1.1.2 Document Managerの特長
ここでは,Document Managerの持つ機能と特長について説明します。
- 文書を統括して情報を共有化
Document Managerではデータベースで文書を管理します。分散したコンピュータ上で独立している文書をデータベースで統括して管理できるので,大切な情報は常に最新の状態でグループや企業内で共有できます。ただし,公開したくない文書にはアクセス権(文書を参照したり編集したりできる権限)を設定できるので,機密を守って管理することもできます。
- 文書を体系化して分類,整理
Document Managerのデータベースには,ユーザの利用環境に合わせてフォルダを定義できます。文書をフォルダに格納することで,体系的に管理できるようになります。また,文書には複数の索引を付けることができるので,フォルダとは別の観点で文書を分類,整理できます。
- 文書をいろいろな方法で検索
文書を管理するフォルダの体系をたどったり,索引を基に文書を絞り込みながら検索できます。また,Document Managerで管理する文書には,作成した日付や作成者などの属性が付けられます。この属性を基に文書を検索できます。さらに,文書中の単語をキーワードにして検索することもできます(全文検索サーバとの連携が必要です)。
- 文書の再利用
電子化された文書は,内容を更新して再利用できます。例えば, Document Managerに,議事録や旅費精算書のような定型文書のフォーマットを文書として登録しておきます。議事録や旅費精算書を作成するときには,このフォーマットをダウンロードして,必要なデータを入力するだけです。
- Windowsアプリケーションプログラムとの連携
Document Managerは,WordやExcelといったWindowsアプリケーションプログラムで作成したファイルを文書として管理できます。したがって,Document Managerの導入前に作成したファイルを管理する場合でも,そのファイルを作成し直したり,特別にデータを変換したりする必要はありません。