4.1.1 現行の業務の分析

出張申請承認業務は,海外へ出張する際に,必要な帳票を上長に提出し承認を受ける業務です。

まず,現行の出張申請承認業務について調査します。

<この項の構成>
(1) 現行の業務の調査
(2) 業務の流れの見直し

(1) 現行の業務の調査

  1. 現行の業務の流れ
    出張申請承認業務では,次のような経路で帳票を回覧しています。
    起案元(担当者→課長→部長)→合議(総務部→経理部)→決裁(社長)
    さらに,出張する渡航先によって案件の重要度が変わり,それによって2通りの回覧経路があります。現行の業務のフロー図を,図4-1に示します。

    図4-1 現行の出張申請承認業務のフロー図

    [図データ]

  2. 現在使用されている帳票
    出張申請承認業務で使用されている帳票は,次のとおりです。
    • 海外渡航伺書
    • 渡航日程書
    • 健康診断依頼書
    • 健康診断問診票
    これらの帳票は,すべてWordで作成します。

(2) 業務の流れの見直し

現行の業務を見直して,次のように改善します。