシミュレーション

3.3.1　ユーザの登録とワークフローの定義

3.2.2で設計したワークフローを，Groupmax Workflowを使って定義します。また，そのワークフローを使用するユーザ及びロールも定義します。

ユーザ及びロールの登録とワークフローの定義の順序を，図3-3に示します。

図3-3　ユーザ及びロールの登録とワークフローの定義の順序

ユーザ，ロール及びワークフローの定義には，Groupmax Workflow Definerを使用します。

なお，ユーザはGroupmax Workflow Definerで定義する前に，Groupmax Addressへの登録とGroupmax Workflow Serverでの設定が必要です。操作については，UNIXサーバをご使用の場合はマニュアル「Groupmax Workflow Version 6　システム管理者ガイド」を，Windowsサーバをご使用の場合はマニュアル「Groupmax Workflow Version 6　システム管理者ガイド」（Windows用）を参照してください。

また，これらの情報をGroupmax Workflow Definerで定義する前に，前提プログラム及びGroupmax Workflow Serverでの環境設定が必要です。

＜この項の構成＞

(1)　ユーザの定義

(2)　ロールの定義

(3)　ワークフローの定義

(4)　配布の定義

(1)　ユーザの定義

ワークフローに携わるユーザを定義します。ユーザは，利用権限の違いによって，次の4通りに分けられます。

(a)　一般ユーザ

業務の担当者に相当します。一般ユーザは，次の操作ができます。

ビジネスプロセス定義の処理ノードでの業務処理
処理ノードに定義された業務処理を行います。

ビジネスプロセスの描画
Groupmax Workflow Definerを使用して，ビジネスプロセスの描画ができます。ただし，描画したビジネスプロセスをWorkflow管理サーバへ登録することはできません。

ビジネスプロセスの運用状況の参照
Groupmax Workflow Monitorを使用して，参照権限を与えられているビジネスプロセスの運用状況を参照できます。

(b)　ビジネスプロセス管理者

業務を管理する管理者に相当します。ビジネスプロセス管理者は，次の操作ができます。

ビジネスプロセスの定義と登録
Groupmax Workflow Definerを使用して，ビジネスプロセス及びロールを定義できます。さらに，定義したビジネスプロセスやロール，またビジネスプロセスで使用するユーザプログラムをWorkflow管理サーバへ登録できます。

ビジネスプロセスの管理と運用
Groupmax Workflow Definerを使用して，自分が管理者であるビジネスプロセスの運用操作ができます。

ビジネスプロセスの運用状況の参照
Groupmax Workflow Monitorを使用して，自分が管理者であるビジネスプロセスの運用状況を参照できます。

案件及びワークの運用操作
Groupmax Workflow Monitorを使用して，自分が管理者であるビジネスプロセスのすべての案件及びワークの運用操作ができます。

(c)　ワークフロー運用管理者

業務の運用管理者に相当します。ビジネスプロセス管理者の業務に加えて次の操作ができます。

ビジネスプロセスの配布
Groupmax Workflow Definerを使用して，定義したビジネスプロセス，ロール及びビジネスプロセスで使用するユーザプログラムの配布を指示したり，配布状況を確認したりします。

(d)　ドメイン管理者

ドメイン管理者は，ドメイン内のGroupmax Workflowのすべての業務を管理する権限を持ちます。Groupmax Workflowのシステム導入後は，最初にドメイン管理者を決めます。ドメイン管理者は，ワークフロー運用管理者の業務に加えて次の操作ができます。

ユーザの定義
Groupmax Workflow Definerを使用して，ユーザの権限を変更します。

以上のような利用権限の相違を考慮して，ユーザを定義します。ユーザの定義には，ワークフローユーザ定義（[図データ]）を使用します。

(2)　ロールの定義

ロールは，同じ仕事及び役割をもつユーザの集まりです。ロール定義とは，この仕事又は役割に，だれを割り当てるのかを登録するものです。

なお，ロールに登録するユーザは，あらかじめユーザ定義で登録しておく必要があります。

作成したロール定義は，Workflow管理サーバに登録した後，各Workflowサーバに配布されます。

ロールの定義には，ワークフローロール定義（[図データ]）を使用します。

(3)　ワークフローの定義

次に，回覧経路であるビジネスプロセスを描画し，サーバに登録します。

ワークフローの定義には，ワークフロー定義（[図データ]）を使用します。

(a)　ビジネスプロセスを定義する

ビジネスプロセスの描画
3.2.2で作成したフロー図を，Groupmax Workflow上に描画します。描画は，描画ツールからアイコンをウィンドウ上に貼り付け，アロー（→）で結びます。
描画ツールとアイコンの貼り付けの例を，図3-4に示します。

図3-4　描画ツールとアイコンの貼り付けの例

ノードの属性の定義
描画したフロー図のすべてのノードに，属性を設定します。属性とは，そのノードで処理される内容や，回覧する文書の種類などを指します。
完成したビジネスプロセス定義の例を，図3-5に示します。

図3-5　ビジネスプロセス定義の完成例

以下，図3-5のビジネスプロセスを例にして，定義する内容を説明します。

ソースノードでの属性の定義
ソースノード（[図データ]）では，主にノード名，作業者名，ケース名，ケースの属性などを定義します。

ノード名

ノード名は，作業の内容などを定義します。図3-5中の1のソースノードでは「発注書」と定義しています。

作業者名

ノードの作業者を指定します。作業者には，ロール又はユーザを選択できます。図3-5中の1のソースノードではロール「資材」と定義しています。

ケース名

回覧する文書を入れるためのケースの名前を定義します。図3-5中の1のソースノードでは「発注書」と定義しています。

ケースの属性

ケースには，ユーザが処理した結果を格納するための属性を設定します。図3-5の例では，一つのケースに対して次の二つの処理があります。

・発注書を確認した結果，見積書の要否を判断する処理

・予算を確認した結果，発注可否を判断する処理

これらの処理結果を書き込むための欄を，属性名として設定すると考えてください。したがって，ここではケースに次の属性名を設定します。

〈属性名〉

書類確認結果（見積書の「要」又は「不要」を書き込む欄の設定）

予算確認結果（発注の「可」又は「不可」を書き込む欄の設定）

作業机ノードでの属性の定義
作業机ノード（[図データ]）の属性には，「だれが」「どのような処理をするか」を定義します。
作業机ノードには，主にノード名，作業者，ユーザ処理リストなどの属性を定義します。

