これまで述べたように,Groupmax Workflowは,仕事の流れを自動化して書類の紛失や滞留をなくし,進行状況の把握及び問題点の抽出を支援して,オフィス業務での生産性を向上させることを目的に開発されました。
Groupmax Workflowは,次の条件を満たす業務への導入が適しています。
- 同じような作業が繰り返し行われる業務
- 多くの人が類似する作業にかかわる業務
- 現行の文書の回覧や処理に時間がかっていて,期間短縮のメリットが大きい業務
- 複数の部署にわたる業務
- 文書の処理状況を把握する必要がある業務
- 処理の期限を厳しく管理する必要がある業務
- 処理の流れが定型化している業務
なお,次のような業務には適していません。
- 実行時に流れが決まるような業務
- 開始から完了までに数カ月以上の期間を必要とする業務
- 開始から完了までの期間が半日以内の業務
- 次の処理を,すぐにその場でする必要のある業務
- システムを停止できない業務