現行の業務は,次の手順に従ってワークフロー化します。
- ワークフロー化の計画
まず,現行の業務を見直して,業務にむだがないかなどを検討します。次に,現行の問題点を分析した上で,効率の良い業務の流れをフロー図として作成し,ワークフローを設計します。このとき,業務プログラムの開発及び回覧する文書の種類についても検討します。
- ワークフローの作成
1.で作成したフロー図を基に,Groupmax Workflow Definerを使ってビジネスプロセスを定義します。1.で業務プログラムの開発を決定した場合は,この時点で開発します。さらに,Groupmax Workflow Simulatorを使って稼働状況をシミュレーションし,ビジネスプロセスを検証します。
なお,ワークフローを作成する前に,前提プログラムやGroupmax Workflow Serverでの環境設定を済ませておきます。この手順では,環境設定については説明しません。
- ワークフロー化した業務の稼働
2.で作成したワークフローの環境下で,業務を稼働します。業務プログラムを2.で開発しなかった場合は,Groupmax Integrated Desktopを使用します。
- 業務の監視と運用
ワークフロー化した業務の進ちょく状況を,Groupmax Workflow Monitorを使って監視します。特定の人やビジネスプロセスに負荷が掛かった場合などは,業務がスムーズに進行するように処理の流れを変更します。
Groupmax Workflowの導入から,業務をワークフロー化して稼働し,運用するまでの手順を,図3-1に示します。
図3-1 ワークフローの開発手順
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