Groupmax Formでは,業務に応じた形式の伝票発行画面を作成して,帳票処理業務をコンピュータ化できます。伝票発行画面では,紙の帳票に記入するのと同様のイメージで,データを入力します。このとき,データベースのデータを参照したり,更新したりできます。また,電子印で伝票に捺印したり,メールやワークフローで伝票を送信したりできます。
(1) 自由な形式の伝票の作成と利用(伝票発行業務)
業務では,「売上伝票」や「旅費精算書」など,様々な形式の伝票を使います。Groupmax Formでは,紙の伝票と同じイメージの伝票発行画面を,業務に応じた形式で自由に作成できます。
伝票には,タイトルなどのように内容が決まっている箇所と,データを記入する箇所とがあります。データを記入する箇所には,あらかじめ定められたデータを記入する項目や,伝票ごとに異なるデータを記入する項目があります。Groupmax Formでは,マウス操作でこうした要素を作成して組み合わせることで,いろいろな形式の伝票発行画面を簡単に作成できます。
さらに,プッシュボタンなどのボタン,コンボボックス,画像(ビットマップ形式ファイル)などを利用して,コンピュータ化の利点を生かした操作性の良い画面を作成できます。また,文字の色や大きさを変えたり,項目を立体表示したりして,見やすく使いやすい画面を作成できます。
伝票発行画面の例を,図2-1に示します。
図2-1 伝票発行画面の例
(2) データベースの参照と更新
伝票の項目の中には,管理台帳などの内容を参照しながらデータを記入する項目があります。Groupmax Formでは,伝票の項目とデータベースの項目とを結び付けることで,データベースの内容を参照しながらデータを入力できます。また,伝票に入力したデータを使って,データベースの内容を更新できます。
例えば,伝票の項目「顧客コード」にカーソルが移動したとき,データベースの顧客データを一覧表示できます。一覧から選択したデータが,伝票に入力されます。また,伝票に入力した「商品コード」をキーにしてデータベースを検索して,対応する「商品名」や「単価」などのデータを自動的に入力できます。さらに,入力した「数量」や「金額」などの売上データで,データベースの内容を更新できます。
データベースの参照・更新の例を,図2-2に示します。
図2-2 データベースの参照・更新の例
(3) 伝票のグループ化
業務の内容によっては,一度に複数種類の伝票にデータを記入することがあります。Groupmax Formでは,複数の伝票をグループ化して,グループ伝票を作成できます。一つの伝票から別の伝票を呼び出したり,伝票間でデータを共有したりできます。
例えば,受け付けた注文のデータを「受付伝票」に入力した後,配送種別に応じて「普通配送伝票」や「特別配送伝票」を呼び出せます。このとき,「受付伝票」で入力したデータは,配送伝票に引き継げます。
伝票のグループ化の例を,図2-3に示します。
図2-3 伝票のグループ化の例
(4) 伝票への捺印
紙の伝票には,担当者がデータ記入後に捺印したり,管理者が承認の意味で捺印したりします。Groupmax Formでは,電子印を利用して,紙の場合と同様に伝票に捺印できます。
電子印は,印影にテキスト形式又はビットマップ形式のどちらかの形式を選択できます。また,捺印の日付を指定できます。さらに,捺印の権限を指定できます。これによって,捺印欄に捺印できる人を特定でき,不正な捺印を防げます。
電子印は,印の形を表示するだけでなく,伝票のデータを保護する機能があります。捺印欄に捺印して,メールを利用して伝票を送信すると,送信先では,あらかじめ指定した項目のデータは変更できなくなるので,データの改ざんを防げます。
一つの伝票には,複数の捺印欄を作成できます。捺印によってどの項目のデータを保護するかは,それぞれの捺印欄ごとに指定できます。そのため,一度捺印された伝票にデータを追記して,別の捺印欄に更に捺印できます。また,捺印を取り消して,データを訂正することもできます。
捺印とデータ保護の例を,図2-4に示します。
図2-4 捺印とデータ保護の例
(5) メール,ワークフローとの連携
帳票を処理するとき,部署内で帳票の審査・承認を受けたり,ほかの部署へ帳票を送ったりすることがあります。Groupmax Formでは,メールやワークフローを利用して,データを記入した伝票をほかの作業者へ送信したり回覧したりできます。
Groupmax Mailを使って,Groupmax Formの伝票を送信・回覧できます。また,Groupmax Workflow(ワークフロー)を使えば,帳票処理の流れを自動化できます。このとき,電子印で捺印することで,審査・承認ができます。そして,捺印の権限を指定しておくと,Groupmax Address(電子アドレス帳)を使って,捺印できる人を特定できます。さらに,メールで受信した伝票や,ワークフローでの処理が終わった伝票は,Groupmax Document Manager(文書管理)に登録することもできます。