ノード名

作業する処理の名前を定義します。図3-5中の2の作業机ノードでは「書類確認」と定義しています。

作業者

ノードの作業者を指定します。作業者にはロール又はユーザを選択できます。図3-5中の2の作業机ノードではロール「資材受付」と定義しています。

ユーザ処理リスト

作業机ノードで，ユーザがどのような処理をするかを定義します。ユーザ処理リストは，処理した結果をどのように業務プログラムのGUIで選択するのかを定義します。

例えば，図3-5中の2の作業机ノードでの作業「書類確認」は，見積書が必要かどうかを判断する作業です。このノードでの作業者が見積書が必要と判断したときは，GUI上で「見積要」を選択するようにします。同様に，見積書は不要と判断したときは，「見積不要」を選択するように定義します。

さらに，ユーザ処理リストに「AP起動」を指定すると，作業机ノードからアプリケーションプログラムを起動できます。これによって，Groupmax Integrated Desktopの機能と，Groupmax Form，Notes又はユーザ作成の業務プログラムなどを連携できます。

分岐ノードでの属性の定義
分岐ノード（[図データ]）は，前の処理ノードでの処理の結果によって，文書を「だれに送るか」をGroupmax Workflowが決定するためのノードです。
したがって，分岐ノードでは，分岐する条件を設定します。図3-5中の3の分岐ノードでは，分岐の条件を「要」又は「不要」として，それぞれの条件を定義します。
分岐の条件「要」は，前のノードで「見積要」と判断されていれば，文書を「見積書待合」に送付するように設定します。同様に，分岐の条件「不要」は，「見積不要」と判断されていれば「予算確認」に送付するように設定します。
分岐条件「要」での定義は，次のようになります。

「発注書」の

属性名「書類確認結果」が

属性値「見積要」と

「等しい」ならば

図3-5中の2の作業机ノードの作業者が「見積要」と指定すると，「発注書」の属性名「書類確認結果」に属性値「見積要」がセットされて分岐ノードに配布されます。Groupmax Workflowはこの「見積要」という属性値を確認して，「発注書」を次の処理先である「見積書待合」のノードに配布します。
同様に「不要」のラベルの分岐条件も定義します。

シンクノードでの属性の定義
シンクノード（[図データ]）は，ビジネスプロセスの出口を示します。シンクノードでは，ノード名を設定します。

このように，フロー図のすべてのノードに属性を設定します。フロー図が完成したら，ビジネスプロセスとして属性を定義します。ここでは，サーバに登録するビジネスプロセス名やこのビジネスプロセス定義を管理するユーザを指定します。

(b)　定義内容をチェックする

これまで作成したビジネスプロセス定義に誤りがないかをGroupmax Workflowが確認します。ここではアイコン[図データ]を選択します。チェックツールは，各ノードごとの情報の過不足や，ノード間の接続の整合性を検証します。

(c)　実行形式ファイルを生成する

チェック完了後，ビジネスプロセス定義を実行形式ファイルに変換します。ここではアイコン[図データ]を選択します。このとき，ビジネスプロセス定義を保存するドライブやディレクトリ及びファイル名を指定します。

(d)　サーバへ登録する

生成した実行形式ファイルや，ビジネスプロセスで使用するユーザプログラムは，Workflow管理サーバに登録します。サーバへの登録には，アイコン[図データ]を使用します。

(4)　配布の定義

Workflow管理サーバに登録したビジネスプロセス定義やユーザプログラムは，各Workflowサーバに配布して使用します。配布の指示には，配布管理（[図データ]）を使用します。また，配布した後は配布管理で配布状況を確認します。

3.3.2　処理ノードで使用するプログラムの開発

3.2.2で業務プログラムの開発を決定した場合は，この時点で開発します。業務プログラムは，ワークフロー定義と並行して開発できます。

なお，Groupmax Integrated Desktopを案件を投入する画面として使用し，案件の操作には別のプログラムを起動して作業することもできます。この場合，Groupmax Integrated Desktopから起動するプログラムは，この時点で作成します。

この項の(1)から(2)では，業務プログラムを開発する手順について説明します。(3)では，Groupmax Integrated Desktopから起動するプログラムの作成について説明します。

＜この項の構成＞

(1)　業務プログラムの設計

(2)　Groupmax Workflow Client - Libraryを使った業務プログラムの開発

(3)　Groupmax Integrated Desktopから起動するプログラムの作成

(4)　回覧する文書の形式

(1)　業務プログラムの設計

業務プログラムは，次のような流れで設計します。

ビジネスプロセス定義での各処理ノードでの機能の調査
この段階で，各ノードで行う処理を整理します。

すべてのノードでの処理の共通化
すべてのノードに共通する処理を調査します（案件を選択する，文書を表示する，など）。

画面の設計

個人がログインしてからログアウトするまでの画面の流れを検討します。

Visual Basicの画面を考慮して検討します。個人は通常複数のノードを担当しているので，目的のノードの処理に到達する過程を中心に検討することをお勧めします。

機能の確認及びVisual Basicの学習を兼ねて，プロトタイプを作成します。

(2)　Groupmax Workflow Client - Libraryを使った業務プログラムの開発

Groupmax Workflow Client - Libraryでは，Visual Basic及びVisual C++とのインタフェースを提供しています。Visual　Basicなどで画面を作成し，Groupmax Workflow Client - Libraryの関数を呼び出すと，業務に合った画面を開発できます。

なお，サーバで処理する業務プログラムの開発には，Groupmax Workflow Server - Libraryを使用してください。

Groupmax Workflow Client - Library及びGroupmax Workflow Server - Libraryの機能については，マニュアル「Groupmax Workflow - Library Version 6　プログラミングガイド」を参照してください。

(3)　Groupmax Integrated Desktopから起動するプログラムの作成

Groupmax Integrated DesktopからGroupmax FormのフォームやVisual Basicで作成した画面などを呼び出して，案件の操作ができます。これによって，Groupmax Integrated Desktopを使用して，業務に合わせたカスタマイズができます。

Groupmax Integrated Desktopから起動する画面やプログラムは，この時点で作成します。例えば，Groupmax Formと連携する場合は，この時点でフォームを作成する必要があります。

(4)　回覧する文書の形式

Groupmax Workflowでは，流通ソフトウェアなどを使って作成した文書を回覧できます。流通ソフトウェアには，Word及びExcelなどを利用できます。さらに，ペイントブラシで作成した図やスキャナで読み込んだイメージデータも回覧できます。

