1.1.5 Groupmax Workflowの導入によって期待される効果

Groupmax Workflowの導入によって,次のような効果が期待できます。

<この項の構成>
(1) 文書の回覧に費やす手間と時間を軽減できます
(2) 業務を並列展開できます
(3) 複数の部門にわたる業務をスムーズに処理できます
(4) 回覧中の文書の処理状況を把握できます

(1) 文書の回覧に費やす手間と時間を軽減できます

Groupmax Workflowでは,あらかじめ定義された経路に従って文書を自動的に回覧します。したがって,回覧の順番や回覧先の場所及び担当者名などを意識しないで文書を配布できます。

また,文書の電子化によってペーパレスを実現し,紙での煩雑な作業や配布に費やす時間を軽減します。

(2) 業務を並列展開できます

多くの部署に並行して文書を回覧できるため,回覧に必要な日数及び用紙の経費を軽減できます。

(3) 複数の部門にわたる業務をスムーズに処理できます

一つの業務を複数の部門で分割している場合,文書がどのような状況にあるのか把握できないことがあります。さらに,異なる部門で重複した作業をするなどのむだが生じることもあります。

Groupmax Workflowを導入すると,部門の違いを意識することなく,作業を統合して運用できます。また,業務に関与する人が部門を超えて情報を共有できます。

(4) 回覧中の文書の処理状況を把握できます

紙を使った文書の回覧では,文書の滞留や紛失が発生することがあります。さらに,処理がどこで滞っているのかをつかめません。

Groupmax Workflowでは,文書が現在どこで滞っているかをパーソナルコンピュータ上で確認できます。さらに,多くの処理を抱えている人からほかの人に処理を振り替えることができるため,滞りを解消できます。また,出張や休暇などで担当者が不在になる場合,代行者を指定して代わりに処理してもらうこともできます。

Groupmax Workflowの導入によって期待される効果を,図1-3に示します。

図1-3 Groupmax Workflowの導入によって期待される効果

[図データ]