3.2 ユーザトレーに案件が新着したら通知する(一括登録・管理者用)
この節では,「ユーザトレー内案件の一括新着監視(管理者用)」エージェントについて説明します。
- <この節の構成>
- (1) エージェントの機能
- (2) テンプレートの指定
- (3) 注意事項・補足事項
(1) エージェントの機能
「ユーザトレー内案件の一括新着監視(管理者用)」エージェントは,指定したユーザトレーに案件が到着すると,案件が到着したことをトレーの所有者に通知します。通知には,E-mail及びGroupmax Mailを使用できます。
このエージェントを使えば,指定したユーザトレーの所有者は通知を受けたらすぐに案件を処理できます。また,案件が来ているかどうか,ユーザトレーを何度も見るという手間が省けます。
このエージェントの作成時には,監視するユーザトレーを一括登録できます。例えば,ワークフローサーバ内のすべてのユーザトレーを監視したい場合でも,システム管理者はエージェントを一つ作成するだけで済みます。ただし,通知メールの本文の内容はすべて同じになります。
(2) テンプレートの指定
「ユーザトレー内案件の一括新着監視(管理者用)」エージェントは,「ユーザトレーに案件が新着したら」というきっかけと,「メールで通知する」という動作から成り立ちます。
テンプレートから個人エージェントを作成するには,このきっかけと動作,及びそれぞれの詳細を指定します。指定する情報について説明します。
(a) エージェントが動作するきっかけ
[エージェント定義]ウィンドウの「エージェントが動作するきっかけ」には次の項目を指定します。
- 何を監視しますか?:ユーザトレー内案件
- どうなったら?:新着したら
(b) きっかけの詳細
「エージェントが動作するきっかけ」の横にある[詳細]ボタンをクリックすると,[ユーザトレー情報指定]ダイアログが開きます。このダイアログで次の詳細情報を指定します。
- サーバ
- 監視するユーザトレーがあるワークフローサーバのIPアドレス又はドメイン名を指定します。指定できるワークフローサーバは一つだけです。複数のワークフローサーバ上にあるユーザトレーを監視する場合は,ワークフローサーバごとにエージェントを作成してください。
- ユーザ情報
- 指定したワークフローサーバにあるユーザトレーのうち,どのユーザのトレーを監視するのか,次の三つからどれか一つを指定します。
- 全ユーザ
- すべてのユーザ。
- ユーザID格納場所指定
- 特定のユーザ。監視対象のユーザID一覧ファイルの格納場所をフルパスで指定します。
- 「ユーザID格納場所指定」を指定した場合,ユーザID一覧の内容にエラーがあるときに,エラーを通知するかどうかを指定できます。通知するよう指定した場合は,エラーのあったことが活動ログに表示され,詳細情報がファイルに出力されます。
- 役職指定
- 指定した役職のユーザ。Address Serverで登録したユーザの役職名を指定してください。
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- また,監視対象に指定したユーザのうち,対象から外したいユーザを次のように指定できます。
- ユーザID格納場所指定
- 特定のユーザ。監視対象外のユーザID一覧ファイルの格納場所をフルパスで指定します。
- 役職指定
- 指定した役職のユーザ。Address Serverで登録したユーザの役職名を指定してください。
- 案件情報
- 監視の対象となる案件の優先度(普通・至急)を指定できます。指定しない場合は,普通及び至急の案件が監視の対象となります。
(c) エージェントの動作
[エージェント定義]ウィンドウの「エージェントの動作」には次の項目を指定します。
- 何を動作の対象にしますか?:GroupMail又はE-mail
通知をGroupmax Mailで送信するか,E-mailで送信するかを選択します。
- どういう動作をしますか?:送信する
(d) 動作の詳細
「エージェントの動作」の横にある[詳細]ボタンをクリックすると,[送信メール指定]ダイアログが開きます。このダイアログで,次の情報を指定します。
- メッセージ
- 送信するメールの主題及び本文を指定します。メールの宛先は,案件が新着したトレーのユーザです。メールの本文には,ユーザトレーの監視時刻が自動的に付加されます。
- アドレス情報
- ユーザID・E-mailアドレス対応ファイルの格納場所をフルパスで指定します。
- また,指定した対応ファイルにエラーがあるときに,エラーを通知するかどうかを指定できます。通知するよう指定した場合は,エラーのあったことが活動ログに表示され,詳細情報がファイルに出力されます。
(3) 注意事項・補足事項
- 監視する時刻のデフォルトは,エージェント登録時及び7:00から4時間ごとです。ただし,エージェントが登録された時刻から次の監視時刻までの間が10分以内の場合は,登録時には監視されません。
- 一つのAgent Serverに登録できる個人エージェントの上限は3,000なので,監視するユーザトレーが多いときは,この「ユーザトレー内案件の一括新着監視(管理者用)」エージェントを使用してください。
監視対象のユーザトレーごとに通知内容を変更したい場合や,通知にメッセージダイアログを使用したい場合は,「ユーザトレー内案件の着信監視」エージェントを使用してください。ただし,監視するユーザトレーごとに個人エージェントを作成する必要があります。
- 処理するユーザ数が多い場合は,エージェントの処理時間が掛かります。処理時間よりも監視間隔が短いと,監視間隔ごとに処理できなくなります。