なお，Groupmax Workflowで回覧する文書は，次の形式で作成してください。

1文書が1ファイルの形式である

文書の拡張子で，そのアプリケーションプログラムを呼び出させる

文書情報が一つの拡張子で表現されている
（1文書に複数のファイルが必要なアプリケーションプログラムは利用できません）

3.3.3　ワークフローのシミュレーション

「3.3.1　ユーザの登録とワークフローの定義」で定義したワークフローの運用状態を，業務が稼働する前に確認できます。これによって，稼働状況を想定したビジネスプロセスの能力を事前に検証して，効率の良い業務の流れを構築できます。

＜この項の構成＞

(1)　定義の正当性をチェックする

(2)　運用状況を稼働前にシミュレーションする

(1)　定義の正当性をチェックする

ビジネスプロセスの定義に矛盾がないかなどの文法的なチェックには，Groupmax Workflow Definerを使用します。さらに，ビジネスプロセスの正当性をチェックするには，Groupmax Workflow Simulatorの経路解析機能を使用します。

ビジネスプロセスの経路解析で確認できる主な内容は，次のとおりです。

案件がシンクノードに到達するかどうかの確認
特定の案件がシンクノードに到達できるかどうかを確認できます。さらに，特定の案件がシンクノードに到達するまでの経路を表示できます。

不正な経路の確認
不正なループや分岐先などを検出して確認できます。

通過しないノードの確認
案件が通過したすべての経路を表示できます。これによって，通過しなかったノードを確認できます。

経路解析には，ビジネスプロセスの定義やユーザ処理リストの属性値などの情報を入力します。この情報を基に，Groupmax Workflow Simulatorが経路を解析し，結果をビジュアルに表示します。これによって，文法と正当性の両面から，ビジネスプロセスを確認できます。

(2)　運用状況を稼働前にシミュレーションする

大量の案件を回覧する業務や，複数のビジネスプロセスを同時に実行する業務では，ユーザが処理を待つ時間が発生し，期待される効果が得られないことがあります。Groupmax Workflow Simulatorの流量シミュレーション機能を使うと，業務を運用する前に運用状況をシミュレーションできます。したがって，定義したビジネスプロセスを事前に評価して，より効率の良い業務の流れを構築できます。

稼働前にシミュレーションできる主な内容は，次のとおりです。

特定時間内で処理待ちする案件の件数
一定時間内に処理及び滞留する案件の件数を，ユーザ，ロール又はノードごとに出力できます。これによって，特定のユーザ又はロールの負荷を解析して，割り当てる人員の見直しができます。
特定のノードに常時案件が滞る場合は，業務の流れに問題があることがあります。シミュレーションすることで，処理がピークに達する時間帯や最大処理件数など，業務の負荷状況を把握して分析できます。これによって，効率の良いビジネスプロセスを定義できます。

ソースノードからシンクノードへ到達する間に案件が滞留する時間の算出
案件がソースノードからシンクノードに到達する時間を算出できます。これによって，業務が繁忙になる時間帯や，空き時間などを確認できます。これらの処理時間を把握すると，効果的に作業を進めるための業務の流れを作成できます。

特定時刻までに累積する処理の量
特定時刻までに累積する案件の件数を，ユーザ，ロール及びノードごとに出力できます。これによって，ユーザやロールの処理能力を解析できます。

運用状況をシミュレーションするには，一定時間に発生する案件の件数などを入力します。この情報を基に，Groupmax Workflow Simulatorが運用状況をシミュレーションして，結果をグラフで表示します。これによって，ビジネスプロセス及びノードごとに，滞留する案件の件数や処理件数などが把握できます。さらに，ユーザの作業時間や時間帯別の作業状況を把握して，作業の優先順位などを検討できます。

3.4　ワークフロー化した業務の稼働

ここでは，3.3までに開発したワークフローの稼働について説明します。

資材発注業務で，次のような流れがあるとします。

「資材課の担当者は，発注書を作成して，予算確認者に送付する。

予算確認者は，発注書の審査と予算の確認をして，発注が可能かを判断する。発注が可能ならば，発注書を資材発注係に送付する。

資材発注係は発注書を完成させて，発注する。

予算確認者が発注は不可能と判断した場合は，発注を却下する。」

この業務のワークフロー定義例を，図3-6に示します。なお，この業務はビジネスプロセス名「資材発注業務」としてサーバに登録します。

図3-6　資材発注業務の定義例

この定義に基づいて業務を稼働した例を，図3-7に示します。ここでは各処理ノードでGroupmax Integrated Desktopを使用します。操作の手順は次のとおりです。操作の番号は，図3-7の中の数字と一致しています。

資材担当者は，PC上のアプリケーションプログラムで発注書を作成する。

ビジネスプロセス定義「資材発注業務」を使用することなどを指定する。

作成した発注書を発信する。

定義に基づいて，Groupmax Workflowによって発注書が予算確認者に送付される。

予算確認者は，INBOXで案件の一覧から発注書を選択して開く。

発注書の内容を確認して，発注可能かどうかを判断する。

発注可能と判断した場合，「可」を指定して発信する。

発注不可と判断した場合，「不可」を指定して発信する。

可が指定された場合，Groupmax Workflowによって発注書が資材発注係に送付される。

不可が指定された場合，発注は却下され，処理が終了する。

資材発注係は，INBOXで案件の一覧から発注書を選択して開く。

資材発注係は送付された発注書を完成して，発注し，処理を完了する。

Groupmax Workflowによって処理が完了する。

図3-7　ワークフロー化した業務の稼働

3.5　業務の監視と運用

この節では，稼働した業務をスムーズに運用するための方法について説明します。さらに，サーバで管理している履歴情報の活用方法についても説明します。

＜この節の構成＞

3.5.1　業務の進ちょく状況の監視

3.5.2　履歴情報の取得と業務の分析

3.5.1　業務の進ちょく状況の監視

Groupmax Workflow Monitorを使用すると，業務の負荷状況及び進ちょく状況を監視できます。負荷状況は，ビジネスプロセス，ロール及びユーザごとで参照できます。さらに，特定のワーク及び案件を指定して，進ちょく状況を参照することもできます。

Groupmax Workflow Monitorの操作については，マニュアル「Groupmax Workflow Version 6　ビジュアル定義・シミュレータ・運用モニタ　ユーザーズガイド」を参照してください。

＜この項の構成＞

(1)　ビジネスプロセス管理者によるビジネスプロセスの管理と運用

(2)　案件及びワークの運用操作

(1)　ビジネスプロセス管理者によるビジネスプロセスの管理と運用

ビジネスプロセス定義には，定義したときにそのビジネスプロセスを管理するユーザが指定されています。ビジネスプロセスの管理者は，自分が管理するビジネスプロセスで業務が滞っているかどうかを確認したり，必要に応じて業務の流れを変更したりできます。

