3.8 案件の処理期限が迫っていたら通知する(一括登録・管理者用)

この節では,「ユーザトレー内案件の一括処理期限監視(管理者用)」エージェントについて説明します。

<この節の構成>
(1) エージェントの機能
(2) テンプレートの指定
(3) 注意事項・補足事項

(1) エージェントの機能

ユーザトレー内案件の一括処理期限監視(管理者用)」エージェントは,指定したユーザトレーに処理期限の迫っている案件があれば,処理期限が迫っていることを特定のユーザに通知します。通知には,E-mail及びGroupmax Mailを使用できます。

このエージェントを使えば,指定したユーザトレーの所有者は通知を受けたらすぐに案件を処理できます。また,至急処理しなければならない案件があるかどうかユーザトレーを見るという手間が省けます。

このエージェントの作成時には,監視するユーザトレーを一括登録できます。例えば,ワークフローサーバ内のすべてのユーザトレーを監視したい場合でも,システム管理者はエージェントを一つ作成するだけで済みます。ただし,通知メールの本文の内容はすべて同じになります。

(2) テンプレートの指定

「ユーザトレー内案件の一括処理期限監視(管理者用)」エージェントは,「ユーザトレー内の案件の処理期限が迫っていたら」というきっかけと,「メールで通知する」という動作から成り立ちます。

テンプレートから個人エージェントを作成するには,このきっかけと動作,及びそれぞれの詳細を指定します。指定する情報について説明します。

(a) エージェントが動作するきっかけ

[エージェント定義]ウィンドウの「エージェントが動作するきっかけ」には次の項目を指定します。

(b) きっかけの詳細

「エージェントが動作するきっかけ」の横にある[詳細]ボタンをクリックすると,[ユーザトレー情報指定]ダイアログが開きます。このダイアログで次の詳細情報を指定します。

サーバ
監視するユーザトレーがあるワークフローサーバのIPアドレス又はドメイン名を指定します。指定できるワークフローサーバは一つだけです。複数のワークフローサーバ上にあるユーザトレーを監視する場合は,ワークフローサーバごとにエージェントを作成してください。
ユーザ情報
指定したワークフローサーバにあるユーザトレーのうち,どのユーザのトレーを監視するのか,次の三つからどれか一つを指定します。
全ユーザ
すべてのユーザ。
ユーザID格納場所指定
特定のユーザ。監視対象のユーザID一覧ファイルの格納場所をフルパスで指定します。
「ユーザID格納場所指定」を指定した場合,ユーザID一覧の内容にエラーがあるときに,エラーを通知するかどうかを指定できます。通知するよう指定した場合は,エラーのあったことが活動ログに表示され,詳細情報がファイルに出力されます。
役職指定
指定した役職のユーザ。Address Serverで登録したユーザの役職名を指定してください。
 
また,監視対象に指定したユーザのうち,対象から外したいユーザを次のように指定できます。
ユーザID格納場所指定
特定のユーザ。監視対象外のユーザID一覧ファイルの格納場所をフルパスで指定します。
役職指定
指定した役職のユーザ。Address Serverで登録したユーザの役職名を指定してください。
案件情報
案件の情報として次の内容を指定できます。
処理期限
案件の処理期限までの残り日数があと何日になったらメールで通知するかを指定します。
優先度
監視の対象となる案件の優先度(普通・至急)を指定します。指定しない場合は,普通及び至急の案件が対象となります。
通知済み案件の再通知
処理期限が迫っている案件がある場合,既に通知済みの場合でも再度通知するかどうかを指定します。

(c) エージェントの動作

[エージェント定義]ウィンドウの「エージェントの動作」には次の項目を指定します。

(d) 動作の詳細

「エージェントの動作」の横にある[詳細]ボタンをクリックすると,[送信メール指定]ダイアログが開きます。このダイアログで,次の情報を指定します。

メッセージ
送信するメールの主題及び本文を指定します。このほか,本文には次の情報が自動的に付加されます。
トレー所有者名,ユーザトレー監視時刻,該当する案件数,案件の主題,処理期限,案件投入者名,ワークID
メールの宛先は,対象となる案件を保有しているトレーの所有者になります。
アドレス情報
ユーザID・E-mailアドレス対応ファイルの格納場所をフルパスで指定します。
また,指定した対応ファイルにエラーがあるときに,エラーを通知するかどうかを指定できます。通知するよう指定した場合は,エラーのあったことが活動ログに表示され,詳細情報がファイルに出力されます。

(3) 注意事項・補足事項