4.1.2 ワークフローの設計

  1. フロー図の作成
    「4.1.1 現行の業務の分析」で見直した業務の流れをワークフロー化するための設計をします。
    まず,見直した結果に基づいて業務のフロー図を作成します。このフロー図を,図4-2に示します。

    図4-2 見直した出張申請承認業務のフロー図

    [図データ]

    フロー図の作成にあたって,次の点に留意してワークフロー化します。
    • ここでは,部長がフローの中に入っている。したがって,ビジネスプロセス定義は部ごとに作成することにする。
    • 起案元は課単位とする。各部課ごとで固有な起案書番号を取り,この番号を基に案件を発信する。
    • 合議及び決裁する部署は,出張の可又は不可を判定する。
    • さらに経理部は,案件の重要度も判定する。
    • 認可された案件は,登録係がGroupmax Document ManagerのDocument Managerデータベースに登録する。さらに,Groupmax Mailの掲示板に認可一覧を掲示する。
    • 起案元は,出張申請が認可されたかどうかを,次のように確認する。
    認可されなかった場合
    案件が戻される。
    審議中の場合
    Groupmax Integrated Desktopの機能を使って状況を確認する。これによって,どの部署で審議中かを把握できる。
    認可された場合
    次の二つの方法で確認できる。
    • Groupmax Integrated Desktopを使って状況を確認する。これによって,審議が完了しているかどうかが判断できる。
    • Groupmax Mailの掲示板で認可一覧を確認する。また,認可された案件の詳細は,Groupmax Document ManagerのDocument Managerデータベースを参照して確認する。
  2. 業務プログラムの検討
    Groupmaxのアプリケーションプログラムと連携するため,Groupmax Integrated Desktopを利用します。したがって,業務プログラムは開発しません。
  3. 帳票の電子化
    この業務では,使用する帳票が既に電子化されているため,このまま使用します。
  4. 使用するユーザの選定
    業務運用管理者をユーザ区分がビジネスプロセス管理者である佐々木繁太さんとします。そのほかの作業者は,業務ロールとして選定します。