Groupmax Workflow Monitorを使った業務管理の例を示します。

ロール及びユーザの処理状況を確認する
まず，負荷の懸かりかたが偏っているビジネスプロセスがないかを確認します。ある場合は，負荷の懸かっているビジネスプロセスの，どのノードに負荷が懸かっているかを画面で確認します。負荷の懸かっているノードが確認できたら，次にそのノードで処理するロール又はユーザの状況を確認します。これによって，どの作業者で処理が滞っているかが確認できます。

案件をほかの作業者に振り替えて案件数を調整する
ロール情報から，案件数の調整が必要なロールを選択し，ユーザ情報を表示します。どのユーザに負荷が懸かっているかは，ユーザ情報の案件数から判断できます。抱えている案件数の少ないユーザがいたら，負荷の懸かっているユーザの案件情報から振り替える案件を選び，案件数の少ないユーザを振り替え先として指定します。
これによって，ユーザの負荷を均一化でき，ロール全体での作業効率を向上できます。

自分が管理する業務だけを絞り込んで表示する
Groupmax Workflow Monitorを使用すると，ビジネスプロセス管理者はドメイン内のすべてのビジネスプロセスの情報を参照できますが，自分が管理しているビジネスプロセスだけに絞り込んで表示できます。これによって，参照する範囲を限定して，検索の効率を向上できます。

(2)　案件及びワークの運用操作

自分が投入した案件及びワークに対して，必要に応じて処理を変更できます。これらの操作はユーザの権限に関係なくできます。なお，ビジネスプロセスの管理者は，自分が管理するビジネスプロセス上のすべての案件及びワークに対して運用操作ができます。

Groupmax Workflow Monitorを使った業務の流れの変更例を示します。

案件及びワークの遷移状態を変更する
自分が投入した案件及びワークの処理を一時的に停止できます。この場合，案件又はワークの遷移状態を「一時停止」にします。停止した処理を再開する場合は，遷移状態を「再開始」にします。

ワークの処理期限を変更する
自分が投入したワークの処理期限を，早めたり延ばしたりなど変更できます。

3.5.2　履歴情報の取得と業務の分析

Groupmax Workflowでは次の3種類の履歴情報を取得して管理しています。

ユーザヒストリ

ワークヒストリ

ワークフローログ

ここでは，これらの履歴情報について説明します。

＜この項の構成＞

(1)　ユーザヒストリ

(2)　ワークヒストリ

(3)　ワークフローログ

(1)　ユーザヒストリ

ユーザヒストリとは，ユーザの作業履歴の情報です。ユーザが処理ノードで処理した案件の履歴を案件ごとに取得し，ワークフローデータベースでユーザ単位に管理しています。

ユーザヒストリは，Groupmax Workflow Monitorの運用モニタウィンドウ又はGroupmax Integrated DesktopのOUTBOXウィンドウで参照できます。さらに，Groupmax Workflow Client - Libraryの関数を使っても参照できます。

(2)　ワークヒストリ

ワークヒストリとは，案件の送付及び配布の履歴情報です。ワークヒストリは，ビジネスプロセス登録サーバのワークフローデータベースでワーク単位に管理されます。

ワークヒストリは，Groupmax Workflow Monitorの運用モニタウィンドウ又はGroupmax Integrated DesktopのOUTBOXウィンドウで参照できます。さらに，Groupmax Workflow Client - Libraryの関数を使っても参照できます。

(3)　ワークフローログ

Groupmax Workflow Serverでは，システム全体の稼働履歴を時系列で取得します。この履歴情報を，ワークフローログといいます。ワークフローログには，ユーザヒストリ及びワークヒストリで取得する情報も含まれます。

ワークフローログから必要な情報をファイルに抽出して，Excelなどの表計算ソフトウェアを利用すると，システム全体の稼働状況を分析できます。

ワークフローログの取得及び運用方法については，UNIXサーバをご使用の場合はマニュアル「Groupmax Workflow Version 6　システム管理者ガイド」を，Windowsサーバをご使用の場合はマニュアル「Groupmax Workflow Version 6　システム管理者ガイド」（Windows用）を参照してください。

4.　Groupmax Workflowの業務への活用例

この章では，Groupmax Workflowを業務でどのように活用していくかを，具体例に基づいて説明します。Groupmax Workflowを業務に導入する際の参考にしてください。

＜この章の構成＞

4.1　現行の業務をワークフロー化する手順例

4.2　ビジネスプロセスの定義例

4.3　ほかのプログラムとの連携例

4.1　現行の業務をワークフロー化する手順例

この節では，現行の業務をワークフロー化する手順を，「出張申請承認業務」を例にして説明します。

＜この節の構成＞

4.1.1　現行の業務の分析

4.1.2　ワークフローの設計

4.1.3　ワークフローの作成

4.1.4　業務の稼働

4.1.1　現行の業務の分析

出張申請承認業務は，海外へ出張する際に，必要な帳票を上長に提出し承認を受ける業務です。

まず，現行の出張申請承認業務について調査します。

＜この項の構成＞

(1)　現行の業務の調査

(2)　業務の流れの見直し

(1)　現行の業務の調査

現行の業務の流れ
出張申請承認業務では，次のような経路で帳票を回覧しています。
起案元（担当者→課長→部長）→合議（総務部→経理部）→決裁（社長）
さらに，出張する渡航先によって案件の重要度が変わり，それによって２通りの回覧経路があります。現行の業務のフロー図を，図4-1に示します。

図4-1　現行の出張申請承認業務のフロー図

現在使用されている帳票
出張申請承認業務で使用されている帳票は，次のとおりです。

海外渡航伺書

渡航日程書

健康診断依頼書

健康診断問診票

これらの帳票は，すべてWordで作成します。

(2)　業務の流れの見直し

現行の業務を見直して，次のように改善します。

現状は２通りある業務の流れを一つのフローで表現する

起案元は課として，課内での業務はワークフロー化しない

4.1.2　ワークフローの設計

フロー図の作成
「4.1.1　現行の業務の分析」で見直した業務の流れをワークフロー化するための設計をします。
まず，見直した結果に基づいて業務のフロー図を作成します。このフロー図を，図4-2に示します。

図4-2　見直した出張申請承認業務のフロー図

フロー図の作成にあたって，次の点に留意してワークフロー化します。

ここでは，部長がフローの中に入っている。したがって，ビジネスプロセス定義は部ごとに作成することにする。

起案元は課単位とする。各部課ごとで固有な起案書番号を取り，この番号を基に案件を発信する。

合議及び決裁する部署は，出張の可又は不可を判定する。

さらに経理部は，案件の重要度も判定する。

認可された案件は，登録係がGroupmax Document ManagerのDocument Managerデータベースに登録する。さらに，Groupmax Mailの掲示板に認可一覧を掲示する。

