7.4.3 登録用属性ファイル

登録用属性ファイルは,文書の属性を記述するためのファイルです。登録用属性ファイルの形式については,「付録B 属性ファイル」を参照してください。

ここでは,文書の一括登録の際に必要な項目について説明します。

<この項の構成>
(1) 登録用属性ファイルの必要項目
(2) 登録用属性ファイルの作成
(3) 登録用属性ファイルの作成時の注意事項

(1) 登録用属性ファイルの必要項目

登録用属性ファイルは,文書格納ディレクトリに作成します。登録用属性ファイルに定義する項目を,次の表に示します。

表7-6 登録用属性ファイルに定義する項目

属性名必要可否説明
文書名必ず指定する。
文書データベースID必ず指定する。
文書データベース名指定すると,文書データベースIDと照合される。文書データベースIDと文書データベース名が一致しない場合は,エラーになる。
所有者名指定すると,文書の登録後に変更される。
作成者名指定すると,文書の登録後に変更される。
コメント指定すると,文書の登録後に変更される。
分類索引名指定すると,文書と分類索引をリンクする。
フォルダ名指定したフォルダに文書が登録される。指定しない場合,文書はデフォルトのフォルダに登録される。フォルダIDの指定を省略すると,同じフォルダ名が複数ある場合には,フォルダIDが最も小さいフォルダに登録される。
ユーザ定義属性指定すると,ユーザ定義属性の属性値が設定される。

(凡例)

○:必ず指定する。

△:必要に応じて指定する。

注 上記以外の属性を定義しても,属性は変更されません。ただし,存在しない属性や誤った属性を指定すると,エラーになります。したがって,必要のない項目は指定しないでください。


登録用属性ファイルを作成するには,次の方法があります。

(2) 登録用属性ファイルの作成

(a) 登録用属性ファイルの形式に従って作成する

付録B 属性ファイル」の形式に従って,登録用属性ファイルを作成する方法です。このうち,文書の一括登録で必要な項目だけを定義します。

定義例を次に示します。なお,定義例での数字の項目については,各属性で共通の内容です。

図7-5 登録用属性ファイルの定義例

[図データ]

注 図中の数字は,それぞれ次の属性を示します。

  1. 属性識別子
  2. 属性名
  3. 属性型
  4. 属性種類
  5. 属性アクセス権
  6. 属性検索権
  7. 属性値情報行数
  8. 属性値
注※1 文書データベース名を指定すると,文書データベースIDと照合されます。文書データベースIDと文書データベース名の内容が一致しない場合は,エラーになります。
注※2 指定すると,文書の登録後に指定した内容に変更されます。
注※3 分類索引名及び分類名を指定すると,文書とリンクさせます。
注※4 フォルダ名を指定すると,文書を指定したフォルダに登録します。指定しない場合,文書はデフォルトのフォルダに登録します。また,指定した内容に誤りがある場合,文書はデフォルトのフォルダに登録します。
注※5 ユーザ定義属性を指定する場合は,次の点に注意してください。
  • 指定するユーザ定義属性は,登録先の一般文書データベースに追加されている必要があります。また,指定する属性名及び属性型の両方が,登録先の一般文書データベースに追加した属性と一致していなければなりません。
  • 属性識別子には,任意の値を指定できます(参照用属性ファイルにユーザ定義属性を出力する場合は,30000以降の値が出力されます)。
  • オブジェクトリスト型の属性値を指定する場合,Document Managerの環境に存在するオブジェクトIDを指定しなければなりません。
  • ユーザ定義属性は,複数個,指定できます。ただし,同じ属性名を重複して指定することはできません。

登録用属性ファイルの形式及び内容については,「付録B 属性ファイル」を参照してください。

(b) 他文書の参照用属性ファイルを複写して作成する

既にDocument Managerデータベースに登録されている文書の参照用属性ファイルを複写して,登録用属性ファイルを作成する方法です。

参照用属性ファイルから登録用属性ファイルを作成する定義例を次に示します。

図7-6 参照用属性ファイルから登録用属性ファイルを作成する定義例

[図データ]

(参照用属性ファイルの修正内容)

  1. 文書名を,登録する文書の名称に変更します。
  2. 文書を登録する文書データベースIDに変更します。
  3. 必要があれば修正します。修正すると,2で指定した文書データベースIDと照合されます。文書データベースIDと文書データベース名の内容が一致しない場合は,エラーになります。文書データベース名を照合する必要がない場合は,削除してください。
  4. 必要があれば修正します。修正すると,変更した内容で一括登録されます。削除すると,Document Manager管理者のユーザID及びユーザ名になります。
  5. 必要があれば修正します。修正すると,変更した内容で一括登録されます。一括登録する必要がない場合は削除してください。
  6. 文書を分類索引にリンクする場合は,分類索引名及び分類名を追加してください。
注※1 修正しても属性は変更されません。ただし,存在しない属性や誤った属性を指定すると,エラーになります。したがって,必要のない属性を指定したり修正したりしないでください。
注※2 ユーザ定義属性を指定する場合は,次の点に注意してください。
  • 指定するユーザ定義属性は,登録先の一般文書データベースに追加されている必要があります。また,指定する属性名及び属性型の両方が,登録先の一般文書データベースに追加した属性と一致していなければなりません。
  • 属性識別子には,任意の値を指定できます(参照用属性ファイルにユーザ定義属性を出力する場合は,30000以降の値が出力されます)。
  • オブジェクトリスト型の属性値を指定する場合,Document Managerの環境に存在するオブジェクトIDを指定しなければなりません。
  • ユーザ定義属性は,複数個,指定できます。ただし,同じ属性名を重複して指定することはできません。

(3) 登録用属性ファイルの作成時の注意事項