2.3 メール,ワークフローとの連携

帳票を処理するとき,部署内で帳票の審査・承認を受けたり,ほかの部署へ帳票を送ったりすることがあります。また,ほかの作業者から受け取った伝票にデータを追加して,元の作業者や別の作業者に送ることもあります。Groupmax Formでは,メールシステムやワークフローシステムと連携して,伝票をほかの作業者へ送信したり,伝票処理の流れを自動化したりできます。

<この節の構成>
(1) メールとの連携
(2) ワークフローとの連携
(3) 文書管理との連携
(4) 電子アドレス帳との連携

(1) メールとの連携

データを入力した伝票を,メールシステムを使って,ほかの作業者へ送信したり回覧したりできます。GroupmaxのメールプログラムであるGroupmax Mailを利用できます。

伝票を送信するとき,伝票の実行に必要なファイルを添付できます。送信先では,添付されたデータベースファイルなどを使って,伝票を処理できます。

メールを使った運用例を,図2-10に示します。

図2-10 メールを使った運用例

[図データ]

電子印で伝票に捺印してデータを保護すれば,データの改ざんを防止できます。また,複数の捺印欄を作成すれば,紙の伝票と同様に審査・承認業務ができます。

電子印を使った運用例を,図2-11に示します。

図2-11 電子印を使った運用例

[図データ]

(2) ワークフローとの連携

帳票処理業務の多くは,処理経路がある程度定められています。GroupmaxのワークフロープログラムであるGroupmax Workflowでは,こうした処理の流れをワークフローとして定義できます。Groupmax Formでは,このGroupmax Workflowと連携することで,帳票処理業務の流れを自動化できます。

Groupmax Formの伝票発行画面は,ワークフローで案件を処理するときのフォーム(画面)として使えます。例えば,伝票に入力したデータを,案件としてワークフローに投入できます。また,受け取った案件データを伝票に読み込んで,データを追加したり更新したりできます。

ワークフローの各ノード(処理地点)では,それぞれ異なる伝票発行画面を利用できます。また,受け取った案件を次のノードへ遷移させるだけでなく,保留,取り消しの処理や,差し戻し,振り替え,相談の例外処理ができます。さらに,ダイアログボックスで遷移先を指定して遷移させることができます。

伝票発行画面は自由な形式で作成できるので,稟議書や営業報告など,様々な形態の帳票処理業務に適用できます。

ワークフローを使った運用例を,図2-12に示します。

図2-12 ワークフローを使った運用例

[図データ]

伝票発行画面を使った案件処理は,ダイアログボックスで簡単に定義できます。例えば,複数の案件を一度に処理する案件一括処理を指定したり,案件処理で使うボタンを作成したりできます。また,それらの案件処理の方法は,処理コマンドを使って,細かく定義することもできます。

案件処理の定義例を,図2-13に示します。

図2-13 案件処理の定義例

[図データ]

(3) 文書管理との連携

営業報告などの非定型データをデータベースに登録して管理すると,複数の作業者や部署で情報を共有できるようになります。Groupmaxの文書管理プログラムであるGroupmax Document Managerでは,こうした非定型データを管理するフォーム文書データベースを作成できます。

Groupmax Formの伝票発行画面を使って,Groupmax Document Managerで作成したフォーム文書データベースのデータや,Lotus Notesの文書データベースのデータを登録したり,参照したりできます。データの内容やデータの利用目的に応じた伝票発行画面を作成することで,情報を有効に活用できます。

文書管理を使った運用例(フォーム文書データベースの利用)を,図2-14に示します。

図2-14 文書管理を使った運用例(フォーム文書データベースの利用)

[図データ]

帳票の種類によっては,処理が終わった後も,データだけでなく帳票そのものを保管しておくことがあります。保管する帳票の種類や数が増えるに従って,管理は難しくなります。

Groupmax Formの伝票(画面形式,処理定義,データ)は,Groupmax Document Managerに登録して保管できます。Groupmax Document Managerの文書一覧機能や全文検索機能を使って,大量の伝票も効率良く管理できます。

文書管理を使った運用例(文書登録機能の利用)を,図2-15に示します。

図2-15 文書管理を使った運用例(文書登録機能の利用)

[図データ]

(4) 電子アドレス帳との連携

伝票や帳票には,部署内又はほかの部署で,審査・承認の捺印が必要となることがあります。

Groupmax Formの伝票や帳票は,審査・承認などの捺印の権限を指定できます。捺印の権限を指定しておくと,Groupmaxの電子アドレス帳プログラムであるGroupmax Addressを使って,捺印時に捺印者に対して捺印できるかどうかを判定できます。これによって,メールやワークフローを利用して,伝票や帳票に審査・承認を受ける場合に,不正な捺印を防げます。