起案元は，出張申請が認可されたかどうかを，次のように確認する。

認可されなかった場合

案件が戻される。

審議中の場合

Groupmax Integrated Desktopの機能を使って状況を確認する。これによって，どの部署で審議中かを把握できる。

認可された場合

次の二つの方法で確認できる。

Groupmax Integrated Desktopを使って状況を確認する。これによって，審議が完了しているかどうかが判断できる。

Groupmax Mailの掲示板で認可一覧を確認する。また，認可された案件の詳細は，Groupmax Document ManagerのDocument Managerデータベースを参照して確認する。

業務プログラムの検討
Groupmaxのアプリケーションプログラムと連携するため，Groupmax Integrated Desktopを利用します。したがって，業務プログラムは開発しません。

帳票の電子化
この業務では，使用する帳票が既に電子化されているため，このまま使用します。

使用するユーザの選定
業務運用管理者をユーザ区分がビジネスプロセス管理者である佐々木繁太さんとします。そのほかの作業者は，業務ロールとして選定します。

4.1.3　ワークフローの作成

Groupmax Workflow Definerを使って，ワークフローを作成します。

ロールの定義
出張申請承認業務に携わるロールを業務ロールとして定義します。業務ロールの定義例を次に示します。
業務ロール「総務部受付」：（登録ユーザ：鈴木さん，上村さん）
業務ロール「非承認受付」：（登録ユーザ：大島さん，田島さん）
業務ロール「経理部受付」：（登録ユーザ：本多さん，西本さん）
業務ロール「登録係」：（登録ユーザ：岡本さん，富田さん）

ビジネスプロセスの定義
Groupmax Workflow Definerで定義した出張申請承認業務を，図4-3に示します。

図4-3　出張申請承認業務のビジネスプロセスの定義例

4.1.4　業務の稼働

Groupmax Integrated Desktopを使った操作例を次に示します。

＜この項の構成＞

(1)　起案元での操作例

(2)　合議・決裁部署での操作例

(1)　起案元での操作例

帳票棚から，出張申請に関連する帳票を取り出す。

帳票の必要項目をWordを使って記入する。複数の帳票があるため，フォルダにまとめる。

作成したフォルダをOUTBOXアイコンに重ねて発信する。このとき「案件エディタ」ウィンドウが表示されるため，ビジネスプロセス「出張申請承認業務」を選択する。

送信ログを選択して，発信した案件の処理状態を確認する。

(2)　合議・決裁部署での操作例

INBOXを選択して，案件の到着を確認する。

処理する案件を選んで，文書を開く。起案元が送付した帳票が添付されているので，添付ファイルを開く。

添付ファイルの内容を確認して，出張の承認又は却下を指定する。

4.2　ビジネスプロセスの定義例

この節では，Groupmax Workflowの導入に適する業務と，そのビジネスプロセスの定義例を紹介します。

＜この節の構成＞

4.2.1　一般的な稟議・査定業務への適用例

4.2.2　保険契約査定業務への適用例

4.2.3　銀行融資稟議業務への適用例

4.2.4　発注管理業務への適用例

4.2.1　一般的な稟議・査定業務への適用例

＜この項の構成＞

(1)　問題点

(2)　定義例

(3)　導入効果

(1)　問題点

稟議や査定業務では，一度に多くの部署に文書を回覧及び承認依頼するため，時間も手間もかかります。

(2)　定義例

(3)　導入効果

並行処理の自動化
多くの部署に並行して回覧できるため，回覧に必要な時間を軽減できます。さらに，大量に必要だった紙を節約できます。

業務を階層化して分かりやすく定義する
複数の部署への回覧は階層化して定義できるため，業務の流れを分かりやすく把握できます。

4.2.2　保険契約査定業務への適用例

＜この項の構成＞

(1)　問題点

(2)　定義例

(3)　導入効果

(1)　問題点

生命保険の新契約査定では，申込書のほか各種証明書が，多くの部署及び担当者によって処理されます。したがって，文書の取り扱いに手間がかかります。業務が部門間にわたる典型的な例です。

(2)　定義例

(3)　導入効果

資料のイメージ情報化
契約申込書など手書きの文書も，イメージ情報として電子化して回覧できます。

診断書及び不備回答などを待ち合わせて編集を自動化
契約申込書の不備や，病院で作成及び入力する診断書は，自動的に待ち合わせて回覧します。したがって，手作業で文書を集めて回覧する作業を自動化できます。

受付，査定及び決定者間の文書回覧作業の自動化
複数の部門にわたる業務の回覧と決定の処理を，自動化できます。

4.2.3　銀行融資稟議業務への適用例

＜この項の構成＞

(1)　問題点

(2)　定義例

(3)　導入効果

(1)　問題点

融資稟議業務では，申込書など多くの書類を添付します。さらに，多くの部門で回覧及び審査されるため，処理の迅速化が求められます。

(2)　定義例

(3)　導入効果

資料のイメージ情報化
申込書や証書類などの文書をイメージ情報として電子化して回覧できます。

稟議の流れの単純化及び自動化
複数の部門にわたる業務の回覧と決定の処理を，自動化できます。

4.2.4　発注管理業務への適用例

＜この項の構成＞

(1)　問題点

(2)　定義例

(3)　導入効果

(1)　問題点

一つの発注に対して，納品と請求に段階的な処理プロセスがあるため，処理の内容が複雑になります。さらに，処理完了の遅れがほかの業務にも支障をきたします。

(2)　定義例

(3)　導入効果

伝票類の電子化
納品書や請求書など，様々な伝票を電子化して管理できます。

電子化した納品書及び請求書などのつき合わせを自動化
納品書や請求書などをまとめて処理できます。

担当者ごとへの帳票の振り分けの自動化
作業の担当者ごとに書類を自動的に振り分けて処理できます。さらに，振り分けられた処理を一括して承認依頼できます。

4.3　ほかのプログラムとの連携例

この節では，Groupmax Workflowとほかのプログラムを連携して活用する例を示します。

＜この節の構成＞

4.3.1　メインフレームのデータベースとの連携

4.3.2　流通データベースとの連携

4.3.3　署名やなつ印を電子化した文書の回覧

4.3.4　文書管理システムとの連携

4.3.5　Notesとの連携

4.3.6　Exchangeとの連携

4.3.1　メインフレームのデータベースとの連携

＜この項の構成＞

(1)　活用例

(2)　連携するプログラム

(3)　連携の概念図

(1)　活用例

VOS3 XDM/RDなどのメインフレームで管理されているデータを案件として投入したり，ビジネスプロセス上のノードからデータベースを参照したりできます。例えばビジネスプロセス定義上の処理ノードから予算照合でデータベースの内容を参照したり，旅費精算の旅費データ及び資材発注業務の登録データを更新したりなどの活用ができます。

