Groupmax Workflowで定義したビジネスプロセスで回覧されるデータは文書です。WordやExcelなどの流通ソフトウェアで作成した文書や表データを,文書として回覧できます。また,Groupmax FormやExcelで作成した画面からデータを抽出して回覧できます。
文書には,メモという付加情報を添付できます。メモとして,テキストデータのほか,画像データ,音声データなどのマルチメディア情報を添付できます。したがって,文字だけでは表現しきれない情報も伝えられます。
文書とメモはケースという入れ物に格納されて回覧されます。ケースには複数の文書とメモを格納できます。また,ケースが複数ある場合,一つにまとめて管理するためにGroupmax Workflowが自動的に作成するケース(ルートケース)もあります。
Groupmax Workflowで回覧するデータをまとめて,図2-1に示します。
図2-1 Groupmax Workflowで回覧するデータ
Groupmax Workflowでは,文書とメモをWorkflowサーバのワークフローデータベースで管理しています。ワークフローデータベースは,文書実体ファイルとオブジェクト管理ファイルに分かれています。文書の実体は文書実体ファイルで,また,文書の属性はオブジェクト管理ファイルで管理しています。