3.2.1 現行業務の分析

業務をワークフロー化するには,まず現行の業務の分析から始めます。

業務の分析では,現行の業務を,業務の流れと使用する文書とに分けて問題点を見付けます。これらの問題点を解決する方法を探りながら,業務の新しい流れを作成します。

<この項の構成>
(1) 現行業務の調査
(2) 現行業務の分析
(3) 新しい業務の流れの検討

(1) 現行業務の調査

  1. 現行業務の流れを調査する
    まず,現行の業務の流れを調査します。ここでは,「だれが」「何を」「だれに」送るのかの経路を明確にします。さらに,個々の作業者の作業の内容も調査します。
  2. 使用する文書を調査する
    続いて,業務でどのような文書が使用されているかを調査します。

(2) 現行業務の分析

  1. 業務の流れを見直す
    (1)で調査した業務の流れで,目的が不明確だったり,矛盾が生じている作業がないかを検討します。さらに,重複する作業がないか,並行して処理できないかなどを検討します。
  2. 使用する文書を見直す
    (1)で調査した文書に,不要な情報や重複する情報が含まれていないかなどを検討します。

(3) 新しい業務の流れの検討

(2)での見直しを基に,問題点を解決して,新しい業務の流れを作成します。