(2)　連携するプログラム

メインフレームのデータベースと接続するには，DBPARTNERを使用します。DBPARTNERは，日立データベース用のODBC（Open　DataBase　Connectivity：Microsoft社の提唱する，パーソナルコンピュータ上のデータベース接続のための標準規約）ドライバを提供しているため，VOS3 XDM/RDやVOS1/ES2 RDB1 E2などのメインフレームのデータベースにアクセスできます。

(3)　連携の概念図

4.3.2　流通データベースとの連携

＜この項の構成＞

(1)　活用例

(2)　連携するプログラム

(3)　連携の概念図

(1)　活用例

ORACLEなどの流通データベースとGroupmax Workflowとを連携して使用できます。Groupmax Workflowで回覧したデータを流通データベースに格納したり，流通データベースに格納されているデータをGroupmax Workflowで回覧したりできます。

経理予算業務，契約管理業務，人事労務業務など，流通データベースを利用する様々な業務に活用できます。

(2)　連携するプログラム

Groupmax Formでデータを入力する帳票（フォーム）を作成します。フォームは，ノードごとに異なる形式で作成できます。したがって，ノードごとに表示するデータの制限ができます。

また，ビジネスプロセスの定義情報をフォームに取り込んで作成できます。

Groupmax Formとの連携では，CSV（Comma Separated Value）形式のデータだけを抽出して回覧しています。このデータをキーにして，ORACLEなどの流通データベースを更新できます。

(3)　連携の概念図

4.3.3　署名やなつ印を電子化した文書の回覧

＜この項の構成＞

(1)　活用例

(2)　連携するプログラム

(3)　連携の概念図

(1)　活用例

Groupmax Workflowで回覧する文書に，電子的に署名やなつ印をして各種の承認業務に利用します。

(2)　連携するプログラム

WordやExcelで作成した文書に，Keymateシリーズで提供している印影データや電子署名を関連付けて回覧します。署名やなつ印が必要な一般的な承認業務に活用できます。

なお，Groupmax Formで作成した文書には，Groupmax Formの電子印を利用して回覧できます。

(3)　連携の概念図

4.3.4　文書管理システムとの連携

＜この項の構成＞

(1)　活用例

(2)　連携するプログラム

(3)　連携例と操作例

(4)　連携の概念図（TEAMSTARとの連携例）

(1)　活用例

エンジニアリング文書の設計図面，OA文書及びイメージデータなど，様々な種類の文書をGroupmax Workflowで回覧できます。

(2)　連携するプログラム

エンジニアリング分野での設計図面などの保管には，PDMACEを使用します。PDMACEは，設計図面及び技術文書などを，データの種類を気にしないで統合管理するプログラムです。CAD/CAMなどの流通ソフトウェアで作成した設計図面，技術文書のバージョン管理及び製品構成を管理する業務では，PDMACEでの管理が向いています。

OA文書の保管には，Groupmax Document Managerを使用します。WordやExcelなどの流通ソフトウェアで作成した通達，規則書及び稟議書などを，Groupmax Document Managerで管理します。

イメージデータの文書の保管には，TEAMSTARを使用します。TEAMSTARは，紙で作成されている文書をそのままイメージ文書として取り込み，スタンプ，テキスト，印鑑及び音声データなどを付加できるプログラムです。保険査定業務，保険契約業務などで回覧する文書は，TEAMSTARでの管理が向いています。

(3)　連携例と操作例

PDMACE，Groupmax Document Manager及びTEAMSTARで管理する文書は，Groupmax Integrated Desktopを経由してGroupmax Workflowで回覧します。

(4)　連携の概念図（TEAMSTARとの連携例）

4.3.5　Notesとの連携

＜この項の構成＞

(1)　活用例

(2)　連携例と操作例

(3)　連携の概念図

(1)　活用例

Notesのワークフロー管理機能をGroupmax Workflowに置き換えることで，エンドユーザは，Notesを使用している感覚のままでGroupmax Workflowの豊富なワークフロー機能を使用できます。

承認及び決裁など，Notesの文書を利用する様々な業務に活用できます。

なお，Notesと連携するには，Groupmax Workflow for Lotus Notesが必要です。

(2)　連携例と操作例

ワークフロー案件を起案するときの文書はNotesで作成し，起案された案件の審査・承認などのエンドユーザ操作もNotesのインタフェースで操作できます。

作成した文書や審査・承認した文書をワークフロー案件としてGroupmax Workflowに投入すると，投入された案件のワークフロー制御はGroupmax Workflowがします。ワークフロー案件がユーザのトレーに到着すると，Groupmax WorkflowがNotesのメールで該当するユーザに通知します。

通知を受けたユーザは，Notesの受信メール一覧から該当するメールを選択することで，案件の文書を直接起動して処理できます。

(3)　連携の概念図

4.3.6　Exchangeとの連携

＜この項の構成＞

(1)　活用例

(2)　連携例と操作例

(3)　連携の概念図

(1)　活用例

ExchangeユーザはExchangeクライアントの環境で，Groupmax Workflowで回覧されている案件の到着を知ることができます。

なお，Exchangeと連携するには，Groupmax Workflow for Exchangeが必要です。また，Groupmax Workflow for Exchangeを使用するために，WorkflowサーバにExchange Clientをセットアップしておく必要があります。

(2)　連携例と操作例

Exchangeメールを利用しているユーザのユーザトレーに案件が配布されると，Groupmax Workflowが，該当するExchangeユーザにそのことを知らせる着信通知メールを送ります。

通知を受けたユーザは，Groupmax Integrated DesktopのINBOXから該当する案件を選択して処理します。

WorkflowのサーバとExchangeのサーバを同じコンピュータ上で稼働させることもできます。

(3)　連携の概念図

付録

＜この付録の構成＞

付録A　用語解説

付録A　用語解説

（英字）

BPR

ビジネス・プロセス・リエンジニアリングのことで，生産性の向上を目的として，ビジネスプロセスを再構築することです。

Workflow管理サーバ

Groupmax Addressが管理するドメイン内に一つだけ存在し，各Workflowサーバを管理するサーバです。Groupmax Workflowでは，定義したビジネスプロセスやロールは，いったんWorkflow管理サーバに登録してから各Workflowサーバに配布します。

