1.3 Bibliotheca21 Personalの機能

Bibliotheca21 Personalの機能について説明します。Bibliotheca21 Personalには,次の機能があります。

<この節の構成>
(1) 検索用のインデックスを作成します
(2) メールの情報の整合性を確保します
(3) IFilterの追加を監視します
(4) 検索フォルダを指定できます
(5) 検索インデックスを最適化します
(6) 検索を実行する画面を提供しています
(7) データベース領域のディスク残容量をチェックします

(1) 検索用のインデックスを作成します

Bibliotheca21 Personalは,検索対象のフォルダ下にあるGroupmaxのメールの情報から,メールの本文,添付ファイル,主題,送信者などを検索するための検索インデックスを作成します。

Bibliotheca21 Personalでの添付ファイルの扱いについて
Bibliotheca21 Personalでは,添付ファイルの内容をテキスト形式で出力し,検索対象として扱います。Bibliotheca21 Personalが対応している添付ファイルの種類は,ご使用のOSに付属しているIFilterのサポート範囲(テキスト形式,HTML形式,Word形式,Excel形式,PowerPoint形式)に従います。PDF形式のファイルについては,PDF用のIFilterを入手してインストールすると,検索対象とすることができます。
また,Groupmaxのメールが添付されている場合は,そのメールに添付されているファイルも検索対象とします。例えば,Aメールを添付したBメールがあるとします。そのBメールを添付したCメールの場合,Cメールの添付Bメールを本文として取り出し,さらにBメールからAメールを取り出します。この処理は,添付ファイルが存在しなくなるまで繰り返されます。
ただし,次のメールの添付ファイルは,検索対象になりません。
  • HEADER00.txt~HEADERnn.txt(nn:2けたの数字)
    E-Mailから受信したメールに添付されるファイルです。SMTPホストの経由などのログファイルで,メール本文の内容とは無関係な情報のため,検索対象になりません。
  • RFB1.rtf
    Groupmax World Wide Webから転送されたメールに付与されるリッチテキストファイルです。リッチテキストファイルとメール本文は同じ内容です。このため,検索対象になりません。

(2) メールの情報の整合性を確保します

Bibliotheca21 Personalは,検索対象のフォルダ下にあるメールの情報と,検索インデックスの情報の整合性を確保します。そのため,ユーザーは検索対象のフォルダにある最新のメールの情報を検索でき,検索結果と検索対象のフォルダにあるメールの情報が不一致になることがありません。

(3) IFilterの追加を監視します

Bibliotheca21 PersonalをインストールしたあとにIFilterをインストールすると,それを自動的に検知して,検索対象にできなかった添付ファイルの検索インデックスを作成します。

(4) 検索フォルダを指定できます

Bibliotheca21 Personalでは,検索対象のフォルダを指定できます。デフォルトでは,Groupmax Integrated Desktopのメールを格納するローカルフォルダ,およびGroupmax Client Lightのメールフォルダを検索対象とします。検索対象のフォルダは,デフォルトのフォルダ以外に4個まで指定できます。

ただし,次に示すものは検索フォルダとして指定できませんのでご注意ください。

検索対象のフォルダを指定する方法については,「4.2 メールの検索先を設定する」を参照してください。

注意
Groumax Client Light Exはデフォルトで検索対象になりません。Groumax Client Light Exを検索対象にする場合は,Groumax Client Light Exのデータ保管先を検索対象のフォルダに指定してください。

(5) 検索インデックスを最適化します

検索対象のフォルダと検索インデックスの整合性を確保するときに発生する無効レコード数が一定の件数を超えると,無効レコードを削除して検索インデックスを最適化します。

無効レコードとは,メールの削除などによって検索インデックスからデータを削除したためにできた領域のことです。

(6) 検索を実行する画面を提供しています

Bibliotheca21 Personalは,ローカルドライブやネットワークフォルダに保存されているメールファイルを検索する手段として,検索条件を設定して検索を実行する画面を提供しています。この画面から,メールの主題や本文,送信者をキーワードとした検索を実行できます。

(7) データベース領域のディスク残容量をチェックします

Bibliotheca21 Personalは,起動時に,検索インデックスの作成または整合性の確保を実行するためのデータベースの空き容量が十分かどうかをチェックします。データベースのディスク残容量が256メガバイト以下になった場合,自動的に検索インデックスの作成または整合性の確保を中断します。この処理の中断は検索処理に影響を与えませんので,検索は通常どおり実行できます。

なお,検索インデックスの作成または整合性の確保が中断されている場合は,Bibliothecal21 Personal起動時に,処理を中断していることを知らせるメッセージダイアログが表示されます。

注意
検索インデックスの作成および整合性の確保にはCPUリソースを消費します。このため,PCがバッテリーモードで動作している場合,検索インデックスの作成および整合性の確保は実行されません。また,検索インデックスを作成しているときにPCがバッテリーモードの動作になった場合は,検索インデックスの作成を中断します。バッテリーモードが解除された状態でPCを再起動すると,検索インデックスの作成または整合性の確保処理を中断したところから,処理を再開します。