5.5 指定した時間に特定のフォルダの文書の登録を監視する(管理者用)

この節では,「共用キャビネット内文書の登録監視(管理者用)」エージェントについて説明します。

<この節の構成>
(1) エージェントの機能
(2) テンプレートの指定
(3) 注意事項・補足事項

(1) エージェントの機能

共用キャビネット内文書の登録監視(管理者用)」エージェントは,指定した時間に,指定したフォルダに新しく文書が登録されていた場合に,次のどれかの動作を行います。

このエージェントを使えば,文書が登録されているかどうか,フォルダを何度も見るという手間が省けます。また,登録された文書の処理に必要な業務プログラムを探して起動するという手間が省けます。

(2) テンプレートの指定

「共用キャビネット内文書の登録監視(管理者用)」エージェントは,「指定した時間になったら」というきっかけと,「メールを送信する」「メッセージを表示する」又は「業務プログラムを起動する」という動作から成り立ちます。

テンプレートから個人エージェントを作成するには,このきっかけと動作,及びそれぞれの詳細を指定します。指定する情報について説明します。

(a) エージェントが動作するきっかけ

[エージェント定義]ウィンドウの「エージェントが動作するきっかけ」には次の項目を指定します。

(b) きっかけの詳細

「エージェントが動作するきっかけ」の横にある[詳細]ボタンをクリックすると,[起動スケジュール - 時間指定]ダイアログが開きます。このダイアログで時刻を指定します。時刻は,「毎週月曜日の11時」や「2月18日の15時」などいろいろな指定ができます。

(c) エージェントの動作

[エージェント定義]ウィンドウの「エージェントの動作」には,動作の内容に応じて,次の項目を指定します。

メールを送付する場合
メッセージを表示する場合
業務プログラムを起動する場合

(d) 動作の詳細

「エージェントの動作」の横にある[詳細]ボタンをクリックすると,[文書指定]ダイアログが開きます。このダイアログで次の詳細情報を指定します。

サーバ
監視対象となる一般文書が格納されているDocument ManagerサーバのIPアドレス又はドメイン名を指定します。サーバアドレスにドメイン名を指定する場合は,Agent Serverが認識できるものにしてください。指定できるDocument Managerサーバは一つだけです。複数のDocument Managerサーバ上にあるフォルダを対象にする場合は,Document Managerサーバごとにエージェントを作成してください。
フォルダ定義
監視対象となるフォルダを指定します。フォルダID又はフォルダ名を指定できます。フォルダ名を指定した場合,同じ名称のフォルダが複数あるときは,同じ名称のフォルダすべてが対象となります。
メッセージ
メールの送信又はメッセージの表示を行う場合だけ指定できます。
  • メールを送信する場合
    送信するメールについて,次の情報を指定します。
宛先
文書の登録を通知したい相手の宛先を指定します。Groupmax Mailの場合はニックネームを,E-mailの場合はE-mailのアドレスを指定します。宛先は複数指定できます。ただし,ニックネームとE-mailのアドレスを混在して指定することはできません。
主題及び本文
送付するメールの主題及び本文を指定します。
詳細情報添付
送信メールに,登録された文書の詳細情報を記したファイルを添付したい場合,この項目をチェックします。添付ファイルの名称は「agdocinf.txt」です。ファイルには,次の内容が記されます。
監視時刻,監視フォルダ名,監視フォルダID,登録された文書数,文書ごとの情報(文書名,文書ID,作成日時,作成者,更新日時,更新者)
  • メッセージダイアログを表示する場合
    表示するメッセージダイアログについて,次の情報を指定します。
宛先
メッセージダイアログを表示する相手のGroupmaxのニックネームを指定します。宛先は複数指定できます。
本文
表示するメッセージの内容を指定します。
業務プログラム
業務プログラムを起動する場合だけ指定できます。起動する業務プログラムについて,次の内容を指定します。
コマンドライン
起動する業務プログラムの文書管理サーバでのパスをフルパス,又は相対パス(ファイル名だけの場合を含む)で指定します。相対パスを指定すると,WindowsNTの場合は「Document Manager Agentインストールフォルダ(ディレクトリ)¥SVup」,UNIXの場合は「/groupmax/DocumentManagerAgent/UP」からの相対パスとして扱われます。
文書の情報をファイルで取得する
エージェントが実行されるきっかけとなった文書の情報をファイルで取得するかどうかを指定します。業務プログラムで文書の情報が必要な場合,この項目をチェックして,「文書情報出力フォルダ/ディレクトリ」にファイルの格納場所を指定します。Document Manager Agentは,指定されたフォルダ(ディレクトリ)の下に「DAfileinfoXXXXX」(XXXXXはシーケンス番号)というファイルを作成します。
ファイルで取得できる情報には,次のものがあります。
監視時刻,監視フォルダ名,監視フォルダID,登録された文書数,文書ごとの情報(文書名,文書ID,作成日時,作成者,更新日時,更新者)
なお,取得したファイルは不要になった時点で削除してください。自動的には削除されません。

(3) 注意事項・補足事項