3.5 案件の処理期限が迫っていたら通知する(管理者用)
この節では,「ユーザトレー内案件の処理期限監視(管理者用)」エージェントについて説明します。
- <この節の構成>
- (1) エージェントの機能
- (2) テンプレートの指定
- (3) 注意事項・補足事項
(1) エージェントの機能
「ユーザトレー内案件の処理期限監視(管理者用)」エージェントは,指定したユーザトレーに処理期限の迫っている案件があれば,処理期限が迫っていることを特定のユーザに通知します。通知には,メール(E-mail,Groupmax Mail)及びメッセージダイアログを使用できます。
このエージェントを使えば,指定したユーザトレーの所有者は案件を忘れないで処理できます。また,至急処理しなければならない案件があるかどうかユーザトレーを見るという手間が省けます。
(2) テンプレートの指定
「ユーザトレー内案件の処理期限監視(管理者用)」エージェントは,「ユーザトレーの案件の処理期限が迫っていたら」というきっかけと,「メール又はメッセージダイアログで通知する」という動作から成り立ちます。
テンプレートから個人エージェントを作成するには,このきっかけと動作,及びそれぞれの詳細を指定します。指定する情報について説明します。
(a) エージェントが動作するきっかけ
[エージェント定義]ウィンドウの「エージェントが動作するきっかけ」には次の項目を指定します。
- 何を監視しますか?:案件処理期限
- どうなったら?:期限になったら
(b) きっかけの詳細
「エージェントが動作するきっかけ」の横にある[詳細]ボタンをクリックすると,[案件処理期限監視の指定]ダイアログが開きます。このダイアログで次の詳細情報を指定します。
- 処理期限の残り日数
- 案件の処理期限までの残り日数があと何日になったらメール,又はメッセージダイアログで通知するかを指定します。
- トレーの所有者
- 監視するユーザトレーの所有者をニックネームで指定します。
- 案件の優先度
- 監視の対象となる案件の優先度(普通・至急・両方共)を指定します。
- 通知済み案件の再通知
- 処理期限が迫っている案件がある場合,既に通知済みの場合でも再度通知するかどうかを指定します。
(c) エージェントの動作
[エージェント定義]ウィンドウの「エージェントの動作」には次の項目を指定します。
- 何を動作の対象にしますか?:メール又はメッセージ
メールで通知するか,メッセージダイアログで通知するかを選択します。
- どういう動作をしますか?:送信する又は表示する
動作の対象に「メール」を選択した場合は「送信する」が,「メッセージ」を選択した場合は「表示する」が設定されます。
(d) 動作の詳細
「エージェントの動作」の横にある[詳細]ボタンをクリックすると,[動作-メール指定]ダイアログが開きます。このダイアログで次の詳細情報を指定します。
- 種別
- メールの送信にE-mailを使用するかGroupmax Mailを使用するかを指定します。
- 宛先
- 処理期限が迫っていることを通知したい相手の宛先を指定します。Groupmax Mailの場合はニックネームを,E-mailの場合はE-mailのアドレスを指定します。宛先は複数指定できます。ただし,ニックネームとE-mailのアドレスを混在して指定することはできません。
- 主題及びメッセージ
- 送付するメールの主題及び本文を指定します。このほか,送付されるメールの本文には次の情報が自動的に付加されます。
- トレーの所有者,トレーの監視時刻,該当する案件数,該当する案件ごとの情報(案件の主題,処理期限,案件投入者名及びワークID)
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「エージェントの動作」の横にある[詳細]ボタンをクリックすると,[動作-メッセージ指定]ダイアログが開きます。このダイアログで次の詳細情報を指定します。
- 宛先
- メッセージダイアログを表示する相手のGroupmaxのニックネームを指定します。宛先は複数指定できます。
- メッセージ
- 表示するメッセージの内容を指定します。
(3) 注意事項・補足事項
- 監視する時刻のデフォルトは,エージェント登録時及び毎日8:00です。ただし,エージェントが登録された時刻から次の監視時刻までの間が10分以内の場合は,登録時には監視されません。
- 一つのAgent Serverに登録できる個人エージェントの上限は3,000なので,監視するユーザトレーが多いときは,「ユーザトレー内案件の一括処理期限監視(管理者用)」エージェントを使用してください。このエージェントは,一つの個人エージェントで複数のユーザトレーを監視できます。ただし,通知はメールだけになります。