3.3 ユーザトレーに案件が着信していたら通知する(一般ユーザ用)

この節では,「ユーザトレー内案件の着信監視」エージェントについて説明します。

<この節の構成>
(1) エージェントの機能
(2) テンプレートの指定
(3) 注意事項・補足事項

(1) エージェントの機能

ユーザトレー内案件の着信監視」エージェントは,個人エージェントを作成したユーザのトレーに案件が到着すると,案件が到着したことを特定のユーザに通知します。通知には,メール(E-mail,Groupmax Mail)及びメッセージダイアログを使用できます。

このエージェントを使えば,一般ユーザは通知を受けたらすぐに案件を処理できます。また,至急処理しなければならない案件があるかどうかユーザトレーを見るという手間が省けます。

(2) テンプレートの指定

「ユーザトレー内案件の着信監視」エージェントは,「ユーザトレーに案件が到着したら」というきっかけと,「メール又はメッセージダイアログで通知する」という動作から成り立ちます。

テンプレートから個人エージェントを作成するには,このきっかけと動作,及びそれぞれの詳細を指定します。指定する情報について説明します。

(a) エージェントが動作するきっかけ

[エージェント定義]ウィンドウの「エージェントが動作するきっかけ」には次の項目を指定します。

(b) きっかけの詳細

「エージェントが動作するきっかけ」の横にある[詳細]ボタンをクリックすると,[案件処理期限監視の指定]ダイアログが開きます。このダイアログで次の詳細情報を指定します。

処理期限の残り日数
到着した案件の処理期限までの残り日数があと何日になったらメール,又はメッセージダイアログで通知するかを指定します。
案件の優先度
監視の対象となる案件の優先度(普通・至急・両方共)を指定します。
通知済み案件の再通知
到着した案件が処理されていない場合,既に通知済みの場合でも再度通知するかどうかを指定します。

(c) エージェントの動作

[エージェント定義]ウィンドウの「エージェントの動作」には次の項目を指定します。

(d) 動作の詳細

「エージェントの動作」の横にある[詳細]ボタンをクリックすると,[動作-メール指定]ダイアログが開きます。このダイアログで次の詳細情報を指定します。

種別
メールの送信にE-mailを使用するかGroupmax Mailを使用するかを指定します。
宛先
案件が到着したことを通知したい相手の宛先を指定します。Groupmax Mailの場合はニックネームを,E-mailの場合はE-mailのアドレスを指定します。宛先は複数指定できます。ただし,ニックネームとE-mailのアドレスを混在して指定することはできません。
主題及びメッセージ
送付するメールの主題及び本文を指定します。このほか,送付されるメールの本文には,次の情報が自動的に付加されます。
トレーの所有者,トレーの監視時刻,該当する案件数,該当する案件ごとの情報(案件の主題,処理期限,案件投入者名及びワークID)
 

「エージェントの動作」の横にある[詳細]ボタンをクリックすると,[動作-メッセージ指定]ダイアログが開きます。このダイアログで次の詳細情報を指定します。

宛先
メッセージダイアログを表示する相手のGroupmaxのニックネームを指定します。宛先は複数指定できます。
メッセージ
表示するメッセージの内容を指定します。

(3) 注意事項・補足事項