Workflowサーバ

Groupmax Workflowが動作するサーバです。Workflow管理サーバの管理下にあります。

（ア行）

案件

トレーに配布された文書と，その文書に対してユーザが実施する作業です。トレーに配布される文書がその単位になります。ビジネスプロセス定義に従って案件が処理されることで，ワークが完成します。

一般ユーザ

Groupmax Workflowを利用するユーザのうち，自分のユーザトレーの案件だけを処理できるユーザです。

運用モニタ（Groupmax Workflow Monitor）

ワークフロー管理システムの運用を管理するプログラムです。モニタ機能と業務管理機能の二つの機能を提供します。

エラートレー

ビジネスプロセス管理者のユーザトレーのことです。何らかの原因で送付できなくなった案件が配布されます。

（カ行）

階層化ロール

ロールを更にグループ化したロールです。業務ロールと組織ロールを組み合わせて階層的に管理できます。

業務ロール

業務の役割でグループ化したもので，組織と対応しないユーザの集まりです。

クライアントライブラリ（Groupmax Workflow Client - Library）

クライアント上で稼働する業務プログラムを開発するためのアプリケーションプログラムインタフェースを提供するプログラムです。

ケース

Groupmax Workflowで回覧される文書又はメモを格納する入れ物です。ケースには複数の文書とメモを格納でき，ケース名，ケース属性はビジネスプロセス定義のソースノードで定義します。

ケースには，ビジネスプロセス定義で定義するケースのほかに，システムが自動的に作成するルートケースがあります。

（サ行）

シミュレータ（Groupmax Workflow Simulator）

業務を稼働する前に，定義したビジネスプロセスが実際に機能を果たすかどうかをシミュレーションするためのプログラムです。経路解析機能と流量シミュレーション機能の二つの機能を提供します。

処理ノード

ビジネスプロセス定義上で，ユーザ又はユーザの代わりをするプログラムが処理する場所をアイコンで表現したものです。ソースノード，シンクノード及び作業机ノードがあります。

制御ノード

ビジネスプロセス定義上で，Groupmax Workflowが処理する場所をアイコンで表現したものです。待合ノード，分割ノード，複写ノード，分岐ノード，同報ノード，回収ノード及び統合ノードがあります。

組織ロール

Groupmax Addressの組織に相当するロールです。課や部など，部署単位にユーザをグループ化したものです。

（タ行）

ドメイン

Groupmax Addressの最上位の階層で，マスタ管理サーバが管理する範囲です。Groupmax Workflowは，サーバが複数ある構成でも，同一ドメイン内であればサーバを意識しないで利用できます。

ドメイン管理者

Groupmax Workflowを利用するユーザのうち，ドメイン内のGroupmax Workflowのすべての業務を管理する権限を持つユーザです。

トレー

送付又は配布されてきた案件が格納される入れ物のことです。Groupmax Workflowが，ユーザ又はロールごとに一つ割り当てます。

（ハ行）

配布

次の二つの意味があります。

ノードに送付された案件を作業者のトレーに格納することです。

定義したビジネスプロセスをWorkflow管理サーバに登録した後，各Workflowサーバに送信することです。

ビジネスプロセス

同じ組織（グループ）内に所属する人達が作業を分担，協調して成し遂げる仕事（業務）のことです。

ビジネスプロセス管理者

次の二つの意味があります。

Groupmax Workflowを利用するユーザのうち，業務を管理する管理者に相当するユーザです。ビジネスプロセスやロールを定義してWorkflow管理サーバに登録したり，ドメイン内のすべての業務の流れを監視したりする権限を持っています。

Groupmax Workflow Definerで定義した各ビジネスプロセスを管理する権限を持つ人のことです。ビジネスプロセスを定義するときに，ビジネスプロセス管理者，ワークフロー運用管理者又はドメイン管理者の権限を持つユーザを指定します。ビジネスプロセス管理者は，自分が管理するビジネスプロセスについて，定義内容を更新したり，業務管理をしたりできます。また，主ビジネスプロセス管理者に指定されたユーザのトレーは，特にエラートレーと呼びます。

ビジネスプロセス定義

業務での案件の流れをGroupmax Workflow Definerで定義したものです。Groupmax Workflowは，ビジネスプロセス定義に従って案件の流れを制御します。

ビジネスプロセス登録サーバ

ビジネスプロセスを管理するサーバです。ビジネスプロセス定義をWorkflow管理サーバへ登録するとき，配布先のWorkflowサーバの中から１台指定します。対象のビジネスプロセスに投入された案件の実体が存在するサーバの位置や，案件の履歴情報をワークフローデータベースで管理します。

ビジュアル定義（Groupmax Workflow Definer）

ワークフローの定義を画面上でビジュアルに定義する機能を提供するプログラムです。

Groupmax Workflowのユーザを定義するワークフローユーザ定義，ロールを定義するワークフローロール定義，ビジネスプロセスを定義するワークフロー定義，及び配布を指示する配布管理があります。

ホームサーバ

Groupmax Addressでユーザ登録したときに指定したサーバで，各ユーザのユーザトレーがあります。ユーザは，ホームサーバに配布されたビジネスプロセス定義で案件を処理します。

（マ行）

マスタ管理サーバ

Groupmax Addressのドメインを管理するサーバです。

（ヤ行）

ユーザ

Groupmax Workflowの利用者のことです。処理の権限によってドメイン管理者，ワークフロー運用管理者，ビジネスプロセス管理者，及び一般ユーザに分かれます。

ユーザトレー

ユーザごとに割り当てられたトレーです。

（ラ行）

ルートケース

案件の待ち合わせなどで一つの案件に複数のケースがあるとき，ケースを管理するためにシステムが自動的に生成するケースのことです。

ロール

仕事をする上での役割です。個々のユーザは，ロールでグループ化できます。ビジネスプロセス定義で作業者にロールを割り当てると，ロールに割り当てられたユーザが変更されてもビジネスプロセス定義を変更する必要がなくなります。ロールには，目的によって組織ロール，業務ロール及び階層化ロールがあります。

ロールトレー

ロールに割り当てられたトレーです。ロールトレーに入れられた案件は，ビジネスプロセス管理者を除き，ロールに割り当てられたユーザだけが処理できます。ロールトレー内の案件は，いったんロールトレーからユーザトレーへ取り出してから処理します。

