3.2 ユーザトレーに案件が新着したら通知する(一括登録・管理者用)

この節では,「ユーザトレー内案件の一括新着監視(管理者用)」エージェントについて説明します。

<この節の構成>
(1) エージェントの機能
(2) テンプレートの指定
(3) 注意事項・補足事項

(1) エージェントの機能

ユーザトレー内案件の一括新着監視(管理者用)」エージェントは,指定したユーザトレーに案件が到着すると,案件が到着したことをトレーの所有者に通知します。通知には,E-mail及びGroupmax Mailを使用できます。

このエージェントを使えば,指定したユーザトレーの所有者は通知を受けたらすぐに案件を処理できます。また,案件が来ているかどうか,ユーザトレーを何度も見るという手間が省けます。

このエージェントの作成時には,監視するユーザトレーを一括登録できます。例えば,ワークフローサーバ内のすべてのユーザトレーを監視したい場合でも,システム管理者はエージェントを一つ作成するだけで済みます。ただし,通知メールの本文の内容はすべて同じになります。

(2) テンプレートの指定

「ユーザトレー内案件の一括新着監視(管理者用)」エージェントは,「ユーザトレーに案件が新着したら」というきっかけと,「メールで通知する」という動作から成り立ちます。

テンプレートから個人エージェントを作成するには,このきっかけと動作,及びそれぞれの詳細を指定します。指定する情報について説明します。

(a) エージェントが動作するきっかけ

[エージェント定義]ウィンドウの「エージェントが動作するきっかけ」には次の項目を指定します。

(b) きっかけの詳細

「エージェントが動作するきっかけ」の横にある[詳細]ボタンをクリックすると,[ユーザトレー情報指定]ダイアログが開きます。このダイアログで次の詳細情報を指定します。

サーバ
監視するユーザトレーがあるワークフローサーバのIPアドレス又はドメイン名を指定します。指定できるワークフローサーバは一つだけです。複数のワークフローサーバ上にあるユーザトレーを監視する場合は,ワークフローサーバごとにエージェントを作成してください。
ユーザ情報
指定したワークフローサーバにあるユーザトレーのうち,どのユーザのトレーを監視するのか,次の三つからどれか一つを指定します。
全ユーザ
すべてのユーザ。
ユーザID格納場所指定
特定のユーザ。監視対象のユーザID一覧ファイルの格納場所をフルパスで指定します。
「ユーザID格納場所指定」を指定した場合,ユーザID一覧の内容にエラーがあるときに,エラーを通知するかどうかを指定できます。通知するよう指定した場合は,エラーのあったことが活動ログに表示され,詳細情報がファイルに出力されます。
役職指定
指定した役職のユーザ。Address Serverで登録したユーザの役職名を指定してください。
 
また,監視対象に指定したユーザのうち,対象から外したいユーザを次のように指定できます。
ユーザID格納場所指定
特定のユーザ。監視対象外のユーザID一覧ファイルの格納場所をフルパスで指定します。
役職指定
指定した役職のユーザ。Address Serverで登録したユーザの役職名を指定してください。
案件情報
監視の対象となる案件の優先度(普通・至急)を指定できます。指定しない場合は,普通及び至急の案件が監視の対象となります。

(c) エージェントの動作

[エージェント定義]ウィンドウの「エージェントの動作」には次の項目を指定します。

(d) 動作の詳細

「エージェントの動作」の横にある[詳細]ボタンをクリックすると,[送信メール指定]ダイアログが開きます。このダイアログで,次の情報を指定します。

メッセージ
送信するメールの主題及び本文を指定します。メールの宛先は,案件が新着したトレーのユーザです。メールの本文には,ユーザトレーの監視時刻が自動的に付加されます。
アドレス情報
ユーザID・E-mailアドレス対応ファイルの格納場所をフルパスで指定します。
また,指定した対応ファイルにエラーがあるときに,エラーを通知するかどうかを指定できます。通知するよう指定した場合は,エラーのあったことが活動ログに表示され,詳細情報がファイルに出力されます。

(3) 注意事項・補足事項