文書が配布されると,文書に対する処理が発生します。Groupmax Workflowでは,配布された文書と,その文書に対してユーザがする作業を併せて,案件といいます。例えば,資材発注係は発注書が届いたら,「発注書の内容を確認して次の担当者に送付する」という処理が決められているとします。このときの資材発注係の案件は,「発注書」と「内容を確認して次の担当者に送付する」処理になります。
案件はトレーに配布されます。ユーザは,案件をトレーから取り出して,決められた処理をします。トレーには,次の2種類があります。
Groupmax Workflowでは,ビジネスプロセスで定義された回覧経路に従って,案件を自動的に次の作業者(ロール又はユーザ)のトレーに配布します。
案件の配布先はビジネスプロセス上であらかじめ定義されていますが,配布されるユーザの状況に応じて処理を変更することもできます。例えば,通常の担当者が出張などで不在になる場合,その担当者のトレーの案件受付状態を「代行者配布」にしておくと,別の作業者が処理を代行できます。また,ある特定のユーザに案件が集中している場合は,そのユーザの案件受付状態を「受付禁止」にしておくと,以後案件が配布されなくなります。
また,ロール内のユーザに条件を設定して,その条件に基づいて案件を自動的に配布できます。例えば,「資材発注係ロールのうち,事務用品を担当するユーザに案件を送付する」などの配布ができます。また,前の作業をしたユーザの上長に自動的に案件を配布することもできます。旅費精算の承認など,書類を作成したユーザの上長の承認が必要な業務に使用します。