（ワ行）

ワーク

ある業務の一つの実例（ビジネスプロセスインスタンス）のことです。

ビジネスプロセス定義のソースノードから投入された案件を，シンクノードまでの各ノードでユーザが処理することで成し遂げられる仕事です。

ワークフロー運用管理者

Groupmax Workflowを利用するユーザです。ビジネスプロセス管理者の業務に加えて，Workflow管理サーバに登録したビジネスプロセス定義やロール定義を各Workflowサーバに配布する権限を持っています。

ワークフロー管理システム

ビジネスプロセスを一連の仕事（ワーク）の流れ（フロー）として構築し，運用できるようにしたシステムです。

ワークフローデータベース

Groupmax Workflowの情報を管理するデータベースです。文書の実体を格納する文書実体ファイルと，文書の属性を管理するオブジェクト管理ファイルとに分かれています。

索引

[Ｂ][Ｅ][Ｇ][Ｎ][Ｗ]
[ア行][カ行][サ行][タ行][ナ行][ハ行][マ行][ヤ行][ラ行][ワ行]

(英字)

(Ｂ)

BPR

BPR

(Ｅ)

Exchange連携

(Ｇ)

Groupmax

Groupmax

Groupmax Address

Groupmax Document Manager

Groupmax Form

Groupmax Integrated Desktop

Groupmax Integrated Desktop

Groupmax Integrated Desktop

Groupmax Mail

Groupmax Workflow

Groupmax Workflow - End-user Tools for WWW

Groupmax Workflow - Specialist Tools for WWW

Groupmax Workflow Client - Library

Groupmax Workflow Client - Library

Groupmax Workflow Definer

Groupmax Workflow Definer

Groupmax Workflow for Active Server Pages

Groupmax Workflow for Exchange

Groupmax Workflow for Lotus Notes

Groupmax Workflow Monitor

Groupmax Workflow Monitor

Groupmax Workflow Multi-Server

Groupmax Workflow Server

Groupmax Workflow Server - Connection

Groupmax Workflow Server - Library

Groupmax Workflow Server - Library

Groupmax Workflow Simulator

Groupmax Workflow Simulator

Groupmax WWW

Groupmax WWW

Groupmax統合作業環境

(Ｎ)

Notes連携

(Ｗ)

Webアプリケーション開発支援

Workflow管理サーバ

Workflow管理サーバ

Workflowサーバ

Workflowサーバ

WWW連携エンドユーザツール

WWW連携機能

WWW連携スペシャリストツール

(ア行)

(あ)

案件

案件

案件の状態表示

案件の配布

(い)

一時停止

一般ユーザ

一般ユーザ

一般ユーザ

インターネット

イントラネット

(う)

運用モニタ

運用モニタ

(え)

エラートレー

エラートレー

(お)

オブジェクト管理ファイル

オブジェクトサーバ

オペレーティングシステム

(カ行)

(か)

回収ノード

階層化ロール

階層化ロール

回覧するデータの構成

(き)

キャンセル

業務プログラム

業務ロール

業務ロール

(く)

クライアント上の業務プログラムの開発

クライアントで動作するプログラム

クライアントライブラリ

クライアントライブラリ

(け)

経路解析機能

経路解析機能

ケース

ケース

(サ行)

(さ)

サーバ上の業務プログラムの開発

サーバで動作するプログラム

サーバライブラリ

再開始

作業机ノード

差し戻し

差し戻し

(し)

シミュレータ

シミュレータ

処理ノード

処理ノード

シンクノード

(せ)

制御ノード

制御ノード

(そ)

相談

相談

ソースノード

組織ロール

組織ロール

(タ行)

(た)

代行

代行

(と)

統合ノード

同報ノード

ドメイン

ドメイン管理者

ドメイン管理者

ドメイン管理者

ドメイン間連携

トレー

トレー

(ナ行)

(の)

ノード

(ハ行)

(は)

配布

配布の定義

(ひ)

引き戻し

引き戻し

ビジネスプロセス

ビジネスプロセス

ビジネスプロセス管理者

ビジネスプロセス管理者

ビジネスプロセス管理者

ビジネスプロセス定義

ビジネスプロセス定義

ビジネスプロセスでの作業の管理

ビジネスプロセス登録サーバ

ビジネスプロセス登録サーバ

ビジネスプロセスの管理

ビジネスプロセスの状態表示

ビジュアル定義

ビジュアル定義

(ふ)

複写ノード

振り替え

振り替え

分割ノード

分岐ノード

文書

文書実体ファイル

文書とメモの管理

(ほ)

ホームサーバ

ホームサーバ

(マ行)

(ま)

マスタ管理サーバ

マスタ管理サーバ

待合ノード

マルチソース

(め)

メモ

(ヤ行)

(ゆ)

ユーザ

ユーザ

ユーザトレー

ユーザトレー

ユーザの権限

ユーザの状態表示

ユーザの定義

ユーザヒストリ

(ラ行)

(り)

流量シミュレーション機能

流量シミュレーション機能

履歴情報

(る)

ルートケース

ルートケース

(ろ)

ロール

ロール

ロールトレー

ロールトレー

ロールによる管理

ロールの状態表示

ロールの定義

(ワ行)

(わ)

ワーク

ワーク

ワークID

ワークの状態表示

ワークヒストリ

ワークフロー

ワークフロー運用管理者

ワークフロー運用管理者

ワークフロー運用管理者

ワークフロー化

ワークフロー管理サーバ

ワークフロー管理システム

ワークフロー管理システム

ワークフローデータベース

ワークフローデータベース

ワークフローの定義

ワークフローマルチサーバ

ワークフローログ

■ 商標類

HP-UXは，Hewlett-Packard Development Company, L.P.のオペレーティングシステムの名称です。
IBM，AIX，Lotusは，世界の多くの国で登録されたInternational Business Machines Corporationの商標です。
Microsoft，Microsoft Exchange Server，Microsoft Office，Active Directory，Excel，Visual Basic，Visual C++，Visual InterDev，Windows，Windows NTおよびWindows Serverは，米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
Microsoft Office Wordは，米国Microsoft Corporation の商品名称です。
Microsoft Wordは，米国Microsoft Corporationの商品名称です。
ODBCは，米国Microsoft Corporationが提唱するデータベースアクセス機構です。
OLEは，米国Microsoft Corporationが開発したソフトウェア名称です。
OracleとJavaは，Oracle Corporation 及びその子会社，関連会社の米国及びその他の国における登録商標です。
UNIXは，The Open Groupの米国ならびに他の国における登録商標です。
その他記載の会社名，製品名は，それぞれの会社の商標もしくは登録商標です。