(1) 文書を一括登録するには
文書を一括登録する手順を次に示します。
なお,文書を登録する文書データベースには,必ずAP識別子を設定しておいてください。
(2) 文書の一括登録に使用するファイルとコマンド
ここでは,文書の一括登録に必要なファイルと,使用するコマンドの概要を説明します。
(a) 登録用属性ファイルの作成
ほかのアプリケーションプログラムで作成した文書は,属性が付いていないためDocument Managerデータベースに登録できません。そこで,作成した文書に属性を付ける必要があります。
文書の属性は,登録用属性ファイルに記述します。登録用属性ファイルは,文書格納ディレクトリに作成します。文書格納ディレクトリは,文書,登録用属性ファイル,関連ファイルなど,文書に関連するファイルを格納するディレクトリです。
文書格納ディレクトリの例を,図7-1に示します。
図7-1 文書格納ディレクトリの例
文書格納ディレクトリは,任意のディレクトリに作成してください。ただし,登録文書ごとにディレクトリを分けることをお勧めします。
また,文書実体ファイル名及び登録用属性ファイル名に使用できる文字の規則を次に示します。
次に,登録用属性ファイルの定義例を示します。
(例1)
文書1をフォルダ「平成8年上期」,一般文書データベース「顧客情報」下に登録する場合の登録用属性ファイルの例
図7-2 登録用属性ファイルの例
注※ 文書データベースIDは,Document Manager Clientの文書DB属性ダイアログボックスで参照してください。
この例は,文書1に対する登録用属性ファイルの記述例です。この例では,文書1をフォルダ「平成8年上期」,一般文書データベース「顧客情報」に所属させることを示しています。なお,一括登録する文書すべてに対して,それぞれ登録用属性ファイルが必要です。
(b) 定義ファイルの作成
登録用属性ファイルを作成した後,定義ファイルを作成します。定義ファイルには,登録する文書の文書名及び登録用属性ファイルの文書名を記述します。定義ファイルは,Document Managerサーバから参照できる場所に作成してください。
定義ファイルの作成例を次に示します。
図7-3 定義ファイルの作成例
この例の1では,登録用属性ファイル「文書1.arg」に記述した文書データベースに,文書「文書1.doc」の文書を作成して,Document Managerデータベースに登録することを示しています。
同様に,2では文書「文書2.doc」,3では「文書3.doc」に関して記述しています。
(c) 一括登録ユティリティの実行
文書を一括登録するには,一括登録ユティリティを実行します。一括登録ユティリティを実行すると,文書格納ディレクトリから,定義ファイルに定義した文書を一括登録します。
一括登録ユティリティの入力例を,次に示します。
ISregist -d /usr/infoshare/tmp …1
-f /tmp/regist_file …2
(3) 文書を一括登録する時に分類索引に登録するには
ここでは,文書を一括登録する時に分類索引に登録する操作を説明します。
(a) 登録用属性ファイルの作成
文書を一括登録する際に,登録用属性ファイルに,文書をリンクする分類索引名及び分類名を記述します。
登録用属性ファイルの記述例を示します。
(例2)
文書1を分類索引に登録する場合の登録用属性ファイルの例
図7-4 文書を分類索引に登録する場合の登録用属性ファイルの例
この例では,文書1を組織分類索引の分類「営業第1課」,及び電気製品分類索引の分類「ステレオ」にリンクすることを示します。
分類索引名及び分類名を記述するときの注意事項を次に示します。
(b) 定義ファイルの作成
文書の一括登録と同様に,定義ファイルを作成します。
(c) 一括登録ユティリティの実行
文書の一括登録と同様に,一括登録ユティリティを実行して,文書を一括登録します。
(4) 関連ファイルを一括登録するには
関連ファイルを文書とともに一括登録する操作は,「(1)文書を一括登録するには」と同じです。
ただし,次の点に注意してください。